Najboljše prakse za varne sestanke: gostitelji

Preddverje osebne sobe

Preddverje je privzeto omogočeno za vse sestanke v osebni sobi. S to privzeto nastavitvijo se ob začetku sestanka v osebni sobi, ko je ta odklenjen, vsi gostje namestijo v preddverje, dokler jih ne sprejmete vi (gostitelj).

Gost je opredeljen na naslednji način:

• Ni prijavljen (identiteta ni preverjena)

• Prijavljen, vendar pripada zunanji organizaciji

S privzeto nastavitvijo, Počakajo v preddverju, dokler jih gostitelj ne sprejme, ljudje v vaši organizaciji, ki so se v račun Webex vpisali z licenco gostitelja ali udeleženca, obidejo preddverje in se neposredno pridružijo odklenjenim sestankom.

Skrbnik spletnega mesta Webex lahko nastavitev preddverja za vse osebne sobe v vaši organizaciji spremeni s Počakajo v preddverju, dokler jih gostitelj ne sprejme na eno od naslednjih možnosti:

• Pridružijo se lahko sestanku-Odključi preddverje za vse osebne sobe v vaši organizaciji, tako da se lahko vsakdo neposredno pridruži sestanku v osebni sobi, ko je ta odklenjena. Odsvetujemo, da bi onemogočili preddverje, saj je tako vaše srečanje izpostavljeno nezaželenim udeležencem, ki se pridružijo srečanju, in goljufijam pri plačilu cestnine za srečanje.

• Ne morejo se pridružiti sestanku-Vsi udeleženci morajo imeti račun na vašem spletnem mestu in biti prijavljeni, da se lahko udeležijo sestanka. S to nastavitvijo so sestanki v osebni sobi samo interni, kar pomeni, da so na voljo samo osebam v vaši organizaciji.

Ko se ljudje znajdejo v preddverju osebne sobe, se uvrstijo v eno od treh kategoriziranih skupin, da poenostavite izbiro pri preverjanju in sprejemu na sestanek:

• Notranji uporabniki (avtentificirani uporabniki v vaši organizaciji)

• Zunanji uporabniki (avtentificirani uporabniki v zunanjih organizacijah)

• nepreverjeni uporabniki (uporabniki, ki se niso prijavili in niso avtentificirani).

Notranji in zunanji avtentificirani uporabniki so se prijavili in preverili svojo identiteto. Identitete nepreverjenih uporabnikov (uporabnikov, ki se niso prijavili) ni mogoče šteti za resnično, ker niso preverjeni.

Na sestanek lahko spustite osebe, ki so individualno ali skupinsko odstranjene iz preddverja.

Samodejno zaklepanje osebne sobe

Zaklepanje sobe v osebni sobi vpliva na obnašanje pri vstopu v sestanek za vse. Ko je sestanek zaklenjen, morajo po privzetih nastavitvah vsi počakati v preddverju, dokler jih gostitelj ne sprejme.

Skrbnik spletnega mesta lahko za vse osebne sobe v organizaciji konfigurira tudi bolj omejevalno nastavitev. S to bolj omejujočo nastavitvijo se nihče ne more pridružiti sestanku, ko je ta zaklenjen.

Kot gostitelj sestanka lahko med potekom sestanka vedno zaklenete in odklenete sestanek z uporabo kontrolnih elementov v sestanku.

Svojo osebno sobo lahko nastavite tako, da jo samodejno zaklenete tako, da na spletnem mestu Webex izberete Preferences > My Personal Room .

Ta nastavitev zaklene sobo in prepreči, da bi se udeleženci samodejno pridružili sestanku. S to nastavitvijo se prikažejo obvestila, ko udeleženci čakajo v preddverju. V preddverju lahko pregledate ljudi in na sestanek dovolite vstop le pooblaščenim udeležencem.

Skrbnik spletnega mesta lahko zaklene nastavitev samodejnega zaklepanja in nastavi časovno obdobje samodejnega zaklepanja za vašo osebno sobo, tako da ga ne morete spremeniti. Ta upraviteljska možnost določa privzeto vrednost samodejnega zaklepanja za vašo osebno sobo, vendar lahko med potekom sestanka vedno odklenete in ponovno zaklenete sestanek.

