Vorbereitungen

  • Ihr Administrator muss die Voicemail-Einstellungen aktiviert haben, damit Sie darauf zugreifen und diese konfigurieren können. Wenn Sie keine Voicemail-Einstellungen finden, wenden Sie sich an Ihren Administrator.
  • Anrufoption in User Hub

    Sie können alle Voicemail-Einstellungen über User Hub konfigurieren, indem Sie zu Einstellungen > Anrufe > Voicemail navigieren.

    Die Option Anrufe ist nur für Benutzer mit der Webex Calling-Lizenz verfügbar. Wenn die Option Anrufe nicht angezeigt wird, bedeutet dies, dass Sie nicht über die Webex Calling-Lizenz verfügen.

    Wenn Sie herausfinden möchten, welchen Anrufdienst Sie eingerichtet haben, können Sie über die Webex-App nachsehen. Weitere Informationen finden Sie unter Herausfinden, welchen Anrufdienst Sie haben.

  • Voicemail-Weiterleitung

    Wenn Ihr Administrator diese Einstellung aktiviert hat, können Sie Sprachnachrichten an die Nummer oder den Anschluss eines anderen Benutzers weiterleiten. Wenn die Option deaktiviert ist, können Sie Sprachnachrichten nicht weiterleiten, ein externes Postfach verwenden oder eine Kopie der Sprachnachricht an eine angegebene E-Mail-Adresse senden.

  • Löschen von Sprachmails

    Ihr Administrator kann den Ablaufzeitraum (1 bis 180 Tage) für Sprachnachrichten und die Bedingungen für das Löschen abgelaufener Nachrichten festlegen.

    Wenn der Administrator die Einstellungen konfiguriert hat, werden die über 180 Tage alten Sprachnachrichten automatisch archiviert. Wenden Sie sich an den Administrator, wenn Sie Zugriff auf archivierte Sprachnachrichten benötigen.

    Wenn der Administrator die Einstellungen nicht konfiguriert hat, müssen Sie die Nachrichten manuell löschen.

  • Voicemail-Passcode oder PIN

    Ihr Administrator kann die Mindestanzahl an Tagen (1 bis 7) zwischen den Passcode-Änderungen und dem Ablaufzeitraum des Passcodes (15 bis 180 Tage) festlegen. Wenn der Administrator die Einstellungen nicht konfiguriert hat, läuft Ihr Passcode niemals ab.

    Sie können Ihren Voicemail-Passcode über User Hub zurücksetzen. Weitere Details finden Sie unter Ihre Voicemail-PIN festlegen oder zurücksetzen . Informationen zum Abhören Ihrer Sprachnachrichten über User Hub finden Sie unter Abhören Ihrer Sprachnachrichten.

Wenn bei der Konfiguration der Einstellungen Probleme auftreten, wenden Sie sich an den Administrator. Ihr Administrator kann auch alle Voicemail-Einstellungen in Ihrem Namen konfigurieren.

Voicemail aktivieren

Um Voicemail- und Faxnachrichten zu empfangen und verschiedene Voicemail-Einstellungen zu konfigurieren, z. B. das Senden von Anrufen an Voicemail, das Aktivieren von Benachrichtigungen und das Festlegen des Nachrichtenspeichers, müssen Sie zuerst den Voicemail-Umschalter aktivieren.

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Melden Sie sich bei User Hub an, und klicken Sie dann auf Einstellungen > Anrufe > Voicemail.

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Wechseln Sie zum Abschnitt Voicemail und aktivieren Sie den Umschalter.

Bildschirm mit der Umschaltschaltfläche zum Aktivieren der individuellen Voicemail- und Faxeinstellung

Nächste Schritte

Sobald der Voicemail-Umschalter aktiviert ist, können Sie verschiedene Voicemail-Einstellungen konfigurieren.

Anrufe mit Begrüßungen an Voicemail senden

Sie können festlegen, wann Sie Anrufer an Ihre Voicemail senden möchten. So könnte es beispielsweise sein, dass Sie alle Anrufe an die Voicemail senden möchten, wenn Sie wissen, dass Sie nicht im Büro sind und keine Telefonate tätigen.

