Щоб увімкнути бронювання номерів, обов'язково виконайте ці кроки у наступному порядку:

1. Налаштуйте гібридний календар.

2. Налаштуйте обліковий запис для планування.

3. Налаштуйте пристрої з календарем у Control Hub.

Щоб увімкнути бронювання номерів, потрібно налаштувати гібридний календар для вашої організації. Ви можете налаштувати його для Microsoft Exchange, Microsoft 365 або Google Календаря.

Дивіться Посібник з розгортання гібридного календаря.

Необхідно налаштувати обліковий запис для планування, щоб пристроям кімнат могли планувати зустрічі.

Обліковий запис для планування використовується як організатор зустрічей для всіх зустрічей, заброньованих з пристроїв RoomOS. Цей акаунт бронює кімнату так само, як це зазвичай робить користувач. Бронюючи зустрічі через обліковий запис для запису та запрошуючи кімнату, політика кімнат у календарній системі дотримується. Переконайтеся, що ви ввели дійсну електронну адресу, яка має дозвіл на бронювання номерів, для яких ви увімкнете Бронювання номерів.

Щоб налаштувати обліковий запис планування для Microsoft 365 з Control Hub:

1. увійдіть у Control Hub, потім перейдіть у Services > Hybrid.
2. На картці Hybrid Calendar для Microsoft 365 натисніть Редагувати налаштування.
3. Поставте галочку, щоб дозволити робочі простори для планування зустрічей.
4. Введіть дійсну електронну адресу для облікового запису.

Домен електронної пошти потрібно підтвердити або зареєструвати в Control Hub, щоб налаштувати обліковий запис для планування.

Необхідно налаштувати обліковий запис для планування, щоб пристроям кімнат могли планувати зустрічі.

Обліковий запис для планування використовується як організатор зустрічей для всіх зустрічей, заброньованих з пристроїв RoomOS. Цей акаунт бронює кімнату так само, як це зазвичай робить користувач. Бронюючи зустрічі через обліковий запис для запису та запрошуючи кімнату, політика кімнат у календарній системі дотримується. Переконайтеся, що ви ввели дійсну електронну адресу, яка має дозвіл на бронювання номерів, для яких ви увімкнете Бронювання номерів.

Щоб налаштувати обліковий запис для планування Google Calendar з Control Hub:

1. увійдіть у Control Hub, потім перейдіть у Services > Hybrid.
2. На картці Hybrid Calendar для Google натисніть «Редагувати налаштування».
3. Поставте галочки, щоб ваша організація могла використовувати ресурси календаря та дозволити робочим просторам планувати зустрічі.
4. Переконайтеся, що у вас налаштований обліковий запис ACL, і введіть електронну пошту цього акаунта.

Розмір часового слоту для бронювання можна налаштувати, дозволяючи інтервали у 15, 30 або 60 хвилин. Розмір часового проміжка означає заздалегідь визначені інтервали, на яких ви можете обрати час початку або завершення бронювання

Користувацький інтерфейс Бронювання AdhocЧас бронюванняРозмір: <15, 30, 60> (За замовчуванням: 30)

Крім того, календар тепер показує доступні слоти, показуючи користувачам інтервали часу, протягом яких можна забронювати місце заздалегідь. Ці слоти дозволяють користувачам легко визначати вільні часові слоти та заздалегідь планувати зустрічі на визначені інтервали. Після вибору слоту час можна відкоригувати за потреби.

Значна частина зустрічей закінчується «примарними» зустрічею, тобто ніхто не приходить, а ресурси зборів витрачаються даремно під час бронювання. Увімкнення опції Check in допомагає вирішити цю проблему. Користувачі можуть зареєструватися у своєму бронюванні після прибуття до конференц-зали, що підтверджує бронювання. Якщо ніхто не приходить на бронювання, зал для зустрічей звільняється, і інші можуть забронювати безкоштовну залу для зустрічей.

Реєстрація та виїзд доступні на спільних пристроях для бронювання та окремих Room Navigator.

При активації кнопка реєстрації з'являється на сенсорній панелі всередині та зовні кімнати. У внутрішньому приміщенні для парних сенсорних панелей з'являється кнопка виходу. Для окремого Room Navigator кнопки також з'являються на панелі зовнішньої кімнати. Якщо запланована зустріч для запису (OBTP), кнопка реєстрації видна лише поза кімнатою.

Починаючи за 5 хвилин до бронювання, кнопка реєстрації з'являється на сенсорних панелях зовнішньої та внутрішньої кімнати.

Користувач має 10 хвилин від початку бронювання для реєстрації. Якщо ніхто не реєструється протягом цих 10 хвилин, вручну чи автоматично, кімната автоматично звільняється. За 30 секунд до завершення вікна реєстрації на сенсорній панелі з'являється 30-секундне автоматичне сповіщення про автоматичне звільнення кімнати. Вікно реєстрації налаштовується.

Коли кімната зареєстрована і дзвінок закінчується (щонайменше через п'ять хвилин після початку зустрічі), з'являється сповіщення з нагадуванням користувачу виїхати, якщо він цього хоче. Якщо користувач скасовує або ігнорує сповіщення, кімната залишається заброньованою. Якщо користувач продовжує бронювання, пристрій номера залишається зареєстрованим на час продовження бронювання.

