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Gérer les attendants automatiques dans Control Hub
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Pour les clients de la région Asie-Pacifique, le champ Nom de l’ID de l’appelant est automatiquement rempli avec le nom d’utilisateur. Vous ne pouvez pas modifier le champ ID de l'appelant’équipe.
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Dans l’affichage du client dans https://admin.webex.com, allez dans Services, et choisissez . |
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Allez à la carte Standard automatique et cliquez sur Ajouter nouveau pour créer un standard automatique. |
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Sur la page Bases, saisissez les informations suivantes, puis cliquez sur Suivant.
Lors de la configuration d’un attendant automatique, vous pouvez fournir le nombre de attendants automatiques pour chaque emplacement ou organisation. |
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Sur la page Horaire des heures d’ouverture, attribuez un programme des heures d’ouverture existant dans la page sélectionner une option , ou créez un nouveau programme. Cliquez sur Suivant.
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Sur la page Programmer les vacances , attribuez un programme des vacances existant dans la page sélectionnez une option , ou créez un nouveau programme. Cliquez sur Suivant.
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Sur la page Menu, sous les onglets Heures d’ouverture et Après les heures d’ouverture, utilisez le menu déroulant pour attribuer chaque numéro de clavier à leur fonction. Cliquez sur Suivant.
Pour autoriser les appelants à composer un numéro de poste sans invite de menu, cochez la case Activer la numérotation de l’extension sans demander un élément de menu . |
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Sur la page Message d’accueil, sous les onglets Heures d’ouverture et Après les heures d’ouverture, choisissez si vous souhaitez utiliser le message de bienvenue par défaut, charger un enregistrement audio ou enregistrer votre propre message d’accueil. Cliquez sur Suivant.
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Sur la page Révision , sous chaque onglet, retentez les paramètres de votre nouveau attendant automatique pour vous assurer que tout est correct. Vous pouvez cliquer sur Retour pour effectuer des modifications, ou cliquer sur Créer pour appliquer les paramètres à votre nouveau attendant automatique. |
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Cliquez sur Terminé lorsque vous avez terminé.
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Grâce à cette procédure, vous pouvez désactiver un standard automatique précédemment créé.
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Allez à Standard automatique et cliquez sur Gérer. |
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La page Standard automatique s'affiche. Sélectionnez le standard automatique à désactiver dans la liste. |
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Dans le panneau latéral, activez Activer le attendant automatique pour désactiver le attendant automatique.
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Cliquez sur Enregistrer. |
Vous pouvez changer l’emplacement et la langue de votre attendant automatique.
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Dans l’affichage du client dans https://admin.webex.com, allez dans Services, et choisissez . |
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Allez à la carte Standard automatique et cliquez sur Gérer. La page Standard automatique s'affiche. Sélectionnez le standard automatique à modifier dans la liste. |
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Dans le panneau latéral, à côté des Paramètres généraux, cliquez sur Gérer. |
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Afficher ou modifier la langue à partir de la langue dans le drop-down. |
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Afficher ou modifier les Fuseau horaire à partir du Fuseau horaire des salles. |
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Afficher ou modifier les ID de l'appelant utilisées lorsque les appels sont transférés ou transférés hors de ce attendant automatique. |
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Cliquez sur Enregistrer. |
Changez vos numéros de téléphone automatiques et ajoutez jusqu’à 10 autres numéros.
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Dans l’affichage du client dans https://admin.webex.com, allez dans Services, et choisissez . |
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Allez à la carte Standard automatique et cliquez sur Gérer. La page Standard automatique s'affiche. Sélectionnez le standard automatique à modifier dans la liste. |
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Dans le panneau latéral, cliquez sur Numéros de téléphone. |
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Modifiez le numéro de téléphone principal et le numéro de poste. Si vous avez laissé le champ du numéro de poste vide lors de la création du standard automatique, le système attribue automatiquement les quatre derniers chiffres du numéro de téléphone en tant que numéro de poste à ce standard automatique.
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Ajouter des numéros de remplacement en utilisant la fonction de recherche. |
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Cliquez sur Enregistrer. |
Vous pouvez faire suivre tous les appels entrants en fonction d’un ensemble de critères que vous définissez.
