• Serie Board e Desk: la prenotazione delle camere è disponibile solo per i dispositivi condivisi registrati nel cloud o collegati con Webex Edge per i dispositivi.

  • Assicurati che l'opzione Consenti a Control Hub di gestire le configurazioni sia abilitata se il dispositivo è collegato a Edge for Devices.

  • Serie Desk : la prenotazione di sale esterne è disponibile per i dispositivi condivisi registrati nel cloud. Il dispositivo non può avere l'hot-desking abilitato.

  • Non puoi abilitare la prenotazione della sala mentre il dispositivo è in chiamata.

Per abilitare la prenotazione delle camere, assicurati di seguire questi passaggi nell'ordine seguente:

  • Configurare il calendario ibrido

  • Configurare l'account di pianificazione

  • Configurare i dispositivi con calendario in Control Hub

È anche possibile abilitare le prenotazioni di camere locali senza il calendario Webex. Leggere questo articolo per ulteriori informazioni.

Configurare il calendario ibrido

Per abilitare la prenotazione in sala, è necessario configurare il calendario ibrido per l'organizzazione. È possibile configurarlo per Microsoft Exchange, Microsoft 365 o Google Calendar.

Per informazioni su come configurare il calendario ibrido, vedere la Guida alla distribuzione per il servizio di calendario ibrido Cisco Webex.

Se le utilità di pianificazione delle riunioni non sono abilitate per il servizio di calendario ibrido e gli unici invitati abilitati per il servizio sono le risorse di sala, è necessario verificare che Exchange non abbia un criterio per eliminare automaticamente i commenti della riunione. Impostare Elimina commenti su Falso

Microsoft Exchange: Configurare l'account di pianificazione

È necessario configurare un account di pianificazione per consentire ai dispositivi di sala di pianificare le riunioni.

L'account di pianificazione viene utilizzato come organizzatore della riunione per tutte le riunioni prenotate dai dispositivi RoomOS. Questo account prenota la sala come lo fa normalmente un utente. Se si prenotano le riunioni dall'account di pianificazione e si invita una sala, vengono rispettati i criteri di sala del sistema di calendario. Verificare di aver immesso un indirizzo e-mail valido che dispone delle autorizzazioni per prenotare le sale per le quali si prevede di abilitare la prenotazione in sala.

Poiché questo account viene utilizzato per prenotare riunioni per tutte le sale per una determinata configurazione di Exchange, è importante assicurarsi che la casella postale venga ripulita regolarmente. La pulizia è necessaria per evitare di superare i limiti di Exchange. Se Exchange è già impostato con un criterio di conservazione adatto, verificare che si applichi a questo account. In caso contrario, è necessario configurare la casella postale in modo che tutte le cartelle predefinite (e-mail, posta inviata e riunioni) vengano eliminate automaticamente dopo un certo numero di giorni. La pulizia garantisce che l'account possa continuare a pianificare le riunioni per conto dei dispositivi della sala.

Consultare le seguenti risorse per Exchange:

1

Accedere all'interfaccia Web di Expressway.

2

Selezionare Applicazioni > Servizi ibridi > Servizio calendario > Configurazione di Microsoft Exchange.

3

In Pianificazione immettere un indirizzo e-mail dell'account di pianificazione valido utilizzato per prenotare le sale riunioni.

Microsoft 365: Configurare l'account di pianificazione

È necessario configurare un account di pianificazione per consentire ai dispositivi di sala di pianificare le riunioni.

L'account di pianificazione viene utilizzato come organizzatore della riunione per tutte le riunioni prenotate dai dispositivi RoomOS. Questo account prenota la sala come lo fa normalmente un utente. Se si prenotano le riunioni dall'account di pianificazione e si invita una sala, vengono rispettati i criteri di sala del sistema di calendario. Verificare di aver immesso un indirizzo e-mail valido che dispone delle autorizzazioni per prenotare le sale per le quali si prevede di abilitare la prenotazione in sala.

Configurare l'account di pianificazione per Microsoft 365 da Control Hub. Dalla vista cliente in https://admin.webex.com, selezionare Hybrid (Ibrido). Nella scheda Hybrid Calendar (Calendario ibrido) per Microsoft 365 fare clic su Edit settings (Modifica impostazioni).

