Para ativar a reserva de quartos, siga estas etapas na seguinte ordem:

1. Configure o calendário híbrido.

2. Configure a conta de agendamento.

3. Configure dispositivos com calendário no Control Hub.

Para ativar a reserva de quartos, você precisa configurar o calendário híbrido para sua organização. Você pode configurá-lo para Microsoft Exchange Microsoft 365 ou Google Calendar.

Consulte o Guia de implantação do calendário híbrido.

É necessário configurar uma conta de agendamento para permitir que os dispositivos da sala agendem reuniões.

A conta de agendamento é usada como organizadora de reuniões para todas as reuniões reservadas a partir de dispositivos RoomOS. Essa conta reserva a sala da mesma forma que um usuário normalmente faz. Ao reservar reuniões a partir da conta de agendamento e convidar uma sala, as políticas de sala no sistema de calendário são respeitadas. Certifique-se de ter inserido um endereço de e-mail válido que tenha permissões para reservar os quartos para os quais você ativará a Reserva de quartos.

Para configurar a conta de agendamento para o Microsoft 365 a partir do Control Hub:

1. Faça login no Control Hub e vá para Serviços > Híbrido.
2. No cartão de calendário híbrido para Microsoft 365, clique em Editar configurações.
3. Marque a caixa para permitir que os espaços de trabalho agendem reuniões.
4. Insira um endereço de e-mail válido para a conta de agendamento.

O domínio de e-mail precisa ser verificado ou reivindicado no Control Hub para configurar uma conta de agendamento.

É necessário configurar uma conta de agendamento para permitir que os dispositivos da sala agendem reuniões.

A conta de agendamento é usada como organizadora de reuniões para todas as reuniões reservadas a partir de dispositivos RoomOS. Essa conta reserva a sala da mesma forma que um usuário normalmente faz. Ao reservar reuniões a partir da conta de agendamento e convidar uma sala, as políticas de sala no sistema de calendário são respeitadas. Certifique-se de ter inserido um endereço de e-mail válido que tenha permissões para reservar os quartos para os quais você ativará a Reserva de quartos.

Para configurar a conta de agendamento para o Google Calendar a partir do Control Hub:

1. Faça login no Control Hub e vá para Serviços > Híbrido.
2. No cartão de calendário híbrido do Google, clique em Editar configurações.
3. Marque as caixas para permitir que sua organização use os recursos do calendário e para permitir que os espaços de trabalho agendem reuniões.
4. Verifique se você configurou uma conta ACL e insira o e-mail dessa conta.

O tamanho do intervalo de tempo para agendar reservas pode ser configurado, permitindo intervalos de 15, 30 ou 60 minutos. O tamanho do intervalo de tempo se refere aos intervalos predeterminados nos quais você pode selecionar a hora de início ou término de uma reserva

UserInterface Bookings AdhocBooking TimeSlotSize: <15, 30, 60> (Default:30)

Além disso, o calendário agora exibe os slots disponíveis, mostrando aos usuários os intervalos de tempo durante os quais um espaço pode ser reservado com antecedência. Esses slots permitem que os usuários identifiquem facilmente os horários abertos e agendem reuniões com antecedência para os intervalos de tempo designados. Depois de selecionar um slot, a hora pode ser ajustada, se necessário.

Uma porcentagem significativa das reuniões resulta em reuniões fantasmas, o que significa que ninguém aparece e os recursos da reunião são desperdiçados durante a reserva. Ativar a opção Check-in ajuda a aliviar esse problema. Os usuários podem fazer o check-in da reserva quando chegarem à sala de reuniões que confirma a reserva. Se ninguém chegar para fazer a reserva, a sala de reuniões será liberada e outras pessoas poderão reservar a sala de reuniões gratuita.

O check-in e o check-out estão disponíveis em dispositivos compartilhados que podem ser reservados e de forma independenteRoom Navigator.

Quando ativado, um botão de check-in aparece no painel de toque interno e externo da sala. Um botão de finalização da compra aparece na sala interna para painéis de toque emparelhados. Para um ambiente autônomoRoom Navigator, os botões de check-out também aparecem no painel externo da sala. Se uma reunião participável tiver sido agendada (OBTP), o botão de check-in só estará visível fora da sala.

A partir de 5 minutos antes da reserva, um botão de check-in aparece nos painéis de toque externos e internos do quarto.

Um usuário tem 10 minutos a partir da hora de início de uma reserva para fazer o check-in. Se ninguém fizer o check-in durante os 10 minutos, manual ou automaticamente, a sala será liberada automaticamente. 30 segundos antes do final da janela de check-in, um alerta de liberação automática da sala com contagem regressiva de 30 segundos aparece no painel de toque. A janela de check-in é configurável.

Quando uma sala é registrada e uma chamada termina (pelo menos cinco minutos após o início da reunião), aparece um alerta lembrando o usuário de finalizar a compra, se desejar. Se o usuário cancelar ou ignorar o alerta, o quarto ficará reservado. Se um usuário estender uma reserva, o dispositivo do quarto permanecerá registrado durante o período em que a reserva for estendida.

