• Board- og skrivebordsserie: Værelsesbooking er kun tilgængelig for delte enheder, der er skyregistrerede eller forbundet med Webex Edge for enheder.

  • Sørg for, at Tillad Control Hub at administrere konfigurationer er aktiveret, hvis enheden er knyttet til Edge for Devices.

  • Skrivebordsserie: Reservation uden for værelset er tilgængelig for delte enheder, der er cloud-registrerede. Hot-desking kan ikke være aktiveret på enheden.

  • Du kan ikke aktivere værelsesbooking, mens enheden er i et opkald.

For at aktivere værelsesreservation skal du sørge for at følge disse trin i følgende rækkefølge:

  • Konfigurer hybridkalender

  • Konfigurer planlægningskonto

  • Konfigurer enheder med kalender i Control Hub

Det er også muligt at aktivere lokale værelsesbookinger uden den Webex kalender. Se denne artikel for at få flere oplysninger.

Konfigurer hybridkalender

Hvis du vil aktivere rumbestilling, skal du konfigurere en hybridkalender for din organisation. Du kan konfigurere den til Microsoft Exchange, Microsoft 365 eller Google Calendar.

Se Installationsvejledning til Cisco Webex-hybridkalendertjeneste for at konfigurere hybridkalender.

Hvis mødetidsplaner ikke er aktiveret for hybridkalendertjenesten, og de eneste inviterede, der er aktiveret for tjenesten, er lokale ressourcer, skal du sikre, at Exchange ikke har en politik, der automatisk kan slette møde kommentarer. Angiv Slet kommentarer til falsk

Microsoft Exchange: Konfigurer planlægningskonto

Det er nødvendigt at konfigurere en planlægningskonto for at tillade, at rumenheder kan planlægge møder.

Planlægningskontoen bruges som mødearrangør for alle møder, der bookes fra RoomOS-enheder. Denne konto bestiller rummet, sådan som en bruger normalt ville gøre det. Ved at bestille møder fra planlægningskontoen og invitere til et rum overholdes rumpolitikker i kalendersystemet. Kontrollér, at du har angivet en gyldig e-mailadresse, der har tilladelser til bestille rummene, for hvilke du gerne vil aktivere rumbestilling.

Da denne konto bruges til at bestille møder for alle rum for en angiven Exchange-konfiguration, er det vigtigt at sikre, at dens postkasse jævnligt ryddes. Denne oprydning er nødvendig for at undgå at overskride Exchange-grænserne. Hvis Exchange allerede er konfigureret med en passende opbevaringspolitik, skal du kontrollere, at den gælder for denne konto. Hvis det ikke er tilfældet, skal du konfigurere postkassen, så alle standardmapper (e-mails, sendt post og møder) automatisk slettes efter et antal dage. Oprydningen sikrer, at firmaet kan blive ved med at planlægge møder på vegne af lokaleenhederne.

Marker følgende ressourcer for Exchange:

1

Log på Expressway-webgrænsefladen.

2

Gå til Programmer > Hybrid-tjenester > Kalendertjeneste > Microsoft Exchange-konfiguration.

3

Under Planlægning skal du angive en gyldig e-mailadresse til planlægningskonto, der bruges til at bestille dine møderum.

Microsoft 365: Konfigurer planlægningskonto

Det er nødvendigt at konfigurere en planlægningskonto for at tillade, at rumenheder kan planlægge møder.

Planlægningskontoen bruges som mødearrangør for alle møder, der bookes fra RoomOS-enheder. Denne konto bestiller rummet, sådan som en bruger normalt ville gøre det. Ved at bestille møder fra planlægningskontoen og invitere til et rum overholdes rumpolitikker i kalendersystemet. Kontrollér, at du har angivet en gyldig e-mailadresse, der har tilladelser til bestille rummene, for hvilke du gerne vil aktivere rumbestilling.

