Översikt

Du kan grupphantera automatiska receptionister med massbifogningar/uppdateringar för autoassistenter. Administratörer kommer att kunna importera/exportera automatiska receptionister med en CSV-fil.

Exportera CSV-fil till ZIP-format: Vid export av data till en CSV-fil kan antalet poster överskrida 1 000. I sådana fall hämtas ZIP-filen där ZIP-filen innehåller hela uppsättningen post(er) i en enda CSV-fil. En separat mapp med alla data delas upp i flera CSV-filer med färre än 1 000 poster. Dessa filer genereras för att administratörer snabbt ska kunna importera uppdateringar och överföringar.

Om du har många automatiska receptionister att lägga till är alternativet för masshantering av automatisk receptionist mycket praktiskt och CSV-stödet minskar ansträngningarna för distribution och migrering.

Varje autoassistent som skapas i Control Hub kräver att en guide fylls i med många parametrar, och CSV-stödet effektiviserar processen.

Följande funktioner kommer snart:

  • Ta bort hela autoassistentinstanser

  • Skapa/ändra/ta bort regel för samtalskoppling

  • Hälsningsstöd för öppettider för företag och helgdagar

  • Exponera CSV-bulk-operationer som externa API:er på Hydra Portal

  • Skapa nya scheman

Masshantera automatiska receptionister

Så här masshanterar du automatiska receptionister:

1

Från kundvyn inhttps://admin.webex.com, gå till Tjänster och välj Ringer > Funktioner .
2

Klicka på Autoassistent > Masshantering .
3

Välj en plats i listruta för att hämta data för autoassistenter på den platsen, eller välj alla platser för att hämta data för alla autosvar.
4

Klicka på Hämta data eller Hämta .csv-mall för att kontrollera att din CSV-fil är korrekt formaterad, och se till att du fyller i nödvändig information.
5

Lägg till eller redigera för- och efternamn, telefonnummer och så vidare och överför den uppdaterade CSV-fil.
6

Klicka på Visa importhistorik/uppgifter för att visa status för CSV-importen och ange om du har stött på några fel.

Förbered din CSV

Tabell 1.
Kolumn (Obligatoriskt eller valfritt) Lägg till en autoassistent (obligatoriskt eller valfritt) Redigera en autoassistent Beskrivning Värden som stöds
Namn Obligatorisk Obligatorisk Ange namnet på autoassistenten. 1–30 tecken
Telefonnummer Obligatoriskt om anknytningen lämnas tom Obligatoriskt om anknytningen lämnas tom Ange ditt telefonnummer Du måste ha antingen ett telefonnummer eller en anknytning. Endast E.164-nummer tillåts för CSV-import. Exempel: +12815550100

 
Telefonnumret måste finnas på fliken Nummer i Control Hub.
Anknytning Obligatoriskt om telefonnumret lämnas tomt Obligatoriskt om telefonnumret lämnas tomt Ange anknytningen. Du måste ha antingen ett telefonnummer eller en anknytning. Anknytning på två till sex siffror. 00-999 999. Anknytningar som matchar nödnummer i platslandet är inte tillåtna (du kan till exempel inte använda 911 som en anknytning i USA)
Plats Obligatorisk Obligatorisk Ange platsen för att lägga till autoassistenter. Exempel: San Jose.

 
Platsen måste finnas på fliken Platser i Control Hub.
Tidszon Valfritt Valfritt Ange tidszonsknappen för autoassistent. Den här tidszonen gäller för de scheman som tillämpas för de automatiska receptionisterna. Exempel: Amerika/Chicago. Teckengräns: 1–127
Språkkod Valfritt Valfritt Ange meddelandespråk för autoassistenterna. Exempel: en_us
Förnamn för uppringar-ID Obligatorisk Obligatorisk Ange det förnamn som ska visas för autoassistenten. Uppringar-ID används när samtalskoppling är aktiverat och samtal vidarekopplas. Exempel: San. Teckengräns: 1–30

 
Endast UTF-8 tecken stöds.
Efternamn för uppringar-ID Obligatorisk Obligatorisk Ange det förnamn som ska visas för autoassistenten. Uppringar-ID används när samtalskoppling är aktiverat och samtal vidarekopplas. Exempel: Jose. Teckengräns: 1–30

