• Serie bestuur en bureau: het reserveren van kamers is alleen beschikbaar voor gedeelde apparaten die in de cloud zijn geregistreerd of die zijn gekoppeld aan Webex Edge voor apparaten.

  • Zorg ervoor dat Control Hub toestaan om configuraties te beheren is ingeschakeld als het apparaat is gekoppeld aan Edge voor apparaten.

  • Bureauserie: Reserveren voor buitenruimtes is beschikbaar voor gedeelde apparaten die in de cloud zijn geregistreerd. Hot Desking kan niet zijn ingeschakeld voor het apparaat.

  • U kunt het reserveren van een kamer niet inschakelen terwijl het toestel in gesprek is.

Om Room Booking in te schakelen, voert u de volgende stappen uit in de volgende volgorde:

  • Hybride-agenda configureren

  • Configureer het planningsaccount

  • Configureer apparaten met kalender in Control Hub

Het is ook mogelijk om lokale kamers te reserveren zonder de Webex kalender. Zie dit artikel voor meer informatie.

Hybride-agenda configureren

Om ruimteboeking mogelijk te maken, moet u Hybride-agenda configureren voor uw organisatie. U kunt Microsoft Exchange, Microsoft 365 of Google Agenda configureren.

Zie de Implementatiehandleiding voor Cisco Webex hybride agendaservice voor informatie over het configureren van een Hybride-agenda.

Als er geen vergaderplanners zijn ingeschakeld voor de service voor hybride agenda en de enige genodigden die voor de service zijn ingeschakeld ruimtebronnen zijn, moet u ervoor zorgen dat Exchange geen beleid heeft voor het automatisch verwijderen van opmerkingen van vergaderingen. Stel Opmerkingen verwijderen in op Onwaar

Microsoft Exchange: planningsaccount configureren

U moet een planningsaccount configureren om ruimte-apparaten toe te staan vergaderingen te plannen.

Het planningsaccount wordt gebruikt als organisator van alle vergaderingen die vanaf RoomOS-apparaten zijn geboekt. Dit account boekt de ruimte op dezelfde manier als een gebruiker dit normaal gesproken doet. Door vergaderingen te reserveren vanuit het planningsaccount en een ruimte uit te nodigen, worden de beleidsregels van de ruimte in het kalendersysteem gerespecteerd. Zorg ervoor dat u een geldig e-mailadres hebt ingevoerd dat machtigingen heeft om de ruimtes te boeken waarvoor u ruimteboeking inschakelt.

Aangezien dit account wordt gebruikt om vergaderingen te boeken voor alle ruimtes voor een bepaalde Exchange-configuratie, is het van belang dat u ervoor zorgt dat het postvak ervan regelmatig wordt opgeschoond. Het opschonen is nodig om te voorkomen dat de Exchange-limieten worden overschreden. Als uw Exchange al is ingesteld met een passend bewaarbeleid, zorg er dan voor dat dit van toepassing is op dit account. Als dat niet het geval is, moet u het postvak zo configureren dat alle standaardmappen (e-mailberichten, verzonden items en vergaderingen) automatisch na een aantal dagen worden verwijderd. De opschoonfuncties zorgen ervoor dat in het account vergaderingen kunnen worden bewaard ten behoeve van de ruimteapparaten.

Raadpleeg de volgende bronnen voor Exchange:

1

Log in op de Expressway-webinterface.

2

Ga naar Toepassingen > Hybrideservices > Agendaservice > Microsoft Exchange-configuratie.

3

Voer onder Planning een geldig e-mailadres voor het planningsaccount in dat wordt gebruikt om uw vergaderruimten te boeken.

Microsoft 365: planningsaccount configureren

U moet een planningsaccount configureren om ruimte-apparaten toe te staan vergaderingen te plannen.

Het planningsaccount wordt gebruikt als organisator van alle vergaderingen die vanaf RoomOS-apparaten zijn geboekt. Dit account boekt de ruimte op dezelfde manier als een gebruiker dit normaal gesproken doet. Door vergaderingen te reserveren vanuit het planningsaccount en een ruimte uit te nodigen, worden de beleidsregels van de ruimte in het kalendersysteem gerespecteerd. Zorg ervoor dat u een geldig e-mailadres hebt ingevoerd dat machtigingen heeft om de ruimtes te boeken waarvoor u ruimteboeking inschakelt.