Selezionare la casella di controllo per consentire alle aree di lavoro di pianificare le riunioni. Immettere un indirizzo e-mail valido per l'account di pianificazione.

Il dominio e-mail deve essere verificato o richiesto in Control Hub per configurare un account di pianificazione.

Google Calendar: configurare l'account di pianificazione

È necessario configurare un account di pianificazione per consentire ai dispositivi di sala di pianificare le riunioni.

L'account di pianificazione viene utilizzato come organizzatore della riunione per tutte le riunioni prenotate dai dispositivi RoomOS. Questo account prenota la sala come lo fa normalmente un utente. Se si prenotano le riunioni dall'account di pianificazione e si invita una sala, vengono rispettati i criteri di sala del sistema di calendario. Verificare di aver immesso un indirizzo e-mail valido che dispone delle autorizzazioni per prenotare le sale per le quali si prevede di abilitare la prenotazione in sala.

Configurare l'account di pianificazione per Google Calendar da Control Hub. Dalla vista cliente in https://admin.webex.com, selezionare Hybrid (Ibrido). Nella scheda Hybrid Calendar (Calendario ibrido) per Google fare clic su Edit settings (Modifica impostazioni).

Selezionare le caselle di controllo per consentire all'organizzazione di utilizzare le risorse del calendario e consentire alle aree di lavoro di pianificare le riunioni. Verificare di aver configurato un account ACL e immettere l'indirizzo e-mail di tale account.

Abilitare la prenotazione delle sale da Control Hub

Prima di abilitare la prenotazione in sala, è necessario verificare che sia stato abilitato un pulsante unico (OBTP) per tali dispositivi. Se si desidera che gli utenti dell'organizzazione utilizzino comandi vocali per la prenotazione in sala e altri controlli dispositivo, abilitare Webex Assistant.

Verificare che il calendario sia abilitato per le aree di lavoro per la quali si sta abilitando la prenotazione in sala.

1

Dalla vista cliente in admin.webex.com, selezionare Workspaces (Aree di lavoro). Selezionare le aree di lavoro che si desidera configurare dall'elenco delle aree di lavoro e fare clic su Edit (Modifica).

2

Per abilitare la prenotazione in sala per un'area di lavoro, fai clic sull'area di lavoro e nella sezione Pianificazione, seleziona la casella di controllo Prenotazione ad hoc.

Abilita prenota in anticipo

Prenotazioni AdhocBooking BookAhead abilitato: <True, False> (Predefinito:Falso)

Book Ahead consente agli utenti di pianificare spazi condivisi per tempi futuri. In precedenza, gli spazi condivisi potevano essere prenotati solo per l'uso immediato, dove l'ora di inizio è l'ora corrente. Ora, con Book Ahead, gli utenti possono prenotare le camere per gli orari più tardi nel corso della giornata, anche se lo spazio è attualmente prenotato, tramite un controller, una scheda o uno scheduler.

.

Prenota in anticipo OFF

Prenota in anticipo ON

È possibile configurare la dimensione della fascia oraria per la pianificazione delle prenotazioni, consentendo intervalli di 15, 30 o 60 minuti. La dimensione della fascia oraria si riferisce agli intervalli predeterminati in cui è possibile selezionare l'ora di inizio o fine di una prenotazione

Interfaccia utente Prenotazioni AdhocBooking TimeSlotSize: <15, 30, 60> (impostazione predefinita:30)

Fasce orarie di 15 minuti

Fasce orarie di 30 minuti

Inoltre, il calendario ora mostra gli slot disponibili, mostrando agli utenti gli intervalli di tempo durante i quali è possibile prenotare uno spazio in anticipo. Questi slot consentono agli utenti di identificare facilmente le fasce orarie aperte e pianificare le riunioni in anticipo per gli intervalli di tempo designati. Dopo aver selezionato uno slot, il tempo può essere regolato se necessario.