Obvestila o osebni sobi pred sestankom

Ko ljudje vstopijo v preddverje vaše osebne sobe, vam lahko pošljejo e-poštno obvestilo, v katerem vas obvestijo, da čakajo na začetek sestanka. Obvestila lahko pošiljajo tudi nepooblaščene osebe, ki pridobijo dostop do preddverja vaše osebne sobe.

Priporočamo, da pred začetkom sestanka pregledate obvestila o e-pošti in tako preverite nepooblaščene udeležence.

Če vidite preveč e-poštnih obvestil od nepooblaščenih udeležencev, razmislite o izklopu teh obvestil. Na spletnem mestu Webex pojdite na Preferences > My Personal Room, nato pa odkljukajte Notify me by email when someone enters my Personal Room lobby while I am away.

Obvestila o osebni sobi med sestankom

Če zaklenete osebno sobo, lahko preverite vse, ki čakajo v preddverju. Med zaklenjenim sestankom vas obvestila obvestijo, ko v preddverje vstopi nova oseba; lahko izberete, ali jo želite sprejeti. Ko v preddverju osebne sobe čaka več udeležencev, lahko izberete, ali želite na sestanek sprejeti izbrane posameznike ali vse čakajoče udeležence.

Načrtovani sestanki

Načrtovani sestanki Webex so naša priporočena vrsta sestankov, kadar je varnost za vas ali vašo organizacijo pomembna. Načrtovani sestanki so enkratni sestanki, zaščiteni z geslom, in imajo širok nabor varnostnih funkcij, nadzor funkcij sestanka in nadzor udeležencev. V naslednjih korakih si oglejte, kako zavarovati načrtovane sestanke.

Skrbno izberite temo sestanka

Srečanje na seznamu ali posredovano e-poštno sporočilo z vabilom lahko razkrije vsaj naslove srečanj nenačrtovanemu občinstvu. Naslovi sestankov lahko nenamerno razkrijejo zasebne informacije. Če želite zmanjšati izpostavljenost občutljivih podatkov, kot so imena podjetij ali dogodki, skrbno oblikujte naslove sestankov.

Izvzem gesla za sestanek iz vabil

Pri zelo občutljivih sestankih, spletnih seminarjih, dogodkih ali usposabljanjih iz e-poštnega sporočila z vabilom izključite geslo. Ta ukrep preprečuje nepooblaščen dostop do podrobnosti sestanka, če je e-poštno sporočilo z vabilom posredovano nenamernemu prejemniku.

Če ob načrtovanju sestanka, spletnega seminarja, dogodka ali usposabljanja potrdite Exclude password from email invitation , se geslo v vabilu ne prikaže. Udeležencem geslo zagotovite na drug način, na primer po telefonu.

Načrtovana dvorana za sestanke v preddverju

Pri različici Webex 43.3 in novejši je preddverje privzeto omogočeno za vse načrtovane sestanke Webex. Na obstoječih spletnih mestih, ki nimajo privzeto omogočenega preddverja, se spremembe ne izvedejo.

S to privzeto nastavitvijo se ob začetku načrtovanega sestanka, ko je ta odklenjen, vsi gostje namestijo v preddverje, dokler jih vi (gostitelj) ne sprejmete. Osebe, ki so prejele povabilo na sestanek in so se prijavile z računom Webex, obidejo preddverje in se neposredno pridružijo odklenjenim sestankom.

Gost je opredeljen na naslednji način:

• Ni prijavljen (identiteta ni preverjena)

• Prijavljen, vendar pripada zunanji organizaciji

Ko načrtujete sestanek na spletnem mestu Webex, lahko privzeto nastavitev preddverja spremenite s Počakajo v preddverju, dokler jih gostitelj ne spusti v dvorano na Lahko se pridružijo sestanku ali Ne morejo se pridružiti sestanku, odvisno od varnostnih nastavitev upravitelja za vaše spletno mesto.

