programarea unei întâlniri

Dacă nu aveți un serviciu de calendar configurat, atunci când programați, modificați sau anulați o întâlnire, Webex trimite automat tuturor un e-mail nou, astfel încât să fie la curent. Atunci când modificați sau anulați întâlnirea, Webex trimite automat tuturor un e-mail nou cu detaliile actualizate. Când va veni momentul, Webex trimite e-mailuri de reamintire.

Dacă aveți Serviciul calendar hibrid, atunci când programați o întâlnire, Webex nu mai trimite e-mailuri, ci creează un nou eveniment în calendar. Invitații primesc o invitație. Când modificați întâlnirea, invitații primesc o invitație actualizată. Când anulați întâlnirea, calendarul dvs. elimină întâlnirea. În plus, gazdele și invitații primesc un mesaj de memento pop-up înainte de întâlnire.

Programați-vă întâlnirea

1

Conectați-vă la User Hub, faceți clic pe fila Întâlniri , apoi faceți clic pe meniul derulant Programare și selectați Programare întâlnire.

  1. Dacă aveți șabloane de întâlniri salvate, puteți selecta unul din meniul derulant al șabloanelor de întâlnire.

2

Adăugați informații standard despre întâlnire:

  • Subiect—Alegeți un subiect pe care oamenii îl pot recunoaște și de care sunt entuziasmați.
  • Data și ora—Indicați când are loc întâlnirea. Dacă invitați persoane din diferite fusuri orare, faceți clic pe Planificator pentru a găsi o oră care să funcționeze cel mai bine pentru toată lumea.

    De asemenea, puteți seta ca întâlnirea să se repete zilnic, săptămânal sau lunar, bifând opțiunea Recurență.

  • Descriere—Adăugați orice context sau detalii pe care doriți să le aibă participanții despre întâlnirea viitoare.
3

Sub Invitați, introduceți adresele de e-mail ale persoanelor pe care doriți să le invitați la întâlnire.

Dacă invitatul are Serviciul calendar hibrid, lângă numele acestuia apare o pictogramă care arată dacă este disponibil pentru ora întâlnirii pe care ați ales-o. Dacă au un cont pe acest site, puteți selecta pictograma pentru a le face co-gazdă.

  1. Dacă utilizați Hybrid Calendar Service, ora întâlnirii apare în calendar pe pagina de programare. Glisați întâlnirea la altă oră sau treceți cu mouse-ul peste marginea întâlnirii și glisați-o în sus sau în jos pentru a ajusta durata întâlnirii.

    Calendarul afișează disponibilitatea numai pentru participanții care au Serviciul Calendar hibrid.
4

Alegeți dintre opțiunile avansate disponibile:

  • Tip întâlnire—Tipurile de întâlnire sunt seturi implicite sau personalizate de funcții de întâlnire disponibile pentru site-ul dvs. Contul poate avea unul sau mai multe tipuri de întâlniri asociate cu acesta.
  • Opțiuni de securitate—Alegeți cum să vă securizați întâlnirea. Setați o parolă de întâlnire și alegeți opțiunile pentru Excludere parolă din invitația prin e-mail, Reguli de intrare, Blocare automată, Inscripționare audio și Inscripționări vizuale.
  • Opțiuni audio—Selectați cum să vă conectați la transmisia audio a întâlnirii, alegeți ce aud persoanele din întâlnire când cineva se alătură sau iese și alegeți opțiunile de dezactivare și activare a sunetului.
  • Opțiuni de programare—Alegeți opțiuni de programare mai avansate, cum ar fi alegerea co-gazdelor, sistemelor video, înregistrare automată, adăugarea de sesiuni divizate, înscriere, interpretare, limbajul mimico-gestual, opțiuni de întâlnire și privilegiile participanților.
5

Faceți clic pe Înapoi , apoi selectați Programare.

Editați o întâlnire programată

După ce vă programați întâlnirea, puteți reveni și edita detaliile dacă ați uitat să includeți ceva sau doriți să modificați anumite setări. Nu puteți edita o întâlnire după ce o inițiați.

1

Conectați-vă la Hub-ul utilizatorului.

2

Faceți clic pe fila Întâlniri și selectați întâlnirea pe care doriți să o editați din lista Viitoare .

3

Faceți clic pe Editați, apoi actualizați detaliile întâlnirii.

Puteți edita doar întâlnirile programate din Microsoft Outlook și Aplicația Webex de pe platforma respectivă. Pictograma de editare nu apare pentru aceste întâlniri.

Dacă adăugați participanți la întâlnire, nu eliminați participanții inițiali din listă, deoarece aceștia pot primi e-mailuri de anulare.

4

Faceți clic pe Salvați, apoi alegeți cui doriți să îi trimiteți informațiile actualizate despre întâlnire.