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Dans l’affichage du client dans https://admin.webex.com, allez dans Services, et choisissez . |
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Cliquez sur Invité automatique , puis sélectionnez le invité automatique à modifier dans la liste. |
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Dans le panneau latéral, cliquez sur Faire suivre les appels. |
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Bascule la fonctionnalité de forwarding d’appel. |
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Choisissez l'une des options suivantes :
Si vous choisissez le renvoi sélectif des appels, vous devez avoir appliqué au moins une règle de renvoi pour que le renvoi d'appel soit actif.
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Attribuer le numéro à qui vous souhaitez faire suivre les appels. Si vous avez choisi Toujours faire suivre les appels, cliquez sur Enregistrer. Lorsque vous choisissez Toujours faire suivre ou Avance sélectivement, cochez la case Envoyer à la messagerie vocale pour faire suivre tous les appels vers une messagerie vocale interne. La case à cocher Envoyer à la messagerie vocale est désactivée lorsqu’un numéro externe est saisi. Un numéro de ligne virtuelle peut également être ajouté en tant que numéro vers lequel transférer les appels. |
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Si vous choisissez Avance sélectivement, créez une règle en cliquant sur Ajouter quand faire suivre ou Ajouter quand ne pas faire suivre. Lors de la mise à disposition de l'option Renvoi sélectif des appels , la règle Ajouter quand ne pas renvoyer est prioritaire sur la règle Ajouter quand renvoyer . |
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Créer un nom de règle. |
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Pour Quand faire suivre ou Ne pas faire suivre, sélectionnez un programme d’entreprise et une programmation des vacances à partir du Liste déroulante. |
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Pour Faire suivre à, sélectionnez au moins une option à partir du Numéro de téléphone par défaut ou ajoutez un autre numéro de téléphone. |
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Pour les appels à partirde, sélectionnez Tous les numéros ou Numéros sélectionnés avec au moins une option parmi les options suivantes :
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Pour Appels à, sélectionnez un numéro ou un autre numéro dans le drop-down pour faire suivre un appel lorsqu’il est reçu sur ce numéro de votre organisation. |
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Cliquez sur Enregistrer. |
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Les règles sont triées dans le tableau par caractère de nom de règle. Exemple : 00_rule, 01_rule, etc.
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La règle « Ne pas transférer » a toujours la priorité sur la règle « Transférer ».
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Les règles sont traitées selon l'ordre dans lequel elles sont répertoriées dans le tableau.
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Vous pouvez créer plusieurs règles. Cependant, si une règle est satisfaite, le système ne vérifie plus la règle suivante. Si vous souhaitez que la règle spécifique vérifie d'abord, nous vous suggérons de mettre à jour le nom de la règle avec des chiffres. par exemple Si vous souhaitez que la règle des congés soit vérifiée avant la règle des heures de fermeture des bureaux, nommez la règle 01-Congés et 02-Fermés.
Pour en savoir plus sur les fonctionnalités de base et des exemples de renvoi d’appel sélectif, voir Configurer le renvoi d’appel sélectif pour Webex Calling.
Que faire ensuite ?
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Configurer les options de numérotation pour qu’ils soient spécifiques à un client ou à un emplacement/un site.
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Cliquez sur Invité automatique , puis sélectionnez le invité automatique à modifier dans la liste. |
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Dans le panneau latéral, cliquez sur Options de numérotation. |
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Effectuez l'une des actions suivantes :
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Cliquez sur Enregistrer. |
Vous pouvez attribuer un horaire des heures d’ouverture créé précédemment, ou créer vos propres horaires d’heures d’ouverture pour le attendant automatique.
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Cliquez sur Invité automatique , puis sélectionnez le invité automatique à modifier dans la liste. |
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Dans le panneau latéral, sous Horaires de travail Invité automatique cliquez sur Programmer. |
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Choisissez parmi l'une des options suivantes :
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Cliquez sur Enregistrer. |
Veuillez attribuer des fonctions différentes à chaque numéro du clavier. Ces paramètres dirigent vos clients où ils le souhaitent lorsqu’ils saisissent un numéro spécifique sur le clavier.
