Sørg for at anrop blir besvart og at innringeres behov er oppfylt. Du kan legge til hilsener, konfigurere menyer og rute anrop til en svartjeneste, en huntgruppe, en telefonsvarer eller en ekte person. Du kan opprette en 24-timers tidsplan eller tilby forskjellige alternativer når bedriften din er åpen eller stengt.
Du kan administrere automatiske svartjenester med flere innlegg/oppdateringer for automatiske svartjenester. Administratorer vil kunne importere/eksportere automatiske svar med en CSV-fil.
 |
Eksportere CSV-filen til ZIP-filformat: Når du eksporterer data til en CSV-fil, kan antall oppføringer overstige 1000. I slike tilfeller lastes en ZIP-fil ned, som inneholder alle oppføringene i én CSV-fil. En egen mappe som inneholder alle dataene deles inn i flere CSV-filer med mindre enn 1000 oppføringer. Disse filene genereres slik at administratorene raskt kan importere oppdateringer og laste dem opp. |
Hvis du har mange automatiske svartjenester å legge til, er alternativet for masseadministrasjon av automatisk svartjeneste veldig praktisk, og CSV-støtten reduserer innsatsen for distribusjon og overføring.
Alle automatisk svartjeneste som opprettes i Control Hub, krever at du fyller ut en veiviser med mange parametere, og CSV-støtten effektiviserer prosessen.
Funksjonene nedenfor kommer snart:
Sletting av hele forekomster av automatisk svartjeneste
Opprett/endre/slett regel for viderekobling av anrop
Hilsningsstøtte for åpningstider for bedrifter og helligdager
Viser CSV-bulk-operasjoner som eksterne API-er på Hydra Portal
Opprette nye tidsplaner
Slik masseadministrerer du automatiske svartjenester:
| 1 | Fra kundevisningen ihttps://admin.webex.com, gå til Tjenester , og velg Ringer > Funksjoner . |
| 2 | Klikk på Automatisk svartjeneste > Massebehandling . |
| 3 | Velg et sted fra rullegardinliste for å laste ned data for automatiske svartjenester på dette stedet, eller velg alle steder for å laste ned data for alle automatiske svartjenester. |
| 4 | Klikk på Last ned data eller Last ned .csv-mal for å bekrefte at CSV-fil er riktig formatert, og sørg for å fylle ut nødvendig informasjon. |
| 5 | Legg til eller rediger for- og etternavn, telefonnummer og så videre, og last opp den oppdaterte CSV-fil. |
| 6 | Klikk på Vis importhistorikk / oppgaver for å vise statusen for CSV-importen og angi om du har støtt på feil. |
| Kolonne | (Obligatorisk eller Valgfritt) Legg til en automatisk svartjeneste | (Obligatorisk eller Valgfritt) Rediger en automatisk svartjeneste | Beskrivelse | Støttede verdier | ||
|---|---|---|---|---|---|---|
| Navn | Obligatorisk | Obligatorisk | Skriv inn navnet på den automatiske svartjenesten. | 1–30 tegn | ||
| Telefonnummer | Obligatorisk hvis internnummeret er tomt | Obligatorisk hvis internnummeret er tomt | Angi telefonnummeret. Du må ha enten et telefonnummer eller et internnummer. | Bare E.164-numre er tillatt for CSV-import. Eksempel: +12815550100
|
||
| Internnummer | Obligatorisk hvis telefonnummer er tomt | Obligatorisk hvis telefonnummer er tomt | Skriv inn internnummeret. Du må ha enten et telefonnummer eller et internnummer. | Internnummer med to til seks sifre. 00-999999. Internnummer som samsvarer med nødnumre i stedets land, er ikke tillatt (du kan for eksempel ikke bruke 911 som et internnummer i USA) | ||
| Plassering | Obligatorisk | Obligatorisk | Angi stedet for å legge til automatiske svartjenester. | Eksempel: San Jose.