Коли бронювання досягло останніх 5 хвилин запланованого часу і відбувається зустріч поспіль, з'являється сповіщення про те, що замовлення скоро завершиться.

Після звільнення бронювання організатору надсилається повідомлення про скасоване бронювання.

Автоматична реєстрація

Автоматична реєстрація починається через 4 хвилини після початку бронювання.

Пристрій кімнати автоматично перевірятиме на:

• Спонтанні замовлення

• Приєднання до дзвінка

• Сесія спільного доступу запущена (по дротовому зв'язку з бездротовим з'єднанням)

• Кількість людей — це 1 або більше (Кількість людей вважається 1 або більше після 1 хвилини безперервного простору в нас).

Ручна реєстрація

Користувач може вручну вибрати реєстрацію, натиснувши кнопку реєстрації.

Налаштуйте перевірку та виїзд

Увімкніть можливість користувачу зареєструватися в заброньовані кімнати, щоб переконатися, що кімната використовується. Якщо користувач не реєструється вручну або автоматично, бронювання номера звільняється, і організатор отримує електронного листа з повідомленням про скасування.

Починаючи за 5 хвилин до бронювання, кнопка реєстрації з'являється на сенсорних панелях зовнішньої та внутрішньої кімнати, і вона залишається там протягом встановленого періоду Bookings CheckIn WindowDuration.

Реєстрація бронювань увімкнена: <Правда/Неправда>

За замовчуванням: Неправдиво

Вікно реєстрації — це час, коли опція реєстрації доступна на сенсорній панелі. Тривалість вікна реєстрації може бути вказана до 5, 10, 15, 20, 30 або 60 хвилин.

Вікно реєстрації бронюТривалість: <5, 10, 15, 20, 30, 60>

За замовчуванням: 10

Налаштуйте, чи відображається кнопка виїзду зовні та всередині кімнати, всередині кімнати чи взагалі ні.

Бронювання дозволеноВідхилення: <Всі, тільки всередині, немає>

За замовчуванням: Всі

Підтримка попереднього бронювання для хот-дескінгу дозволяє використовувати хот-дескінг як функцію календаря. Це дозволяє користувачу забронювати місце для гарячого столу перед входом в офіс, використовуючи рішення для бронювання столу, таке як Cisco Spaces, сторонній сервіс бронювання або гібридний календар робочих місць, таких як Outlook чи Gmail.

Гібридний календар

Гібридний календар робочого простору можна використовувати для бронювання столів або тихих кімнат, таких як конференц-зали, і він безшовно інтегрується з пристроями RoomOS.

Якщо ваша організація використовує гібридний календар, ви можете налаштувати тиху кімнату за допомогою пристрою з підтримкою hot desking. Користувачі можуть забронювати пристрій через Outlook, і якщо увімкнено ad-hoc бронювання, вони можуть увійти ad hoc і забронювати пристрій безпосередньо на пристрої. Бронювання автоматично синхронізується з Exchange/Office 365 або Google Календарем.

Коли користувач підходить і бронює пристрій ad hoc, бронювання асоціюється з його акаунтом і бронює кімнату. У календарі користувача статус буде відображатися як «Безкоштовний» протягом усього періоду бронювання на гарячому столі. Щоб віддалено забронювати простір із гібридним календарем, користувач може просто додати робочий простір до свого бронювання як запрошений.

Користувачі можуть відсканувати QR-код за допомогою мобільного телефону, щоб підтвердити бронювання та увійти в попередньо заброньований пристрій hot desking.

Пристрій гарячого дескінгу показуватиме особисті календарні зустрічі користувача при вході в систему:

Увійти в систему може лише користувач, який забронював простір, оскільки доступ підтверджується за відповіддю електронної адреси організатора.

Під час бронювання без підходу користувачі мають можливість увійти ad hoc і забронювати пристрій.

Випадкове бронювання можна вимкнути, щоб запобігти появі без запуску. Коли ніхто не забронював пристрій і ad-hoc бронювання вимкнено, користувач отримує повідомлення про бронювання пристрою заздалегідь.

Місцеве бронювання

Дозволяє створювати бронювання безпосередньо в календарі пристрою. Якщо гібридний календар не увімкнено для робочого простору, замість цього використовуватимуться локальні бронювання.

Коли увімкнено ad-hoc booking, користувачі можуть увійти на пристрій і бронювати напряму. Ці бронювання зберігаються локально на пристрої. Якщо ad-hoc бронювання вимкнено для запобігання відвідуванню без запису, для бронювання місця потрібно використовувати або Cisco Spaces, або стороннє рішення для бронювання.

Cisco Простори

Cisco Spaces пропонує рішення для бронювання стола, яке підтримує попереднє бронювання через мобільний пристрій і безшовно інтегрується з пристроями RoomOS.

Для отримання додаткової інформації про Cisco робочі простори див. https://spaces.cisco.com/smart-workspaces/

Послуги бронювання третіх сторін

RoomOS пропонує широкі xAPI для віддаленого попереднього бронювання, що дозволяє стороннім сервісам інтеграції з пристроями через інтеграцію робочих просторів.

Для детальнішої інформації див. https://developer.webex.com/docs/workspace-integrations