• Board- och Desk-serien: Rumsbokning är endast tillgänglig för delade enheter som är molnregistrerade eller länkade till Webex Edge för enheter.

  • Se till att Tillåt Control Hub att hantera konfigurationer är aktiverat om enheten är länkad till Edge för enheter.

  • Skrivbordsserie: Bokning utanför rummet är tillgängligt för delade enheter som är molnregistrerade. Enheten kan inte ha hot-desking aktiverat.

  • Du kan inte aktivera rumsbokning medan enheten är i ett samtal.

För att aktivera rumsbokning, se till att följa dessa steg i följande ordning:

  • Konfigurera Hybrid Calendar

  • Konfigurera schemaläggningskonto

  • Konfigurera enheter med kalender i Control Hub

Det är också möjligt att aktivera lokala rumsbokningar utan den Webex kalendern. Mer information finns i denna artikel.

Konfigurera Hybrid Calendar

Om du vill aktivera rumsbokning måste du konfigurera Hybrid Calendar för din organisation. Du kan konfigurera den här funktionen för Microsoft Exchange, Microsoft 365 eller Google Kalender.

Läs mer om att konfigurera Hybrid Calendar i Implementeringsguide för tjänsten Cisco Webex Hybrid Calendar.

Om mötesschemaläggare inte är aktiverade för hybridkalendertjänsten och de enda inbjudna som är aktiverade för tjänsten är rumsresurser måste du se till att Exchange inte har någon policy för att ta bort möteskommentarer automatiskt. Ange Ta bort kommentarer som Falskt

Microsoft Exchange: Konfigurera schemaläggningskonto

Du måste konfigurera ett schemaläggningskonto så att rumsenheter kan schemalägga möten.

Schemaläggningskontot används som mötesorganisatör för alla möten som bokas från RoomOS-enheter. Det här kontot bokar rummet på samma sätt som en användare gör normalt. Genom att boka möten via schemaläggningskontot och bjuda in ett rum respekteras kalendersystemets rumspolicyer. Se till att du har angett en giltig e-postadress som har behörighet att boka de rum som du vill aktivera rumsbokning för.

Eftersom det här kontot används till att boka möten i alla rum för en viss Exchange-konfiguration är det viktigt att du rensar kontots inkorg regelbundet. Rensningen måste utföras så att du inte överskrider några Exchange-gränser. Om Exchange redan är konfigurerat med en lämplig kvarhållningspolicy kontrollerar du att den även gäller för det här kontot. Annars måste du konfigurera e-postkontot så att alla standardmappar (e-postmeddelanden, skickat och möten) rensas automatiskt efter ett antal dagar. Rensningen säkerställer att kontot kan fortsätta att schemalägga möten åt rumsenheterna.

Kontrollera följande resurser för Exchange:

1

Logga in i webbgränssnittet för Expressway.

2

Gå till Program > Hybridtjänster > Kalendertjänst > Microsoft Exchange-konfiguration.

3

Under Schemaläggning anger du en giltig e-postadress för schemaläggningskontot som ska användas för att boka mötesrum.

Microsoft 365: Konfigurera schemaläggningskonto

Du måste konfigurera ett schemaläggningskonto så att rumsenheter kan schemalägga möten.

Schemaläggningskontot används som mötesorganisatör för alla möten som bokas från RoomOS-enheter. Det här kontot bokar rummet på samma sätt som en användare gör normalt. Genom att boka möten via schemaläggningskontot och bjuda in ett rum respekteras kalendersystemets rumspolicyer. Se till att du har angett en giltig e-postadress som har behörighet att boka de rum som du vill aktivera rumsbokning för.

Konfigurera schemaläggningskontot för Microsoft 365 från Control Hub. Öppna kundvyn i https://admin.webex.com och gå till Hybrid. Klicka på Redigera inställningar på kortet Hybridkalender för Microsoft 365.

Markera kryssrutan så att arbetsytor kan schemalägga möten. Ange en giltig e-postadress för schemaläggningskontot.

E-postdomänen måste verifieras eller begäras i Control Hub för att konfigurera ett schemaläggningskonto.

Google Kalender: Konfigurera schemaläggningskonto

Du måste konfigurera ett schemaläggningskonto så att rumsenheter kan schemalägga möten.

Schemaläggningskontot används som mötesorganisatör för alla möten som bokas från RoomOS-enheter. Det här kontot bokar rummet på samma sätt som en användare gör normalt. Genom att boka möten via schemaläggningskontot och bjuda in ett rum respekteras kalendersystemets rumspolicyer. Se till att du har angett en giltig e-postadress som har behörighet att boka de rum som du vill aktivera rumsbokning för.

Konfigurera schemaläggningskontot för Google Kalender från Control Hub. Öppna kundvyn i https://admin.webex.com och gå till Hybrid. Klicka på Redigera inställningar på kortet Hybridkalender för Google.

Markera kryssrutorna så att organisationen kan använda kalenderresurser och arbetsytor kan schemalägga möten. Kontrollera att du har konfigurerat ett ACL-konto och ange kontots e-postadress.

Aktivera rumsbokning från Control Hub

Innan du aktiverar rumsbokning måste du kontrollera att OBTP (en knapptryckning) är aktiverat för enheterna. Om du vill att användarna i organisationen ska kunna boka rum och använda andra enhetskontroller via röstkommandon aktiverar du Webex Assistant.

Kontrollera att kalendern är aktiverad för de arbetsytor du aktiverar rumsbokning för.

