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Webex Events vous permet d'inviter des sponsors, des exposants et des conférenciers à ajouter des informations à leur profil dans l'application Event. Il suffit de recueillir quelques informations de base et un e-mail de contact auprès de chaque orateur, de créer un profil Event App pour chacun et d'envoyer des invitations à collaborer afin qu'ils puissent remplir le reste de leur profil.

Lorsque vous aurez rassemblé toutes les informations nécessaires, commencez à ajouter les profils des conférenciers !

Avant de commencer à ajouter des profils de haut-parleurs, personnalisez les paramètres de la fonctionnalité.

Dans la barre de navigation de votre événement, sous « Application événementielle », cliquez sur Fonctionnalités, puis sur Haut-parleurs. Sur la page Haut-parleurs, cliquez sur l'icône Réglages (⚙️).

Dans le mode « Paramètres des haut-parleurs », modifiez ce qui suit :

• Nom de la fonctionnalité : L'étiquette qui s'affiche aux participants sur votre application événementielle.

• Icône - Sélectionnez l'une des plus de 300 000 icônes, ou téléchargez votre propre icône personnalisée.

• Visible pour - Si vous souhaitez que seuls certains participants aient accès à cette fonctionnalité, limitez-la à certains groupes.

• Évaluations et critiques - Contrôlez si et comment les participants évaluent les conférenciers. Les évaluations et les avis apparaissent sur la page Event App Metrics et dans l'export des métriques pour les conférenciers.

• Affichage - Choisissez entre « Affichage en grille » et « Affichage en liste ». Par défaut, « Affichage en grille » est sélectionné.

  • « Grid View » ajoute la fonction de chat, les options de taille de cabine, l'image de couverture de la cabine et le champ Fournisseur de contenu aux profils des conférenciers. Nous aborderons les champs du profil des conférenciers dans la section suivante de cet article.

• Adresse e-mail de contact pour la collaboration - L'e-mail auquel les conférenciers répondent s'ils ont des questions sur le remplissage de leur formulaire de collaboration. Modifiez ce champ si vous souhaitez que les questions soient envoyées dans une boîte de réception différente de celle que vous avez définie lors de la configuration de l'application Event.

Cliquez sur Enregistrer les modifications quand vous aurez terminé.

Si vous prévoyez d'utiliser des catégories, il est préférable de les configurer avant d'ajouter des profils de conférenciers. Les catégories classent les différents types de haut-parleurs. L'attribution d'une catégorie à un conférencier ajoute le nom de la catégorie en dessous du nom de l'intervenant dans l'application de l'événement et permet aux participants de parcourir et de filtrer les conférenciers par catégorie. Lisez notre article sur l'utilisation des catégories pour en savoir plus.

Dans l'onglet « Objets », cliquez sur Ajouter un article. Si vous envisagez d'envoyer des invitations à collaborer, c'est toujours une bonne idée de configurer certaines informations relatives à l'intervenant, en particulier les champs qu'il ne peut pas contrôler, tels que le lieu, la catégorie et la taille de la cabine. Les conférenciers peuvent mettre à jour les informations que vous saisissez lorsqu'ils accèdent au formulaire de collaboration. Pour en savoir plus, consultez notre article sur l'utilisation des formulaires de collaboration.

Dans le mode « Ajouter un article », saisissez les informations suivantes :

• Icône : cliquez sur Télécharger l'image pour télécharger une photo de l'enceinte, ou cliquez sur Sélectionner une icône pour en choisir une dans notre bibliothèque d'icônes.

  • Les images personnalisées doivent être au format JPEG ou PNG et avoir un carré compris entre 100 et 500 pixels.

• Nom (obligatoire) - Le nom préféré de l'orateur tel qu'il apparaît sur votre application événementielle. Il peut s'agir de distinctions telles que docteur ou professeur.

• Étiquette/Sous-titre - Une ligne de texte supplémentaire qui apparaît sous le nom de l'orateur. Vous pouvez saisir le nom de leur entreprise, leur profession, leur grade officiel ou leur titre, ou simplement ajouter un peu plus d'informations les concernant. Pour de meilleurs résultats, limitez l'étiquette/le sous-titre à 125 caractères.

• Lieu - Choisissez un lieu où les participants pourront trouver un conférencier pendant l'événement. Notre article sur l'ajout de lieux à votre événement contient tout ce que vous devez savoir sur les lieux.

• Catégorie - Le cas échéant, sélectionnez la catégorie à laquelle appartient l'orateur.

• Description - Dites-en plus sur votre haut-parleur ! Mettez en forme la taille, le style et la couleur du texte, et ajoutez des listes, des hyperliens et des images, y compris des GIF animés. 🙌

• Taille de la cabine et couverture de la cabine - Si la fonction Haut-parleurs est réglée sur « Affichage en grille », choisissez entre petite, moyenne ou grande.