Calendario sala riunioni dello strumento di pianificazione

Calendario sala controller

Abilita check-in ed estrazione

Una percentuale significativa di riunioni si traduce in riunioni fantasma, il che significa che nessuno si presenta e le risorse della riunione vengono sprecate durante la prenotazione. L'abilitazione dell'opzione di check-in consente di risolvere questo problema. Gli utenti possono effettuare il check-in per la loro prenotazione quando arrivano nella sala riunioni che conferma la prenotazione. Se nessuno arriva per la prenotazione, la sala riunioni viene rilasciata e gli altri possono prenotare la sala riunioni gratuita.

Il check-in e il check-out sono disponibili su dispositivi prenotabili condivisi e Room Navigator autonomo.

Se abilitato, viene visualizzato un pulsante di check-in sul pannello a sfioramento all'interno e all'esterno della stanza. Il pulsante di check-out viene visualizzato nella stanza interna per i pannelli a sfioramento accoppiati. Per un Navigatore sala autonomo, i pulsanti di check-out vengono visualizzati anche nel pannello della sala esterna. Se è stata prenotata una riunione partecipabile (OBTP), il pulsante di archiviazione è visibile solo all'esterno della sala.

A partire da 5 minuti prima di una prenotazione, un pulsante di check-in appare sui pannelli touch esterni e in camera.

Un utente ha 10 minuti dall'ora di inizio di una prenotazione per effettuare il check-in. Se nessuno effettua il check-in durante i 10 minuti, manualmente o automaticamente, la sala viene automaticamente rilasciata. 30 secondi prima della fine della finestra di check-in, sul pannello a sfioramento viene visualizzato un avviso di rilascio automatico della stanza con conto alla rovescia di 30 secondi. La finestra di check-in è configurabile.

Quando una sala viene archiviata e una chiamata termina, viene visualizzato un avviso che ricorda all'utente di effettuare il check-out, se lo desidera. Se l'utente annulla il conto alla rovescia o ignora l'avviso, la sala viene estratta. Se un utente può estendere una prenotazione, il dispositivo della sala rimane registrato per il tempo in cui la prenotazione viene estesa.

Quando una prenotazione ha raggiunto gli ultimi 5 minuti dell'orario previsto e c'è una riunione back-to-back, viene visualizzata una notifica che informa l'utente che la prenotazione terminerà presto.

Una volta rilasciata la prenotazione, viene inviata una notifica all'host per informarlo della prenotazione annullata.

Check-in automatico

Il check-in automatico inizia 4 minuti dopo l'inizio della prenotazione.

Il dispositivo di sala effettuerà automaticamente il check-in per:

  • Prenotazioni ad hoc

  • Partecipare a una chiamata

  • Sessione di condivisione avviata (cablata a wireless)

  • Il conteggio delle persone è 1 o più (il conteggio delle persone è considerato 1 o più dopo 1 minuto di stanza continua in noi.)

Check-in manuale

Un utente può scegliere manualmente di effettuare il check-in toccando il pulsante di archiviazione.

Configurare l'archiviazione e l'estrazione

Consente di consentire all'utente di effettuare il check-in nelle camere prenotate per confermare che la sala è in uso. Se l'utente non effettua il check-in, manualmente o automaticamente, la prenotazione della camera viene rilasciata e l'organizzatore riceve un'e-mail che informa della cancellazione.

A partire da 5 minuti prima di una prenotazione, un pulsante di check-in appare sui pannelli touch esterni e in camera e rimane lì per la durata impostata con Bookings CheckIn WindowDuration.

Check-In delle prenotazioni abilitato: <True/False>

Valore predefinito: False

La finestra di check-in è l'ora in cui l'opzione di check-in è disponibile sul pannello a sfioramento. La durata della finestra di check-in può essere specificata in 5, 10, 15, 20, 30 o 60 minuti. 

Prenotazione CheckIn WindowDurata: <5, 10, 15, 20, 30, 60>

Impostazione predefinita: 10

Configurare se il pulsante di estrazione viene visualizzato all'esterno e all'interno della sala, all'interno della sala o non viene visualizzato affatto.

Prenotazioni AllowDecline: <All, InsideOnly, None>

Valore predefinito: Tutti