Control Hub で自動アテンダントを管理する
コールに応答し、確実に相手の必要が満たされるようにすることは重要です。セットアップ メニューと、応答サービス、ハント グループ、ボイスメール ボックスや実際のオペレーターなどへのルーティング機能によって、適切なあいさつを返すことができます。24 時間分のスケジュールを作成できます。あるいは、時間内か外かに応じて、異なるオプションを使うこともできます。
始める前に
アジア太平洋地域の顧客の場合、[発信者ID名(Caller ID Name)] フィールドにユーザー名が自動入力されます。[発信者 ID 名] フィールドは変更できません。
| 1 |
https://admin.webex.com の顧客ビューから [サービス] に移動し、 を選択します。 |
| 2 |
[自動アテンダント ] カードに移動し、[新規追加 ] をクリックして自動アテンダントを作成します。 |
| 3 |
[基本] タブで、次の情報を入力して、[次へ] をクリックします。
自動アテンダントを構成する場合、各ロケーションまたは組織に対して自動アテンダントの数をプロビジョニングできます。 |
| 4 |
[営業時間スケジュール] ページで、[オプションの選択] ドロップダウンに既存の営業時間スケジュールを割り当てるか、新しいスケジュールを作成します。[次へ] をクリックします。
|
| 5 |
[休日スケジュール] ページで、[オプションの選択] ドロップダウンに既存の休日スケジュールを割り当てるか、新しいスケジュールを作成します。[次へ] をクリックします。
|
| 6 |
[メニュー] ページの [営業時間] と [営業時間外] タブの両方で、ドロップダウンを使用して、機能に各キーパッド番号を割り当てる必要があります。[次へ] をクリックします。
発信者がメニュー プロンプトなしで内線にダイヤルするように設定するには、[メニュー項目を必要とせずに内線ダイヤルを有効にする] チェックボックスをオンにします。 |
| 7 |
[挨拶] ページの [営業時間] タブと [営業時間外] タブの両方で、デフォルトの挨拶を使用するか、音声の録音をアップロードするか、または独自の挨拶を録音することを選択します。[次へ] をクリックします。
|
| 8 |
[レビュー] ページの各タブで新しい自動音声応答設定を見直し、すべてが正しいことを確認します。[戻る] をクリックして変更するか、[作成] をクリックして新しい自動音声応答に設定を適用できます。 |
| 9 |
完了したら、[完了] をクリックします。
|
この手順では、以前に作成した自動アテンダントを無効にできます。
| 1 |
https://admin.webex.com の顧客ビューから [サービス] に移動し、 を選択します。 |
| 2 |
[自動音声応答 ] に移動し、[管理] をクリックします。 |
| 3 |
[自動音声応答 ] ページが表示されます。リストから無効にする自動アテンダントを選択します。 |
| 4 |
サイド パネルで、[自動音声応答を有効にする] を オフにして、自動音声応答を無効にします。
|
| 5 |
[保存] をクリックします。 |
自動音声応答の場所と言語を変更できます。
| 1 |
https://admin.webex.com の顧客ビューから [サービス] に移動し、 を選択します。 |
| 2 |
自動音声応答 カードで「管理」をクリックします。[自動アテンダント] ページが表示されます。リストから編集する自動アテンダントを選択します。 |
| 3 |
サイドパネルの [全般設定] の隣にある、[管理] をクリックします。 |
| 4 |
[言語] ドロップダウンで [言語] を表示または編集します。 |
| 5 |
[タイムゾーン] ドロップダウンで [タイムゾーン] を表示または編集します。 |
| 6 |
通話を転送する場合、またはこの自動音声応答から転送する場合に使用する [発信者 ID] を表示または編集します。 |
| 7 |
[保存] をクリックします。 |
自動音声応答の電話番号を変更し、最大 10 件の代替番号を追加してください。
| 1 |
https://admin.webex.com の顧客ビューから [サービス] に移動し、 を選択します。 |
