För att aktivera rumsbokning, se till att följa dessa steg i följande ordning:

1. Konfigurera hybridkalender.

2. Konfigurera schemaläggningskonto.

3. Konfigurera enheter med kalender i Control Hub.

Om du vill aktivera rumsbokning måste du konfigurera hybridkalendern för din organisation. Du kan konfigurera den för Microsoft Exchange, Microsoft 365 eller Google Kalender.

Se distributionsguiden för hybridkalendern.

Det är nödvändigt att konfigurera ett schemaläggningskonto så att rumsenheter kan schemalägga möten.

Schemaläggningskontot används som mötesorganisatör för alla möten som bokas från RoomOS-enheter. Det här kontot bokar rummet på samma sätt som en användare normalt gör. Genom att boka möten från schemaläggningskontot och bjuda in ett rum respekteras rumspolicyerna i kalendersystemet. Se till att du har angett en giltig e-postadress som har behörighet att boka de rum som du kommer att aktivera rumsbokning för.

Så här konfigurerar du schemaläggningskontot för Microsoft 365 från Control Hub:

1. Logga in på Control Hub och gå sedan till Services > Hybrid.
2. På hybridkalenderkortet för Microsoft 365 klickar du på Redigera inställningar.
3. Markera kryssrutan om du vill tillåta att arbetsytor schemalägger möten.
4. Ange en giltig e-postadress för schemaläggningskontot.

E-postdomänen måste verifieras eller begäras i Control Hub för att konfigurera ett schemaläggningskonto.

Det är nödvändigt att konfigurera ett schemaläggningskonto så att rumsenheter kan schemalägga möten.

Schemaläggningskontot används som mötesorganisatör för alla möten som bokas från RoomOS-enheter. Det här kontot bokar rummet på samma sätt som en användare normalt gör. Genom att boka möten från schemaläggningskontot och bjuda in ett rum respekteras rumspolicyerna i kalendersystemet. Se till att du har angett en giltig e-postadress som har behörighet att boka de rum som du kommer att aktivera rumsbokning för.

Så här konfigurerar du schemaläggningskontot för Google Kalender från Control Hub:

1. Logga in på Control Hub och gå sedan till Services > Hybrid.
2. Klicka på Redigera inställningar på kortet Hybridkalender för Google.
3. Markera kryssrutorna om du vill tillåta att organisationen använder kalenderresurser och om du vill tillåta att arbetsytor schemalägger möten.
4. Kontrollera att du har konfigurerat ett ACL-konto och ange e-postadressen för kontot.

Tidsluckans storlek för schemaläggning av bokningar kan konfigureras, vilket möjliggör intervaller om 15, 30 eller 60 minuter. Tidsluckans storlek avser de förutbestämda intervall med vilka du kan välja start- eller sluttid för en bokning

UserInterface Bookings AdhocBooking TimeSlotStorlek: <15, 30, 60> (Standard:30)

Dessutom visar kalendern nu tillgängliga tider och visar användarna de tidsintervall under vilka ett utrymme kan bokas i förväg. Dessa platser gör det möjligt för användare att enkelt identifiera öppna tidsluckor och schemalägga möten i förväg för de angivna tidsintervallen. När du har valt en plats kan tiden justeras vid behov.

En betydande andel av mötena resulterar i spökmöten, vilket innebär att ingen dyker upp och mötesresurserna slösas bort under bokningen. Genom att aktivera alternativet Checka in kan du lindra problemet. Användarna kan checka in på sin bokning när de anländer till mötesrummet som bekräftar bokningen. Om ingen kommer till bokningen släpps mötesrummet och andra kan boka det kostnadsfria mötesrummet.

In- och utcheckning är tillgängligt på delade bokningsbara enheter och fristående Room Navigator.

När funktionen är aktiverad visas en incheckningsknapp på pekskärmen på insidan och utsidan. En utcheckningsknapp visas i insidan av rummet för parade pekskärmar. För en fristående Room Navigator visas även utcheckningsknapparna på panelen utanför rummet. Om ett anslutningsbart möte har bokats (OBTP) är incheckningsknappen endast synlig utanför rummet.

Från och med 5 minuter före en bokning visas en incheckningsknapp på pekskärmarna utanför och på rummet.

En användare har 10 minuter på sig från starttiden för en bokning att checka in. Om ingen checkar in under de 10 minuterna, manuellt eller automatiskt, släpps rummet automatiskt. 30 sekunder innan incheckningsfönstret avslutas visas en 30 sekunder lång varning om automatisk nedräkning i rummet på pekskärmen. Incheckningsfönstret kan konfigureras.

När ett rum checkas in och ett samtal avslutas (minst fem minuter efter att mötet startat) visas en varning som påminner användaren om att checka ut om han eller hon vill. Om användaren avbryter eller ignorerar aviseringen lämnas rummet bokat. Om en användare förlänger en bokning förblir rumsenheten incheckad under den tid som bokningen förlängs.