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Allez à la carte Standard automatique et cliquez sur Gérer. La page Standard automatique s'affiche. Sélectionnez le standard automatique à modifier dans la liste. |
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Dans le panneau latéral, sous Participants automatiques des heures d’ouverture, cliquez sur Menu. |
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Cochez la case Activer la numérotation de l’extension sans exiger un élément de menu pour permettre aux appelants d’appeler un numéro de poste directement à tout moment. L’option Numérotation du numéro de poste pour le standard automatique s’applique uniquement aux abonnés de Webex Calling. |
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Sélectionnez la fonction que vous souhaitez affecter à chaque numéro ou touche de fonction sur le clavier de numérotation.
Pour chaque fonction affectée, saisissez des informations supplémentaires ou recherchez et ajoutez un numéro d’utilisateur ou d’espace de travail ou de ligne virtuelle et des numéros de postes pour transférer les appels.
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Cliquez sur Enregistrer. |
Ceci est le message que vos clients entendent lorsqu’ils appellent pendant les heures d’ouverture. Les messages d’accueil comportent souvent un court message de bienvenue et énumèrent les options du menu.
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Dans l’affichage du client dans https://admin.webex.com, allez dans Services, et choisissez . |
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Allez à la carte Standard automatique et cliquez sur Gérer. La page Standard automatique s'affiche. Sélectionnez le standard automatique à modifier dans la liste. |
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Dans le panneau latéral, sous Participants automatiques des heures d’ouverture, cliquez sur Accueil. |
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Choisissez l'une des options suivantes :
Le fichier audio (WAV) doit répondre aux exigences suivantes :
Vous pouvez trouver plus d’informations sur l’enregistrement à partir de votre téléphone et des scripts d’accueil modèles en cliquant sur Instructions pour l’enregistrement par téléphone et Montrez-moi un exemple de script. |
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Cliquez sur Enregistrer. |
Attribuez des fonctions différentes à chaque numéro de clavier pour indiquer à vos clients où ils doivent aller lorsqu’ils saisissent un numéro spécifique sur leur téléphone. Le menu que vous définissez pour après les heures d’ouverture s’applique également au programme des vacances.
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Dans l’affichage du client dans https://admin.webex.com, allez dans Services, et choisissez . |
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Allez à la carte Standard automatique et cliquez sur Gérer. La page Standard automatique s'affiche. Sélectionnez le standard automatique à modifier dans la liste. |
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Dans le panneau latéral, sous Pendant les heures d’ouverture, cliquez sur Menu. |
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Cochez la case Activer la numérotation de l’extension sans exiger un élément de menu pour permettre aux appelants d’appeler un numéro de poste directement à tout moment. |
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Sélectionnez la fonction que vous souhaitez affecter à chaque numéro ou touche de fonction sur le clavier de numérotation.
Pour chaque fonction affectée, saisissez des informations supplémentaires ou recherchez et ajoutez un numéro d’utilisateur ou d’espace de travail ou de ligne virtuelle et des numéros de postes pour transférer les appels.
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Cliquez sur Enregistrer. |
Ceci est le message que vos clients entendent lorsqu’ils appellent après les heures d’ouverture. Les messages d’accueil comportent souvent un court message de bienvenue et énumèrent les options du menu. Le menu que vous définissez pour après les heures d’ouverture s’applique également au programme des vacances.
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Dans l’affichage du client dans https://admin.webex.com, allez dans Services, et choisissez . |
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Allez à la carte Standard automatique et cliquez sur Gérer. La page Standard automatique s'affiche. Sélectionnez le standard automatique à modifier dans la liste. |
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Dans le panneau latéral, sous Participants automatiques après les heures d’ouverture, cliquez sur Accueil. |
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Choisissez l'une des options suivantes :
Le fichier audio (WAV) doit répondre aux exigences suivantes :
Vous pouvez trouver plus d’informations sur l’enregistrement à partir de votre téléphone et des scripts d’accueil modèles en cliquant sur Instructions pour l’enregistrement par téléphone et Montrez-moi un exemple de script. |
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Cliquez sur Enregistrer. |
Définir les jours pendant lesquels votre employé automatique des vacances fonctionne. Vous pouvez attribuer un programme d’vacances créé précédemment, ou créer votre propre programme de vacances pour le automatiquement.
