Vous pouvez utiliser un groupe de messagerie vocale dans tous les scénarios suivants :

  • Vous avez besoin d’une messagerie vocale générale pour un service ou un groupe de travail.

  • Vous souhaitez ajouter une option de messagerie vocale à un standard automatique ou à un groupe de recherche.

  • Vous souhaitez envoyer les messages entrants qui débordent d’une file d’attente d’appels vers une boîte de messagerie vocale partagée.

  • Certains utilisateurs ont seulement besoin d’une boîte de messagerie vocale.

Créer un groupe de messagerie vocale avec MWI en utilisant la ligne virtuelle

La ligne virtuelle peut être utilisée pour créer une messagerie vocale de groupe. Lorsqu’une personne quitte un message vocal, l’indicateur de message en attente (MWI) est activé sur les périphériques auxquels le numéro de ligne virtuelle est attribué.

Avant de commencer

Pour configurer un numéro de ligne virtuelle en tant que messagerie vocale de groupe, configurez tout d’abord le numéro de ligne virtuelle sur le périphérique de plusieurs utilisateurs en tant que ligne partagée. Pour plus d'informations sur la configuration des lignes partagées, voir : Configuration de la ligne partagée pour les téléphones multiplateformes (MPP) .

1

Connectez-vous au Control Hub.

2

Allez dans Services > Appel > Lignes virtuelles.

3

Sélectionnez un numéro de ligne virtuelle que vous avez attribué en tant que ligne partagée et cliquez sur Appeler.

4

Dans la section Messagerie vocale, télécopie et langue d’annonce , cliquez sur Messagerie vocale.

5

Activez la Messagerie vocale et Envoyer tous les appels entrants vers la messagerie vocale.

6

Cliquez sur Enregistrer.

Lorsqu'un utilisateur appelle et laisse un message vocal, le voyant MWI s'allume pour indiquer qu'il y a un message vocal. Un utilisateur d’un groupe peut vérifier le message vocal en saisissant le code PIN de la boîte de messagerie vocale.

Créer un groupe de messagerie vocale à l’aide de la ligne principale ou du numéro de poste

Vous pouvez créer une boîte de messagerie vocale ou de télécopie entrante partagée en créant un nouveau groupe de messagerie vocale dans Control Hub.

1

Connectez-vous au Control Hub.

2

Allez dans Services > Appel > Fonctionnalités.

3

Cliquez sur la carte Groupe de messagerie vocale puis sur Ajouter nouveau.

4

Sur la page Bases, saisissez les informations suivantes, puis cliquez sur Suivant.

  • Emplacement—L'emplacement où ce service de groupe de messagerie vocale est attribué.
  • Nom du groupe de messagerie vocale—Le nom utilisé pour identifier ce groupe de messagerie vocale.
  • Numéro de téléphone—Attribuez un numéro de téléphone et/ou un numéro de poste.

    Pour le service de télécopie, un numéro de téléphone complet et distinct est requis. Pour le service de messagerie vocale uniquement, un numéro de téléphone est facultatif.

  • Prénom et nom de l'ID de l'appelant–Présentés lorsque les appels sont transférés ou renvoyés hors de ce groupe de messagerie vocale.
  • Code d’accès de la messagerie vocale–Utilisez ce code pour accéder au groupe de messagerie vocale lorsque vous appelez.
5

Sur la page Paramètres, saisissez les informations suivantes, puis cliquez sur Suivant.

  • Langue—Sélectionnez la langue des annonces audio.
  • Stockage des messages—Choisissez où les messages sont stockés.

    • Utiliser la boîte aux lettres interne–Si vous choisissez cette option, les utilisateurs peuvent accéder à leurs messages vocaux à partir du téléphone, de Webex App et de User Hub.

      La boîte aux lettres interne a les limites de stockage suivantes :

      • limite de 10 minutes par message

      • limite totale de la boîte aux lettres de 100 minutes

    • Utiliser la boîte aux lettres externe–Si vous choisissez cette option, tous les messages vocaux sont envoyés à une adresse électronique spécifiée. Les utilisateurs ne peuvent pas accéder aux messages vocaux depuis leur téléphone, Webex App ou User Hub. De plus, les messages vocaux ne sont pas transcrits.

  • Notification de nouveaux messages–Recevez des notifications de tous les nouveaux messages vocaux ou télécopies à une adresse électronique.

    Si cette option est activée, saisissez l’adresse électronique.

  • Messagerie par télécopie–Autorisez ce groupe de messagerie vocale à recevoir des messages par télécopie.
  • Paramètres supplémentaires de la messagerie vocale—Choisissez l'une ou les deux options suivantes :

    • Sélectionnez Transférer vers le numéro de téléphone « 0 » et saisissez le numéro de téléphone vers lequel les appelants sont transférés.

    • Sélectionnez Envoyer une copie du message par courrier électronique et saisissez l'adresse électronique à laquelle l'enregistrement de tous les messages vocaux est envoyé.

6

Sur la page Révision, sous chaque onglet, vérifiez les paramètres de votre nouveau groupe de messagerie vocale pour vous assurer que tout est correct. Vous pouvez cliquer sur Retour pour apporter des modifications ou sur Créer pour appliquer les paramètres à votre nouveau groupe de messagerie vocale.

7

Cliquez sur Terminé.