Quando uma reserva atinge os últimos 5 minutos do horário agendado e há uma reunião consecutiva, aparece uma notificação informando ao usuário que a reserva terminará em breve.

Assim que a reserva for liberada, uma notificação é enviada ao anfitrião para informá-lo sobre a reserva cancelada.

Check-in automático

O check-in automático começa 4 minutos após o início da reserva.

O dispositivo da sala fará o check-in automático para:

• Reservas ad hoc

• Participar de uma chamada

• Sessão de compartilhamento iniciada (com fio para sem fio)

• A contagem de pessoas é de 1 ou mais (a contagem de pessoas é considerada 1 ou mais após 1 minuto de espaço contínuo em nós).

Check-in manual

Um usuário pode selecionar manualmente o check-in tocando no botão de check-in.

Configurar o check-in e o check-out

Habilite para permitir que o usuário faça o check-in nos quartos que reservou para confirmar que o quarto está em uso. Se o usuário não fizer o check-in, manual ou automaticamente, a reserva do quarto será liberada e o organizador receberá um e-mail informando sobre o cancelamento.

A partir de 5 minutos antes de uma reserva, um botão de check-in aparece nos painéis de toque do lado de fora do quarto e do quarto e permanece lá pelo período definido na Janela de Check-In de Reservas.

Bookings CheckIn Enabled: <True/False>

Padrão: Falso

A janela de check-in é a hora em que a opção de check-in está disponível no painel de toque. A duração da janela de check-in pode ser especificada em 5, 10, 15, 20, 30 ou 60 minutos.

Bookings CheckIn WindowDuration: <5, 10, 15, 20, 30, 60>

Padrão: 10

Configure se o botão de check-out é exibido fora e dentro da sala, dentro da sala ou se não aparece.

Bookings AllowDecline: <All, InsideOnly, None>

Padrão: Todos

O suporte de pré-reserva para hot desking permite o hot desking como um recurso de calendário. Isso permite que um usuário reserve um espaço ativo antes de entrar no escritório, usando uma solução de reserva de mesa, como o Cisco Spaces, um serviço de reserva de terceiros ou o calendário híbrido do espaço de trabalho, como o Outlook ou o Gmail.

Calendário híbrido

O calendário híbrido do espaço de trabalho pode ser usado para reservar mesas ou salas silenciosas, como salas de conferência, e se integra perfeitamente aos dispositivos RoomOS.

Se sua organização usa um calendário híbrido, você pode configurar uma sala silenciosa com um dispositivo habilitado para hot desk. Os usuários podem então reservar o dispositivo por meio do Outlook e, se a reserva ad-hoc estiver ativada, eles poderão entrar ad hoc e reservá-la diretamente no dispositivo. A reserva será sincronizada automaticamente com o Exchange/Office 365 ou o Google Calendar.

Quando um usuário chega e reserva um dispositivo ad hoc, a reserva é associada à sua conta e reserva o quarto. No calendário do usuário, seu status aparecerá como “Gratuito” durante a reserva no hot desk. Para reservar remotamente um espaço com calendário híbrido, um usuário pode simplesmente adicionar o espaço de trabalho à sua reserva como convidado.

Os usuários podem escanear o código QR usando o celular para confirmar a reserva e fazer login no dispositivo de hot desk pré-reservado.

O dispositivo de hot desking mostrará as reuniões do calendário pessoal do usuário quando estiver conectado:

Somente o usuário que reservou o espaço tem permissão para entrar, pois o acesso é verificado combinando o endereço de e-mail do organizador.

Para reservas diretas, os usuários têm a opção de fazer login ad hoc e reservar o dispositivo.

A reserva ad-hoc pode ser desativada para evitar atrasos. Quando ninguém reservou o dispositivo e a reserva ad hoc está desativada, o usuário recebe uma mensagem para reservar o dispositivo com antecedência.

Reserva local

Permite a criação de reservas diretamente no calendário do dispositivo. Se o calendário híbrido não estiver habilitado para um espaço de trabalho, as reservas locais serão utilizadas em seu lugar.

Quando a reserva ad-hoc está ativada, os usuários podem fazer login no dispositivo e reservar diretamente. Essas reservas são armazenadas localmente no dispositivo. Se a reserva ad hoc for desativada para evitar visitas, o Cisco Spaces ou uma solução de reserva de terceiros devem ser usados para reservar o espaço.

Cisco Spaces

O Cisco Spaces fornece uma solução de reserva de mesa que oferece suporte à pré-reserva por meio de dispositivos móveis e se integra perfeitamente aos dispositivos RoomOS.

Para obter mais informações sobre os espaços de trabalho da Cisco, consulte https://spaces.cisco.com/smart-workspaces/

Serviços de reserva de terceiros

O RoomOS oferece extensas xAPIs para pré-reserva remota, permitindo que serviços de reserva de terceiros se integrem aos dispositivos por meio de integrações de espaços de trabalho.

Para obter mais informações, consulte https://developer.webex.com/docs/workspace-integrations