|
||
| Tidssone | Alternativer | Alternativer | Angi tidssone for automatisk svartjeneste . Denne tidssone gjelder for timeplanene som brukes for de automatiske svartjenestene. | Eksempel: Amerika/Chicago. Tegngrense: 1-127 | ||
| Språkkode | Alternativer | Alternativer | Angi kunngjøringsspråket for de automatiske svartjenestene. | Eksempel: en_us | ||
| Fornavn for innringer-ID | Obligatorisk | Obligatorisk | Angi fornavnet som skal vises for den automatisk svartjeneste. Innringer-ID-en brukes når viderekobling er aktivert og samtaler viderekobles. | Eksempel: San. Tegngrense: 1–30
|
||
| Etternavn for innringer-ID | Obligatorisk | Obligatorisk | Angi fornavnet som skal vises for den automatisk svartjeneste. Innringer-ID-en brukes når viderekobling er aktivert og samtaler viderekobles. | Eksempel: Jose. Tegngrense: 1–30
|
||
| Timeplan for arbeidstid | Obligatorisk | Obligatorisk | Skriv inn navnet på forretningsplanen. | Et gyldig navn på forretningsplanen i organisasjonen . | ||
| Ferieplan | Obligatorisk | Obligatorisk | Skriv inn navnet på ferieplanen. | Et gyldig navn på ferieplanen i org . | ||
| Oppringingstype | Alternativer | Alternativer | Velg oppringingstype. | Bedrift og Gruppe er verdiene du kan velge mellom. | ||
| Utvidelse av åpningstidsmeny | Alternativer | Alternativer | Velg åpningstider . | Sann og Usann er verdiene du kan velge mellom. | ||
| Utvidelse av menyen etter åpningstid | Alternativer | Alternativer | Velg menyutvidelsen etter arbeidstid. | Sann og Usann er verdiene du kan velge mellom. | ||
| Alternative numre | Alternativer | Alternativer | Angi det eller de alternativt nummer som skal tilordnes til de automatiske svartjenestene. | Eksempel: 1112223333. Tegngrense: 1-23
|
||
| Alternativ nummerhandling | Alternativer | Alternativer | Skriv inn LEGG TIL for å legge til de alternative numrene du fører opp i denne raden. Skriv inn FJERN for å fjerne de alternative numrene du fører opp i raden. Hvis du skriver inn ERSTATT, fjerner du alle tidligere angitte alternative numre og erstatter dem med de alternative numrene du legger til i denne raden. |
LEGG TIL, FJERN, ERSTAT | ||
| Alternativ ringetone for nummer 1–10 | Alternativer | Alternativer | Hvis karakteristisk ringesignal er aktivert for alternative numre, velger du ringemønsteret for det karakteristiske ringesignalet. Velg ett av de støttede alternativene. | NORMAL, LANG_LANG, KORT_KORT_LANG, KORT_LANG_KORT | ||
| Åpningstider Trykk på 0 – 9, * og # Beskrivelse | Obligatorisk hvis åpningstid Trykk på 0 – 9, * og # Beskrivelse er tomt | Obligatorisk hvis åpningstid Trykk på 0 – 9, * og # Beskrivelse er tomt | Velg åpningstider . | Eksempel: Beskrivelse, tegnlengde: 1–20 | ||
| Etter timer Trykk på 0 – 9, * og # Beskrivelse | Obligatorisk hvis etter arbeidstid Trykk på 0 – 9, * og # Beskrivelse er tomt | Obligatorisk hvis etter arbeidstid Trykk på 0 – 9, * og # Beskrivelse er tomt | Velg etter arbeidstid-typen. | Eksempel: Beskrivelse, tegnlengde: 1–20 | ||
| Åpningstider Trykk på 0 – 9, * og #. Handling | Obligatorisk hvis åpningstid Trykk på 0 – 9, * og # Handling er tomt | Obligatorisk hvis åpningstid Trykk på 0 – 9, * og # Handling er tomt | Velg åpningstider . | OVERFØRING_ UTEN_ SPILL OVERFØRING_ MED_ SPILL OVERFØRING_ TIL_ OPERATØR NAVN_ RINGING EXTENTION_ RINGING GJENTA_ MENY AVSLUTT OVERFØRING_ TIL_ POSTKASSE OVERFØRING_ TIL_ UNDERMENY RETUR_ TIL_ TIDLIGERE_ MENY SPILL_ KUNNGJØRING |
