Ansetzen eines Meetings

Wenn Sie keinen Kalenderdienst eingerichtet haben und Sie ein Meeting ansetzen, ändern oder stornieren, sendet Webex allen Benutzern automatisch eine neue E-Mail, damit sie auf dem neuesten Stand bleiben. Wenn Sie das Meeting ändern oder stornieren, sendet Webex allen Personen automatisch eine neue E-Mail mit den aktualisierten Details. Wenn es soweit ist, sendet Webex Erinnerungs-E-Mails.

Wenn Sie über den Hybrid-Kalenderdienst verfügen, sendet Webex beim Ansetzen eines Meetings keine E-Mails mehr, sondern erstellt ein neues Event im Kalender. Eingeladene Teilnehmer erhalten eine Einladung. Wenn Sie das Meeting ändern, erhalten die eingeladenen Teilnehmer eine aktualisierte Einladung. Wenn Sie das Meeting stornieren, wird das Meeting aus Ihrem Kalender entfernt. Darüber hinaus erhalten Gastgeber und Eingeladene vor dem Meeting eine Pop-up-Erinnerungsnachricht.

Ein Meeting ansetzen

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Melden Sie sich bei User Hub an, klicken Sie auf die Registerkarte Meetings , klicken Sie dann auf das Dropdown-Menü Ansetzen , und wählen Sie Meeting ansetzen aus.

  1. Wenn Sie über gespeicherte Meeting-Vorlagen verfügen, können Sie eine aus dem Dropdown-Menü Meeting-Vorlagen auswählen.

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Fügen Sie die Standard-Meeting-Informationen hinzu:

  • Thema – Wählen Sie ein Thema aus, das die Teilnehmer erkennen und begeistern können.
  • Datum und Uhrzeit – Geben Sie an, wann das Meeting stattfindet. Wenn Sie Personen aus verschiedenen Zeitzonen einladen, klicken Sie auf Planer , um eine Zeit zu finden, die für alle am besten geeignet ist.

    Sie können auch festlegen, dass das Meeting täglich, wöchentlich oder monatlich wiederholt wird, indem Sie Wiederholung aktivieren.

  • Beschreibung – Fügen Sie alle Kontexte oder Details hinzu, die Ihre Teilnehmer über das anstehende Meeting haben sollen.
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Geben Sie unter Eingeladene die E-Mail-Adressen der Personen ein, die Sie zu Ihrem Meeting einladen möchten.

Wenn der eingeladene Teilnehmer über den Hybrid-Kalenderdienst verfügt, wird neben seinem Namen ein Symbol angezeigt, das anzeigt, ob er für die von Ihnen ausgewählte Meeting-Zeit verfügbar ist. Wenn diese Person über ein Konto auf dieser Site verfügt, können Sie das Symbol auswählen, um sie zum Mitgastgeber zu ernennen.

  1. Wenn Sie über den Hybrid-Kalenderdienst verfügen, wird Ihre Meeting-Zeit im Kalender auf der Planungsseite angezeigt. Ziehen Sie Ihr Meeting zu einem anderen Zeitpunkt oder bewegen Sie den Mauszeiger über den Meeting-Rand und ziehen Sie es nach oben oder unten, um die Dauer Ihres Meetings anzupassen.

    Im Kalender wird nur die Verfügbarkeit für Teilnehmer angezeigt, die über den Hybrid-Kalenderdienst verfügen.
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Wählen Sie aus den verfügbaren erweiterten Optionen:

  • Meeting-Typ – Meeting-Typen sind Standard- oder benutzerdefinierte Gruppen von Meeting-Funktionen, die für Ihre Site verfügbar sind. Ihrem Account können mehrere Meeting-Typen zugeordnet werden.
  • Sicherheitsoptionen: Wählen Sie aus, wie Sie Ihr Meeting schützen möchten. Legen Sie ein Meeting-Passwort fest und wählen Sie Optionen für Passwort aus E-Mail-Einladung entfernen, Beitrittsregeln, Automatische Sperre, Audio-Wasserzeichen und Visuelle Wasserzeichen aus.
  • Audiooptionen – Wählen Sie aus, wie eine Verbindung zum Meeting-Audio hergestellt werden soll, wählen Sie aus, was Personen im Meeting hören, wenn jemand beitritt oder dieses verlässt, und wählen Sie die Optionen zum Stummschalten und zum Aufheben der Stummschaltung.
  • Ansetzoptionen – Wählen Sie erweiterte Ansetzoptionen wie das Auswählen von Mitgastgebern, Videosystemen, automatischer Aufzeichnung, Hinzufügen von Teilgruppen-Sitzungen, Registrierung, Dolmetschen, Gebärdensprache, Meeting-Optionen und Teilnehmer-Privilegien.
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Klicken Sie auf Zurück, und wählen Sie dann Ansetzen aus.

Bearbeiten eines angesetzten Meetings

Nachdem Sie das Meeting angesetzt haben, können Sie zurückkehren und die Details bearbeiten, wenn Sie vergessen haben, etwas hinzuzufügen oder bestimmte Einstellungen ändern möchten. Sie können ein Meeting nicht bearbeiten, nachdem Sie es gestartet haben.

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Melden Sie sich bei User Hub .

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Klicken Sie auf die Registerkarte Meetings , und wählen Sie in der Liste Anstehende das Meeting aus, das Sie bearbeiten möchten.

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Klicken Sie auf Bearbeiten, und aktualisieren Sie die Meeting-Details.

Sie können nur über Microsoft Outlook oder die Webex-App angesetzte Meetings von der jeweiligen Plattform aus bearbeiten. Das Symbol „Bearbeiten“ wird für diese Meetings nicht angezeigt.

Wenn Sie Teilnehmer zum Meeting hinzufügen, entfernen Sie die ursprünglichen Teilnehmer nicht aus der Liste, da sie möglicherweise Stornierungs-E-Mails erhalten.

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Klicken Sie auf Speichern und wählen Sie dann aus, an wen Sie die aktualisierten Meeting-Informationen senden möchten.