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Dans l’affichage du client dans https://admin.webex.com, allez dans Services, et choisissez . |
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Allez à la carte Standard automatique et cliquez sur Gérer. La page Standard automatique s'affiche. Sélectionnez le standard automatique à modifier dans la liste. |
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Dans le panneau latéral, sous Invité automatique des Vacances cliquez sur Programmer. |
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Choisissez parmi l'une des options suivantes :
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Cliquez sur Enregistrer. |
Vous pouvez générer un rapport qui répertorie tous les appels entrants qui ont atteint le service du attendant automatique.
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Allez à la carte Standard automatique et cliquez sur Gérer. La page Standard automatique s'affiche. |
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Cliquez sur . |
Téléchargez le Kit de lancement pour voir ce que peut faire un standard automatique. Accédez aux exemples de messages d’accueil et aux modèles de courriers électroniques pour vous aider à démarrer.
Vous pouvez gérer les agents automatiques en bloc avec des insertions/mises à jour en bloc pour les attendants automatiques. Les administrateurs peuvent importer/exporter des répondeurs automatiques à l’aide d’un fichier CSV.
Exportation du fichier CSV au format de fichier ZIP : Lors de l’exportation de données vers un fichier CSV, le nombre d’enregistrements peut être supérieur à 1 000. Dans ce cas, le fichier ZIP est téléchargé, où le fichier ZIP contient l'ensemble complet des enregistrements dans un seul fichier CSV. Un dossier séparé contenant toutes les données est divisé en plusieurs fichiers CSV contenant moins de 1 000 enregistrements. Ces fichiers sont générés pour que les administrateurs puissent rapidement importer des mises à jour et les charger.
Si vous avez beaucoup de répondeurs automatiques à ajouter, l’option de gestion en lot des répondeurs automatiques est pratique et la prise en charge du fichier CSV réduit les efforts de déploiement et de migration.
Chaque standard automatique créé dans le Control Hub nécessite de remplir un assistant avec de nombreux paramètres et la prise en charge du fichier CSV simplifie le processus.
Les fonctionnalités suivantes seront bientôt disponibles :
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Supprimer des instances complètes du attendant automatique
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Créer/Modifier/Supprimer la règle de forwarding d’appel
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Exposition d’opérations en bloc au CSV en tant qu’API externes sur le portail Hydra
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Création de nouveaux calendriers
Pour gérer les assistants automatiques en bloc :
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Dans l’affichage du client dans https://admin.webex.com, allez dans Services, et choisissez . |
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Allez à la carte Standard automatique et cliquez sur Gérer. La page Standard automatique s'affiche. |
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Cliquez sur Gérer et sélectionnez Gestion en bloc. |
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Sélectionnez un emplacement dans l’Liste déroulante pour télécharger les données des participants automatiques sur cet emplacement, ou sélectionnez tous les emplacements pour télécharger les données de tous les participants automatiques. |
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Cliquez sur Télécharger les données ou Télécharger le modèle .csv pour vérifier que votre fichier CSV est correctement formaté, en vérifiant les informations requises. |
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Ajoutez ou modifiez le prénom et le nom, le numéro de téléphone, etc. et téléchargez le fichier CSV mis à jour. |