Ko se ljudje znajdejo v preddverju vašega srečanja, se razvrstijo v tri kategorizirane skupine, da bi poenostavili pregled in izbiro vstopa na srečanje:

• Notranji uporabniki (avtentificirani uporabniki v vaši organizaciji)

• Zunanji uporabniki (avtentificirani uporabniki v zunanjih organizacijah)

• nepreverjeni uporabniki (uporabniki, ki se niso prijavili in niso avtentificirani).

Notranji in zunanji avtentificirani uporabniki so se prijavili in preverili svojo identiteto. Identitete nepreverjenih uporabnikov ni mogoče šteti za resnično, ker niso preverjeni.

Ljudi lahko v avlo sprejemate ali odstranjujete posamično ali v skupini.

Samodejno zaklepanje za načrtovane sestanke

Zaklepanje sestanka vpliva na obnašanje ob vstopu v sestanek za vse uporabnike. Ko zaklenete sestanek, morajo po privzetih nastavitvah vsi počakati v preddverju, dokler jih gostitelj ne sprejme.

Skrbnik spletnega mesta lahko konfigurira tudi bolj omejujočo nastavitev za vse načrtovane sestanke, ki jih gostijo uporabniki v vaši organizaciji. S to bolj omejujočo nastavitvijo se nihče ne more pridružiti sestanku, ko je ta zaklenjen.

Kot gostitelj sestanka lahko sestanek med potekom vedno zaklenete in odklenete z uporabo kontrolnih elementov v sestanku.

Ko načrtujete sestanek, lahko nastavite, da se sestanek samodejno zaklene, in sicer s kontrolniki v razdelku Security na spletnem mestu Webex.

S to nastavitvijo se prikaže obvestilo, ko udeleženci čakajo v preddverju. V preddverju lahko preverite uporabnike in na sestanek dovolite vstop le pooblaščenim udeležencem.

Skrbnik spletnega mesta lahko zaklene nastavitev samodejnega zaklepanja in nastavi časovno obdobje samodejnega zaklepanja za načrtovane sestanke, tako da jih ne morete spremeniti. Ta upraviteljska možnost določa privzeto vrednost samodejnega zaklepanja za načrtovani sestanek, vendar lahko sestanek med potekom vedno odklenete in ponovno zaklenete.

zahtevajte, da se povabljenci prijavijo na sestanek, dogodek ali usposabljanje.

Od povabljencev lahko zahtevate, da se na sestanek, spletni seminar, dogodek ali usposabljanje prijavijo, preden se pridružijo. Tako lahko zagotovite informacije o sestanku ter spremljate in zbirate informacije o povabljenih, ki se nameravajo udeležiti sestanka, dogodka ali usposabljanja.

Ta funkcija je omogočena med načrtovanjem. Če želite omogočiti to nastavitev v programih Webex Meetings in Webex Webinars, pojdite na Advanced options in pod Registration izberite Require attendee registration.

Uporaba vstopnega ali izstopnega tona ali napovedi imena

Z uporabo te funkcije preprečite, da bi se kdo brez vaše vednosti pridružil zvočnemu delu sestanka. Ta funkcija je privzeto omogočena za Webex Meetings in Webex Training. Pojdite na Preferences > Audio and Video in v razdelku Entry and exit tone s spustnega seznama izberite možnost tone.

Med načrtovanjem sestanka, spletnega seminarja, dogodka ali usposabljanja pojdite na Možnosti zvočne povezave in v razdelku Vstopni in izstopni ton s spustnega seznama izberite možnost tona.

Omejitev razpoložljivih funkcij

Če udeležencem omogočite, da se sestanku, spletnemu seminarju, dogodku ali usposabljanju pridružijo pred gostiteljem, omejite razpoložljive funkcije, kot sta klepet in zvok.

Zahteva, da povabljenci ne posredujejo vabil.

Zahtevajte, da povabljenci vabila ne posredujejo naprej, zlasti pri zaupnih sestankih.

