Om Room Booking in te schakelen, voert u de volgende stappen uit in de volgende volgorde:

1. Hybride kalender configureren.

2. Configureer planningsaccount.

3. Configureer apparaten met een agenda in Control Hub.

Om Room Booking in te schakelen, moet u Hybride agenda configureren voor uw organisatie. U kunt dit configureren voor Microsoft Exchange, Microsoft 365 of voor Google Agenda.

Zie de handleiding voor de implementatie van hybride kalenders.

Er moet een planningsaccount worden geconfigureerd zodat apparaten in een ruimte vergaderingen kunnen plannen.

Het planningsaccount wordt gebruikt als organisator van alle vergaderingen die vanaf RoomOS-apparaten zijn geboekt. Dit account boekt de ruimte op dezelfde manier als een gebruiker normaal. Door vergaderingen te boeken via het planningsaccount en een ruimte in te zetten, wordt het roombeleid in het agendasysteem gerespecteerd. Zorg dat je een geldig e-mailadres hebt ingevoerd dat beschikt over de toestemming om kamers te boeken waarvoor je Room Booking(en) wilt activeren.

Ga als volgende te werk om het planningsaccount voor Microsoft 365 vanuit Control Hub te configureren:

1. Meld u aan bij Control Hub en ga naar Services > Hybrid.
2. Klik op de kaart Hybride agenda voor Microsoft 365 op Instellingen bewerken.
3. Schakel dit vakje in als u werkruimtes wilt toestaan vergaderingen te plannen.
4. Voer een geldig e-mailadres in voor de planningsaccount.

Het e-maildomein moet in Control Hub worden geverifieerd of geclaimd om een planningsaccount te configureren.

Er moet een planningsaccount worden geconfigureerd zodat apparaten in een ruimte vergaderingen kunnen plannen.

Het planningsaccount wordt gebruikt als organisator van alle vergaderingen die vanaf RoomOS-apparaten zijn geboekt. Dit account boekt de ruimte op dezelfde manier als een gebruiker normaal. Door vergaderingen te boeken via het planningsaccount en een ruimte in te zetten, wordt het roombeleid in het agendasysteem gerespecteerd. Zorg dat je een geldig e-mailadres hebt ingevoerd dat beschikt over de toestemming om kamers te boeken waarvoor je Room Booking(en) wilt activeren.

Ga als volgende te werk om het planningsaccount voor Google Agenda via Control Hub te configureren:

1. Meld u aan bij Control Hub en ga naar Services > Hybrid.
2. Klik op de kaart Hybride agenda voor Google op Instellingen bewerken.
3. Schakel deze vakjes in om uw organisatie in staat te stellen agendabronnen te gebruiken en werkruimtes in staat te stellen vergaderingen te plannen.
4. Zorg ervoor dat u een ACL-account hebt geconfigureerd en voer de e-mail voor dat account in.

De grootte van het tijdvak voor het plannen van reserveringen kan worden geconfigureerd met intervallen van 15, 30 of 60 minuten. De grootte van de periode verwijst naar de vooraf bepaalde intervallen waarmee u de begin- en eindtijd van een reservering kunt selecteren.

UserInterface Bookings AdhocBooking TijdSlotSlotSize: <15, 30, 60> (Standaard:30)

Bovendien worden in de kalender nu de beschikbare sleufen weergegeven, die gebruikers de tijdsintervallen laten zien waarin een plek vooruit kan worden geboekt. Met behulp van deze perioden kunnen gebruikers eenvoudig open tijdsvakken herkennen en vooraf vergaderingen plannen voor de aangewezen tijdsintervallen. Na het selecteren van een sleuf kan de tijd indien nodig worden aangepast.

Een significant percentage van de vergaderingen resulteert in ghost meetings, wat betekent dat niemand wordt getoond en de middelen voor de vergadering worden verspild tijdens het boeken. Door de optie Inschakelen in te schakelen wordt dit probleem opgelost. De gebruikers kunnen inchecken bij hun reservering wanneer ze aankomen in de vergaderruimte die de reservering bevestigt. Als er niemand aanwezig is voor het reserveren, wordt de vergaderruimte vrijgegeven en kunnen anderen de vergaderruimte gratis reserveren.

In- en uitchecken is mogelijk op gedeelde boekbare apparaten en de standalone Room Navigator.

Als deze optie is ingeschakeld, wordt een incheckknop weergegeven op het drukpaneel binnen en buiten de ruimte. In de binnenruimte verschijnt een uitcheckknop voor gekoppelde druktoetsen. Voor een zelfstandige Room Navigator worden deze knoppen ook weergegeven op het paneel buiten de kamer. Als een joinable meeting is geboekt (OBTP), is het inchecken alleen zichtbaar buiten in de kamer.

Vanaf 5 minuten voor het reserveren verschijnt een knop voor het inchecken op de drukpanelen buiten en op de kamer.

Een gebruiker heeft 10 minuten vanaf de begintijd van een reservering om in te checken. Als er gedurende de tien minuten niemand binnenkomt, handmatig of automatisch, wordt de ruimte automatisch vrijgegeven. 30 seconden voor het einde van het venster voor het inchecken, wordt op het drukpaneel een melding met automatische aftelmelding van 30 seconden weergegeven. Het venster voor inchecken is configureerbaar.

Wanneer een ruimte is ingecheckt en een gesprek eindigt (ten minste vijf minuten na het starten van de vergadering), wordt een melding weergegeven die de gebruiker eraan wordt herinnerd of hij of zij dit wenst. Als de gebruiker de melding annuleert of negeert, wordt de kamer gereserveerd. Als een gebruiker de reservering uitbreidt, blijft het apparaat van de kamer ingeschakeld gedurende het moment dat de reservering wordt verlengd.