 
Endast UTF-8 tecken stöds.
Schema för kontorstid Obligatorisk Obligatorisk Ange affärsschemats namn. Ett giltigt affärsschemanamn i organisationen .
Semesterschema Obligatorisk Obligatorisk Ange namnet på semesterschemat. Ett giltigt namn på semesterschemat i organisationen .
Uppringningstyp Valfritt Valfritt Välj uppringningstyp. Företag och grupp är de värden som du kan välja mellan.
Menytillägg för kontorstider Valfritt Valfritt Välj kontorstid . Sant och falskt är de värden som du kan välja mellan.
Menytillägg efter kontorstid Valfritt Valfritt Välj menytillägget efter öppettid. Sant och falskt är de värden som du kan välja mellan.
Alternativa nummer Valfritt Valfritt Ange det eller de alternativa numren som ska tilldelas till autoassistenterna. Exempel: 1112223333. Teckengräns: 1–23

 
Telefonnumret måste finnas på fliken Nummer i Control Hub.
Åtgärd för alternativ nummer Valfritt Valfritt

Ange LÄGG TILL för att lägga till de alternativa nummer du har listat på den här raden. Ange TA BORT för att ta bort de alternativa nummer du har listat på raden.

Om du anger ERSÄTT tar du bort alla tidigare angivna alternativa nummer och ersätter dem med endast de alternativa nummer du lägger till på denna rad.

 LÄGG TILL, TA BORT, ERSÄTT
Alternativ ringsignal 1–10 Valfritt Valfritt Om distinkt ringsignal är aktiverat för alternativa nummer väljer du det distinkta ringmönstret. Välj ett av de alternativ som stöds. NORMAL, LÅNG_LÅNG, KORT_KORT_LÅNG, KORT_LÅNG_KORT
Öppettider Tryck på 0 – 9, * och # Beskrivning Obligatoriskt om öppettider Tryck på 0 – 9, * och # Beskrivning lämnas tom Obligatoriskt om öppettider Tryck på 0 – 9, * och # Beskrivning lämnas tom Välj typ av kontorstid . Exempel: Beskrivning, teckenlängd: 1–20
Efter arbetstid Tryck på 0 – 9, * och # Beskrivning Obligatoriskt om Efter arbetstid Tryck på 0 – 9, * och # Beskrivning lämnas tom Obligatoriskt om Efter arbetstid Tryck på 0 – 9, * och # Beskrivning lämnas tom Välj typ efter öppettid. Exempel: Beskrivning, teckenlängd: 1–20
Öppettider Tryck på 0 – 9, * och # Åtgärd Obligatoriskt om öppettider Tryck på 0 – 9, * och # Åtgärden lämnas tom Obligatoriskt om öppettider Tryck på 0 – 9, * och # Åtgärden lämnas tom Välj typ av kontorstid .

ÖVERFÖRING_ UTAN_ FRÅGA

ÖVERFÖRING_ MED_ FRÅGA

ÖVERFÖRING_ TILL_ OPERATÖR

NAMN_ UPPRINGNING

ANSLUTNING_ UPPRINGNING

Upprepa_ MENY

AVSLUTA

ÖVERFÖRING_ TILL_ BREVLÅDA

ÖVERFÖRING_ TILL_ UNDERMENY

TILLBAKA_ TILL_ FÖREGÅENDE_ MENY

SPELA_ MEDDELANDE
Efter arbetstid Tryck på 0-9, * och # Åtgärd Obligatoriskt om Efter arbetstid trycker du på 0 – 9, * och # Åtgärd lämnas tomt Obligatoriskt om Efter arbetstid trycker du på 0 – 9, * och # Åtgärd lämnas tomt Välj typ efter öppettid.

ÖVERFÖRING_ UTAN_ FRÅGA

ÖVERFÖRING_ MED_ FRÅGA

ÖVERFÖRING_ TILL_ OPERATÖR

NAMN_ UPPRINGNING

ANSLUTNING_ UPPRINGNING

Upprepa_ MENY

AVSLUTA

ÖVERFÖRING_ TILL_ BREVLÅDA

ÖVERFÖRING_ TILL_ UNDERMENY

TILLBAKA_ TILL_ FÖREGÅENDE_ MENY

SPELA_ MEDDELANDE

Skapa en ny autoassistent

Innan du börjar

Du kan använda ett befintligt schema för kontorstid och helgdagar för att konfigurera tid/dagar som din autoassistent ska vara i drift eller inte är i drift, eller skapa ett nytt schema när du skapar en autoassistent. Information om hur du konfigurerar kontorstid och helgscheman innan du skapar en autoassistent finns i Skapa och konfigurera ett schema i Control Hub för mer information.

För kunder i Asien-Stillahavsområdet fylls fältet Namn på nummerpresentation automatiskt i med användarnamnet. Du kan inte ändra fältet Namn på nummerpresentation.

