planificar una reunión

Si no tienes configurado un servicio de calendario, cuando programes, modifiques o canceles una reunión, Webex enviará automáticamente a todos un nuevo correo electrónico para que estén al día. Cuando modificas o cancelas la reunión, Webex envía automáticamente a todos un nuevo correo electrónico con los detalles actualizados. Cuando llega el momento, Webex envía correos electrónicos recordatorios.

Si tiene Hybrid Calendar Service, cuando programe una reunión, Webex ya no enviará correos electrónicos, sino que creará un nuevo evento en el calendario. Los invitados reciben una invitación. Cuando modifique la reunión, los invitados recibirán una invitación actualizada. Al cancelar la reunión, el calendario la elimina. Además, los anfitriones y los invitados reciben un mensaje emergente de recordatorio antes de la reunión.

Planifique su reunión

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Inicie sesión en User Hub, haga clic en la pestaña Meetings , luego haga clic en el menú desplegable Schedule y seleccione Schedule a meeting.

  1. Si tiene alguna plantilla de reunión guardada, puede seleccionar una en el menú desplegable Plantillas de reunión .

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Añada la información estándar de la reunión:

  • Tema-Elija un tema que la gente reconozca y le entusiasme.
  • Fecha y hora-Indique cuándo se celebra la reunión. Si invitas a personas de distintas zonas horarias, haz clic en Planificador para encontrar la hora que mejor se adapte a todos.

    También puede configurar la reunión para que se repita diaria, semanal o mensualmente, marcando Recurrence.

  • Descripción-Añada cualquier contexto o detalle que desee que sus asistentes tengan sobre la próxima reunión.
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En Invitees, introduzca las direcciones de correo electrónico de las personas que desea invitar a la reunión.

Si la persona invitada dispone de Hybrid Calendar Service, junto a su nombre aparecerá un icono que indica si está disponible para la hora de reunión que usted ha elegido. Si tienen una cuenta en este sitio, puede seleccionar el icono para convertirlos en coanfitriones.

  1. Si dispone de Hybrid Calendar Service, la hora de su reunión aparecerá en el calendario de la página de programación. Arrastre la reunión a otra hora o pase el puntero del ratón sobre el borde de la reunión y arrástrelo hacia arriba o hacia abajo para ajustar la duración de la reunión.

    El calendario sólo muestra la disponibilidad de los asistentes que disponen del Servicio de Calendario Híbrido.
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Elija entre las opciones avanzadas disponibles en :

  • Tipo de reunión-Los tipos de reunión son conjuntos predeterminados o personalizados de funciones de reunión disponibles para su sitio. Su cuenta puede tener al menos un tipo de reunión asociado.
  • Opciones de seguridad-Elija cómo proteger su reunión. Establezca una contraseña para la reunión y elija opciones para Excluir la contraseña de la invitación por correo electrónico, Reglas de participación, Bloqueo automático, Marcas de agua de audio, y Marcas de agua visuales.
  • Opciones de audio-Seleccione cómo conectarse al audio de la reunión, elija lo que oyen los asistentes a la reunión cuando alguien entra o sale, y elija las opciones de silenciar y anular el silencio.
  • Opciones de programación-Elija opciones de programación más avanzadas, como la elección de copresentadores, sistemas de vídeo, grabación automática, adición de sesiones paralelas, registro, interpretación, lenguaje de signos, opciones de reunión y privilegios de los asistentes.
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Haga clic en Volver, luego seleccione Programar.

Edite una reunión planificada

Después de programar la reunión, puedes volver atrás y editar los detalles si olvidaste incluir algo o quieres cambiar ajustes específicos. No se puede editar una reunión después de iniciarla.

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Inicie sesión en User Hub.

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Haga clic en la pestaña Reuniones , y seleccione la reunión que desea editar de la lista Próximas .

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Haga clic en Editar y actualice los detalles de la reunión.

Sólo puede editar reuniones programadas desde Microsoft Outlook, Webex App desde la plataforma respectiva. El icono de edición no aparece para estas reuniones.

Si añades asistentes a la reunión, no elimines de la lista a los asistentes originales, ya que podrían recibir correos electrónicos de cancelación.

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Haga clic en Guardar y, a continuación, elija a quién desea enviar la información actualizada de la reunión.