| 2 |
自動音声応答 カードで「管理」をクリックします。[自動アテンダント] ページが表示されます。リストから編集する自動アテンダントを選択します。 |
| 3 |
サイド パネルで、[電話番号] をクリックします。 |
| 4 |
プライマリ電話番号 と内線を編集します。 自動アテンダントの作成時に内線フィールドを空白のままにした場合、システムはこの自動アテンダントの内線として電話番号の最後の 4 桁を自動的に割り当てます。
|
| 5 |
検索機能を使用して 代替番号 を追加します。 |
| 6 |
[保存] をクリックします。 |
定義した一連の基準に応じて、すべての着信を転送できます。
| 1 |
https://admin.webex.com の顧客ビューから [サービス] に移動し、 を選択します。 |
| 2 |
[自動音声応答] をクリックし、リストから編集する自動音声応答を選択します。 |
| 3 |
サイドパネルで、[着信転送] をクリックします。 |
| 4 |
[着信転送] 機能をオンに切り替えます。 |
| 5 |
以下のいずれかのオプションを選択します。
[選択的にコールを転送（Selectively Forward Calls）] を選択した場合は、コール転送がアクティブになるように転送に適用するルールが少なくとも 1 つ必要です。
|
| 6 |
通話を転送する番号を指定します。[常時着信転送] を選択した場合は、[保存] をクリックします。 [常に転送] または [選択して転送] を選択した場合、[ボイスメールに送信] のチェックボックスをオンにすると、すべての通話が内部のボイスメールに転送されます。外線番号を入力するときには、[ボイスメールに送信] チェックボックスが無効になります。 通話を転送するための番号として、仮想回線番号を追加することもできます。 |
| 7 |
[選択式転送] を選択する場合、[転送する時間を追加] または [転送しない時に追加] をクリックしてルールを作成します。 プロビジョニング中 選択的にコールを転送 オプション、 転送しない場合に追加 ルールが優先されます 転送するタイミングを追加 ルールだ |
| 8 |
[ルール名] を作成します。 |
| 9 |
[転送する時刻] または [転送しない場合] については、指定した時刻から [ビジネス スケジュール] と [休日のスケジュールドロップダウン リスト。 |
| 10 |
[転送先] については、[デフォルト電話番号] から少なくとも 1 つのオプションを選択するか、[別の電話番号] を追加します。 |
| 11 |
[発信元] については、[任意の番号] または [選択された番号] を以下から少なくとも 1 つのオプションと一緒に選択します。
|
| 12 |
[ 通話先] の場合、ドロップダウンから番号または代替番号を選択し、組織内でこの番号を受け取った時に通話を転送します。 |
| 13 |
[保存] をクリックします。 |
-
ルールは、ルール名の文字でテーブルにソートされます。例：00_rule、01_ruleなど。
-
"Not to Forward" ルールは、常に "Forward" ルールよりも優先されます。
-
ルールは、表にリストされている順序に基づいて処理されます。
-
複数のルールを作成できます。ただし、ルールが満たされた場合、システムは次のルールをチェックしなくなります。特定のルールを最初に確認したい場合は、ルール名を数字で更新することをお勧めします。たとえば、次のようなものです。休日のルールが営業時間規則の前に確認したい場合は、ルールを01-Holidayと02-Closedとして名前を付けます。
選択的転送の基本的な機能と例の詳細については、「Webex Calling のコール転送の選択的設定」を参照してください。
次に行うこと
をクリックすることで、いつでもルールを変更または削除できます。
顧客、または場所やサイトを指定してダイヤル オプションを設定します。
| 1 |
https://admin.webex.com の顧客ビューから [サービス] に移動し、 を選択します。 |
| 2 |
[自動音声応答] をクリックし、リストから編集する自動音声応答を選択します。 |
| 3 |
