Planificar una reunión

Si no tiene un servicio de calendario configurado, cuando planifica, modifica o cancela una reunión, Webex envía automáticamente a todos un nuevo correo electrónico para que estén al día. Cuando modifica o cancela la reunión, Webex envía automáticamente a todos un nuevo correo electrónico con los detalles actualizados. Cuando llegue el momento, Webex envía correos electrónicos de recordatorio.

Si tiene el Servicio híbrido de calendarios, cuando planifica una reunión, Webex ya no envía correos electrónicos, sino que crea un nuevo evento en el calendario. Los invitados reciben una invitación. Cuando modifica la reunión, los invitados reciben una invitación actualizada. Cuando cancela la reunión, el calendario la elimina. Además, los organizadores y los invitados reciben un mensaje de recordatorio emergente antes de la reunión.

Planifique su reunión

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Inicie sesión en Concentrador de usuarios, haga clic en la ficha Reuniones , luego haga clic en el menú desplegable Planificar y seleccione Planificar una reunión.

  1. Si tiene alguna plantilla de reunión guardada, puede seleccionar una en el menú desplegable Plantillas de reunión .

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Agregue la información de la reunión estándar:

  • Tema: elija un tema que las personas puedan reconocer y sobre el que se entusiasmen.
  • Fecha y hora: indique cuándo tiene lugar la reunión. Si invita a personas de diferentes zonas horarias, haga clic en Planificador para encontrar la hora que mejor se adapte a todos.

    También puede configurar la reunión para que se repita diariamente, semanalmente o mensualmente; para ello, marque la opción Repetición.

  • Descripción: agregue cualquier contexto o detalle que desee que los asistentes tengan sobre la próxima reunión.
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En Invitados, introduzca las direcciones de correo electrónico de las personas a las que desea invitar a su reunión.

Si el invitado tiene el servicio de calendario híbrido, aparece un icono junto a su nombre que muestra si está disponible para la hora de reunión que eligió. Si tienen una cuenta en este sitio, puede seleccionar el icono para convertirlos en coorganizador.

  1. Si tiene el servicio de calendario híbrido, la hora de su reunión aparece en el calendario de la página de planificación. Arrastre su reunión a otra hora o desplácese por el borde de la reunión y arrástrela hacia arriba o hacia abajo para ajustar la duración de su reunión.

    El calendario solo muestra la disponibilidad para los asistentes que tienen el servicio de calendario híbrido.
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Elija una de las opciones avanzadas disponibles:

  • Tipo de reunión: los tipos de reunión son conjuntos predeterminados o personalizados de características de reunión disponibles para su sitio. Su cuenta puede tener al menos un tipo de reunión asociado.
  • Opciones de seguridad: elija cómo proteger su reunión. Defina una contraseña de la reunión y elija las opciones para Excluir contraseña de la invitación por correo electrónico, Reglas para entrar, Bloqueo automático, Marcas de agua del audio y Marcas de agua visuales.
  • Opciones de audio: seleccione cómo conectarse al audio de la reunión, elija lo que escucharán las personas de la reunión cuando alguien entre o salga, y elija las opciones para silenciar y cancelar el silencio.
  • Opciones de planificación: elija opciones de planificación más avanzadas, como elegir coorganizadores, sistemas de vídeo, grabación automática, agregar sesiones de subgrupo, inscripción, interpretación, idioma de señas, opciones de reunión y privilegios de los asistentes.
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Haga clic en Atrás y luego seleccione Planificar.

Editar una reunión planificada

Después de planificar su reunión, puede volver y editar los detalles si olvidó incluir algo o desea cambiar la configuración específica. No puede editar una reunión después de iniciarla.

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Inicie sesión en User Hub.

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Haga clic en la ficha Reuniones y seleccione la reunión que desea editar de la lista Próximas .

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Haga clic en Editar y, luego, actualice los detalles de la reunión.

Solo puede editar las reuniones planificadas desde Microsoft Outlook y la Aplicación de Webex desde la plataforma respectiva. El icono de edición no aparece para estas reuniones.

Si agrega asistentes a la reunión, no elimine a los asistentes originales de la lista, ya que pueden recibir correos electrónicos de cancelación.

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Haga clic en Guardar y, a continuación, elija a quién desea enviar la información actualizada de la reunión.