||
| Etter åpningstid Trykk på 0–9, * og # Handling | Obligatorisk hvis After Hours Trykk på 0 – 9, * og # Handling er tomt | Obligatorisk hvis After Hours Trykk på 0 – 9, * og # Handling er tomt | Velg etter arbeidstid-typen. | OVERFØRING_ UTEN_ SPILL OVERFØRING_ MED_ SPILL OVERFØRING_ TIL_ OPERATØR NAVN_ RINGING EXTENTION_ RINGING GJENTA_ MENY AVSLUTT OVERFØRING_ TIL_ POSTKASSE OVERFØRING_ TIL_ UNDERMENY RETUR_ TIL_ TIDLIGERE_ MENY SPILL_ KUNNGJØRING |
Før du starter
|
For kunder i Asia-Stillehavsregionen fylles feltet Navn på oppringer-ID automatisk ut med brukernavnet. Du kan ikke endre feltet Navn på innringer-ID. |
| 1 | I kundevisning i https://admin.webex.com, gå til Tjenester og velg . |
||
| 2 | Klikk på . |
||
| 3 | På siden Grunnleggende, oppgi følgende informasjon og klikk deretter på Neste.
|
||
| 4 | På siden Arbeidstidsplan tilordner du en eksisterende arbeidstidsplan i rullegardinlisten Velg et alternativ, eller oppretter en ny tidsplan. Klikk på Neste.
|
||
| 5 | På Siden Ferieplan tilordner du en eksisterende ferieplan i rullegardinlisten Velg et alternativ, eller oppretter en ny tidsplan. Klikk på Neste.
|
||
| 6 | På Meny-siden, under kategoriene Åpningstider og Utenom arbeidstid, bruker du rullegardinlisten til å tilordne hvert tastaturnummer til funksjonen. Klikk på Neste.
Hvis du vil tillate at oppringere ringer opp en filtype uten en menyledetekst, merker du avkrysningsboksen Aktiver intern oppringing uten å kreve et menyelement . |
||
| 7 | På siden Hilsen, både under fanen Åpningstid og Utenom åpningstid, velg om du vil bruke standardhilsen, laste opp lydopptak eller ta opp din egen hilsen. opp et lydopptak eller spille inn din egen hilsen. Klikk på Neste.
|
||
| 8 | På siden Gå gjennom, gå gjennom dine nye innstillinger for automatisk svartjeneste under hver fane for å sjekke at alt er riktig. Du kan klikke på Tilbake for å foreta endringer, eller klikke på Opprett for å bruke innstillingene på den nye automatiske svartjenesten. |
||
| 9 | Klikk på Ferdig når det er gjort.
|
Eksempel
Med denne fremgangsmåten kan du deaktivere en tidligere opprettet automatisk svartjeneste.
| 1 | I kundevisning i https://admin.webex.com, gå til Tjenester og velg . |
| 2 | Klikk på Automatisk svartjeneste og velg deretter den automatiske svartjenesten som skal deaktiveres, fra listen. |
| 3 | I sidepanelet slår du Aktiver automatisk svartjenesteav for å deaktivere automatisk svartjeneste.
|
| 4 | Klikk på Lagre. |
Du kan endre plasseringen og språket for den automatiske svartjenesten.
| 1 | I kundevisning i https://admin.webex.com, gå til Tjenester og velg . |
| 2 | Klikk på Automatisk svartjeneste og velg deretter på listen den automatiske svartjenesten som skal redigeres. |
| 3 | På sidepanelet, ved siden av Generelle innstillinger, klikker du på Administrer. |
| 4 | Vis eller rediger Språk fra Språk i rullegardinfeltet. |
| 5 | Vis eller rediger Tidssone fra rullegardinfeltet Tidssone. |
| 6 | Vis eller rediger Oppringer-ID som brukes når samtaler overføres eller videresendes fra denne automatiske svartjenesten. |
| 7 | Klikk på Lagre. |
Endre telefonnumrene for automatisk svartjeneste og legg til opptil ti alternative numre.