Konfigurer planlægningskontoen til Microsoft 365 fra Control Hub. Gå til kundevisning på https://admin.webex.com, og gå til Hybrid. Klik på Rediger indstillinger i hybridkalenderkortet for Microsoft 365.

Markér afkrydsningsfeltet for at tillade, at arbejdsområder planlægger møder. Angiv en gyldig e-mailadresse for planlægningskontoen.

E-maildomænet skal bekræftes eller gøres krav på i Control Hub for at konfigurere en planlægningskonto.

Google Kalender: Konfigurer planlægningskonto

Det er nødvendigt at konfigurere en planlægningskonto for at tillade, at rumenheder kan planlægge møder.

Planlægningskontoen bruges som mødearrangør for alle møder, der bookes fra RoomOS-enheder. Denne konto bestiller rummet, sådan som en bruger normalt ville gøre det. Ved at bestille møder fra planlægningskontoen og invitere til et rum overholdes rumpolitikker i kalendersystemet. Kontrollér, at du har angivet en gyldig e-mailadresse, der har tilladelser til bestille rummene, for hvilke du gerne vil aktivere rumbestilling.

Konfigurer planlægningskontoen for Google Calendar fra Control hub. Gå til kundevisning på https://admin.webex.com, og gå til Hybrid. Klik på Rediger indstillinger i hybridkalenderkortet for Google.

Marker afkrydsningsfelterne for at tillade din organisation at bruge kalenderressourcer og for at tillade, at arbejdsområder planlægger møder. Kontrollér, at du har konfigureret en ACL-konto, og angiv e-mailen for den pågældende konto.

Aktivér lokalebooking fra Control Hub

Før du aktiverer rumbestilling, skal du kontrollere, at en OBTP (One Button to Push) er aktiveret for disse enheder. Hvis du ønsker, at personerne i din organisation skal bruge stemmekommandoer til rumbestilling og andre enhedskontrolenheder, skal du aktivere Webex Assistant.

Kontrollér, at kalenderen er aktiveret for de arbejdsområder, for hvilke du aktiverer rumbestilling.

1

Gå til kundevisning på admin.webex.com, og gå til Arbejdsområder. Vælg de arbejdsområder, du vil konfigurere fra arbejdsområdelisten, og klik på Rediger.

2

Hvis du vil aktivere reservation på værelset for et arbejdsområde, skal du klikke på arbejdsområdet og markere afkrydsningsfeltet Ad hoc-reservation i afsnittet Planlægning.

Aktivér forudbestilling

Bookinger AdhocBooking BookAhead aktiveret: <Sand, Falsk> (Standard:Falsk)

Book Ahead giver brugerne mulighed for at planlægge delte områder til fremtidige tidspunkter. Tidligere kunne delte rum kun bookes til øjeblikkelig brug, hvor starttidspunktet er det aktuelle tidspunkt. Med Book Ahead kan brugerne nu booke værelser til tidspunkter senere på dagen, selvom boligen i øjeblikket er reserveret, via en controller, tavle eller planlægger.

.

Book i forvejen OFF

Book i forvejen ON

Størrelsen på tidsintervallet til planlægning af reservationer kan konfigureres, så der tages højde for intervaller på 15, 30 eller 60 minutter. Størrelsen på tidsintervallet henviser til de forudbestemte intervaller, hvormed du kan vælge start- eller sluttidspunktet for en reservation

UserInterface Bookings AdhocBooking TimeSlotSize: <15, 30, 60> (Standard:30)

15-minutters tidsintervaller

30-minutters tidsintervaller

Derudover viser kalenderen nu tilgængelige slots og viser brugerne de tidsintervaller, hvor en plads kan bookes på forhånd. Disse slots giver brugerne mulighed for nemt at identificere åbne tidsslots og planlægge møder på forhånd for de angivne tidsintervaller. Når du har valgt en slot, kan tiden justeres, hvis det er nødvendigt.