Wanneer een reservering de laatste 5 minuten van de geplande tijd heeft bereikt en er is een back to back meeting, verschijnt een melding met de mededeling dat de reservering spoedig zal worden beëindigd.

Zodra de reservering is vrijgegeven, wordt een melding naar de host verzonden om hen te informeren over de geannuleerde reservering.

Automatisch inchecken

Automatisch inchecken begint 4 minuten na het maken van de reservering.

Het apparaat van de ruimte wordt automatisch ingecheckt voor:

• Ad-hocboekingen

• Samenvoegen tot gesprekken

• Deelsessie gestart (bedraad naar draadloos)

• Het aantal mensen is 1 of meer (Het aantal mensen wordt beschouwd als 1 of meer na 1 minuut continue ruimte in ons.)

Handmatige check-in

Een gebruiker kan het inchecken handmatig selecteren door op de knop Inchecken te tikken.

In- en uitchecken configureren

Deze optie biedt de gebruiker de mogelijkheid om in te checken in de kamers die ze hebben geboekt om te bevestigen dat de kamer in gebruik is. Als de gebruiker niet handmatig of automatisch aanmeldt, wordt de kamerreservering vrijgegeven en krijgt de organisator een e-mail over de annulering.

Vanaf 5 minuten voordat u reserveert, verschijnt een knop om in te checken op de druktoetsen buiten de kamer en in de kamer, en dit blijft daar zolang de ingestelde duur met Check-in venstersduration is ingesteld.

Reserveringen streep. Ingeschakeld: <Waar/niet waar>

Standaardwaarde: Onwaar

Het venster Inchecken is het tijdstip waarop de optie Inchecken beschikbaar is op het drukpaneel. De duur van het inchecken in het venster kan worden opgegeven op 5, 10, 15, 20, 30 of 60 minuten.

ReserveringscheckIn vensterDuur: <5, 10, 15, 20, 30, 60>

Standaard: 10

Configureer of de knop Uitchecken buiten en in de kamer, in de kamer of niet wordt weergegeven.

Reserveringen toestaanDecline: <Alle, InsideOnly, Geen>

Standaardwaarde: Alle

De ondersteuning voor vooraf boeken voor hot desken maakt hot desking als een agendafunctie. Op die manier kan een gebruiker een parkeerruimte boeken voordat hij of zij het kantoor binnenkomt, met behulp van een bureaureserveringsoplossing zoals Cisco Spaces, een boekingsservice van derden of de hybride agenda voor een werkomgeving zoals Outlook of Gmail.

Hybride kalender

De hybride agenda voor de werkplek kan worden gebruikt om bureau's of quiet rooms te reserveren, zoals vergaderzalen, en is naadloos geïntegreerd met RoomOS-apparaten.

Als uw organisatie een hybride agenda gebruikt, kunt u een stilteruimte configureren met een apparaat dat geschikt is voor hot desking. Gebruikers kunnen het apparaat vervolgens via Outlook boeken, en als ad-hoc booking is ingeschakeld, kunnen ze zich ad-hoc aanmelden en het rechtstreeks op het apparaat boeken. De reservering wordt automatisch gesynchroniseerd met Exchange/Office 365 of Google Agenda.

Wanneer een gebruiker naar boven gaat en ad-hoc een apparaat boeken, is de reservering gekoppeld aan zijn account en reserveert de kamer. Op de agenda van de gebruiker wordt de status 'Gratis' weergegeven voor de duur van de reservering voor de hot desk. Om een ruimte met een hybride kalender op afstand te boeken, kan een gebruiker de werkplek als uitgenodigde deelnemer toevoegen aan zijn reservering.

De gebruikers kunnen de QR-code scannen met hun mobiele telefoon om de reservering te bevestigen en zich aanmelden bij het vooraf gereserveerde hot desking apparaat.

Het hot desking-apparaat toont de persoonlijke agendavergaderingen van de gebruiker wanneer deze is aangemeld:

Alleen de gebruiker die de ruimte heeft geboekt is toegestaan om in te loggen, aangezien de toegang wordt geverifieerd aan de basis van het e-mailadres van de organisator.

Bij walk-upboekingen hebben gebruikers de mogelijkheid om zich ad-hoc aan te melden en het apparaat te boeken.

Ad-hoc reserveren kan worden uitgeschakeld om walk-ups te voorkomen. Wanneer niemand het toestel heeft geboekt en de ad-hoc boeking is uitgeschakeld, krijgt de gebruiker een bericht om het apparaat van tevoren te boeken.

Lokale reservering

Hiermee kunt u reserveringen maken, direct op de agenda van het apparaat. Als de hybride kalender niet is ingeschakeld voor een werkplek, worden lokale reserveringen gebruikt.

Wanneer ad-hocboekingen zijn ingeschakeld, kunnen gebruikers zich op het apparaat aanmelden en rechtstreeks boeken. Deze reserveringen worden lokaal opgeslagen op het apparaat. Als het ad-hoc reserveren is uitgeschakeld om inloop te voorkomen, moet u Cisco Spaces of een boekingsoplossing van derden gebruiken om de ruimte te reserveren.

Cisco spaties

Cisco Spaces biedt een oplossing voor deskreservering die vooraf reserveren via mobiele telefoons ondersteunt en naadloos is geïntegreerd met RoomOS-apparaten.

Ziehttps://spaces.cisco.com/smart-workspaces/ voor meer informatie over Cisco werkruimten .

Boekingsservices van derden

RoomOS biedt uitgebreide x API's voor vooraf boeken op afstand, waardoor boekingsservices van derden via werkplekintegratie met de apparaten kunnen worden geïntegreerd.

Ziehttps://developer.webex.com/docs/workspace-integrations voor meer informatie .