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Cliquez sur Afficher l’historique des importations/tâches pour afficher le statut de votre importation CSV et indiquer si vous avez rencontré des erreurs. |
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Colonne |
(Obligatoire ou facultatif) Ajouter un attendant automatique |
(Obligatoire ou facultatif) Modifier un attendant automatique |
Description |
Valeurs supportées |
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Nom |
Obligatoire |
Obligatoire |
Saisissez le nom du standard automatique. | 1 à 30 caractères |
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Numéro de téléphone |
Obligatoire si le numéro de poste est laissé vide |
Obligatoire si le numéro de poste est laissé vide |
Saisissez le numéro de téléphone. Vous devez avoir un numéro de téléphone ou un numéro de poste. | Seuls les numéros E.164 sont autorisés pour l’importation d’un fichier CSV. Exemple : +12815550100 Le numéro de téléphone doit être sur l’onglet Numéros dans le Control Hub. |
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Extension |
Obligatoire si le numéro de téléphone est vide |
Obligatoire si le numéro de téléphone est vide |
Saisissez l’extension. Vous devez avoir un numéro de téléphone ou un numéro de poste. | Numéro de poste de deux à dix chiffres. 00-999999. Les numéros de poste qui correspondent aux numéros d’urgence du pays du lieu ne sont pas autorisés (par exemple, vous ne pouvez pas utiliser le 911 comme numéro de poste aux États-Unis) |
| Emplacement | Obligatoire | Obligatoire | Saisissez l’emplacement pour ajouter des assistants automatiques. | Exemple : San Jose L’emplacement doit être sur l’onglet Emplacements dans le Control Hub. |
| Fuseau horaire | Facultatif. | Facultatif. | Saisissez la clé de fuseau horaire du attendant automatique. Ce fuseau horaire s’applique aux calendriers appliqués aux automatiquement. | Exemple : Amérique/Chicago. Longueur de caractères : 1-127 |
| Codes langues | Facultatif. | Facultatif. | Saisissez la langue d’annonce pour les attendants automatiques. | Exemple : en_us |
| Prénom de l’ID d’appelant | Obligatoire | Obligatoire | Saisissez le prénom à afficher pour le attendant automatique. L’ID de ligne d’appel est utilisé lorsque le renvoi d’appels est activé et que les appels sont renvoyés. | Exemple : San. Longueur de caractères : 1-30 Seuls les caractères UTF-8 sont pris en charge. |
| Nom de l’ID d’appelant | Obligatoire | Obligatoire | Saisissez le prénom à afficher pour le attendant automatique. L’ID de ligne d’appel est utilisé lorsque le renvoi d’appels est activé et que les appels sont renvoyés. | Exemple : Jose. Longueur de caractères : 1-30 Seuls les caractères UTF-8 sont pris en charge. |
| Horaire d’activité | Obligatoire | Obligatoire | Saisissez le nom de la planification commerciale. | Un nom d’horaire d’activité valide au sein de l’organisation. |
| Programme des vacances | Obligatoire | Obligatoire | Saisissez le nom du programme des vacances. | Un nom de calendrier de congés valide dans l’organisation. |
| Type de numérotation | Facultatif. | Facultatif. | Sélectionnez le type de numérotation. | Enterprise et Group sont les valeurs parmi qui vous pouvez choisir. |
| Extension du menu des heures d’ouverture | Facultatif. | Facultatif. | Sélectionnez l’extension du menu des heures d’ouverture. | True (Vrai) et False (Faux) sont les valeurs parmi qui vous pouvez choisir. |
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Extension du menu après les heures d’ouverture | Facultatif. | Facultatif. | Sélectionnez l’extension du menu après les heures d’ouverture. | True (Vrai) et False (Faux) sont les valeurs parmi qui vous pouvez choisir. |
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Activation du standard automatique |
Facultatif. |
Facultatif. |
Sélectionnez le bouton à bascule pour activer ou désactiver cette option. |
Activé ou désactivé |
| Autres numéros | Facultatif. | Facultatif. | Saisissez les autres numéro(s) à attribuer aux assistants automatiques. | Exemple : 1112223333. Longueur de caractères : 1-23 Le numéro de téléphone doit être sur l’onglet Numéros dans le Control Hub. |