1

Från kundvyn i https://admin.webex.com går du till Tjänster och väljer Samtal > Funktioner.
2

Klicka på Autoassistent > Skapa autoassistent .
3

Ange följande information på sidan Grundläggande och klicka sedan på Nästa.

  • Plats

  • Autoassistentnamn

  • Telefonnummer

  • Språk


 

När du konfigurerar en automatisk receptionist kan du tillhandahålla antalet automatiska receptionister för varje plats eller organisation.
4

På Schema för öppettider kan du tilldela ett befintligt öppettidersschema i Välj ett alternativ rullgardinsmenyn eller skapa ett nytt schema. Klicka på Nästa.
5

På Schema för helgdagar tilldela ett befintligt semesterschema i Välj ett alternativ rullgardinsmenyn eller skapa ett nytt schema. Klicka på Nästa.
6

På Meny sida, under både Öppettider och Efter arbetstid flikar använder du rullgardinsmenyn för att tilldela varje knappsatsnummer till deras funktion. Klicka på Nästa.

Om du vill tillåta uppringare att ringa en anknytning utan en menyfråga markerar du Aktivera anknytningsuppringning utan att kräva ett menyobjekt kryssrutan.
7

På Hälsning sida, under både Öppettider och Efter arbetstid väljer du om du vill använda standardhälsningen, överför en ljudinspelning eller spelar in din egen hälsningsfras. Klicka på Nästa.
8

På Granska under varje flik, granska de nya inställningarna för autosvar för att kontrollera att allt stämmer. Du kan klicka Tillbaka för att göra ändringar eller klicka på Skapa för att tillämpa inställningarna på din nya autosvar.
9

Klicka på Klar när du är färdig.

Exempel

Vill du se hur det går till? Titta på det här videodemonstration om hur du skapar en ny autoassistent i Control Hub .

Inaktivera en autoassistent

Med den här proceduren kan du inaktivera en tidigare skapad autoassistent.

1

Från kundvyn i https://admin.webex.com går du till Tjänster och väljer Samtal > Funktioner.
2

Klicka på Autoassistent och välj sedan den autoassistent som ska inaktiveras i listan.
3

Växla på sidopanelen Aktivera autoassistent till av för att inaktivera den automatiska receptionisten.
4

Klicka på Spara.

Redigera allmänna inställningar för autoassistent

Du kan ändra plats och språk för din autoassistent.

1

Från kundvyn i https://admin.webex.com går du till Tjänster och väljer Samtal > Funktioner.
2

Klicka på Autoassistent och välj sedan den autoassistent som du vill redigera i listan.
3

I sidopanelen, bredvid Allmänna inställningar , klicka Hantera .
4

Visa eller redigera Språk från Språk från rullgardinsmenyn.
5

Visa eller redigera Tidszon från Tidszon rullgardinsmenyn.
6

Visa eller redigera Nummerpresentation används när samtal överförs eller vidarekopplas från denna autosvar.
7

Klicka på Spara.

Redigera telefonnummer till autosvar

Ändra telefonnummer till autosvar och lägg till upp till 10 alternativa nummer.

1

Från kundvyn i https://admin.webex.com går du till Tjänster och väljer Samtal > Funktioner.
2

Klicka på Autoassistent och välj sedan den autoassistent som du vill redigera i listan.
3

I sidopanelen, bredvid Telefonnummer klicka på numren som du har tilldelat.
4

Redigera Primärt telefonnummer och/eller Anknytning .
5

Lägg till alternativa nummer med hjälp av sökfunktionen.
6

Klicka på Spara.

Konfigurera samtalskoppling för autosvar

Det går att vidarebefordra alla inkommande samtal beroende på en uppsättning kriterier som du har definierat.

1

Från kundvyn i https://admin.webex.com går du till Tjänster och väljer Samtal > Funktioner.
2

Klicka på Autoassistent och välj sedan den autoassistent som du vill redigera i listan.
3

Klicka på Samtalsvidarekoppling i sidopanelen.
4

Aktivera funktionen Samtalsvidarekoppling.
5

Välj något av följande alternativ:

  • Vidarekoppla alltid samtal– Vidarebefordra alltid samtal till ett anvisat nummer.
  • Vidarekoppla samtal selektivt– Vidarebefordra samtal till ett anvisat nummer beroende på kriterierna.

 

Om du väljer Selektiv vidarekoppling måste du ha minst en regel för vidarekoppling för att samtalskoppling ska vara aktiv.