Sie können eine Voicemail-Begrüßung festlegen. Hierbei handelt es sich um die Nachricht, die Anrufer hören, wenn sie Ihre Voicemail erreichen. Es gibt zwei Arten von Voicemail-Begrüßungen: Besetzt und Keine Antwort. Die Begrüßung „Besetzt“ wird wiedergegeben, wenn Sie sich in einem anderen Anruf befinden und kein Anruf wartet. Die Begrüßung „Keine Antwort“ wird wiedergegeben, wenn Sie den Anruf nicht annehmen.

  • Die eingehenden Anrufe werden nicht an Voicemail weitergeleitet, wenn Sie die Anklopffunktion aktiviert haben.
  • Wenn Sie die Anrufweiterleitung aktiviert haben, werden die von Ihnen konfigurierten Voicemail-Einstellungen mit diesen Anrufweiterleitungseinstellungen überschrieben.
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Melden Sie sich bei User Hub an, und klicken Sie dann auf Einstellungen > Anrufe > Voicemail.

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Gehen Sie zu Anrufe an Voicemail senden und wählen Sie eine der folgenden Optionen aus:

  • Alle Anrufe an die Voicemail senden – Diese Option leitet alle Anrufe an die Voicemail weiter.

  • Anrufe an die Voicemail senden, wenn die Leitung besetzt ist – Diese Option leitet Anrufe an die Voicemail weiter, wenn Sie sich bereits in einem Anruf befinden. Sie können entweder eine Standardbegrüßung oder eine benutzerdefinierte Begrüßung einrichten, die wiedergegeben wird, wenn die Leitung besetzt ist.

    Um die Standardbegrüßung festzulegen, wählen Sie die Option Standardnachricht, wenn besetzt aus.

    Um Ihre eigene personalisierte Begrüßung festzulegen, wählen Sie die Option Benutzerdefinierte Nachricht aus und klicken Sie auf Datei hochladen , um Ihre Audiodatei (WAV) hochzuladen, oder klicken Sie auf Nachricht aufzeichnen , um die Nachricht aufzuzeichnen.

  • Anrufe an die Voicemail senden, wenn niemand antwortet – Diese Option leitet eingehende Anrufe nach einer angegebenen Anzahl von Klingelzeichen an die Voicemail weiter. Wählen Sie aus der Dropdown-Liste die Anzahl der Klingelzeichen aus, bevor die Begrüßung abgespielt wird. Sie können entweder eine Standardbegrüßung oder eine benutzerdefinierte Begrüßung einrichten, die wiedergegeben wird, wenn niemand den Anruf annimmt.

    Um die Standardbegrüßung festzulegen, wählen Sie die Option Standardnachricht bei Nichtantworten aus.

    Um Ihre eigene personalisierte Begrüßung festzulegen, wählen Sie die Option Benutzerdefinierte Nachricht aus und klicken Sie auf Datei hochladen , um Ihre Audiodatei (WAV) hochzuladen, oder klicken Sie auf Nachricht aufzeichnen , um die Nachricht aufzuzeichnen.

Bildschirm mit den Einstellungen zum Weiterleiten von Anrufen an Voicemail

Nachdem Sie die Datei hochgeladen oder die Begrüßung aufgezeichnet haben, können Sie diese ändern, indem Sie Datei ersetzen auswählen oder eine andere Begrüßung aufzeichnen. Wenn Sie eine neue Begrüßung aufzeichnen oder eine neue Datei hochladen, wird die vorherige Begrüßung überschrieben.

Die Audiodatei (WAV) muss das Dateiformat 8 kHz, 8-Bit-Mono, CCITT µ-law, max. 2 MB und .wav haben. Die maximale Dateigröße beträgt 960 KB für 90 Sekunden Wiedergabe.

Sie können die Begrüßungen auch aufzeichnen, indem Sie das Sprachportal *62 von Ihren Cisco IP-Telefonen oder der Webex-App aus wählen.

Wenn Sie Alle Anrufe an Voicemail senden auswählen, können Sie die beiden anderen Optionen nicht auswählen. Sie können auswählen, dass Sie direkt zu Voicemail mit beiden Optionen Anrufe an Voicemail senden, wenn die Leitung besetzt ist, und Anrufe an Voicemail senden, wenn keine Antwortoptionen zusammen ausgewählt sind.