Configureer de planningsaccount voor Microsoft 365 via Control Hub. Ga in de klantweergave in https://admin.webex.com naar Hybrid. Klik in de hybride kalender kaart voor Microsoft 365 op Instellingen bewerken.

Schakel het selectievakje in om werkruimten toe te staan vergaderingen te plannen. Voer een geldig e-mailadres in voor het planningsaccount.

Het e-maildomein moet in Control Hub worden geverifieerd of geclaimd om een planningsaccount te configureren.

Google Agenda: planningsaccount configureren

U moet een planningsaccount configureren om ruimte-apparaten toe te staan vergaderingen te plannen.

Het planningsaccount wordt gebruikt als organisator van alle vergaderingen die vanaf RoomOS-apparaten zijn geboekt. Dit account boekt de ruimte op dezelfde manier als een gebruiker dit normaal gesproken doet. Door vergaderingen te reserveren vanuit het planningsaccount en een ruimte uit te nodigen, worden de beleidsregels van de ruimte in het kalendersysteem gerespecteerd. Zorg ervoor dat u een geldig e-mailadres hebt ingevoerd dat machtigingen heeft om de ruimtes te boeken waarvoor u ruimteboeking inschakelt.

Configureer het planningsaccount voor Google Agenda vanuit Control Hub. Ga in de klantweergave in https://admin.webex.com naar Hybrid. Klik in de hybride kalender kaart voor Google op Instellingen bewerken.

Schakel de selectievakjes in om uw organisatie toe te staan agendabronnen te gebruiken en werkruimten toe te staan vergaderingen te plannen. Zorg ervoor dat u een ACL-account hebt geconfigureerd en voer het e-mailadres voor dit account in.

Gereserveerde kamers via Control Hub inschakelen

Voordat u ruimteboeking inschakelt, moet u controleren of One Button to Push (OBTP) is ingeschakeld voor deze apparaten. Als u wilt dat de personen in uw organisatie gesproken opdrachten gebruiken voor ruimteboeking en andere apparaatbesturing, schakelt u Webex Assistant in.

Controleer of de kalender is ingeschakeld voor de werkruimten waarvoor u de ruimteboeking inschakelt.

1

Ga vanuit de klantweergave op admin.webex.com naar Werkruimten. Selecteer de werkruimten die u wilt configureren in de lijst met werkruimten en klik op Bewerken.

2

Als u Gereserveerde kamers voor een werkruimte wilt inschakelen, klikt u op de werkruimte en in het gedeelte Plannen en markeert u het selectievakje Ad-hoc boeken .

Boek vooruit inschakelen

Reserveringen Ad-hocBoekboekAhead ingeschakeld: <Waar, Onwaar> (standaard:Onwaar)

Met 'Boek vooruit' kunnen gebruikers gedeelde ruimtes plannen voor toekomstige tijden. Eerder konden gedeelde spaties alleen worden gereserveerd voor direct gebruik, waarbij de begintijd het huidige tijdstip is. Nu, met Book Ahead, kunnen gebruikers kamers voor tijdstippen later op de dag reserveren, zelfs als de ruimte op dat moment is gereserveerd via een controller, board of planner.

.

Vooruit boeken UIT

Boek vooruit OP

De grootte van het tijdvak voor het plannen van reserveringen kan worden geconfigureerd met intervallen van 15, 30 of 60 minuten. De grootte van de periode verwijst naar de vooraf bepaalde intervallen waarmee u de begin- en eindtijd van een reservering kunt selecteren.

UserInterface Bookings AdhocBooking TijdSlotSlotSize: <15, 30, 60> (Standaard:30)

Wachttijden van 15 minuten

Wachttijden van 30 minuten

Bovendien worden in de kalender nu de beschikbare sleufen weergegeven, die gebruikers de tijdsintervallen laten zien waarin een plek vooruit kan worden geboekt. Met behulp van deze perioden kunnen gebruikers eenvoudig open tijdsvakken herkennen en vooraf vergaderingen plannen voor de aangewezen tijdsintervallen. Na het selecteren van een sleuf kan de tijd indien nodig worden aangepast.