サイドパネルで、[ダイヤル オプション] をクリックします。 |
| 4 |
以下のいずれかを選択します。
|
| 5 |
[保存] をクリックします。 |
以前に作成した営業時間のスケジュールを割り当てるか、自動音声応答に独自の営業時間スケジュールを作成できます。
| 1 |
https://admin.webex.com の顧客ビューから [サービス] に移動し、 を選択します。 |
| 2 |
[自動音声応答] をクリックし、リストから編集する自動音声応答を選択します。 |
| 3 |
サイド パネルの [営業時間の自動音声応答] の下の [スケジュール] をクリックします。 |
| 4 |
次のいずれかのオプションを選択します。
|
| 5 |
[保存] をクリックします。 |
各キーパッドの番号に異なる機能を割り当てます。これらの設定は、顧客に電話で特定の番号を入力したときに行く必要がある場所を知らせます。
| 1 |
https://admin.webex.com の顧客ビューから [サービス] に移動し、 を選択します。 |
| 2 |
自動音声応答 カードで「管理」をクリックします。[自動アテンダント] ページが表示されます。リストから編集する自動アテンダントを選択します。 |
| 3 |
サイド パネルの [営業時間の自動音声応答] の下の [メニュー] をクリックします。 |
| 4 |
[メニュー項目を必要とせずに内線ダイヤルを有効にする] チェックボックスをオンにすると、発信者は任意の時点で内線に直接ダイヤルすることができます。 自動音声応答の内線ダイヤル オプションは、Webex Calling サブスクライバーにのみ適用されます。 |
| 5 |
ダイヤルパッドの各番号またはファンクションキーに割り当てる機能を選択します。
割り当てられた各機能について、追加情報を入力するか、ユーザーまたはワークスペースまたは仮想回線番号と内線番号を追加してコールを転送します。
|
| 6 |
[保存] をクリックします。 |
これは、顧客が営業時間中にコールするときのメッセージです。挨拶は簡単な歓迎のメッセージとメニュー オプションのリストであることがよくあります。
| 1 |
https://admin.webex.com の顧客ビューから [サービス] に移動し、 を選択します。 |
| 2 |
自動音声応答 カードで「管理」をクリックします。[自動アテンダント] ページが表示されます。リストから編集する自動アテンダントを選択します。 |
| 3 |
サイド パネルの [営業時間の自動音声応答] の下の [挨拶] をクリックします。 |
| 4 |
次のいずれかを選択します:
音声 (WAV) ファイルは次の要件を満たす必要があります。
[電話で録画するための手順] および [サンプル スクリプトを表示する] をクリックして、電話またはサンプルの挨拶スクリプトから録画のための情報を見つけることができます。 |
| 5 |
[保存] をクリックします。 |
顧客に電話で特定の番号を入力したときに行く必要がある場所を知らせるために、各キーパッドに異なる機能を割り当てます。営業時間外に設定するメニューはまた、休日スケジュールにも適用されます。
| 1 |
https://admin.webex.com の顧客ビューから [サービス] に移動し、 を選択します。 |
| 2 |
自動音声応答 カードで「管理」をクリックします。[自動アテンダント] ページが表示されます。リストから編集する自動アテンダントを選択します。 |
| 3 |
サイド パネルの [営業時間外の自動音声応答] の下の [メニュー] をクリックします。 |
| 4 |
[メニュー項目を必要とせずに内線ダイヤルを有効にする] チェックボックスをオンにすると、発信者は任意の時点で内線に直接ダイヤルすることができます。 |
| 5 |
ダイヤルパッドの各番号またはファンクションキーに割り当てる機能を選択します。
割り当てられた各機能について、追加情報を入力するか、ユーザーまたはワークスペースまたは仮想回線番号と内線番号を追加してコールを転送します。
|
| 6 |
[保存] をクリックします。 |
これは、顧客が営業時間外にコールするときのメッセージです。挨拶は簡単な歓迎のメッセージとメニュー オプションのリストであることがよくあります。営業時間外に設定するメニューはまた、休日スケジュールにも適用されます。