Que faire ensuite

Si vous avez configuré le groupe de messagerie vocale pour un groupe de travail spécifique ou des utilisateurs spécifiques, vous devez partager le numéro et le code d’accès du groupe de messagerie vocale avec ces utilisateurs ou groupes. Vous devez également ajouter un numéro de téléphone ou un numéro de poste au portail vocal, si vous ne l’avez pas déjà fait.

Activer ou désactiver un groupe de messagerie vocale

1

Connectez-vous au Control Hub.

2

Allez dans Services > Appel > Fonctionnalités.

3

Allez à la carte Groupe de messagerie vocale et cliquez sur Gérer.

4

Sélectionnez un groupe de messagerie vocale à modifier.

5

Dans le panneau latéral, cliquez sur Messagerie vocale.

6

Activez ou désactivez le service de groupe de messagerie vocale.

7

Cliquez sur Enregistrer.

Modifier les paramètres d’un groupe de messagerie vocale

Vous pouvez modifier les paramètres d’un groupe de messagerie vocale précédemment créé à tout moment dans Control Hub.

1

Connectez-vous au Control Hub.

2

Allez dans Services > Appel > Fonctionnalités.

3

Cliquez sur la carte Groupe de messagerie vocale et cliquez sur Gérer.

4

Sélectionnez un groupe de messagerie vocale à modifier.

5

Dans le panneau latéral, modifiez le numéro de téléphone, numéro de poste, ID appelant et le fuseau horaire.

Vous ne pouvez pas modifier l’emplacement. Pour modifier l’emplacement, vous devez supprimer ce groupe de messagerie vocale et le recréer.

6

Cliquez sur Messagerie vocale pour modifier les paramètres supplémentaires de la messagerie vocale.

Si le service de groupe de messagerie vocale est désactivé, les paramètres supplémentaires ne s’affichent pas.

  • Choisissez la langue à appliquer aux annonces audio.

  • Choisissez le message qui est diffusé lorsque les appelants atteignent cette boîte vocale.

    • Message d'accueil par défaut–Lit un message d'accueil par défaut pour les appels entrants.

    • Message d'accueil personnalisé–Chargez un fichier audio, ou enregistrez un message d'accueil en utilisant la fonction d'enregistrement.

    La configuration du groupe de messagerie vocale ne fournit qu'une seule option de message d'accueil qui agit comme message d'accueil sans réponse. Ce message d'accueil unique s'applique à la fois aux situations « Sans réponse » et « Occupé ».

  • Activez ou désactivez Recevoir une notification de tous les nouveaux messages vocaux ou télécopies à une adresse électronique.

    Si cette option est activée, saisissez l’adresse électronique.

  • Activez ou désactivez Autoriser ce groupe de messagerie vocale à recevoir des télécopies.

    Si cette option est activée, choisissez un numéro de téléphone. Vous pouvez également saisir un numéro de poste.

    Cette option peut être indisponible si le forwarding de la messagerie vocale est désactivé.

  • Sélectionnez ou désélectionnez Transférer vers « 0 » vers le numéro de téléphone. Si cette option est sélectionnée, saisissez le numéro de téléphone vers lequel les appelants sont transférés.

    Si vous sélectionnez cette option, assurez-vous que le message d’accueil de votre messagerie vocale informe les appelants que le fait d’appuyer sur « 0 » les transfère.

  • Sélectionnez ou désélectionnez Envoyer une copie du message par courrier électronique. Si cette option est sélectionnée, saisissez l’adresse électronique à laquelle l’enregistrement de tous les messages vocaux est envoyé.

  • Modifiez le code d’accès de ce groupe de messagerie vocale si nécessaire.

7

Cliquez sur Enregistrer.

Désattribuer un numéro de téléphone et une extension

Vous pouvez annuler l’attribution d’un numéro de téléphone ou d’un poste d’un groupe de messagerie vocale.

Si vous utilisez la fonction de groupe de messagerie vocale pour le service de télécopie, un numéro de téléphone est nécessaire. Si vous l’utilisez uniquement pour la messagerie vocale, un numéro de téléphone est facultatif.

1

Connectez-vous au Control Hub.

2

Allez dans Services > Appel > Fonctionnalités.

3

Cliquez sur la carte Groupe de messagerie vocale et cliquez sur Gérer.

4

Dans la colonne Actions d’un groupe de messagerie vocale, cliquez sur Désaffecter .

5

Vous êtes invité à confirmer que vous souhaitez désattribuer ce numéro de téléphone du groupe de messagerie vocale. Cliquez sur Désaffecter pour confirmer.

Si la messagerie par télécopie est activée pour ce groupe de messagerie vocale, vous êtes invité à désactiver un message par télécopie avant de désaffecter le numéro de téléphone. Pour confirmer, cliquez sur Ok. Cliquez ensuite sur Désactiver et désaffecter.

Supprimer un groupe de messagerie vocale

Vous pouvez supprimer un groupe de messagerie vocale précédemment créé. Lorsqu’un groupe de messagerie vocale est supprimé, tous les messages et les données connexes sont supprimés et ne peuvent pas être récupérés. Si un numéro de téléphone ou un numéro de poste est attribué, il n’est pas attribué.

1

Connectez-vous au Control Hub.

2

Allez dans Services > Appel > Fonctionnalités.

3

Cliquez sur la carte Groupe de messagerie vocale et cliquez sur Gérer.

4

Dans la colonne Actions d’un groupe de messagerie vocale, cliquez sur .

5

Pour confirmer, cliquez sur Supprimer.