• סדרת לוחות ושולחן עבודה: הזמנת חדרים זמינה רק עבור מכשירים משותפים הרשומים בענן או מקושרים אליהם Webex Edge עבור מכשירים.

  • ודאו שהאפשרות 'אפשר למרכז הבקרה לנהל תצורות' מופעלת אם המכשיר מקושר ל'קצה למכשירים'.

  • סדרת שולחן העבודה: הזמנת חדרים בחוץ זמינה עבור מכשירים משותפים הרשומים בענן. לא ניתן להפעיל שולחן עבודה חם במכשיר.

  • לא ניתן לאפשר הזמנת חדר בזמן שהמכשיר נמצא בשיחה.

כדי לאפשר הזמנת חדר, הקפד לבצע את השלבים הבאים בסדר הבא:

  • קביעת תצורה של לוח שנה היברידי

  • הגדרת חשבון תזמון

  • קביעת תצורה של מכשירים עם לוח שנה במרכז הבקרה

ניתן גם לאפשר הזמנות חדרים מקומיות ללא לוח השנה Webex. עיין במאמר זה לקבלת מידע נוסף.

קביעת תצורה של לוח שנה היברידי

כדי להפוך הזמנת חדרים לזמינה, עליך להגדיר לוח שנה היברידי עבור הארגון שלך. באפשרותך להגדיר אותו עבור Microsoft Exchange, Microsoft 365 או יומן Google.

עיין במדריך הפריסה עבור שירות לוח השנה ההיברידי Cisco Webex המסביר כיצד להגדיר לוח שנה היברידי.

אם מתזמנים לפגישות אינם זמינים עבור שירות לוח השנה ההיברידי, והמוזמנים היחידים הזמינים עבור השירות הם משאבי חדרים, עליך לוודא של- Exchange אין מדיניות למחיקה אוטומטית של הערות פגישה. הגדר את האפשרות מחק הערות ל - False

Microsoft Exchange: הגדרת חשבון תזמון

יש צורך להגדיר חשבון תזמון כדי לאפשר למכשירי החדר לתזמן פגישות.

חשבון התזמון משמש כמארגן הפגישות עבור כל הפגישות שהוזמנו ממכשירי RoomOS. חשבון זה מזמין את החדר באותו אופן שבו משתמש עושה בדרך כלל. על ידי הזמנת פגישות מחשבון התזמון והזמנת חדר, מדיניות החדרים במערכת לוח השנה מכובדת. ודא שהזנת כתובת דוא"ל חוקית הכוללת הרשאות להזמנת החדרים שעבורם תפעיל הזמנת חדרים.

מאחר שחשבון זה משמש להזמנת פגישות עבור כל החדרים עבור תצורת Exchange נתונה, חשוב לוודא שתיבת הדואר שלו מנוקה באופן קבוע. הניקוי נחוץ כדי למנוע חריגה ממגבלות Exchange. אם Exchange שלך כבר מוגדר עם מדיניות שמירה מתאימה, ודא שהיא חלה על חשבון זה. אם לא, עליך לקבוע את תצורת תיבת הדואר כך שכל תיקיות ברירת המחדל (הודעות דואר אלקטרוני, פריטים שנשלחו ופגישות) יימחקו באופן אוטומטי לאחר מספר ימים. מבטחי הניקיון שהחשבון יכול להמשיך לקבוע פגישות בשם מכשירי החדר.

בדוק את המשאבים הבאים עבור Exchange:

1

היכנס לממשק האינטרנט של Expressway.

2

עבור אל תצורת יישומים > שירותים היברידיים > שירות לוח שנה>Microsoft Exchange .

3

תחת תזמון, הזן כתובת דואר אלקטרוני חוקית של חשבון תזמון שבה נעשה שימוש הזמן את חדרי הישיבות שלך.

Microsoft 365: קביעת תצורה של חשבון תזמון

יש צורך להגדיר חשבון תזמון כדי לאפשר למכשירי החדר לתזמן פגישות.

חשבון התזמון משמש כמארגן הפגישות עבור כל הפגישות שהוזמנו ממכשירי RoomOS. חשבון זה מזמין את החדר באותו אופן שבו משתמש עושה בדרך כלל. על ידי הזמנת פגישות מחשבון התזמון והזמנת חדר, מדיניות החדרים במערכת לוח השנה מכובדת. ודא שהזנת כתובת דוא"ל חוקית הכוללת הרשאות להזמנת החדרים שעבורם תפעיל הזמנת חדרים.

