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Un événement virtuel est un événement en plusieurs sessions en ligne uniquement qui offre la même valeur qu'un événement en personne dans un environnement virtuel. Les participants interagissent entre eux et participent à des diffusions en direct sur le Web, plutôt que de se réunir dans un lieu physique.

Voici quelques raisons principales d'envisager d'organiser un événement virtuel :

• Élargissez votre audience. Le passage au virtuel permet à votre événement de toucher un plus grand nombre de personnes ! Les événements virtuels vous permettent d'entrer en contact avec le public du monde entier et d'inclure des participants qui n'auraient pas pu y assister autrement.

• Optez pour le développement durable - Sauvez l'environnement, un événement virtuel à la fois. Les événements virtuels réduisent les déchets alimentaires et matériels ainsi que les émissions de carbone liés aux voyages, et ils éliminent le besoin de supports papier imprimés tels que la signalisation des événements et les agendas papier.

• Économisez de l'argent - Augmentez votre budget en économisant sur les déplacements, les sites, les vendeurs, la signalisation, la nourriture, l'impression de badges... Vous avez compris l'idée.

• Personnalisez l'expérience des participants - Les données utilisateur vous permettent de personnaliser facilement l'expérience de l'événement. Utilisez des groupes pour vous assurer que les participants interagissent uniquement avec le contenu qui les intéresse le plus, y compris les notifications personnalisées, les forums de discussion, etc. Avec Webex Events, tous les types d'événements peuvent profiter de cet avantage !

• Garantir un retour sur investissement (ROI) des sponsors. C'est vrai, vous pouvez tout à fait sponsoriser un événement de manière efficace grâce à un événement virtuel.

• Préparez votre événement aux crises - La vie prend parfois de grandes tournures. Le passage au virtuel peut protéger votre événement des impacts liés à des événements mondiaux imprévus. Les événements virtuels sont possibles partout où la connexion Internet est stable !

Il est important de réfléchir à l'expérience des participants à votre événement virtuel de la même manière que vous le feriez pour un événement en présentiel ou hybride, du début à la fin. Les principaux éléments à prendre en compte sont les suivants :

• Inscription

• Distribution de contenu

• Parrainage

• Engagement des participants et mise en réseau

Cela vous semble probablement familier ! Ce n'est pas si différent d'un événement en présentiel. La principale différence réside dans la nécessité accrue de gérer l'attention des participants tout en tenant compte de chacun d'entre eux.

Presque toutes les fonctionnalités de Webex Events sont utiles pour les événements virtuels ! Notre article de présentation des fonctionnalités contient des informations détaillées et des captures d'écran pour chacune d'entre elles. Vous voulez de l'inspiration et prendre une longueur d'avance sur la création de votre événement Webex ? Nous proposons des modèles d'événements que vous pouvez remplir avec vos propres informations. Pour en savoir plus sur les modèles, consultez notre article sur les bases de la configuration des applications événementielles.

• Engagez un animateur — Le fait d'avoir un excellent animateur devant la caméra pendant les diffusions en direct permet de garder l'énergie, facilite la communication et la transition et sert de point de contact.

• Optez pour les offres de sponsoring virtuelles : offrez à vos sponsors la possibilité de sponsoriser des sessions, des bannières publicitaires, des écrans de démarrage, des cadeaux virtuels, des notifications, des défis de jeu, etc. Lisez notre guide Showcase Sponsors pour découvrir une montagne d'autres opportunités et idées.

• Facilitez les contacts avec les sponsors : permettez aux participants de manifester facilement leur intérêt pour un sponsor, un exposant ou un conférencier, et d'interagir avec eux en utilisant les appels à l'action des participants dans les profils des sponsors.

• Gérez les distractions des participants — Créez un hub centralisé pour tout le contenu de l'événement, afin que les participants n'aient plus à quitter l'application de l'événement. Intégrez des diffusions en direct, des enregistrements, des supports de session, etc. Nous recommandons des sessions plus courtes et plus ciblées que celles que vous organiseriez habituellement pour un événement en présentiel. Les démonstrations, les sessions « pratiques » interactives et les études de cas sont toutes d'excellentes options.

• Répéter et tester — Demandez à vos présentateurs de répéter la veille de l'événement avec la même technologie que celle qu'ils utiliseront le jour de l'événement. Testez votre application événementielle au préalable pour vous assurer que tout fonctionne exactement comme vous le souhaitez. Ces actions permettent de minimiser les problèmes techniques et de mettre tout le monde sur la même longueur d'onde.

• Favorisez l'engagement — L'engagement permet également de gérer les distractions des participants. ️ Favorisez l'engagement grâce à des forums de discussion modérés, à des sondages en direct, à des questions-réponses et à la fonctionnalité Jeu. Envoyez des rappels de session et des annonces automatisés pour augmenter la participation et l'engagement.

• Encouragez le réseautage : offrez à vos participants de nombreuses options de réseautage avec des fonctionnalités de chat, des défis de réseautage, The Wall et Shake & Connect (applications de marque uniquement pour les événements virtuels). Les salles vidéo sont également un excellent moyen d'organiser des rencontres informelles sur « Birds of a Feather », où les gens entrent en contact et discutent de sujets d'intérêt. Utilisez les enquêtes et les sondages pour trouver des sujets.

Nous avons expliqué pourquoi Webex Events est le meilleur outil pour organiser un événement virtuel exceptionnel. Il y a encore d'autres choses à découvrir !

• Découvrez ce que Webex Events a à vous offrir lors de notre événement de démonstration.

• Visitez la Webex Academy et suivez le plan d'apprentissage de la Webex Events Foundations pour tout savoir sur l'utilisation de Webex Events.