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Klicken Sie auf Speichern.

Voicemail- und Faxnachrichten speichern

Sie können auswählen, wo Sie Ihre Voicemail- und Faxnachrichten speichern möchten – in User Hub oder an eine angegebene E-Mail-Adresse als .tiff-Datei.

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Melden Sie sich bei User Hub an, und klicken Sie dann auf Einstellungen > Anrufe > Voicemail.

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Gehen Sie zu Nachrichtenspeicher und wählen Sie aus, wo Sie Ihre Nachrichten speichern möchten:

  • Interne Mailbox verwenden – Mit dieser Option können Sie auf Ihrem Telefon oder über User Hub auf die Voicemail zugreifen. Wählen Sie Neue Nachrichtenanzeige des Telefons verwenden aus, um die Nachrichtenanzeige für Ihr Tischtelefon zu aktivieren.

    Der Speicher der internen Mailbox ist wie folgt begrenzt:

    • Limit von 10 Minuten für einzelne Nachrichten

    • Limit von 100 Minuten für die gesamte Mailbox

  • Externe Mailbox verwenden – Mit dieser Option können Sie die E-Mail-Adresse eingeben, an die Sie alle Voicemails senden möchten. Wenn Sie diese Option auswählen, werden Sprachnachrichten nicht transkribiert und können nicht über Ihr Telefon, die Desktop-App und das Benutzerportal darauf zugegriffen werden.
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Klicken Sie auf Speichern.

Einstellung zum Nachrichtenspeicher

Nächste Schritte

Wenn für Ihren Standort die Voicemail-Transkription aktiviert ist, müssen die Optionen Interne Mailbox verwenden und Kopie der Voicemail-Nachricht per E-Mail versenden ausgewählt werden, damit Sie die Voicemail-Transkription erhalten können. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Voicemail-Transkription einrichten .

Voicemail-Benachrichtigungen aktivieren

Sie können eine E-Mail-ID so einrichten, dass Sie Benachrichtigungen erhalten, wenn eine neue Voicemail empfangen wird.
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Melden Sie sich bei User Hub an, und klicken Sie dann auf Einstellungen > Anrufe > Voicemail.

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Gehen Sie zu Benachrichtigungen und aktivieren Sie die Option Voicemail-Benachrichtigungen empfangen.

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Wählen Sie eine der folgenden Optionen aus:

  • Um E-Mail-Benachrichtigungen zu erhalten, wählen Sie E-Mail aus und geben Sie die E-Mail-Adresse ein, an die die Benachrichtigungen gesendet werden sollen.
  • Um Benachrichtigungen über Textnachrichten zu erhalten, wählen Sie Textnachricht aus, geben Sie die Telefonnummer ein und wählen Sie den Serviceanbieter aus.

    Wenn Sie Benachrichtigungen als Textnachricht erhalten möchten, erkundigen Sie sich bei Ihrem Mobilfunkanbieter über dessen Verfahren zum Konvertieren von E-Mail in Textnachrichten.

Einstellungen für Voicemail-Benachrichtigungen
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Um eine Voicemail mit der angehängten Nachricht an eine E-Mail-Adresse zu senden, gehen Sie zu Zusätzliche Einstellungen, aktivieren Sie die Option Kopie der Voicemail-Nachricht per E-Mail versenden und geben Sie die E-Mail-Adresse ein, an die die Transkription gesendet werden soll.

Diese Option ist möglicherweise nicht verfügbar, wenn die Voicemail-Weiterleitung deaktiviert ist.

Zusätzliche Voicemail-Einstellungen
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Nächste Schritte

Wenn für Ihren Standort die Voicemail-Transkription aktiviert ist, müssen die Optionen Interne Mailbox verwenden und Kopie der Voicemail-Nachricht per E-Mail versenden ausgewählt werden, damit Sie die Voicemail-Transkription erhalten können. Hilfe finden Sie im Abschnitt Voicemail-Transkription einrichten .

Voicemail-Abschrift einrichten

Mit der Voicemail-Transkription können Sie eine E-Mail mit der Voicemail-Transkription im Textkörper der E-Mail und einer .wav-Datei als Voicemail-Anhang erhalten. Sie können auch die Voicemail-Abschrift in der Webex-App sehen.