1

Öppna kundvyn i admin.webex.com och gå till Arbetsytor. Markera de arbetsytor du vill konfigurera i listan med arbetsytor och klicka på Redigera.

2

Om du vill aktivera rumsbokning för en arbetsyta klickar du på arbetsytan och flaggar kryssrutan Ad-hoc-bokning i avsnittet Schemaläggning.

Aktivera boka framåt

Bookings AdhocBooking BookAhead aktiverat: <Sant, Falskt> (Standard:Falskt)

Book Ahead tillåter användare att schemalägga delade utrymmen för framtida tider. Tidigare kunde delade utrymmen endast bokas för omedelbar användning, där starttiden är den aktuella tiden. Nu, med Boka framåt, kan användare boka rum för tider senare på dagen, även om utrymmet för närvarande är bokat, via en kontrollant, tavla eller schemaläggare.

.

Boka i förväg AV

Boka i förväg PÅ

Tidsluckans storlek för schemaläggning av bokningar kan konfigureras, vilket möjliggör intervaller om 15, 30 eller 60 minuter. Tidsluckans storlek avser de förutbestämda intervall med vilka du kan välja start- eller sluttid för en bokning

UserInterface Bookings AdhocBooking TimeSlotStorlek: <15, 30, 60> (Standard:30)

15-minuters tidsluckor

Tidsluckor på 30 minuter

Dessutom visar kalendern nu tillgängliga tider och visar användarna de tidsintervall under vilka ett utrymme kan bokas i förväg. Dessa platser gör det möjligt för användare att enkelt identifiera öppna tidsluckor och schemalägga möten i förväg för de angivna tidsintervallen. När du har valt en plats kan tiden justeras vid behov.

Kalender för schemaläggarrum

Kalender för kontrollrum

Aktivera in- och utcheckning

En betydande andel av mötena resulterar i spökmöten, vilket innebär att ingen dyker upp och mötesresurserna slösas bort under bokningen. Att aktivera incheckningsalternativet hjälper till att lindra detta problem. Användarna kan checka in på sin bokning när de anländer till mötesrummet som bekräftar bokningen. Om ingen kommer till bokningen släpps mötesrummet och andra kan boka det kostnadsfria mötesrummet.

In- och utcheckning är tillgängligt på delade bokningsbara enheter och fristående Room Navigator.

När funktionen är aktiverad visas en incheckningsknapp på pekskärmen på insidan och utsidan. Knappen Checka ut visas i insidan av rummet för ihopparade pekskärmar. För en fristående Room Navigator visas även utcheckningsknapparna på panelen utanför rummet. Om ett anslutningsbart möte har bokats (OBTP) är incheckningsknappen endast synlig utanför rummet.

Från och med 5 minuter före en bokning visas en incheckningsknapp på pekskärmarna utanför och på rummet.

En användare har 10 minuter på sig från starttiden för en bokning att checka in. Om ingen checkar in under de 10 minuterna, manuellt eller automatiskt, släpps rummet automatiskt. 30 sekunder innan incheckningsfönstret avslutas visas en 30 sekunder lång varning om automatisk nedräkning i rummet på pekskärmen. Incheckningsfönstret kan konfigureras.

När ett rum checkas in och ett samtal avslutas visas en varning som påminner användaren om att checka ut om han eller hon vill. Om användaren avbryter nedräkningen eller ignorerar varningen checkas rummet ut. Om en användare kan förlänga en bokning förblir rumsenheten incheckad under den tid som bokningen förlängs.

När en bokning har nått de sista 5 minuterna av den schemalagda tiden och det finns ett rygg mot rygg-möte, dyker ett meddelande upp som informerar användaren om att bokningen snart kommer att avslutas.

När bokningen har släppts skickas ett meddelande till värden för att informera dem om den avbokade bokningen.

Automatisk incheckning

Automatisk incheckning startar 4 minuter efter att bokningen har börjat.

Rumsenheten checkar automatiskt in för:

  • Ad hoc-bokningar

  • Ansluta till ett samtal

  • Share-session startad (trådbunden till trådlös)

  • Antalet personer är 1 eller fler (antalet personer anses vara 1 eller fler efter 1 minuts sammanhängande rum hos oss.)

Manuell incheckning

En användare kan manuellt välja att checka in genom att trycka på incheckningsknappen.

Konfigurera in- och utcheckning

Aktivera för att låta användaren checka in i de rum de har bokat för att bekräfta att rummet används. Om användaren inte checkar in, manuellt eller automatiskt, släpps rumsbokningen och organisatören får ett e-postmeddelande som informerar om avbokningen.

Från och med 5 minuter före en bokning visas en incheckningsknapp på pekskärmarna utanför och på rummet och den stannar där under den varaktighet som anges med Bookings CheckIn WindowDuration.

Incheckning av bokningar aktiverad: <Sant/Falskt>

Standard: Falskt

Incheckningsfönstret är den tid då incheckningsalternativet är tillgängligt på pekskärmen. Incheckningsfönstrets längd kan anges till 5, 10, 15, 20, 30 eller 60 minuter. 

Incheckningsfönster för bokningVaraktighet: <5, 10, 15, 20, 30, 60>

Standard: 10

Konfigurera om utcheckningsknappen ska visas utanför och inuti rummet, inne i rummet eller inte alls.

Bookings AllowDecline: <Alla, InsideOnly, Ingen>

Standard: Alla