| Autre numéro d’action | Facultatif. | Facultatif. |
Saisissez AJOUTER pour ajouter les numéros alternatifs que vous avez listés dans cette ligne. Saisissez SUPPRIMER pour supprimer les numéros alternatifs que vous avez listés sur cette ligne. Si vous saisissez REMPLACER, vous supprimerez tous les numéros secondaires précédemment saisis et les remplacerez par les numéros secondaires que vous ajoutez dans cette ligne uniquement. | AJOUTER, SUPPRIMER, REMPLACER |
| Autre numéro de sonnerie 1 à 10 | Facultatif. | Facultatif. | Si la sonnerie distincte est activée pour les numéros alternatifs, choisissez le modèle de sonnerie distincte. Choisissez l’une des options prises en charge. | NORMAL, LONG_LONG, COURT_COURT_LONG, COURT_LONG_COURT |
| Appuyez sur les heures ouvrables 0 à 9, * et # Description |
Obligatoire si les heures ouvrables Appuient Sur 0 à 9, * et # Description reste vide |
Obligatoire si les heures ouvrables Appuient Sur 0 à 9, * et # Description reste vide |
Sélectionnez le type des heures d’ouverture. |
Exemple : Description, Longueur de caractères : 1-20 |
|
Appuyez après les heures ouvrables, sur 0 à 9, * et # Description |
Obligatoire si, en dehors des heures ouvrables, la touche 0 à 9, * et # est laissée vide |
Obligatoire si, en dehors des heures ouvrables, la touche 0 à 9, * et # est laissée vide |
Sélectionnez le type après les heures d’ouverture. |
Exemple : Description, Longueur de caractères : 1-20 |
|
Appuyez sur les heures ouvrables 0 à 9, * et # Action |
Obligatoire si les heures ouvrables Appuient Sur 0 à 9, * et # Action reste vide |
Obligatoire si les heures ouvrables Appuient Sur 0 à 9, * et # Action reste vide |
Sélectionnez le type des heures d’ouverture. |
LIRE L’ANNONCE_ TRANSFÉRER L’APPEL_AVEC_INVITE TRANSFÉRER L’APPEL_SANS_INVITE TRANSFÉRER L’APPEL_À_L’OPÉRATEUR TRANSFÉRER_VERS_LA MESSAGERIE VOCALE COMPOSER_PAR_NOM APPELER_PAR_NUMÉRO DE POSTE MENU_RÉPÉTER QUITTER LE_MENU |
| Après les heures ouvrables, appuyez sur 0 à 9, * et # Action |
Obligatoire si la touche 0 à 9 est vide en dehors des heures ouvrables, l'action * et # |
Obligatoire si la touche 0 à 9 est vide en dehors des heures ouvrables, l'action * et # |
Sélectionnez le type après les heures d’ouverture. |
LIRE L’ANNONCE_ TRANSFERT AVEC_INVITE_ TRANSFÉRER SANS__INVITE TRANSFÉRER À_L’OPÉRATEUR_ TRANSFÉRER_VERS_LA MESSAGERIE VOCALE COMPOSER_PAR_NOM APPELER_PAR_NUMÉRO DE POSTE MENU_RÉPÉTER QUITTER LE_MENU |
|
Appuyez sur les heures ouvrables 0 à 9, * et # Valeur |
Obligatoire pour quelques Actions telles que LIRE_ANNONCE, TRANSFÉRER_AVEC_INVITE, TRANSFÉRER_SANS_INVITE, TRANSFÉRER_VERS_L’OPÉRATEUR, TRANSFÉRER_VERS_LA MESSAGERIE VOCALE |
Obligatoire pour quelques Actions telles que LIRE_ANNONCE, TRANSFÉRER_AVEC_INVITE, TRANSFÉRER_SANS_INVITE, TRANSFÉRER_VERS_L’OPÉRATEUR, TRANSFÉRER_VERS_LA MESSAGERIE VOCALE |
Une valeur supplémentaire est nécessaire pour effectuer certaines actions |
Le format du fichier de lecture de l’annonce est Nom de l’annonce | Type d’annonce | Niveau d’annonce Exemple : CycloneAlert.wav | WAV | EMPLACEMENT Le type de saisie est TOUS LES MAJUSCULES Les autres actions prises en charge nécessitent un numéro de téléphone ou un numéro de poste valide. |
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Appuyez après les heures ouvrables, sur 0 à 9, * et # Valeur |
Obligatoire pour quelques Actions telles que LIRE_ANNONCE, TRANSFÉRER_AVEC_INVITE, TRANSFÉRER_SANS_INVITE, TRANSFÉRER_VERS_L’OPÉRATEUR, TRANSFÉRER_VERS_LA MESSAGERIE VOCALE |
Obligatoire pour quelques Actions telles que LIRE_ANNONCE, TRANSFÉRER_AVEC_INVITE, TRANSFÉRER_SANS_INVITE, TRANSFÉRER_VERS_L’OPÉRATEUR, TRANSFÉRER_VERS_LA MESSAGERIE VOCALE |
Une valeur supplémentaire est nécessaire pour effectuer certaines actions |
Le format du fichier de lecture de l’annonce est Nom de l’annonce | Type d’annonce | Niveau d’annonce Exemple : CycloneAlert.wav | WAV | EMPLACEMENT Le type de saisie est TOUS LES MAJUSCULES Les autres actions prises en charge nécessitent un numéro de téléphone ou un numéro de poste valide. |