| 1 |
https://admin.webex.com の顧客ビューから [サービス] に移動し、 を選択します。 |
| 2 |
自動音声応答 カードで「管理」をクリックします。[自動アテンダント] ページが表示されます。リストから編集する自動アテンダントを選択します。 |
| 3 |
サイド パネルの [営業時間外自動音声応答] の下の [挨拶] をクリックします。 |
| 4 |
次のいずれかを選択します:
音声 (WAV) ファイルは次の要件を満たす必要があります。
[電話で録画するための手順] および [サンプル スクリプトを表示する] をクリックして、電話またはサンプルの挨拶スクリプトから録画のための情報を見つけることができます。 |
| 5 |
[保存] をクリックします。 |
休日の自動音声応答が動作する曜日を設定します。以前に作成した休日のスケジュールを割り当てるか、自動音声応答に独自の休日のスケジュールを作成できます。
| 1 |
https://admin.webex.com の顧客ビューから [サービス] に移動し、 を選択します。 |
| 2 |
自動音声応答 カードで「管理」をクリックします。[自動アテンダント] ページが表示されます。リストから編集する自動アテンダントを選択します。 |
| 3 |
サイド パネルの [休日の自動音声応答] の下の [スケジュール ] をクリックします。 |
| 4 |
次のいずれかのオプションを選択します。
|
| 5 |
[保存] をクリックします。 |
自動音声応答サービスに着信したすべての通話をリストアップしたレポートを生成できます。
| 1 |
https://admin.webex.com の顧客ビューから [サービス] に移動し、 を選択します。 |
| 2 |
自動音声応答 カードで「管理」をクリックします。[自動アテンダント] ページが表示されます。 |
| 3 |
[] をクリックします。 |
ローンチキット をダウンロードして、自動アテンダントに何ができるかを確認してください。グリーティングサンプルとメールテンプレートにアクセスして開始します。
自動アテンダントの一括挿入/更新を使用して、自動アテンダントを一括管理できます。管理者は、CSV ファイルで自動アテンダントをインポート/エクスポートできます。
CSV ファイルを ZIP ファイル形式にエクスポート: データを CSV ファイルにエクスポートすると、レコード数が 1000 を超える場合があります。この場合、ZIPファイルがダウンロードされ、ZIPファイルには1つのCSVファイルにレコードの完全なセットが含まれています。すべてのデータを含む別のフォルダは、1,000 レコード未満の複数の CSV ファイルに分割されます。これらのファイルを使うと、管理者は更新をすばやくインポートしアップロードできます。
追加する自動アテンダントが多数ある場合は、自動アテンダントの一括管理オプションが便利で、CSV サポートは展開と移行の労力を軽減します。
Control Hub で作成されたすべての自動アテンダントは、多くのパラメータをウィザードに入力する必要があり、CSV サポートによってプロセスを合理化できます。
次の機能がまもなく提供されます。
-
自動アテンダント インスタンス全体の削除
-
通話転送ルールの作成/変更/削除
-
Hydra Portal 上で一括 CSV 操作を外部 API として公開
-
新しいスケジュールを作成する
自動アテンダントを一括管理するには:
| 1 |
https://admin.webex.com の顧客ビューから [サービス] に移動し、 を選択します。 |
| 2 |
自動音声応答 カードで「管理」をクリックします。[自動アテンダント] ページが表示されます。 |
| 3 |
[管理 ] をクリックし、[一括管理] を選択します。 |
| 4 |
サイトから場所を選択してドロップダウン リスト自動アテンダントのデータをダウンロードするか、すべての自動アテンダントのデータをダウンロードするために、すべての場所を選択します。 |
| 5 |
