Pentru a activa rezervarea sălii, asigurați-vă că urmați acești pași în următoarea ordine:

1. Configurați calendarul hibrid.

2. Configurați contul de planificare.

3. Configurați dispozitivele cu calendarul în Control Hub.

Pentru a activa rezervarea camerei, trebuie să configurați calendarul hibrid pentru organizația dvs. Îl puteți configura pentru Microsoft Exchange, Microsoft 365 sau Google Calendar.

Consultați Ghidul de implementare pentru calendarul hibrid.

Este necesar să configurați un cont de planificare pentru a permite dispozitivelor de cameră să planifice întâlniri.

Contul de planificare este utilizat ca organizator de întâlniri pentru toate întâlnirile rezervate de pe dispozitivele RoomOS. Acest cont rezervă sala în același fel în care o face un utilizator, de obicei. Rezervând întâlniri din contul de planificare și invitând o sală, politicile sălii din sistemul de calendar sunt respectate. Asigurați-vă că ați introdus o adresă de e-mail validă, care are permisiuni pentru rezervarea sălilor pentru care veți activa opțiunea Rezervare sală.

Pentru a configura contul de planificare pentru Microsoft 365 din Control Hub:

1. conectați-vă la Control Hub, apoi accesați Services > Hybrid.
2. Pe fișa Calendar hibrid pentru Microsoft 365, faceți clic pe Editare setări.
3. Bifați caseta pentru a permite spațiilor de lucru să programeze întâlniri.
4. Introduceți o adresă de e-mail validă pentru contul de planificare.

Domeniul de e-mail trebuie să fie verificat sau revendicat în Control Hub pentru a configura un cont de planificare.

Este necesar să configurați un cont de planificare pentru a permite dispozitivelor de cameră să planifice întâlniri.

Contul de planificare este utilizat ca organizator de întâlniri pentru toate întâlnirile rezervate de pe dispozitivele RoomOS. Acest cont rezervă sala în același fel în care o face un utilizator, de obicei. Rezervând întâlniri din contul de planificare și invitând o sală, politicile sălii din sistemul de calendar sunt respectate. Asigurați-vă că ați introdus o adresă de e-mail validă, care are permisiuni pentru rezervarea sălilor pentru care veți activa opțiunea Rezervare sală.

Pentru a configura contul de planificare pentru Google Calendar din Control Hub:

1. conectați-vă la Control Hub, apoi accesați Services > Hybrid.
2. Pe cardul Calendar hibrid pentru Google, dați clic pe Editați setările.
3. Bifați casetele pentru a permite organizației dvs. să utilizeze resursele calendarului și pentru a permite spațiilor de lucru să planifice întâlniri.
4. Asigurați-vă că ați configurat un cont ACL și introduceți adresa de e-mail pentru acel cont.

Dimensiunea intervalului orar pentru programarea rezervărilor poate fi configurată, permițând intervale de 15, 30 sau 60 de minute. Dimensiunea intervalului orar se referă la intervalele predeterminate la care puteți selecta ora de început sau de sfârșit a unei rezervări

UserInterface Bookings AdhocBooking TimeSlotSize: <15, 30, 60> (implicit:30)

În plus, calendarul afișează acum intervalele disponibile, arătând utilizatorilor intervalele de timp în care un spațiu poate fi rezervat înainte. Aceste sloturi permit utilizatorilor să identifice cu ușurință intervalele orare deschise și să programeze întâlniri în avans pentru intervalele de timp desemnate. După selectarea unui slot, timpul poate fi ajustat dacă este necesar.

Un procent semnificativ de întâlniri au ca rezultat întâlniri fantomă, ceea ce înseamnă că nimeni nu apare și resursele întâlnirii sunt irosite în timpul rezervării. Activarea opțiunii Check-in ajută la atenuarea acestei probleme. Utilizatorii pot face check-in la rezervarea lor atunci când ajung în sala de ședințe care confirmă rezervarea. Dacă nimeni nu sosește pentru rezervare, sala de ședințe este eliberată, iar alții pot rezerva sala de ședințe gratuită.

Check-in-ul și check-out sunt disponibile pe dispozitivele partajate care se pot rezerva și pe Room Navigator independent.

Când este activată, pe panoul tactil din interiorul și exteriorul camerei apare un buton de check-in. În camera interioară apare un buton de check-out pentru panourile tactile asociate. Pentru un Room Navigator independent, butoanele de extragere apar și pe panoul din exteriorul camerei. Dacă a fost rezervată o întâlnire care se poate alătura (OBTP), butonul de check-in este vizibil numai în afara sălii.

Începând cu 5 minute înainte de rezervare, un buton de check-in apare pe panourile tactile din afara camerei și din cameră.

Un utilizator are la dispoziție 10 minute de la ora de începere a unei rezervări pentru a face check-in. Dacă nimeni nu face check-in în timpul celor 10 minute, manual sau automat, camera este eliberată automat. Cu 30 de secunde înainte de sfârșitul ferestrei de check-in, pe panoul tactil apare o alertă de eliberare automată a numărătorii inverse de 30 de secunde. Fereastra de check-in este configurabilă.

Când o cameră este înregistrată și un apel se termină, apare o alertă care îi reamintește utilizatorului să verifice dacă dorește. Dacă utilizatorul anulează numărătoarea inversă sau ignoră alerta, camera este verificată. Dacă un utilizator poate prelungi o rezervare, dispozitivul de cameră rămâne înregistrat pentru perioada în care rezervarea este prelungită.