Scheduler lokalekalender

Kalender for controllerrum

Aktivér ind- og udtjekning

En betydelig procentdel af møder resulterer i spøgelsesmøder, hvilket betyder, at ingen dukker op, og møderessourcerne spildes under bookingen. Aktivering af indstillingen Tjek ind hjælper med at afhjælpe dette problem. Brugerne kan checke ind på deres booking, når de ankommer til mødelokalet, som bekræfter bookingen. Hvis ingen ankommer til bookingen, frigøres mødelokalet, og andre kan booke det gratis mødelokale.

Check ind og ud er tilgængelig på delte reserverbare enheder og enkeltstående Room Navigator.

Når den er aktiveret, vises en indtjekningsknap på berøringspanelet indvendigt og udvendigt. Knappen Tjek ud vises på det indvendige rum for parrede berøringspaneler. For en enkeltstående Room Navigator vises udtjekningsknapperne også på panelet uden for rummet. Hvis der er booket et møde, der kan deltage (OBTP), er indtjekningsknappen kun synlig uden for lokalet.

Fra 5 minutter før en reservation vises en check-in-knap på berøringspanelerne udenfor og på værelset.

En bruger har 10 minutter fra starttidspunktet for en reservation til at tjekke ind. Hvis ingen tjekker ind i løbet af de 10 minutter, manuelt eller automatisk, frigives lokalet automatisk. 30 sekunder før afslutningen af check-in-vinduet vises en 30-sekunders nedtællingsadvarsel om automatisk udløsning af rum på berøringspanelet. Check-in-vinduet kan konfigureres.

Når et lokale checkes ind, og et opkald afsluttes, vises en advarsel, der minder brugeren om at tjekke ud, hvis de ønsker det. Hvis brugeren annullerer nedtællingen eller ignorerer advarslen, tjekkes lokalet ud. Hvis en bruger kan forlænge en reservation, forbliver lokaleenheden checket ind, så længe reservationen forlænges.

Når en booking har nået de sidste 5 minutter af den planlagte tid, og der er et back-to-back-møde, vises en meddelelse, der informerer brugeren om, at reservationen snart slutter.

Når bookingen er frigivet, sendes en notifikation til værten for at informere dem om den annullerede booking.

Automatisk check-in

Automatisk check-in starter 4 minutter efter reservationen er startet.

Lokaleenheden tjekker automatisk ind for:

  • Ad hoc bookinger

  • Oprette forbindelse til et opkald

  • Del session startet (kablet til trådløs)

  • Antal personer er 1 eller flere (Antal personer betragtes som 1 eller flere efter 1 minuts sammenhængende rum i os.)

Manuel check-in

En bruger kan manuelt vælge at checke ind ved at trykke på indtjekningsknappen.

Konfigurer ind- og udtjekning

Aktivér for at lade brugeren tjekke ind i de lokaler, de har reserveret for at bekræfte, at lokalet er i brug. Hvis brugeren ikke tjekker ind, manuelt eller automatisk, frigives værelsesreservationen, og arrangøren får en e-mail, der informerer om annulleringen.

Fra 5 minutter før en reservation vises en indtjekningsknap på berøringspanelerne uden for rummet og på værelset, og den forbliver der i den varighed, der er indstillet med Bookings CheckIn WindowDuration.

Check-in for bookinger aktiveret: <Sand/Falsk>

Standard: Falsk

Check-in-vinduet er det tidspunkt, hvor indtjekningsmuligheden er tilgængelig på berøringspanelet. Varigheden af indtjekningsvinduet kan angives til 5, 10, 15, 20, 30 eller 60 minutter. 

Bookinger CheckIn WindowVarighed: <5, 10, 15, 20, 30, 60>

Standard: 10

Konfigurer, om udtjekningsknappen skal vises uden for og inde i rummet, inde i rummet eller slet ikke.

Bookinger tilladerAfvis: <Alle, Kun inde, Ingen>

Standard: Alle