[データ のダウンロード] または [.csv テンプレートのダウンロード] をクリックして、CSV ファイルが適切にフォーマットされていることを確認し、必要な情報を入力してください。 |
| 6 |
姓名、電話番号などを追加または編集し、更新された CSV ファイルをアップロードします。 |
| 7 |
[インポート履歴/タスクの表示 ] をクリックして、CSV インポートのステータスを表示し、エラーが発生したかどうかを示します。 |
|
列 |
(必須またはオプション)自動アテンダントの追加 |
(必須またはオプション)自動アテンダントの編集 |
説明 |
サポートされている値 |
|---|---|---|---|---|
|
Name |
必須 |
必須 |
自動音声応答の名前を入力します。 | 1-30 文字 |
|
電話番号 |
内線が空白の場合は必須です |
内線が空白の場合は必須です |
電話番号を入力します。電話番号または内線のどちらかが必要です。 | CSV インポートでは E.164 番号のみ利用できます。例:+12815550100 電話番号は、Control Hub の [番号 ] タブにある必要があります。 |
|
Extension |
電話番号が空白のままになっている場合は必須です |
電話番号が空白のままになっている場合は必須です |
内線番号を入力します。電話番号または内線のどちらかが必要です。 | 2桁から10桁の拡張 00-999999 ロケーション国の緊急番号に一致する内線は許可されていません (たとえば、米国では 911 を内線として使用できません)。 |
| Location | 必須 | 必須 | 自動アテンダントを追加する場所を入力してください。 | 例: サンノゼ。 ロケーションは、Control Hub の [ロケーション ] タブにある必要があります。 |
| タイムゾーン | オプション | オプション | 自動アテンダント のタイムゾーンキーを入力します。このタイムゾーンは、自動アテンダントに適用されるスケジュールに適用されます。 | 例: アメリカ/シカゴ。文字数: 1-127 |
| 言語コード | オプション | オプション | 自動アテンダントのアナウンス言語を入力します。 | 例: en_us |
| Caller ID First Name | 必須 | 必須 | 名を入力して自動アテンダントに表示します。発信者 ID は、通話転送が有効で、かつ、通話が転送されるときに使用されます。 | 例: サン。文字数: 1-30 UTF-8 の文字コードにのみ対応しています。 |
| Caller ID Last Name | 必須 | 必須 | 名を入力して自動アテンダントに表示します。発信者 ID は、通話転送が有効で、かつ、通話が転送されるときに使用されます。 | 例: ホセ。文字数: 1-30 UTF-8 の文字コードにのみ対応しています。 |
| 営業時間のスケジュール | 必須 | 必須 | ビジネス スケジュール名を入力します。 | 組織内の有効なビジネススケジュール名。 |
| 休日スケジュール | 必須 | 必須 | 休日のスケジュール名を入力します。 | 組織内の有効な休日スケジュール名。 |
| ダイヤルタイプ | オプション | オプション | ダイヤルタイプを選択します。 | エンタープライズとグループは、あなたが選択できる値です。 |
| 営業時間 メニュー内線 | オプション | オプション | 営業時間メニュー内線を選択します。 | True および False は選択できる値です。 |
|
時間外メニュー拡張 | オプション | オプション | 営業時間外メニューの内線を選択します。 | True および False は選択できる値です。 |
|
自動音声応答の有効化 |
オプション |
オプション |
トグルを選択してオプションを有効または無効にします。 |
有効または無効 |
| 代替番号 | オプション | オプション | 自動アテンダントに割り当てる代替の番号を入力します。 | 例: 1112223333. 文字数: 1-23 電話番号は、Control Hub の [番号 ] タブにある必要があります。 |
| 代替番号アクション | オプション | オプション |
