schemalägga ett möte

Om du inte har en kalendertjänst konfigurerad skickar Webex automatiskt ett nytt e-postmeddelande till alla när du schemalägger, ändrar eller avbokar ett möte så att de håller sig uppdaterade. När du ändrar eller avbokar mötet skickar Webex automatiskt ett nytt e-postmeddelande med den uppdaterade informationen till alla. När tiden kommer skickar Webex e-postpåminnelser.

Om du har kalendertjänst för hybrid skickar Webex inte längre e-postmeddelanden när du schemalägger ett möte, utan skapar en ny händelse i kalendern. Inbjudna får en inbjudan. När du ändrar mötet får de inbjudna en uppdaterad inbjudan. När du avbokar mötet kommer din kalender att ta bort mötet. Dessutom får värdar och inbjudna en popup-påminnelse före mötet.

Schemalägg ditt möte

1

Logga in på User Hub, klicka på fliken Möten , klicka sedan på rullgardinsmenyn Schemalägg och välj Schemalägg ett möte.

  1. Om du har sparade mötesmallar kan du välja en från rullgardinsmenyn Mötesmallar .

2

Lägg till standardmötesinformation:

  • Ämne – Välj ett ämne som människor kan känna igen och bli upphetsade om.
  • Datum och tid – Ange när mötet äger rum. Om du bjuder in personer från olika tidszoner klickar du på Planner för att hitta en tid som fungerar bäst för alla.

    Du kan även ställa in att mötet ska upprepas dagligen, varje vecka eller varje månad genom att markera Återkommande.

  • Beskrivning – Lägg till sammanhang eller information som du vill att deltagarna ska ha om det kommande mötet.
3

Under Inbjudna anger du e-postadresserna till de personer som du vill bjuda in till ditt möte.

Om den inbjudna personen har kalendertjänst för hybrid visas en ikon bredvid namnet som visar om personen är tillgänglig för den mötestid du har valt. Om de har ett konto på den här webbplatsen kan du välja ikonen för att göra dem till medvärd.

  1. Om du har kalendertjänst för hybrid visas din mötestid i kalendern på schemaläggningssidan. Dra mötet till en annan tid eller håll muspekaren över mötets kant och dra det uppåt eller nedåt för att justera mötets varaktighet.

    Kalendern visar endast tillgänglighet för deltagare som har kalendertjänst för hybrid.
4

Välj bland de tillgängliga avancerade alternativen:

  • Mötestyp – mötestyperna är standard- eller anpassade uppsättningar av mötesfunktioner som är tillgängliga för din webbplats. Ditt konto kan ha en eller flera mötestyper associerade.
  • Säkerhetsalternativ – Välj hur du skyddar ditt möte. Ställ in ett möteslösenord och välj alternativ för Exkludera lösenord från e-postinbjudan, Anslutningsregler, Automatiskt lås, Ljudvattenstämpel och Visuella vattenstämplar.
  • Ljudalternativ – Välj hur du ansluter till mötesljudet, välj vad personer i mötet hör när någon ansluter till eller lämnar mötet och välj alternativ för att stänga av och slå på ljudet.
  • Schemaläggningsalternativ – Välj mer avancerade schemaläggningsalternativ som att välja medvärdar, videosystem, automatisk inspelning, lägga till privata möten, registrering, tolkning, teckenspråk, mötesalternativ och deltagarprivilegier.
5

Klicka på Tillbaka och välj sedan Schemalägg.

Redigera ett schemalagt möte

När du har schemalagt mötet kan du gå tillbaka och redigera informationen om du har glömt att inkludera något eller vill ändra specifika inställningar. Du kan inte redigera ett möte när du har startat det.

1

Logga in på User Hub.

2

Klicka på fliken Möten och välj det möte som du vill redigera från listan Kommande .

3

Klicka på Redigera och uppdatera sedan mötesinformationen.

Du kan bara redigera möten som schemalagts från Microsoft Outlook och Webex-appen från respektive plattform. Redigeringsikonen visas inte för dessa möten.

Om du lägger till deltagare i mötet ska du inte ta bort de ursprungliga deltagarna från listan eftersom de kan få e-postmeddelanden om inställda möten.

4

Klicka på Spara och välj sedan till vem du vill skicka den uppdaterade mötesinformationen.