Agenda van de plannerruimte

Agenda controllerruimte

In- en uitchecken inschakelen

Een significant percentage van de vergaderingen resulteert in ghost meetings, wat betekent dat niemand wordt getoond en de middelen voor de vergadering worden verspild tijdens het boeken. Door de optie Inschakelen in te schakelen wordt dit probleem opgelost. De gebruikers kunnen inchecken bij hun reservering wanneer ze aankomen in de vergaderruimte die de reservering bevestigt. Als er niemand aanwezig is voor het reserveren, wordt de vergaderruimte vrijgegeven en kunnen anderen de vergaderruimte gratis reserveren.

In- en uitchecken is mogelijk op gedeelde boekbare apparaten en de standalone Room Navigator.

Als deze optie is ingeschakeld, wordt een incheckknop weergegeven op het drukpaneel binnen en buiten de ruimte. In de binnenkamer verschijnt de knop Uitchecken voor gekoppelde druktoetsen. Voor de standalone room navigator verschijnen de uitcheckknoppen ook op het paneel voor de buitenruimte. Als een joinable meeting is geboekt (OBTP), is het inchecken alleen zichtbaar buiten in de kamer.

Vanaf 5 minuten voor het reserveren verschijnt een knop voor het inchecken op de drukpanelen buiten en op de kamer.

Een gebruiker heeft 10 minuten vanaf de begintijd van een reservering om in te checken. Als er gedurende de tien minuten niemand binnenkomt, handmatig of automatisch, wordt de ruimte automatisch vrijgegeven. 30 seconden voor het einde van het venster voor het inchecken, wordt op het drukpaneel een melding met automatische aftelmelding van 30 seconden weergegeven. Het venster voor inchecken is configureerbaar.

Wanneer een ruimte is ingecheckt en een gesprek eindigt, wordt een melding weergegeven die de gebruiker eraan herinnerd wordt om uit te checken of hij of zij dat wil. Als de gebruiker het aftellen annuleert of de melding negeert, wordt de ruimte uitgecheckt. Als een gebruiker een reservering kan uitbreiden, blijft het apparaat van de kamer ingecheckt gedurende het moment dat de reservering wordt verlengd.

Wanneer een reservering de laatste 5 minuten van de geplande tijd heeft bereikt en er is een back to back meeting, verschijnt een melding met de mededeling dat de reservering spoedig zal worden beëindigd.

Zodra de reservering is vrijgegeven, wordt een melding naar de host verzonden om hen te informeren over de geannuleerde reservering.

Automatisch inchecken

Automatisch inchecken begint 4 minuten na het maken van de reservering.

Het apparaat van de ruimte wordt automatisch ingecheckt voor:

  • Ad-hocboekingen

  • Samenvoegen tot gesprekken

  • Deelsessie gestart (bedraad naar draadloos)

  • Het aantal mensen is 1 of meer (Het aantal mensen wordt beschouwd als 1 of meer na 1 minuut continue ruimte in ons.)

Handmatige check-in

Een gebruiker kan het inchecken handmatig selecteren door op de knop Inchecken te tikken.

In- en uitchecken configureren

Deze optie biedt de gebruiker de mogelijkheid om in te checken in de kamers die ze hebben geboekt om te bevestigen dat de kamer in gebruik is. Als de gebruiker niet handmatig of automatisch aanmeldt, wordt de kamerreservering vrijgegeven en krijgt de organisator een e-mail over de annulering.

Vanaf 5 minuten voordat u reserveert, verschijnt een knop om in te checken op de druktoetsen buiten de kamer en in de kamer, en dit blijft daar zolang de ingestelde duur met Check-in venstersduration is ingesteld.

Reserveringen streep. Ingeschakeld: <Waar/niet waar>

Standaardwaarde: Onwaar

Het venster Inchecken is het tijdstip waarop de optie Inchecken beschikbaar is op het drukpaneel. De duur van het inchecken in het venster kan worden opgegeven op 5, 10, 15, 20, 30 of 60 minuten. 

ReserveringscheckIn vensterDuur: <5, 10, 15, 20, 30, 60>

Standaard: 10

Configureer of de knop Uitchecken buiten en in de kamer, in de kamer of niet wordt weergegeven.

Reserveringen toestaanDecline: <Alle, InsideOnly, Geen>

Standaardwaarde: Alle