Pour activer la réservation de chambres, veillez à suivre ces étapes dans l'ordre suivant :

1. Configurez le calendrier hybride.

2. Configurez le compte de planification.

3. Configurez les appareils avec le calendrier dans Control Hub.

Pour activer la réservation de chambres, vous devez configurer le calendrier hybride pour votre organisation. Vous pouvez le configurer pour Microsoft Exchange Microsoft 365 ou Google Agenda.

Consultez le guide de déploiement du calendrier hybride.

Il est nécessaire de configurer un compte de planification pour permettre aux appareils de la salle de planifier des réunions.

Le compte de planification est utilisé comme organisateur de réunions pour toutes les réunions réservées depuis des appareils RoomOS. Ce compte réserve la chambre comme le fait normalement un utilisateur. En réservant des réunions depuis le compte de planification et en invitant une salle, les politiques relatives aux chambres du système de calendrier sont respectées. Assurez-vous d'avoir saisi une adresse e-mail valide qui est autorisée à réserver les chambres pour lesquelles vous allez activer la réservation de chambres.

Pour configurer le compte de planification pour Microsoft 365 depuis Control Hub :

1. Connectez-vous à Control Hub, puis allez dans Services > Hybrid.
2. Sur la carte Calendrier hybride pour Microsoft 365, cliquez sur Modifier les paramètres.
3. Cochez la case pour autoriser les espaces de travail à planifier des réunions.
4. Entrez une adresse e-mail valide pour le compte de planification.

Le domaine de messagerie doit être vérifié ou revendiqué dans Control Hub pour configurer un compte de planification.

Il est nécessaire de configurer un compte de planification pour permettre aux appareils de la salle de planifier des réunions.

Le compte de planification est utilisé comme organisateur de réunions pour toutes les réunions réservées depuis des appareils RoomOS. Ce compte réserve la chambre comme le fait normalement un utilisateur. En réservant des réunions depuis le compte de planification et en invitant une salle, les politiques relatives aux chambres du système de calendrier sont respectées. Assurez-vous d'avoir saisi une adresse e-mail valide qui est autorisée à réserver les chambres pour lesquelles vous allez activer la réservation de chambres.

Pour configurer le compte de planification pour Google Agenda depuis Control Hub :

1. Connectez-vous à Control Hub, puis allez dans Services > Hybrid.
2. Sur la carte de calendrier hybride pour Google, cliquez sur Modifier les paramètres.
3. Cochez les cases pour permettre à votre organisation d'utiliser les ressources du calendrier et pour autoriser les espaces de travail à planifier des réunions.
4. Assurez-vous d'avoir configuré un compte ACL et saisissez l'adresse e-mail de ce compte.

La taille du créneau horaire pour la planification des réservations peut être configurée, avec des intervalles de 15, 30 ou 60 minutes. La taille du créneau horaire fait référence à des intervalles prédéterminés auxquels vous pouvez sélectionner l'heure de début ou de fin d'une réservation

UserInterface Bookings AdhocBooking TimeSlotSize: <15, 30, 60> (Default:30)

De plus, le calendrier affiche désormais les créneaux disponibles, indiquant aux utilisateurs les intervalles de temps pendant lesquels une place peut être réservée à l'avance. Ces créneaux permettent aux utilisateurs d' identifier facilement les créneaux horaires ouverts et de planifier des réunions à l'avance aux intervalles de temps impartis. Après avoir sélectionné un créneau, l'heure peut être ajustée si nécessaire.

Un pourcentage important des réunions se solde par des réunions fantômes, ce qui signifie que personne ne se présente et que les ressources nécessaires aux réunions sont gaspillées lors de la réservation. L'activation de l'option d'enregistrement permet d'atténuer ce problème. Les utilisateurs peuvent enregistrer leur réservation à leur arrivée dans la salle de réunion, ce qui confirme la réservation. Si personne ne se présente pour la réservation, la salle de réunion est libérée et les autres peuvent réserver la salle de réunion gratuitement.

L'enregistrement et le départ sont disponibles sur des appareils à réserver partagés et de manière autonomeRoom Navigator.

Lorsque cette option est activée, un bouton d'enregistrement apparaît sur les écrans tactiles intérieurs et extérieurs de la pièce. Un bouton de paiement apparaît à l'intérieur de la pièce pour les écrans tactiles jumelés. Pour une utilisation autonomeRoom Navigator, les boutons de paiement apparaissent également sur le panneau extérieur. Si une réunion joignable a été réservée (OBTP), le bouton d'enregistrement n'est visible qu'en dehors de la salle.

À partir de 5 minutes avant la réservation, un bouton d'enregistrement apparaît sur les écrans tactiles de la chambre et de l'extérieur.

Un utilisateur dispose de 10 minutes à compter de l'heure de début de la réservation pour s'enregistrer. Si personne ne s'enregistre pendant les 10 minutes, manuellement ou automatiquement, la chambre est automatiquement libérée. 30 secondes avant la fin de la fenêtre d'enregistrement, un compte à rebours de 30 secondes s'affiche automatiquement sur l'écran tactile. La fenêtre d'enregistrement est configurable.

Lorsqu'une chambre est enregistrée et qu'un appel prend fin (au moins cinq minutes après le début de la réunion), une alerte apparaît pour rappeler à l'utilisateur de partir s'il le souhaite. Si l' utilisateur annule ou ignore l'alerte, la chambre est réservée. Si un utilisateur prolonge une réservation, l'appareil de la chambre reste enregistré tant que la réservation est prolongée.