קבע את תצורת חשבון התזמון עבור Microsoft 365 ממרכז הבקרה. מנקודת המבט של הלקוח ב - https://admin.webex.com, עבור אל היברידי. מכרטיס לוח השנה ההיברידי עבור Microsoft 365, לחץ על ערוך הגדרות.

סמן את תיבת הסימון כדי לאפשר לסביבות עבודה לתזמן פגישות. הזן כתובת דוא"ל חוקית עבור חשבון התזמון.

יש לאמת את תחום הדואר האלקטרוני או לדרוש אותו במרכז הבקרה כדי להגדיר חשבון תזמון.

יומן Google: הגדרת חשבון תזמון

יש צורך להגדיר חשבון תזמון כדי לאפשר למכשירי החדר לתזמן פגישות.

חשבון התזמון משמש כמארגן הפגישות עבור כל הפגישות שהוזמנו ממכשירי RoomOS. חשבון זה מזמין את החדר באותו אופן שבו משתמש עושה בדרך כלל. על ידי הזמנת פגישות מחשבון התזמון והזמנת חדר, מדיניות החדרים במערכת לוח השנה מכובדת. ודא שהזנת כתובת דוא"ל חוקית הכוללת הרשאות להזמנת החדרים שעבורם תפעיל הזמנת חדרים.

הגדר את חשבון התזמון עבור יומן Google ממרכז הבקרה. מנקודת המבט של הלקוח ב - https://admin.webex.com, עבור אל היברידי. מכרטיס לוח השנה ההיברידי של Google, לחץ על ערוך הגדרות.

סמן את תיבות הסימון כדי לאפשר לארגון שלך להשתמש במשאבי לוח שנה וכדי לאפשר לסביבות עבודה לתזמן פגישות. ודא שהגדרת חשבון ACL והזן את הדואר האלקטרוני עבור חשבון זה.

הפעלת הזמנת חדרים ממרכז הבקרה

לפני שתפעילו את 'הזמנת חדרים', עליכם לבדוק שהאפשרות 'לחצן אחד ללחיצה' (OBTP) הופעלה עבור מכשירים אלה. אם ברצונך שאנשים בארגון שלך ישתמשו בפקודות קוליות להזמנת חדרים ובפקדי התקנים אחרים, הפוך את Webex Assistant לזמין.

ודא שלוח השנה זמין עבור סביבות העבודה שעבורן אתה הופך הזמנת חדרים לזמינה.

1

ממבט הלקוח פנימה admin.webex.com, לך ל חללי עבודה. בחר את סביבות העבודה שברצונך להגדיר מרשימת סביבות העבודה ולחץ לַעֲרוֹך.

2

כדי להפעיל הזמנת חדר עבור סביבת עבודה, לחץ על סביבת העבודה ובמקטע תזמון, סמן את תיבת הסימון הזמנה אד-הוק.

אפשר להזמין מקום מראש

הזמנות AdhocBooking BookAhead מופעל: <נכון, לא נכון> (ברירת מחדל:לא נכון)

התכונה Book Ahead מאפשרת למשתמשים לתזמן חללים משותפים לזמנים עתידיים. בעבר, ניתן היה להזמין חללים משותפים רק לשימוש מיידי, כאשר שעת ההתחלה היא השעה הנוכחית. כעת, עם Book Ahead, משתמשים יכולים להזמין חדרים לשעות מאוחר יותר ביום, גם אם המקום מוזמן כרגע, באמצעות בקר, לוח או מתזמן.

.

הזמן מראש OFF

הזמן קדימה ON

ניתן להגדיר את גודל משבצת הזמן לתזמון הזמנות, ולאפשר מרווחי זמן של 15, 30 או 60 דקות. גודל משבצת הזמן מתייחס למרווחי הזמן הקבועים מראש שבהם ניתן לבחור את שעת ההתחלה או הסיום של הזמנה

UserInterface Bookings AdhocBooking TimeSlotSize: <15, 30, 60> (ברירת מחדל:30)

משבצות זמן של 15 דקות

משבצות זמן של 30 דקות

בנוסף, לוח השנה מציג כעת חריצים זמינים, המציגים למשתמשים את מרווחי הזמן שבמהלכם ניתן להזמין מקום מראש. חריצים אלה מאפשרים למשתמשים לזהות בקלות משבצות זמן פתוחות ולתזמן פגישות מראש עבור מרווחי הזמן המיועדים. לאחר בחירת משבצת, ניתן להתאים את הזמן במידת הצורך.