| 1 | I kundevisning i https://admin.webex.com, gå til Tjenester og velg . |
| 2 | Klikk på Automatisk svartjeneste og velg deretter på listen den automatiske svartjenesten som skal redigeres. |
| 3 | På sidepanelet, ved siden av Telefonnumre, klikk på nummeret/numrene du har tilordnet. |
| 4 | Rediger Primært telefonnummer og/eller Internnummer.
|
| 5 | Legg til Alternative numre med søkefunksjonen. |
| 6 | Klikk på Lagre. |
Du kan videresende alle innkommende samtaler avhengig av et sett med kriterier du definerer.
| 1 | I kundevisning i https://admin.webex.com, gå til Tjenester og velg . |
||
| 2 | Klikk på Automatisk svartjeneste og velg deretter på listen den automatiske svartjenesten som skal redigeres. |
||
| 3 | Klikk på Viderekobling i sidepanelet. |
||
| 4 | Slå påfunksjonen Viderekobling. |
||
| 5 | Velg ett av følgende alternativer:
|
||
| 6 | Angi nummeret du vil viderekoble anrop til. Hvis du har valgt Viderekoble anrop alltid, klikker du Lagre.
|
||
| 7 | Hvis du velger Videresend selektivt , opprett en regel ved å klikke Legg til Når som skal videresendes eller Legg til Når du ikke skal videresende .
|
||
| 8 | Opprett et regelnavn. |
||
| 9 | For Når du skal videresende eller Når du ikke skal videresende , velger du en Forretningsplan og Ferieplan fra rullegardinliste. |
||
| 10 | Under Viderekoble til, velger du minst ett alternativ fra Standard telefonnummer eller legger til et Annet telefonnummer. |
||
| 11 | For Anrop fra velger du Et hvilket som helst nummer eller Valgte numre med minst ett alternativ fra følgende:
|
||
| 12 | For Anrop til velger du et nummer eller alternativt nummer fra rullegardinlisten for å viderekoble et anrop når det mottas på dette nummeret i organisasjonen. |
||
| 13 | Klikk på Lagre. |
Hva nå?
.
Angi at oppringingsalternativene skal være spesifikke for en kunde eller et sted/sted.
| 1 | I kundevisning i https://admin.webex.com, gå til Tjenester og velg . |
| 2 | Klikk på Automatisk svartjeneste og velg deretter på listen den automatiske svartjenesten som skal redigeres. |
| 3 | Klikk på Oppringingsalternativer i sidepanelet. |
| 4 | Velg ett av følgende:
|
| 5 | Klikk på Lagre. |
Du kan tilordne en arbeidstidsplan som er opprettet tidligere, eller opprette din egen arbeidstidsplan for den automatiske svartjenesten.
| 1 | I kundevisning i https://admin.webex.com, gå til Tjenester og velg . |
| 2 | Klikk på Automatisk svartjeneste og velg deretter på listen den automatiske svartjenesten som skal redigeres. |
| 3 | På sidepanelet, klikk på Automatisk svartjeneste for åpningstider i Tidsplan. |
| 4 | Velg ett av følgende alternativer:
|
| 5 | Klikk på Lagre. |
Tilordne ulike funksjoner til hvert tastaturnummer. Disse innstillingene styrer kundene dine dit de trenger å gå når de angir et spesifikt nummer på telefonen.
| 1 | I kundevisning i https://admin.webex.com, gå til Tjenester og velg . |
| 2 | Klikk på Automatisk svartjeneste og velg deretter på listen den automatiske svartjenesten som skal redigeres. |
| 3 | I sidepanelet, klikk på Meny i Automatisk svartjeneste for åpningstider. |
| 4 | Merk av dialogboksen Aktiver intern oppringing uten at det kreves et menyelement for å tillate at oppringere kan ringe direkte til en internlinje når som helst. |
| 5 | Velg funksjonen du vil tilordne til hvert nummer eller hver funksjonstast på talltastaturet.