Lorsqu'une réservation atteint les 5 dernières minutes de l'heure prévue et qu'il y a un rendez-vous consécutif, une notification apparaît pour informer l'utilisateur que la réservation va bientôt se terminer.

Une fois la réservation validée, une notification est envoyée à l'hôte pour l'informer de l'annulation de la réservation.

Enregistrement automatique

L'enregistrement automatique commence 4 minutes après le début de la réservation.

L'appareil de la chambre s'enregistre automatiquement pour :

• Réservations ad hoc

• Rejoindre un appel

• Session de partage démarrée (filaire vers sans fil)

• Le nombre de personnes est de 1 ou plus (le nombre de personnes est considéré comme 1 ou plus après 1 minute de chambre continue chez nous.)

Enregistrement manuel

Un utilisateur peut choisir de s'enregistrer manuellement en appuyant sur le bouton d'enregistrement.

Configurer l'enregistrement et le départ

Activez cette option pour permettre à l'utilisateur de s'enregistrer dans les chambres qu'il a réservées pour confirmer qu'elle est utilisée. Si l'utilisateur ne s'enregistre pas, manuellement ou automatiquement, la réservation de la chambre est annulée et l'organisateur reçoit un e-mail l'informant de l'annulation.

À partir de 5 minutes avant la réservation, un bouton d'enregistrement apparaît sur les écrans tactiles de la chambre et de la chambre et il y reste pendant la durée définie dans Bookings CheckIn WindowDuration.

Bookings CheckIn Enabled: <True/False>

Par défaut : False

La fenêtre d'enregistrement est l'heure à laquelle l'option d'enregistrement est disponible sur l'écran tactile. La durée de la fenêtre d'enregistrement peut être spécifiée sur 5, 10, 15, 20, 30 ou 60 minutes.

Bookings CheckIn WindowDuration: <5, 10, 15, 20, 30, 60>

Par défaut : 10

Configurez si le bouton de paiement s'affiche à l'extérieur et à l'intérieur de la pièce, à l'intérieur de la pièce ou pas du tout.

Bookings AllowDecline: <All, InsideOnly, None>

Par défaut : Tout

L'assistance à la pré-réservation pour le hot desking permet de faire du hot desking une fonction de calendrier. Cela permet à un utilisateur de réserver un espace de bureau partagé avant d'entrer dans le bureau, en utilisant une solution de réservation de bureau telle que Cisco Spaces, un service de réservation tiers, ou le calendrier hybride de l'espace de travail tel qu'Outlook ou Gmail.

Calendrier hybride

Le calendrier hybride Workspace peut être utilisé pour réserver des bureaux ou des pièces calmes, comme des salles de conférence , et s'intègre parfaitement aux appareils RoomOS.

Si votre organisation utilise un calendrier hybride, vous pouvez configurer une pièce calme avec un appareil compatible avec le hot desk. Les utilisateurs peuvent ensuite réserver l'appareil via Outlook, et si la réservation ad hoc est activée, ils peuvent se connecter ad hoc et le réserver directement sur l'appareil. La réservation sera automatiquement synchronisée avec Exchange/Office 365 ou Google Agenda.

Lorsqu'un utilisateur se présente et réserve un appareil ad hoc, la réservation est associée à son compte et réserve la chambre. Sur le calendrier de l'utilisateur, son statut apparaîtra comme « Gratuit » pendant toute la durée de la réservation au hot desk. Pour réserver un espace à distance avec un calendrier hybride, un utilisateur peut simplement ajouter l'espace de travail à sa réservation en tant qu'invité.

Les utilisateurs peuvent scanner le code QR à l'aide de leur téléphone portable pour confirmer la réservation et se connecter au hot desking pré-réservé.

Le hot desking affiche le calendrier de réunions personnel de l'utilisateur lorsqu'il est connecté :

Seul l'utilisateur qui a réservé l'espace est autorisé à se connecter, car l'accès est vérifié en faisant correspondre l'adresse e-mail de l'organisateur.

Pour les réservations sans rendez-vous, les utilisateurs ont la possibilité de se connecter de manière ad hoc et de réserver l'appareil.

Les réservations ad hoc peuvent être désactivées pour éviter les visites. Lorsque personne n'a réservé l'appareil et que la réservation ad hoc est désactivée, l'utilisateur reçoit un message l'invitant à réserver l'appareil à l'avance.

Réservation locale

Permet de créer des réservations directement sur le calendrier de l'appareil. Si le calendrier hybride n' est pas activé pour un espace de travail, les réservations locales seront utilisées à la place.

Lorsque la réservation ad hoc est activée, les utilisateurs peuvent se connecter sur leur appareil et réserver directement. Ces réservations sont enregistrées localement sur l'appareil. Si la réservation ad hoc est désactivée pour empêcher les visites sans rendez-vous, Cisco Spaces ou une solution de réservation tierce doit être utilisée pour réserver l'espace.

Cisco Spaces

Cisco Spaces propose une solution de réservation de bureau qui permet de réserver à l'avance sur mobile et qui s'intègre parfaitement aux appareils RoomOS.

Pour plus d'informations sur les espaces de travail Cisco, rendez-vous sur https://spaces.cisco.com/smart-workspaces/

Services de réservation tiers

RoomOS propose de nombreux xAPI pour la pré-réservation à distance, permettant à des services de réservation tiers de s'intégrer aux appareils via l'intégration de l'espace de travail.

Pour plus d'informations, rendez-vous sur https://developer.webex.com/docs/workspace-integrations