een vergadering plannen

Als u geen agendaservice hebt ingesteld en u een vergadering plant, wijzigt of annuleert, stuurt Webex iedereen automatisch een nieuwe e-mail zodat ze up-to-date blijven. Wanneer u de vergadering wijzigt of annuleert, stuurt Webex iedereen automatisch een nieuwe e-mail met de bijgewerkte gegevens. Wanneer de tijd daar is, stuurt Webex herinnerings-e-mails.

Als u de hybride agendaservice hebt, verzendt Webex niet langer e-mails wanneer u een vergadering plant, maar maakt het een nieuwe gebeurtenis in de agenda. Genodigden ontvangen een uitnodiging. Wanneer u de vergadering wijzigt, ontvangen de genodigden een bijgewerkte uitnodiging. Wanneer u de vergadering annuleert, verwijdert uw agenda de vergadering. Daarnaast ontvangen hosts en genodigden vóór de vergadering een pop-upherinneringsbericht.

Uw vergadering plannen

1

Meld u aan bij User Hub, klik op het tabblad Vergaderingen en klik vervolgens op het vervolgkeuzemenu Plannen en selecteer Een vergadering plannen.

  1. Als u opgeslagen vergaderingssjablonen hebt, kunt u er een selecteren in het vervolgkeuzemenu Vergaderingssjablonen .

2

Voeg de standaardvergaderinformatie toe:

  • Onderwerp: kies een onderwerp dat mensen kunnen herkennen en waar ze enthousiast over worden.
  • Datum en tijd: geef aan wanneer de vergadering plaatsvindt. Als u mensen uit verschillende tijdzones uitnodigt, klikt u op Planner om een tijd te vinden die voor iedereen het beste werkt.

    U kunt instellen dat de vergadering dagelijks, wekelijks of maandelijks wordt herhaald door Herhaling in te schakelen.

  • Beschrijving: voeg context of details toe voor uw deelnemers over de aankomende vergadering.
3

Voer onder Genodigden de e-mailadressen in van de mensen die u wilt uitnodigen voor uw vergadering.

Als de genodigde hybride agendaservice heeft, verschijnt een pictogram naast de naam om aan te geven of hij/zij beschikbaar is voor de door u gekozen vergadertijd. Als ze een account op deze site hebben, kunt u het pictogram selecteren om ze een co-host te maken.

  1. Als u hybride agendaservice hebt, wordt uw vergadertijd weergegeven in de agenda op de planningspagina. Sleep uw vergadering naar een andere tijd of beweeg de muis over de rand van de vergadering en sleep deze omhoog of omlaag om de duur van uw vergadering aan te passen.

    In de agenda wordt alleen de beschikbaarheid weergegeven voor deelnemers die de service voor hybride agenda hebben.
4

Kies uit de beschikbare geavanceerde opties:

  • Vergaderingstype: vergaderingstypen zijn standaard- of aangepaste sets met vergaderfuncties die beschikbaar zijn voor uw site. Er kan een of meer vergaderingstypen aan uw account zijn gekoppeld.
  • Beveiligingsopties: kies hoe u uw vergadering wilt beveiligen. Stel een wachtwoord voor de vergadering in en kies opties voor Wachtwoord uitsluiten van e-mailuitnodiging, Regels voor deelnemen, Automatisch vergrendelen, Audiowatermerken en Visuele watermerken.
  • Audio-opties: selecteer hoe u verbinding maakt met de audio van de vergadering, kies wat personen in de vergadering horen wanneer iemand deelneemt of weggaat en kies de opties Dempen en Dempen opheffen.
  • Planningsopties: kies meer geavanceerde planningsopties, zoals co-hosts kiezen, videosystemen, automatisch opnemen, deelsessies toevoegen, registratie, vertolking, gebarentaal, vergaderingsopties en deelnemersrechten.
5

Klik op Terug en selecteer Plannen.

Een geplande vergadering bewerken

Nadat u uw vergadering hebt gepland, kunt u teruggaan en de details bewerken als u iets bent vergeten op te nemen of specifieke instellingen wilt wijzigen. U kunt een vergadering niet bewerken nadat u deze hebt gestart.

1

Meld u aan bij User Hub.

2

Klik op het tabblad Vergaderingen en selecteer de vergadering die u wilt bewerken in de Aankomende lijst.

3

Klik op Bewerken en werk de vergaderingsinformatie bij.

U kunt alleen vergaderingen bewerken die zijn gepland vanuit Microsoft Outlook en de Webex-app vanaf het betreffende platform. Het pictogram Bewerken wordt niet weergegeven voor deze vergaderingen.

Als u deelnemers aan de vergadering toevoegt, verwijdert u de oorspronkelijke deelnemers niet uit de lijst omdat ze mogelijk annuleringsmails ontvangen.

4

Klik op Opslaan en kies naar wie u de bijgewerkte vergaderingsinformatie wilt verzenden.