Dodelitev sovoditelja

Za začetek in nadzor sestanka, spletnega seminarja, dogodka ali usposabljanja določite sovoditelja (cohost). Ta praksa zagotavlja večjo varnost sestankov, spletnih seminarjev, dogodkov in usposabljanj, saj preprečuje možnost, da bi bila vloga gostitelja dodeljena nepričakovanemu ali nepooblaščenemu udeležencu, če izgubite povezavo s sestankom.

Omejitev dostopa do sestanka

Zaklenite sestanek, spletni seminar, dogodek ali usposabljanje, ko se pridružijo vsi udeleženci. To preprečuje, da bi se pridružilo več udeležencev. Gostitelji lahko med potekom seje zaklenejo ali odklenejo sestanek, spletni seminar, dogodek ali sejo usposabljanja. Če želite zakleniti sestanek, ki ga trenutno gostite, kliknite , nato pa kliknite drsnik poleg Lock Meeting.

Potrditev identitete vseh uporabnikov v klicu

Obračunavanje vsakega udeleženca s poimenskim imenovanjem je varna praksa. Uporabnike prosite, naj vključijo videoposnetek ali navedejo svoje ime, da potrdijo svojo identiteto.

Odstranitev udeleženca s sestanka ali spletnega seminarja

Udeležence lahko izključite kadar koli med sestankom. Gostitelji, sovoditelji in panelisti lahko izključijo udeležence iz spletnih seminarjev, vključno s spletnimi seminarji v spletnem predvajanju. Izberite ime udeleženca, ki ga želite odstraniti, in kliknite Participant > Expel.

V skupno rabo dajte aplikacijo in ne svojega zaslona

Ko izberete Share, lahko izberete, da spletni seminarji v spletnem predvajanju namesto vašega zaslona delijo aplikacijo. Če namesto zaslona v skupno rabo dajete aplikacijo, preprečite nenamerno izpostavljanje občutljivih podatkov.

Nadzorujte, kdo lahko deli

Če je to dovoljeno na ravni spletnega mesta, lahko gostitelji izberejo, ali bodo vsem udeležencem dovolili souporabo. Če te možnosti ne omogočite, lahko izbranim udeležencem ali poslušalcem dodelite vlogo predavatelja.

Zaključek sestanka

Ko se sestanek, dogodek ali usposabljanje konča, poskrbite, da ga vsi udeleženci zaključijo. Odpre se lahko pogovorno okno, v katerem lahko zapustite sestanek, spletni seminar, dogodek ali usposabljanje, ne da bi ga končali. Če morate predčasno oditi, za gostitelja določite nekoga drugega, ki bo odgovoren za zaključek sestanka, dogodka ali usposabljanja.

dodeljevanje gesel posnetkom

Priporočamo, da ne ustvarjate posnetkov, ki vsebujejo občutljive informacije.

Če ustvarite posnetke, jih lahko pred deljenjem urejate in dodajate gesla, da so podatki varni. Za ogled posnetkov, zaščitenih z geslom, morajo prejemniki imeti geslo.

1. Če želite dodeliti gesla za posnetke, pojdite na osebno spletno stran uporabnika Webexa na Recordings in kliknite , da odprete okno Share Recording Window.

2. V oknu za skupno rabo posnetka označite potrditveno polje poleg Javna povezava.

3. Označite potrditveno polje poleg Zaščita z geslom, nato pa vnesite geslo v besedilno polje.

4. Kliknite Save.

Izbriši posnetke

Izbrišite posnetke, ko niso več pomembni.

1. Pojdite na Snemanje, nato pa na posnetku izberite .

2. Kliknite Izbriši, nato ponovno kliknite Izbriši .

Ustvarite močno zvočno kodo PIN in jo zaščitite. Prijavite se na osebno uporabniško spletno stran spletnega mesta Webex in pojdite na Preferences > Audio and Video , da ustvarite svoj zvočni PIN.

Vaš PIN je zadnja stopnja zaščite, ki preprečuje nepooblaščen dostop do osebnega konferenčnega sestanka (sestanek PCN). Tudi če je nepooblaščena oseba pridobila vašo kodo za dostop do gostitelja, se konferenca ne more začeti brez kode PIN Audio. Zaščitite svojo zvočno kodo PIN in je ne delite naprej.