pianificazione di una riunione

Se non disponi di un servizio di calendario impostato, quando pianifichi, modifichi o annulli una riunione, Webex invia automaticamente a tutti un nuovo messaggio e-mail per tenerli aggiornati. Quando modifichi o annulli la riunione, Webex invia automaticamente a tutti un nuovo messaggio e-mail con i dettagli aggiornati. Quando arriva l'ora, Webex invia e-mail di promemoria.

Se si dispone del servizio di calendario ibrido, quando si pianifica una riunione, Webex non invia più e-mail, ma crea un nuovo evento nel calendario. Gli invitati ricevono un invito. Quando si modifica la riunione, gli invitati ricevono un invito aggiornato. Quando si annulla la riunione, il calendario la rimuove. Inoltre, organizzatori e invitati ricevono un messaggio di promemoria popup prima della riunione.

Pianifica la tua riunione

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Accedi a Hub utente, fai clic sulla scheda Riunioni , quindi fai clic sul menu a discesa Pianifica e seleziona Pianifica una riunione.

  1. Se sono stati salvati i modelli di riunione, è possibile selezionarne uno dal menu a discesa Modelli riunione .

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Aggiungere le informazioni della riunione standard:

  • Argomento: scegliere un argomento che le persone possono riconoscere e di cui siano entusiasti.
  • Data e ora: indicare quando si svolge la riunione. Se stai invitando persone di fusi orari diversi, fai clic su Planner per trovare un orario adatto a tutti.

    È anche possibile impostare la riunione in modo che si ripeta giornalmente, settimanalmente o mensilmente selezionando Ricorrenza.

  • Descrizione: aggiungere qualsiasi contesto o dettaglio desiderato per i partecipanti sulla riunione futura.
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In Invitati, inserire gli indirizzi e-mail delle persone che si desidera invitare alla riunione.

Se l'invitato dispone del servizio di calendario ibrido, viene visualizzata un'icona accanto al nome che mostra se è disponibile per l'ora della riunione scelta. Se dispongono di un account su questo sito, puoi selezionare l'icona per impostarlo come coorganizzatore.

  1. Se si dispone del servizio di calendario ibrido, l'ora della riunione viene visualizzata nel calendario nella pagina di pianificazione. Trascina la riunione in un altro orario o passa il mouse sul bordo della riunione e trascinala su o giù per regolare la durata della riunione.

    Il calendario mostra la disponibilità solo per i partecipanti che dispongono del servizio di calendario ibrido.
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Scegli una delle opzioni avanzate disponibili:

  • Tipo di riunione: i tipi di riunione sono set predefiniti o personalizzati di funzioni di riunione disponibili per il sito. L'account può avere uno o più tipi di riunione associati.
  • Opzioni di sicurezza: scegliere come proteggere la riunione. Imposta una password per la riunione e scegli le opzioni per Escludi password da invito e-mail, Regole di accesso, Blocco automatico, Livelli raggiungibili audio e Livelli raggiungibili visivi.
  • Opzioni audio: selezionare la modalità di connessione all'audio della riunione, scegliere ciò che le persone nella riunione sentono quando qualcuno si unisce o abbandona e scegliere le opzioni di disattivazione e attivazione audio.
  • Opzioni di pianificazione: scegli opzioni di pianificazione più avanzate, come scelta di coorganizzatori, sistemi video, registrazione automatica, aggiunta di sessioni interattive, registrazione, traduzione simultanea, lingua dei segni, opzioni di riunione e privilegi dei partecipanti.
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Fare clic su Indietro, quindi selezionare Pianifica.

Modifica di una riunione pianificata

Dopo aver pianificato la riunione, puoi tornare indietro e modificare i dettagli se non hai incluso qualcosa o desideri modificare impostazioni specifiche. Non puoi modificare una riunione dopo averla avviata.

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Accedi a Hub utente.

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Fare clic sulla scheda Riunioni e selezionare la riunione che si desidera modificare dall'elenco Future .

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Fai clic su Modifica, quindi aggiorna i dettagli della riunione.

Puoi modificare solo le riunioni pianificate da Microsoft Outlook, dall'app Webex dalla rispettiva piattaforma. L'icona di modifica non viene visualizzata per queste riunioni.

Se si aggiungono partecipanti alla riunione, non rimuovere i partecipanti originali dall'elenco poiché potrebbero ricevere messaggi e-mail di annullamento.

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Fai clic su Salva, quindi scegli a chi inviare le informazioni della riunione aggiornate.