Para habilitar la reserva de habitaciones, asegúrese de seguir estos pasos en el siguiente orden:

1. Configurar calendario híbrido.

2. Configurar cuenta de programación.

3. Configurar dispositivos con calendario en Control Hub.

Para habilitar la reserva de salas, debe configurar el calendario híbrido para su organización. Puedes configurarlo para Microsoft Exchange, Microsoft 365, o Google Calendar.

Consulte la Guía de implementación de Hybrid Calendar.

Es necesario configurar una cuenta de programación para permitir que los dispositivos de sala programen reuniones.

La cuenta de programación se utiliza como organizador de la reunión para todas las reuniones reservadas desde dispositivos RoomOS. Esta cuenta reserva la sala de la misma manera que lo hace normalmente un usuario. Al reservar reuniones desde la cuenta de programación e invitar a una sala, se respetan las políticas de la sala en el sistema de calendario. Asegúrese de haber introducido una dirección de correo electrónico válida que tenga permisos para reservar las habitaciones para las que habilitará la reserva de habitaciones.

Para configurar la cuenta de programación para Microsoft 365 desde Control Hub:

1. Inicie sesión en Control Hub, luego vaya a Servicios > Híbrido.
2. En la tarjeta de calendario híbrido para Microsoft 365, haga clic en Editar configuración.
3. Active la casilla para permitir que los espacios de trabajo programen reuniones.
4. Introduzca una dirección de correo electrónico válida para la cuenta de programación.

El dominio de correo electrónico debe comprobarse o reclamarse en el Centro de control para configurar una cuenta de programación.

Es necesario configurar una cuenta de programación para permitir que los dispositivos de sala programen reuniones.

La cuenta de programación se utiliza como organizador de la reunión para todas las reuniones reservadas desde dispositivos RoomOS. Esta cuenta reserva la sala de la misma manera que lo hace normalmente un usuario. Al reservar reuniones desde la cuenta de programación e invitar a una sala, se respetan las políticas de la sala en el sistema de calendario. Asegúrese de haber introducido una dirección de correo electrónico válida que tenga permisos para reservar las habitaciones para las que habilitará la reserva de habitaciones.

Para configurar la cuenta de programación de Google Calendar desde el Centro de control:

1. Inicie sesión en Control Hub, luego vaya a Servicios > Híbrido.
2. En la tarjeta de calendario híbrido de Google, haz clic en Editar configuración.
3. Active las casillas para permitir que su organización use los recursos del calendario y para permitir que las áreas de trabajo programen reuniones.
4. Asegúrese de haber configurado una cuenta de ACL e introduzca el correo electrónico de esa cuenta.

Se puede configurar el tamaño de la franja horaria para programar reservas, lo que permite intervalos de 15, 30 o 60 minutos. El tamaño de la franja horaria se refiere a los intervalos predeterminados en los que puede seleccionar la hora de inicio o finalización de una reserva

UserInterface Bookings AdhocBooking TimeSlotSize: <15, 30, 60> (Predeterminado:30)

Además, el calendario ahora muestra las ranuras disponibles, mostrando a los usuarios los intervalos de tiempo durante los cuales se puede reservar un espacio con anticipación. Estas franjas horarias permiten a los usuarios identificar fácilmente las franjas horarias abiertas y programar reuniones con antelación para los intervalos de tiempo designados. Después de seleccionar un espacio, el tiempo se puede ajustar si es necesario.

Un porcentaje significativo de las reuniones resultan en reuniones fantasma, lo que significa que nadie se presenta y los recursos de la reunión se desperdician durante la reserva. Habilitar la opción de protección ayuda a aliviar este problema. Los usuarios pueden registrarse en su reserva cuando llegan a la sala de reuniones que confirma la reserva. Si no llega nadie para la reserva, la sala de reuniones se libera y otros pueden reservar la sala de reuniones gratuita.

El registro de entrada y salida está disponible en dispositivos de reserva compartidos y Room Navigator independientes.

Cuando está activado, aparece un botón de registro en el panel táctil interior y exterior de la habitación. Aparece un botón de salida en la habitación interior para los paneles táctiles emparejados. Para un Room Navigator independiente, los botones de salida también aparecen en el panel exterior de la habitación. Si se ha reservado una teleconferencia a la que se puede acceder (OBTP), el botón de registro solo se puede ver fuera de la sala.

A partir de 5 minutos antes de la reserva, aparece un botón de registro en los paneles táctiles exteriores de la habitación y de la habitación.

Un usuario tiene 10 minutos desde la hora de inicio de una reserva para registrarse. Si nadie se registra durante los 10 minutos, manual o automáticamente, la sala se libera automáticamente. 30 segundos antes del final de la ventana de protección, aparece una alerta de liberación automática de sala de cuenta atrás de 30 segundos en el panel táctil. La ventana de registro es configurable.

Cuando se registra una sala y finaliza una llamada (al menos cinco minutos después del inicio de la reunión), aparece una alerta que recuerda al usuario que debe pagar si lo desea. Si el usuario cancela o ignora la alerta, la habitación queda reservada. Si un usuario amplía una reserva, el dispositivo de la sala permanece registrado durante el tiempo que se extiende la reserva.