6

Tilldela det nummer som du vill vidarekoppla samtal till. Om du har valt Vidarekoppla alltid samtal klickar du på Spara.


 

När du väljer Vidarekoppla alltid eller Vidarekoppla selektivt markerar du kryssrutan Skicka till röstbrevlåda för att vidarebefordra alla samtal till en intern röstbrevlåda. Kryssrutan Skicka till röstbrevlåda inaktiveras när ett externt nummer anges.

Virtuella linjenummer kan också läggas till som ett nummer att vidarekoppla samtal till.
7

Om du väljer Selektivt vidarebefordra skapar du en regel genom att klicka på Lägg till Vid vidarebefordran eller Lägg till när inte för att vidarebefordra .


 

Vid etablering av Selektiv vidarekoppling av samtal alternativet, Lägg till när inte för att vidarebefordra regeln har företräde Lägg till Vid vidarebefordran regel.
8

Skapa ett regelnamn.
9

För När ska vidarebefordras eller När du inte ska vidarebefordra väljer du en Schema för företag och Schema för helgdagar från listruta.
10

För Vidarekoppla till väljer du minst ett alternativ från Standardtelefonnummer eller lägger till ett annat telefonnummer.
11

För Samtal från väljer du Valfritt telefonnummer eller Valda nummer med minst ett av följande alternativ:

  • Valfritt telefonnummer– Vidarebefordrar alla samtal i den angivna regeln.

  • Valfria privata nummer– Vidarebefordrar samtal från privata nummer.

  • Valfria otillgängliga nummer– Vidarebefordrar samtal från otillgängliga nummer.

  • Lägg till specifika nummer– Vidarebefordrar samtal från upp till 12 nummer som du definierar.
12

För Samtal till väljer du ett nummer eller ett alternativt nummer i rullgardinsmenyn för att vidarekoppla ett samtal när det tas emot på det här numret i din organisation.
13

Klicka på Spara.

Nästa steg

När en regel väl har skapats kan du aktivera eller inaktivera en regel genom att använda växlingsknappen bredvid regeln i tabellen. Du kan även när som helst ändra eller ta bort en regel genom att klicka på Redigera eller .

Redigera uppringningsalternativ för autoassistenter

Ange att uppringningsalternativen ska vara specifika för en kund eller en plats/plats.

1

Från kundvyn i https://admin.webex.com går du till Tjänster och väljer Samtal > Funktioner.
2

Klicka på Autoassistent och välj sedan den autoassistent som du vill redigera i listan.
3

Klicka på på sidopanelen Uppringningsalternativ .
4

Välj något av följande:

  • Kund

  • Plats
5

Klicka på Spara.

Redigera kontorstid för autoassistenter

Du kan tilldela ett kontorstid som skapats tidigare eller skapa ditt eget kontorstid för autoassistenten.

1

Från kundvyn i https://admin.webex.com går du till Tjänster och väljer Samtal > Funktioner.
2

Klicka på Autoassistent och välj sedan den autoassistent som du vill redigera i listan.
3

I sidopanelen, under Öppettider Bilassistent klicka Schemalägg .
4

Välj något av följande alternativ:

  • Tilldela ett befintligt schema – Välj ett tidigare skapat schema från listrutemeny.

  • Skapa ett nytt schema – Skapa ett nytt namn för schemat och välj kontorstid.
5

Klicka på Spara.

Redigera menyalternativ för kontorstid för autoassistenter

Tilldela olika funktioner till varje knappsatsnummer. Dessa inställningar dirigerar dina kunder dit de behöver när de anger ett visst nummer på sin telefon.

1

Från kundvyn i https://admin.webex.com går du till Tjänster och väljer Samtal > Funktioner.
2

Klicka på Autoassistent och välj sedan den autoassistent som du vill redigera i listan.
3

I sidopanelen, under Öppettider Bilassistent , klicka Meny .
4

Kontrollera Aktivera anknytningsuppringning utan att kräva ett menyobjekt kryssrutan för att tillåta uppringare att direkt ringa en anknytning när som helst.
5

Välj den funktion som du vill tilldela varje nummer eller funktionsknapp på knappsatsen.
6

För varje tilldelad funktion anger du ytterligare information eller söker och lägger till användare eller arbetsyta eller virtuella linjenummer och anknytningar för att överföra samtal.
7

Klicka på Spara.

Redigera en hälsningsfras till en kontorstid

Det här är meddelandet som dina kunder får när de ringer under kontorstid. Hälsningar har ofta ett kort välkomstmeddelande och listar menyalternativen.