När en bokning har nått de sista 5 minuterna av den schemalagda tiden och det finns ett rygg mot rygg-möte, dyker ett meddelande upp som informerar användaren om att bokningen snart kommer att avslutas.

När bokningen har släppts skickas ett meddelande till värden för att informera dem om den avbokade bokningen.

Automatisk incheckning

Automatisk incheckning startar 4 minuter efter att bokningen har börjat.

Rumsenheten checkar automatiskt in för:

• Ad hoc-bokningar

• Ansluta till ett samtal

• Share-session startad (trådbunden till trådlös)

• Antalet personer är 1 eller fler (antalet personer anses vara 1 eller fler efter 1 minuts sammanhängande rum hos oss.)

Manuell incheckning

En användare kan manuellt välja att checka in genom att trycka på incheckningsknappen.

Konfigurera in- och utcheckning

Aktivera för att låta användaren checka in i de rum de har bokat för att bekräfta att rummet används. Om användaren inte checkar in, manuellt eller automatiskt, släpps rumsbokningen och organisatören får ett e-postmeddelande som informerar om avbokningen.

Från och med 5 minuter före en bokning visas en incheckningsknapp på pekskärmarna utanför och på rummet och den stannar där under den varaktighet som anges med Bookings CheckIn WindowDuration.

Incheckning av bokningar aktiverad: <Sant/Falskt>

Standard: Falskt

Incheckningsfönstret är den tid då incheckningsalternativet är tillgängligt på pekskärmen. Incheckningsfönstrets längd kan anges till 5, 10, 15, 20, 30 eller 60 minuter.

Incheckningsfönster för bokningVaraktighet: <5, 10, 15, 20, 30, 60>

Standard: 10

Konfigurera om utcheckningsknappen ska visas utanför och inuti rummet, inne i rummet eller inte alls.

Bookings AllowDecline: <Alla, InsideOnly, Ingen>

Standard: Alla

Förbokningsstöd för hot desking tillåter hot desking som en kalenderfunktion. Detta gör det möjligt för en användare att boka ett hot desking-utrymme innan han går in på kontoret med hjälp av en skrivbordsbokningslösning som Cisco Spaces, en bokningstjänst från tredje part eller arbetsytans hybridkalender som Outlook eller Gmail.

Hybrid kalender

Hybridkalendern för arbetsplatsen kan användas för att reservera skrivbord eller tysta rum, som konferensrum, och integreras sömlöst med RoomOS-enheter.

Om din organisation använder en hybridkalender kan du konfigurera ett tyst rum med en hot desking-aktiverad enhet. Användare kan sedan boka enheten via Outlook, och om ad hoc-bokning är aktiverad kan de logga in ad hoc och boka den direkt på enheten. Bokningen synkroniseras automatiskt med Exchange/Office 365 eller Google Calendar.

När en användare går fram och bokar en enhet ad hoc kopplas bokningen till deras konto och rummet reserveras. I användarens kalender visas användarens status som "Gratis" under hela bokningen av hot desk. För att fjärrboka ett utrymme med hybridkalender kan en användare helt enkelt lägga till arbetsytan i sin bokning som inbjuden.

Användarna kan skanna QR-koden med sin mobiltelefon för att bekräfta bokningen och logga in på den förbokade hot desking-enheten.

Hot desking-enheten visar användarens personliga kalendermöten när han eller hon är inloggad:

Endast den användare som bokat platsen får logga in, eftersom åtkomsten verifieras genom att matcha arrangörens e-postadress.

För walk-up-bokningar har användarna möjlighet att logga in ad hoc och boka enheten.

Ad-hoc-bokning kan inaktiveras för att förhindra walk-ups. När ingen har bokat enheten och ad hoc-bokning är inaktiverad får användaren ett meddelande om att boka enheten i förväg.

Lokal bokning

Gör det möjligt att skapa bokningar direkt i enhetens kalender. Om hybridkalendern inte är aktiverad för en arbetsyta används lokala bokningar i stället.

När ad hoc-bokning är aktiverad kan användare logga in på enheten och boka direkt. Dessa bokningar lagras lokalt på enheten. Om ad hoc-bokning är inaktiverad för att förhindra walk-ins måste antingen Cisco Spaces eller en bokningslösning från tredje part användas för att reservera utrymmet.

Cisco utrymmen

Cisco Spaces tillhandahåller en skrivbordsbokningslösning som stöder förbokning via mobil och integreras sömlöst med RoomOS-enheter.

Mer information om Cisco arbetsytor finns i https://spaces.cisco.com/smart-workspaces/

Bokningstjänster från tredje part

RoomOS erbjuder omfattande xAPI:er för fjärrförbokning, vilket gör det möjligt för bokningstjänster från tredje part att integreras med enheterna genom arbetsplatsintegrationer.

Mer information finns i https://developer.webex.com/docs/workspace-integrations