|
| 6 | For hver tilordnede funksjon skriver du inn tilleggsinformasjon eller søker etter og legger til bruker- eller arbeidsområde eller virtuelt linjenummer og internnumre for å overføre anrop. |
| 7 | Klikk på Lagre. |
Dette er meldingen som kundene dine hører når de foretar anrop til den automatiske svartjenesten i åpningstiden. Hilsener inneholder ofte en kort velkomstmelding og lister opp menyalternativene.
| 1 | I kundevisning i https://admin.webex.com, gå til Tjenester og velg . |
||||
| 2 | Klikk Automatisk svartjeneste , og velg deretter den automatiske svartjenesten som skal redigeres, fra listen. |
||||
| 3 | I sidepanelet, under Automatisk svartjeneste for åpningstider, klikk på Hilsen. |
||||
| 4 | Velg mellom ett av følgende:
|
||||
| 5 | Klikk på Lagre. |
Tilordne ulike funksjoner til hvert tastaturnummer for å styre kundene dine dit de trenger å gå når de angir et spesifikt nummer på telefonen. Menyen som du angir for etter arbeidstid, gjelder også for ferieplanen.
| 1 | I kundevisning i https://admin.webex.com, gå til Tjenester og velg . |
| 2 | Klikk på Automatisk svartjeneste og velg deretter på listen den automatiske svartjenesten som skal redigeres. |
| 3 | I sidepanelet, under Automatisk svartjeneste utenom åpningstid, klikker du på Meny. |
| 4 | Merk av dialogboksen Aktiver intern oppringing uten at det kreves et menyelement for å tillate at oppringere kan ringe direkte til en internlinje når som helst. |
| 5 | Velg funksjonen du vil tilordne til hvert nummer eller hver funksjonstast på talltastaturet.
|
| 6 | For hver tilordnede funksjon skriver du inn tilleggsinformasjon eller søker etter og legger til bruker- eller arbeidsområde eller virtuelt linjenummer og internnumre for å overføre anrop. |
| 7 | Klikk på Lagre. |
Dette er meldingen som kundene dine hører når de foretar anrop til den automatiske svartjenesten i åpningstiden. Hilsener inneholder ofte en kort velkomstmelding og lister opp menyalternativene. Menyen som du angir for etter arbeidstid, gjelder også for ferieplanen.
| 1 | I kundevisning i https://admin.webex.com, gå til Tjenester og velg . |
||||
| 2 | Klikk på Automatisk svartjeneste og velg deretter på listen den automatiske svartjenesten som skal redigeres. |
||||
| 3 | I sidepanelet, under Automatisk svartjeneste utenom åpningstid, klikker du på Hilsen. |
||||
| 4 | Velg mellom ett av følgende:
|
||||
| 5 | Klikk på Lagre. |
Angi dagene under ferien din da den automatiske svartjenesten skal være i drift. Du kan tilordne en ferieplan som er opprettet tidligere, eller opprette din egen ferieplan for den automatiske svartjenesten.
| 1 | I kundevisning i https://admin.webex.com, gå til Tjenester og velg . |
| 2 | Klikk på Automatisk svartjeneste og velg deretter på listen den automatiske svartjenesten som skal redigeres. |
| 3 | I sidepanelet, under Automatisk svartjeneste i ferier, klikker du på Tidsplan. |
| 4 | Velg ett av følgende alternativer:
|
| 5 | Klikk på Lagre. |
Du kan generere en rapport som viser alle innkommende samtaler som nådde tjenesten for automatisk svartjeneste.
| 1 | I kundevisning i https://admin.webex.com, gå til Tjenester og velg . |
| 2 | Klikk på . Du blir krysslansert til Anropsadminportalen, der du kan generere en rapport for automatisk svartjeneste. For mer informasjon, klikk her. |
