planlægning af et møde

Hvis du ikke har konfigureret en kalendertjeneste, sender Webex automatisk alle en ny e-mail, når du planlægger, ændrer eller annullerer et møde. Når du ændrer eller annullerer mødet, sender Webex automatisk alle en ny e-mail med de opdaterede oplysninger. Når tiden er inde, sender Webex e-mailpåmindelser.

Hvis du har en hybrid-kalendertjeneste, sender Webex ikke længere e-mails, men opretter en ny begivenhed i kalenderen, når du planlægger et møde. Besøgende modtager en invitation. Når du modificerer mødet, modtager de inviterede en opdateret invitation. Når du annullerer mødet, fjerner din kalender mødet. Derudover modtager værter og besøgende en pop op-påmindelsesmeddelelse før mødet.

Planlæg dit møde

1

Log ind på Brugerhub, klik på fanen Møder , klik derefter på rullemenuen Planlæg , og vælg Planlæg et møde.

  1. Hvis du har gemte mødeskabeloner, kan du vælge en fra rullemenuen Mødeskabeloner .

2

Tilføj standardmødeoplysningerne:

  • Emne – Vælg et emne, som folk kan genkende og blive begejstret for.
  • Dato og klokkeslæt – angiv, hvornår mødet finder sted. Hvis du inviterer personer fra forskellige tidszoner, skal du klikke på Planlægger for at finde et tidspunkt, der fungerer bedst for alle.

    Du kan også indstille mødet til at gentages dagligt, ugentligt eller månedligt ved at markere Gentagelse.

  • Beskrivelse – tilføj enhver kontekst eller detaljer, som du ønsker, at dine mødedeltagere skal have om det kommende møde.
3

Under Inviterede skal du indtaste e-mailadresserne på de personer, du vil invitere til dit møde.

Hvis den inviterede har hybrid-kalendertjenester, vises et ikon ved siden af vedkommendes navn, der viser, om vedkommende er tilgængelig for det valgte mødetidspunkt. Hvis de har en konto på dette websted, kan du vælge ikonet for at gøre dem til medvært.

  1. Hvis du har hybrid-kalendertjeneste, vises dit mødetidspunkt i kalenderen på planlægningssiden. Træk dit møde til et andet tidspunkt, eller hold markøren over kanten af mødet, og træk det op eller ned for at justere varigheden af dit møde.

    Kalenderen viser kun tilgængelighed for mødedeltagere, der har hybrid-kalendertjenester.
4

Vælg mellem de tilgængelige avancerede valgmuligheder:

  • Mødetype – Mødetyper er standard- eller brugertilpassede sæt af mødefunktioner, der er tilgængelige for dit websted. Din konto kan have én eller flere mødetyper tilknyttet.
  • Valgmuligheder for sikkerhed – vælg, hvordan du vil sikre dit møde. Indstil en mødeadgangskode, og vælg valgmulighederne for Udeluk adgangskode fra e-mailinvitation, Deltagelsesregler, Automatisk lås, Lydvandmærke og Visuelle vandmærker.
  • Valgmuligheder for lyd – vælg, hvordan du tilslutter til mødets lyd, vælg, hvad folk i mødet hører, når nogen deltager i eller forlader mødet, og vælg valgmuligheder for at slå lyd fra og til.
  • Planlæg valgmuligheder – Vælg mere avancerede planlægningsvalgmuligheder såsom valg af medværter, videosystemer, automatisk optagelse, tilføjelse af undergruppesessioner, tilmelding, tolkning, tegnsprog, mødevalgmuligheder og mødedeltagerprivilegier.
5

Klik på Tilbage, og vælg Planlæg.

Rediger et planlagt møde

Når du har planlagt dit møde, kan du gå tilbage og redigere detaljerne, hvis du har glemt at inkludere noget eller ønsker at ændre specifikke indstillinger. Du kan ikke redigere et møde, når du har startet det.

1

Log ind på User Hub.

2

Klik på fanen Møder , og vælg det møde, du vil redigere, fra listen Kommende .

3

Klik på Rediger, og opdater derefter mødeoplysningerne.

Du kan kun redigere møder, der er planlagt i Microsoft Outlook, Webex-appen fra den respektive platform. Ikonet Rediger vises ikke for disse møder.

Hvis du føjer mødedeltagere til mødet, skal du ikke fjerne de oprindelige mødedeltagere fra listen, da de kan modtage e-mails om annullering.

4

Klik på Gem, og vælg, hvem du vil sende de opdaterede mødeoplysninger til.