「ADD」と入力すると、この行に入力する代替番号を追加できます。「REMOVE」と入力すると、この行に入力する代替番号を削除できます。 「REPLACE」と入力すると、以前に入力したすべての代替番号が削除され、この行に追加する代替番号のみに置き換えられます。 | ADD、REMOVE、REPLACE |
| 代替番号 1～10 の着信音 | オプション | オプション | 代替番号で特有の呼出音が有効になっている場合、特有の呼出音のパターンを設定します。サポートされているオプションから、いずれかを選択します。 | NORMAL、LONG_LONG、SHORT_SHORT_LONG、SHORT_LONG_SHORT |
| 営業時間 0～9、*および#の記述 |
営業時間が0～9を押すと、*と#の説明が空欄のままになる場合は必須です |
営業時間が0～9を押すと、*と#の説明が空欄のままになる場合は必須です |
営業時間のタイプを選択します。 |
例：説明、文字の長さ: 1-20 |
|
営業時間後 0～9、*および#の説明を押します |
時間外に0～9を押すと「*」と「#」の説明が空白になる場合は必須 |
時間外に0～9を押すと「*」と「#」の説明が空白になる場合は必須 |
営業時間外のタイプを選択します。 |
例：説明、文字の長さ: 1-20 |
|
営業時間 0～9、*および#を押してください。 |
営業時間が0～9を押すと、*と#アクションが空欄のままになる場合は必須です |
営業時間が0～9を押すと、*と#アクションが空欄のままになる場合は必須です |
営業時間のタイプを選択します。 |
通知の_再生 プロンプト付き転送コール__ プロンプトなしで__通話を転送 オペレータに_通話を転送_ ボイスメールに_転送_ 名前で__ダイヤル 内線ダイヤル__ [繰り返し_] メニュー 終了_メニュー |
| 営業時間後、0～9、*および#を押してください。 |
0～9を押して「*」と「#」の操作を空白のままにした場合、必須 |
0～9を押して「*」と「#」の操作を空白のままにした場合、必須 |
営業時間外のタイプを選択します。 |
通知の_再生 プロンプト_で転送_ プロンプトなしで_転送_ オペレーター_に転送_ ボイスメールに_転送_ 名前で__ダイヤル 内線ダイヤル__ [繰り返し_] メニュー 終了_メニュー |
|
営業時間 0～9、*および#値を押す |
PLAY_アナウンス、TRANSFER_WITH_PROMPT、TRANSFER_WITHOUT_PROMPT、TRANSFER_TO_OPERATOR、TRANSFER_TO_VOICEMAILなど、いくつかのアクションで必須 |
PLAY_アナウンス、TRANSFER_WITH_PROMPT、TRANSFER_WITHOUT_PROMPT、TRANSFER_TO_OPERATOR、TRANSFER_TO_VOICEMAILなど、いくつかのアクションで必須 |
特定のアクションを実行するには追加値が必要です |
Play アナウンスファイルの形式は アナウンス名 | アナウンス タイプ | アナウンス レベル 例: CycloneAlert.wav | WAV | ロケーション Enter Type は ALL CAPS です。 その他のサポートされているアクションには、有効な電話番号または内線番号が必要です。 |
|
営業時間後 0～9、*および#値を押す |
PLAY_アナウンス、TRANSFER_WITH_PROMPT、TRANSFER_WITHOUT_PROMPT、TRANSFER_TO_OPERATOR、TRANSFER_TO_VOICEMAILなど、いくつかのアクションで必須 |
PLAY_アナウンス、TRANSFER_WITH_PROMPT、TRANSFER_WITHOUT_PROMPT、TRANSFER_TO_OPERATOR、TRANSFER_TO_VOICEMAILなど、いくつかのアクションで必須 |
特定のアクションを実行するには追加値が必要です |
Play アナウンスファイルの形式は アナウンス名 | アナウンス タイプ | アナウンス レベル 例: CycloneAlert.wav | WAV | ロケーション Enter Type は ALL CAPS です。 その他のサポートされているアクションには、有効な電話番号または内線番号が必要です。 |