Cuando una reserva ha alcanzado los últimos 5 minutos de su hora programada y hay una reunión consecutiva, aparece una notificación que informa al usuario que la reserva finalizará pronto.

Una vez que se libera la reserva, se envía una notificación al anfitrión para informarle sobre la reserva cancelada.

Check-in automático

El registro de entrada automático comienza 4 minutos después de que la reserva haya comenzado.

El dispositivo de la sala registrará automáticamente para:

• Reservas ad hoc

• Unirse a una llamada

• Sesión compartida iniciada (cableada a inalámbrica)

• El recuento de personas es 1 o más (el recuento de personas se considera 1 o más después de 1 minuto de habitación continua en nosotros).

Registro manual

Un usuario puede seleccionar manualmente el registro tocando el botón de registro.

Configurar registro y desprotección

Habilite esta opción para permitir que el usuario se registre en las habitaciones que ha reservado para confirmar que la sala está en uso. Si el usuario no se registra, de forma manual o automática, se libera la reserva de la habitación y el organizador recibe un correo electrónico informando sobre la cancelación.

A partir de 5 minutos antes de la reserva, aparece un botón de registro en los paneles táctiles exteriores de la habitación y en la habitación y permanece allí durante el tiempo establecido con Bookings CheckIn WindowDuration.

CheckIn de reservas habilitado: <Verdadero/Falso>

Valor predeterminado: Falso

La ventana de registro es la hora en que la opción de registro está disponible en el panel táctil. La duración de la ventana de check-in se puede especificar en 5, 10, 15, 20, 30 o 60 minutos.

Ventana de checkin de reservasDuración: <5, 10, 15, 20, 30, 60>

Valor predeterminado: 10

Configure si el botón de salida se muestra fuera y dentro de la sala, dentro de la habitación o no se muestra en absoluto.

Reservas permitidasDeclinar: <Todas, InsideOnly, Ninguna>

Valor predeterminado: Todos

El soporte de reserva previa para el hot desking permite el hot desking como una función de calendario. Esto permite al usuario reservar un espacio de hot desking antes de entrar en la oficina, utilizando una solución de reserva de escritorio como Cisco Spaces, un servicio de reservas de terceros o el calendario híbrido del espacio de trabajo como Outlook o Gmail.

Calendario híbrido

El calendario híbrido del espacio de trabajo se puede utilizar para reservar escritorios o salas tranquilas, como salas de conferencias, y se integra perfectamente con los dispositivos RoomOS.

Si su organización usa un calendario híbrido, puede configurar una sala silenciosa con un dispositivo habilitado para hot desking. Los usuarios pueden reservar el dispositivo a través de Outlook y, si la reserva ad-hoc está habilitada, pueden iniciar sesión ad hoc y reservarlo directamente en el dispositivo. La reserva se sincronizará automáticamente con Exchange/Office 365 o Google Calendar.

Cuando un usuario se acerca y reserva un dispositivo ad hoc, la reserva se asocia con su cuenta y reserva la habitación. En el calendario del usuario, su estado aparecerá como "Libre" durante la reserva del hot desk. Para reservar de forma remota un espacio con calendario híbrido, un usuario puede simplemente agregar el espacio de trabajo a su reserva como invitado.

Los usuarios pueden escanear el código QR usando su teléfono móvil para confirmar la reserva e iniciar sesión en el dispositivo de hot desking reservado previamente.

El dispositivo de hot desking mostrará las reuniones del calendario personal del usuario cuando inicie sesión:

Solo el usuario que reservó el espacio puede iniciar sesión, ya que el acceso se verifica haciendo coincidir la dirección de correo electrónico del organizador.

Para las reservas sin cita previa, los usuarios tienen la opción de iniciar sesión ad hoc y reservar el dispositivo.

La reserva ad-hoc se puede desactivar para evitar visitas sin cita previa. Cuando nadie ha reservado el dispositivo y la reserva ad-hoc está desactivada, el usuario recibe un mensaje para reservar el dispositivo con antelación.

Reserva local

Permite la creación de reservas directamente en el calendario del dispositivo. Si el calendario híbrido no está habilitado para un espacio de trabajo, se utilizarán reservas locales en su lugar.

Cuando la reserva ad-hoc está habilitada, los usuarios pueden iniciar sesión en el dispositivo y reservar directamente. Estas reservas se almacenan localmente en el dispositivo. Si la reserva ad-hoc está deshabilitada para evitar visitas sin cita previa, se debe usar Cisco Spaces o una solución de reserva de terceros para reservar el espacio.

Cisco Espacios

Cisco Spaces proporciona una solución de reserva de escritorio que admite la reserva previa a través del móvil y se integra perfectamente con los dispositivos RoomOS.

Para obtener más información sobre los espacios de trabajo Cisco, consulte https://spaces.cisco.com/smart-workspaces/

Servicios de reserva de terceros

RoomOS ofrece extensas xAPI para pre-reserva remota, permitiendo que los servicios de reserva de terceros se integren con los dispositivos a través de integraciones de espacio de trabajo.

Para obtener más información, consulte https://developer.webex.com/docs/workspace-integrations