  • Si vous sélectionnez Petit, il n'y aura pas d'image de couverture sur le profil du conférencier.

  • Si vous sélectionnez Moyen ou Grand, cliquez sur Télécharger l'image, puis faites glisser et déposez ou cliquez pour sélectionner un fichier JPEG ou PNG depuis votre appareil.

• Fournisseur de contenu - Si la fonction Haut-parleurs est réglée sur « Affichage en grille », téléchargez un fichier PDF, utilisez la vidéo à la demande ou saisissez l'URL du contenu hébergé sur de nombreux sites populaires tels que YouTube, Vimeo, Twitch et Vidcast.

  • vous ne pouvez sélectionner qu'un seul fournisseur de contenu.

  • Le contenu lié apparaît dans la version Web si l'URL est intégrable.

  • L'application mobile affiche un bouton qui permet aux utilisateurs d'accéder au contenu.

• Appels à l'action pour les participants - Entrez l'adresse e-mail d'un point de contact afin que les participants puissent cliquer ou appuyer sur un bouton pour contacter l'orateur. La saisie de l'URL d'une réunion permet aux participants de cliquer ou d'appuyer sur un bouton pour réserver une réunion avec eux.

  • Si l'orateur utilise un site tel que Calendly, décochez la case « Ouvrir le lien dans un navigateur externe » pour que le calendrier s'ouvre dans votre navigateur Web App plutôt que dans un nouvel onglet. Les utilisateurs d'applications mobiles ouvrent toujours des URL externes dans le navigateur par défaut de leur appareil.

  • Cochez l'option « Transmettre les données à l'URL » si vous souhaitez envoyer automatiquement les données des participants depuis Webex Events vers l'application de réunion. Lisez notre article sur l'utilisation de l'option Transférer les données vers l'URL pour en savoir plus.

• Ajouter des liens internes - Associez l'enceinte à d'autres fonctionnalités de votre application événementielle, telles que les sessions de l'agenda, les fonctionnalités de diffusion en direct, etc. Consultez notre article sur les liens internes pour obtenir la liste complète des éléments qui les soutiennent.

• Ajouter des liens externes - Entrez plusieurs URL de sites Web, numéros de téléphone ou adresses e-mail liés à l'orateur. Sélectionnez le type de lien, saisissez un nom de lien et indiquez le numéro, l'e-mail ou l'URL. Cliquez sur Ajouter un nouvel article pour insérer un autre lien externe. Si vous saisissez une URL et que vous décochez « Ouvrir le lien dans un navigateur externe », vérifiez que le site est intégrable. Cliquez et faites glisser l'icône à six points à côté d'un article pour le réorganiser.

• Engagement des participants (chat) : activez ou désactivez la fonctionnalité de chat pour l'orateur. Le chat est un excellent moyen pour les participants d'interagir avec les conférenciers. Travaillez avec votre orateur pour définir les délais précis auxquels il répondra aux chats, et prévoyez d'activer le chat pendant ces périodes. Assurez-vous que l'orateur possède un profil de participant à l'événement afin qu'il puisse répondre aux discussions des participants !

• Pièces jointes : téléchargez des présentations, des résumés ou tout autre document que vous souhaitez proposer aux participants. Si vous souhaitez simplement créer un lien vers un document que vous avez téléchargé ailleurs dans votre application événementielle, utilisez plutôt un lien interne.

Pour télécharger un document, cliquez simplement sur Télécharger les pièces jointes et suivez les instructions qui s'affichent dans l'outil de téléchargement. Après avoir chargé des fichiers, cliquez sur l'icône Paramètres () à côté d'un élément pour le renommer ou le supprimer. Cliquez et faites glisser l'icône à six points à côté d'un article pour le réorganiser.

• Collaboration - Cochez la case à côté de chaque champ que vous souhaitez laisser ce collaborateur modifier, puis sélectionnez les options parmi lesquelles le collaborateur peut choisir, le cas échéant. Enfin, saisissez l'adresse e-mail et le message d'un collaborateur, puis choisissez si vous souhaitez envoyer l'e-mail de collaboration dès que vous aurez enregistré le profil. Lisez notre guide d'utilisation des formulaires de collaboration pour obtenir des instructions et des détails complets.

Lorsque vous aurez fini d'ajouter des informations et des pièces jointes au profil du conférencier, cliquez sur Enregistrer les modifications. Vous avez ajouté un profil de conférencier à votre application événementielle. Super travail ! 🎊

Répétez les étapes ci-dessus jusqu'à ce que vous ayez ajouté toutes vos enceintes. Si vous avez beaucoup de haut-parleurs, pensez à en importer plusieurs à la fois pour gagner du temps. 🕐