Când o rezervare a ajuns la ultimele 5 minute ale orei programate și există o întâlnire spate-în-spate, apare o notificare care informează utilizatorul că rezervarea se va încheia în curând.

Odată ce rezervarea este eliberată, o notificare este trimisă gazdei pentru a o informa despre rezervarea anulată.

Check-in automat

Check-in-ul automat începe la 4 minute după începerea rezervării.

Dispozitivul de cameră va face check-in automat pentru:

• Rezervări ad-hoc

• Alăturarea la un apel

• A început sesiunea de partajare (prin cablu la wireless)

• Numărul de persoane este 1 sau mai mult (Numărul de persoane este considerat 1 sau mai mult după 1 minut de spațiu continuu în noi.)

Check-in manual

Un utilizator poate selecta manual să facă check-in atingând butonul de check-in.

Configurați check-in și check-out

Activați pentru a permite utilizatorului să facă check-in în camerele pe care le-a rezervat pentru a confirma că camera este în uz. Dacă utilizatorul nu face check-in, manual sau automat, rezervarea camerei este eliberată și organizatorul primește un e-mail care informează despre anulare.

Începând cu 5 minute înainte de o rezervare, un buton de check-in apare pe panourile tactile din afara camerei și din cameră și rămâne acolo pe durata setată cu Bookings CheckIn WindowDuration.

Bookings CheckIn activat: <True/False>

Implicit: False

Fereastra de check-in este ora la care opțiunea de check-in este disponibilă pe panoul tactil. Durata ferestrei de check-in poate fi specificată la 5, 10, 15, 20, 30 sau 60 de minute.

Fereastra de checkin pentru rezervăriDurata: <5, 10, 15, 20, 30, 60>

Implicit: 10

Configurați dacă butonul de check-out este afișat în afara și în interiorul camerei, în interiorul camerei sau deloc.

Bookings AllowDecline: <Toate, InsideOnly, Niciuna>

Implicit: Toate

Asistența pre-rezervare pentru hot desking permite hot desking-ul ca o caracteristică a calendarului. Acest lucru permite unui utilizator să rezerve un spațiu fierbinte de birou înainte de a intra în birou, utilizând o soluție de rezervare a biroului, cum ar fi Cisco Spaces, un serviciu de rezervare terță parte sau calendarul hibrid al spațiului de lucru, cum ar fi Outlook sau Gmail.

Calendar hibrid

Calendarul hibrid al spațiului de lucru poate fi utilizat pentru a rezerva birouri sau camere liniștite, cum ar fi sălile de conferințe, și se integrează perfect cu dispozitivele RoomOS.

Dacă organizația utilizează un calendar hibrid, puteți configura o cameră liniștită cu un dispozitiv activat pentru hot desking. Utilizatorii pot rezerva apoi dispozitivul prin Outlook și, dacă rezervarea ad-hoc este activată, se pot conecta ad-hoc și îl pot rezerva direct pe dispozitiv. Rezervarea se va sincroniza automat cu Exchange/Office 365 sau Google Calendar.

Când un utilizator merge și rezervă un dispozitiv ad-hoc, rezervarea este asociată contului său și rezervă camera. În calendarul utilizatorului, starea acestuia va apărea ca "Gratuit" pe durata rezervării la biroul fierbinte. Pentru a rezerva de la distanță un spațiu cu calendar hibrid, un utilizator poate adăuga pur și simplu spațiul de lucru la rezervarea sa ca invitat.

Utilizatorii pot scana codul QR folosind telefonul mobil pentru a confirma rezervarea și pentru a se conecta la dispozitivul de hot desking pre-rezervat.

Dispozitivul de hot desking va afișa întâlnirile personale din calendar ale utilizatorului atunci când este conectat:

Doar utilizatorul care a rezervat spațiul are voie să se autentifice, deoarece accesul este verificat prin potrivirea adresei de e-mail a organizatorului.

Pentru rezervările walk-up, utilizatorii au opțiunea de a se conecta ad-hoc și de a rezerva dispozitivul.

Rezervarea ad-hoc poate fi dezactivată pentru a preveni deplasările. Atunci când nimeni nu a rezervat dispozitivul și rezervarea ad-hoc este dezactivată, utilizatorul primește un mesaj pentru a rezerva dispozitivul în avans.

Rezervare locală

Permite crearea rezervărilor direct în calendarul dispozitivului. În cazul în care calendarul hibrid nu este activat pentru un spațiu de lucru, vor fi utilizate în schimb rezervările locale.

Când rezervarea ad-hoc este activată, utilizatorii se pot conecta pe dispozitiv și pot rezerva direct. Aceste rezervări sunt stocate local pe dispozitiv. Dacă rezervarea ad-hoc este dezactivată pentru a preveni accesarea, trebuie utilizată fie Cisco Spaces, fie o soluție de rezervare terță parte pentru a rezerva spațiul.

Cisco Spații

Cisco Spaces oferă o soluție de rezervare la birou care acceptă rezervarea prealabilă prin intermediul telefonului mobil și se integrează perfect cu dispozitivele RoomOS.

Pentru mai multe informații despre spațiile de lucru Cisco, consultați https://spaces.cisco.com/smart-workspaces/

Servicii de rezervare oferite de terți

RoomOS oferă xAPI-uri extinse pentru pre-rezervare la distanță, permițând serviciilor de rezervare terță parte să se integreze cu dispozitivele prin integrări ale spațiului de lucru.

Pentru mai multe informații, consultați https://developer.webex.com/docs/workspace-integrations