לוח שנה של חדרי מתזמן

לוח שנה של חדר בקר

אפשר הכנסה והוצאה מאחסון

אחוז ניכר מהפגישות מסתיים בפגישות רפאים, כלומר אף אחד לא מופיע ומשאבי הפגישה מבוזבזים במהלך ההזמנה. הפעלת אפשרות ההכנסה מאחסון מסייעת להקל על בעיה זו. המשתמשים יכולים לבצע צ'ק-אין להזמנתם כאשר הם מגיעים לחדר הישיבות המאשר את ההזמנה. אם אף אחד לא מגיע להזמנה, חדר הישיבות ישוחרר ואחרים יוכלו להזמין את חדר הישיבות ללא תשלום.

ניתן לבצע צ'ק-אין וצ'ק-אאוט במכשירים משותפים הניתנים להזמנה וב-Room Navigator עצמאי.

כאשר אפשרות זו מופעלת, לחצן צ'ק-אין מופיע בלוח המגע הפנימי והחיצוני של החדר. לחצן Check out מופיע בחדר הפנימי עבור לוחות מגע משויכים. עבור נווט חדר עצמאי, לחצני הוצאת מסך מופיעים גם בלוח החיצוני של החדר. אם הוזמנה פגישה ניתנת לצירוף (OBTP), לחצן הצ'ק-אין גלוי רק מחוץ לחדר.

החל מ-5 דקות לפני ביצוע ההזמנה, לחצן הצ'ק-אין מופיע בלוחות המגע של החדר החיצוני והחדר.

למשתמש יש 10 דקות מרגע תחילת ההזמנה לבצע צ'ק-אין. אם אף אחד לא מבצע צ'ק-אין במהלך 10 הדקות, באופן ידני או אוטומטי, החדר ישוחרר באופן אוטומטי. 30 שניות לפני סוף חלון הצ'ק-אין, מופיעה התראת ספירה לאחור אוטומטית של 30 שניות על שחרור אוטומטי של החדר בלוח המגע. חלון הצ'ק-אין ניתן להגדרה.

כאשר חדר נרשם ושיחה מסתיימת, מוקפצת התראה המזכירה למשתמש לבצע צ'ק-אאוט אם ברצונו. אם המשתמש מבטל את הספירה לאחור או מתעלם מההתראה, החדר יוצא. אם משתמש יכול להאריך הזמנה, מכשיר החדר יישאר רשום למשך זמן הארכת ההזמנה.

כאשר ההזמנה הגיעה ל-5 הדקות האחרונות של הזמן המתוכנן שלה ויש פגישה גב אל גב, קופצת הודעה המודיעה למשתמש שההזמנה תסתיים בקרוב.

לאחר שחרור ההזמנה, תישלח הודעה למארח כדי ליידע אותו על ההזמנה שבוטלה.

צ'ק-אין אוטומטי

הצ'ק-אין האוטומטי מתחיל 4 דקות לאחר תחילת ההזמנה.

מכשיר החדר מבצע צ'ק-אין אוטומטי עבור:

  • הזמנות אד-הוק

  • הצטרפות לשיחה

  • הפעלת שיתוף החלה (קווית לאלחוטית)

  • ספירת האנשים היא 1 או יותר (ספירת אנשים נחשבת אצלנו ל-1 או יותר לאחר דקה אחת של חדר רצוף).

צ'ק-אין ידני

משתמש יכול לבחור באופן ידני לבצע צ'ק-אין על-ידי הקשה על לחצן הכנסה לאחסון.

קביעת תצורה של צ'ק-אין וצ'ק-אאוט

אפשר לאפשר למשתמש לבצע צ'ק-אין בחדרים שהזמין כדי לוודא שהחדר בשימוש. אם המשתמש לא מבצע צ'ק-אין, באופן ידני או אוטומטי, הזמנת החדר משוחררת והמארגן מקבל דוא"ל המודיע על הביטול.

החל מ-5 דקות לפני ההזמנה, לחצן צ'ק-אין מופיע בלוחות המגע של החדר החיצוני ובחדר, והוא נשאר שם למשך הזמן שנקבע עם חלון הצ'ק-אין של Bookings.

הזמנות צ'ק-אין מופעל: <נכון/לא נכון>

ברירת מחדל: False

חלון הצ'ק-אין הוא הזמן שבו אפשרות הצ'ק-אין זמינה בלוח המגע. ניתן לציין את משך חלון הצ'ק-אין ל-5, 10, 15, 20, 30 או 60 דקות. 

חלון צ'ק-אין להזמנותמשך הפעילות: <5, 10, 15, 20, 30, 60>

ברירת מחדל: 10

הגדר אם לחצן הוצא מוצג מחוץ ובתוך החדר, בתוך החדר או בכלל לא.

Bookings AllowDecline: <All, InsideOnly, None>

ברירת מחדל: הכל