1

Från kundvyn i https://admin.webex.com går du till Tjänster och väljer Samtal > Funktioner.
2

Klicka på Autoassistent och välj sedan den autoassistent som du vill redigera i listan.
3

I sidopanelen, under Öppettider Bilassistent , klicka Hälsning .
4

Välj ett av följande alternativ:

  • Standardhälsning – Spelar upp en standardhälsning för inkommande samtal.

  • Anpassad hälsning – Överför en ljudfil eller spela in en hälsning med hjälp av inspelningsfunktionen.


 

Ljudfilen (WAV) måste uppfylla följande krav:

  • 8 eller 16 kHz

  • 8- eller 16-bitars mono

  • u-law, A-law eller PCM

  • Maximal filstorlek på 2 MB (eller cirka 4 minuters uppspelning)

 

Du hittar mer information om inspelning från din telefon och exempel på hälsningsskript genom att klicka på Anvisningar för att spela in på en telefon och Visa mig ett exempel på skript .
5

Klicka på Spara.

Redigera menyalternativ efter stängning för autoassistenter

Tilldela olika funktioner till varje knappsatsnummer för att dirigera dina kunder dit de behöver när de anger ett visst nummer på sin telefon. Menyn som du anger för efter stängning gäller även för semesterschemat.

1

Från kundvyn i https://admin.webex.com går du till Tjänster och väljer Samtal > Funktioner.
2

Klicka på Autoassistent och välj sedan den autoassistent som du vill redigera i listan.
3

I sidopanelen, under Autoassistent efter kontorstid klicka Meny .
4

Kontrollera Aktivera anknytningsuppringning utan att kräva ett menyobjekt kryssrutan för att tillåta uppringare att direkt ringa en anknytning när som helst.
5

Välj den funktion som du vill tilldela varje nummer eller funktionsknapp på knappsatsen.
6

För varje tilldelad funktion anger du ytterligare information eller söker och lägger till användare eller arbetsyta eller virtuella linjenummer och anknytningar för att överföra samtal.
7

Klicka på Spara.

Redigera en hälsningsfras till en autoassistent efter öppettid

Det här är meddelandet som dina kunder får när de ringer efter kontorstid. Hälsningar har ofta ett kort välkomstmeddelande och listar menyalternativen. Menyn som du anger för efter stängning gäller även för semesterschemat.

1

Från kundvyn i https://admin.webex.com går du till Tjänster och väljer Samtal > Funktioner.
2

Klicka på Autoassistent och välj sedan den autoassistent som du vill redigera i listan.
3

I sidopanelen, under Autoassistent efter kontorstid , klicka Hälsning .
4

Välj ett av följande alternativ:

  • Standardhälsning – Spelar upp en standardhälsning för inkommande samtal.

  • Anpassad hälsning – Överför en ljudfil eller spela in en hälsning med hjälp av inspelningsfunktionen.


 

Ljudfilen (WAV) måste uppfylla följande krav:

  • 8 eller 16 kHz

  • 8- eller 16-bitars mono

  • u-law, A-law eller PCM

  • Maximal filstorlek på 2 MB (eller cirka 4 minuters uppspelning)

 

Du hittar mer information om inspelning från din telefon och exempel på hälsningsskript genom att klicka på Anvisningar för att spela in på en telefon och Visa mig ett exempel på skript .
5

Klicka på Spara.

Redigera semesterscheman för autoassistenter

Ange under vilka dagar din semesterassistent ska vara i drift. Du kan tilldela ett semesterschema som har skapats tidigare eller skapa ditt eget semesterschema för autoassistenten.

1

Från kundvyn i https://admin.webex.com går du till Tjänster och väljer Samtal > Funktioner.
2

Klicka på Autoassistent och välj sedan den autoassistent som du vill redigera i listan.
3

I sidopanelen, under Bilassistent under semestern klicka Schemalägg .
4

Välj något av följande alternativ:

  • Tilldela ett befintligt schema – Välj ett tidigare skapat schema i rullgardinsmenyn.

  • Skapa ett nytt schema – Skapa ett nytt namn för schemat och välj helgdagar för din organisation.
5

Klicka på Spara.

Skapa rapporter för autoassistenter

Du kan skapa en rapport som listar alla inkommande samtal som nått tjänsten autosvar.

1

Från kundvyn i https://admin.webex.com går du till Tjänster och väljer Samtal > Funktioner.
2

Klicka på Autoassistent > Visa rapporter .

Du korslanseras till samtalsadministratörsportalen där du kan skapa en svarsrapport. Klicka på för mer information här .