Vorbereitungen

  • Die unterstützten Sprachen sind:

    • Englisch
    • Deutsch
    • Spanisch
    • Französisch

  • Der Administrator muss die Voicemail-Transkription für Ihren Standort aktivieren.

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Melden Sie sich bei User Hub an, und klicken Sie dann auf Einstellungen > Anrufe > Voicemail.

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Gehen Sie zu Nachrichtenspeicher und wählen Sie Interne Mailbox verwenden aus.

Nachrichtenspeicher im internen Postfach
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Wechseln Sie zu Zusätzliche Einstellungen , aktivieren Sie die Option Kopie der Voicemail-Nachricht per E-Mail versenden, und geben Sie die E-Mail-Adresse ein, an die Sie die Transkriptionen senden möchten.

Diese Option ist möglicherweise nicht verfügbar, wenn die Voicemail-Weiterleitung deaktiviert ist.

Zusätzliche Voicemail-Einstellungen
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Sie können das folgende Bild als hilfreiches Bild einer E-Mail-Benachrichtigung für die Voicemail-Transkription verwenden.

E-Mail-Benachrichtigung mit Anzeige der empfangenen Voicemail mit Transkription

Gründe, warum Voicemail-Transkription nicht verfügbar ist

Das System erstellt keine Abschrift, wenn die Qualität oder Genauigkeit der Abschrift insgesamt schlecht ist. Dies kann passieren, wenn die Audioqualität aufgrund der folgenden Einschränkungen schlecht war:

  • Lauter Hintergrund

  • Schlechte Hörbarkeit

  • Nicht unterstützte Wörter in Sprache, die im Audio vorhanden sind

    Die Voicemail-Transkription ist nur für Voicemails verfügbar, die in den unterstützten Sprachen hinterlassen wurden.

  • Starker Ton

Einschränkungen bei der Voicemail-Transkription

  • Wenn Sie eine Voicemail vom Sprachportal aus weiterleiten oder beantworten, wird die Voicemail nicht transkribiert.

  • Wenn Sie eine Voicemail erstellen und aus dem Sprachportal an einen anderen Benutzer senden, wird die Voicemail nicht transkribiert.

Anrufern die Übertragung von Ihrer Voicemail-Begrüßung erlauben

Sie können den Anrufern erlauben, die 0 zu drücken, und an eine andere Telefonnummer Ihrer Wahl übertragen werden, sobald sie Ihre Voicemail-Begrüßung erreichen.

Wenn diese Funktion aktiviert ist, stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Voicemail-Begrüßung mit der entsprechenden Anleitung für den Anrufer aufzeichnen. Zum Beispiel : "Um meinen Assistenten zu erreichen, drücken Sie die 0."

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Melden Sie sich bei User Hub an, und klicken Sie dann auf Einstellungen > Anrufe > Voicemail.

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Wechseln Sie zu Zusätzliche Einstellungen , aktivieren Sie die Option Bei „0“ an eine andere Telefonnummer übertragen, und geben Sie die Telefonnummer ein, an die Anrufer übergeben werden sollen.

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Einstellung zum Übertragen der Voicemail an eine andere Telefonnummer beim Drücken von 0

Für den Empfang von Faxnachrichten einrichten

Mit Faxnachrichten können Sie direkte eingehende Faxe vom Voicemail-Dienst empfangen.

Faxe werden zusammen mit Sprachnachrichten in einem gemeinsam genutzten Speicherbereich gespeichert. Die Speicherkapazität beträgt 100 Minuten Voicemail oder 1000 Seiten für Faxnachrichten. Stellen Sie sicher, dass Sie Platz für neue Faxnachrichten zuweisen und sorgfältig archivieren.

Vorbereitungen

Die Option für Faxnachrichten wird nur angezeigt, wenn Ihr Administrator diese Funktion für Sie aktiviert hat.

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Melden Sie sich bei User Hub an, und klicken Sie dann auf Einstellungen > Anrufe > Voicemail.

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Gehen Sie zu Faxnachrichten und aktivieren Sie den Umschalter.

Wenn die Faxnachrichten vom Administrator aktiviert wurden, ist der Umschalter standardmäßig aktiviert.

Ihre Faxnummer und Ihr Anschluss werden angezeigt.

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