планирование совещания

Если служба календаря не настроена, при планировании, изменении или отмене совещания Webex автоматически отправляет всем пользователям новое электронное сообщение, чтобы они были в курсе изменений. При изменении или отмене совещания Webex автоматически отправляет всем пользователям новое электронное сообщение с обновленными сведениями. Когда наступит время, Webex отправляет напоминания по электронной почте.

При наличии службы календаря гибридного типа при планировании совещания Webex больше не отправляет электронные сообщения, а создает новое событие в календаре. Приглашенные получают приглашение. При изменении совещания приглашенные получают обновленное приглашение. В случае отмены совещания оно будет удалено в вашем календаре. Кроме того, организаторы и приглашенные получают всплывающее напоминание перед совещанием.

Планирование совещания

1

Войдите в пользовательский центр, щелкните вкладку Совещания , затем раскрывающееся меню Запланировать и выберите Запланировать совещание.

  1. При наличии сохраненных шаблонов совещаний, можно выбрать один из них в раскрывающемся меню Шаблоны совещаний.

2

Добавьте стандартную информацию о совещании.

  • Тема: выберите тему, которую пользователи могут распознать и заинтересовать.
  • Дата и время. Укажите время проведения совещания. Приглашая пользователей из разных часовых поясов, щелкните Планировщик , чтобы найти наиболее подходящее для всех время.

    Кроме того, можно настроить повторение совещания ежедневно, еженедельно или ежемесячно, установив флажок Повторение.

  • Описание. Добавьте любой контекст или сведения о предстоящем совещании, которые должны быть у посетителей.
3

В разделе Приглашенные введите адреса электронной почты пользователей, которых необходимо пригласить на совещание.

Если у приглашенного есть служба календаря гибридного типа, рядом с его именем будет отображаться пиктограмма, указывающая, доступны ли они для выбранного вами времени совещания. Если у пользователя есть учетная запись на этом веб-сайте, можно выбрать пиктограмму, чтобы сделать его соорганизатором.

  1. При использовании службы календаря гибридного типа время проведения совещаний отображается в календаре на странице планирования. Перетащите совещание в другое время или наведите указатель мыши на край совещания и перетащите его вверх или вниз, чтобы настроить продолжительность совещания.

    В календаре отображается доступность только для посетителей, у которых есть служба календаря гибридного типа.
4

Выберите один из доступных дополнительных параметров.

  • Тип совещания. Типы совещаний представляют собой настраиваемые или заданные по умолчанию наборы функций совещаний, доступных для вашего веб-сайта. С учетной записью можно связать один или несколько типов совещаний.
  • Параметры безопасности. Выберите способ защиты совещания. Задайте пароль совещания и выберите параметры Исключить пароль из электронного приглашения, Правила присоединения, Автоматическая блокировка, Аудиоподложка и Визуальные подложки.
  • Параметры аудио. Выберите способ подключения к аудио совещания, выберите, что будут слышать пользователи на совещании, когда кто-либо присоединяется к совещанию или покидает его, а также выберите параметры выключения и включения микрофона.
  • Параметры планирования. Выберите более продвинутые параметры планирования, такие как выбор соорганизаторов, видеосистем, автоматическая запись, добавление сеансов работы в группах, регистрация, перевод, жестовый язык, параметры совещания и права посетителя.
5

Щелкните Назад, затем выберите Запланировать.

Редактирование запланированного совещания

После планирования совещания можно вернуться и изменить подробные сведения, если вы забыли добавить что-либо или хотите изменить определенные настройки. Вы не можете редактировать совещание после его начала.

1

Войдите в User Hub.

2

Щелкните вкладку Совещания и выберите совещание, которое необходимо отредактировать, в списке Предстоящие .

3

Щелкните Редактировать, затем обновите сведения о совещании.

Редактировать можно только совещания, запланированные в Microsoft Outlook и приложении Webex на соответствующей платформе. На этих совещаниях не отображается пиктограмма редактирования.

При добавлении посетителей на совещание не удаляйте первоначальных посетителей из списка, поскольку они могут получать электронные сообщения об отмене.

4

Щелкните Сохранить, а затем выберите, кому отправить обновленную информацию о совещании.