Innan du börjar

  • Din administratör måste ha aktiverat röstbrevlådeinställningarna för att du ska kunna komma åt och konfigurera dem. Kontakta administratören om du inte hittar några röstbrevlådeinställningar.
  • Samtalsalternativ i användarhubben

    Du kan konfigurera alla inställningar för röstbrevlåda från användarhubben genom att navigera till Inställningar > Samtal > Röstbrevlåda.

    Alternativet Calling är endast tillgängligt för användare med Webex Calling-licensen. Om du inte ser alternativet Samtal innebär det att du inte har Webex Calling-licensen.

    Om du vill ta reda på vilken samtalstjänst du är konfigurerad med kan du kontrollera från Webex-appen. Mer information finns i Ta reda på vilken samtalstjänst du har.

  • Vidare vidarebefordran av röstbrevlåda

    När administratören har aktiverat den här inställningen kan du vidarebefordra röstmeddelanden till en annan användares nummer eller anknytning. När detta är inaktiverat kan du inte vidarebefordra röstmeddelanden, använda en extern postlåda eller skicka en kopia av röstmeddelandet till en angiven e-postadress.

  • Ta bort röstbrevlåda

    Administratören kan ställa in förfalloperioden för röstmeddelanden (1–180 dagar) och villkoren för borttagning av utgångna meddelanden.

    När administratören har konfigurerat inställningarna arkiveras röstmeddelanden som är över 180 dagar gamla automatiskt. Kontakta administratören om du behöver åtkomst till arkiverade röstmeddelanden.

    Om administratören inte har konfigurerat inställningarna måste du ta bort meddelandena manuellt.

  • Lösenkod eller PIN-kod för röstbrevlåda

    Administratören kan ställa in det minsta antalet dagar (1–7) mellan lösenkodsändringar och lösenkodens utgångsdatum (15–180 dagar). Om administratören inte har konfigurerat inställningarna upphör din lösenkod aldrig att gälla.

    Du kan återställa lösenkoden till röstbrevlådan från User Hub. Mer information finns i Ställ in eller återställ PIN-koden till röstbrevlådan . Se Lyssna på dina röstmeddelanden för att lyssna på dina röstmeddelanden från användarhubben.

Kontakta administratören om du får problem med att konfigurera inställningarna. Administratören kan även konfigurera alla röstbrevlådeinställningar åt dig.

Aktivera röstbrevlåda

Om du vill ta emot röstbrevlåda och faxmeddelanden och konfigurera olika röstbrevlådeinställningar som att skicka samtal till röstbrevlådan, aktivera avisering och ställa in lagring av meddelanden måste du först aktivera röstbrevlådan.

1

Logga in på User Hub och klicka sedan på Inställningar > Samtal > Röstbrevlåda.

2

Gå till avsnittet Röstbrevlåda och aktivera växlingsknappen.

Skärmen visar knappen Växla på för att aktivera individuella inställningar för röst- och faxmeddelanden

Nästa steg

När röstbrevlådeväxlingen är aktiverad kan du konfigurera olika röstbrevlådeinställningar.

Skicka samtal till röstbrevlåda med hälsningar

Du kan ställa in när du vill skicka uppringare till röstbrevlådan. Du vill kanske till exempel skicka alla samtal till röstbrevlådan när du vet att du kommer att vara borta från kontoret och inte ta några telefonsamtal.

Du kan ställa in en hälsning till röstbrevlådan som är det meddelande som uppringare hör när de når din röstbrevlåda. Det finns två typer av hälsningsfraser till röstbrevlådan – upptaget och inget svar. Hälsningsfrasen Upptagen spelas upp när du är i ett annat samtal och inte har ett väntande samtal, och hälsningsfrasen Inget svar spelas upp när du inte besvarar samtalet.

  • Inkommande samtal dirigeras inte till röstbrevlådan när du har aktiverat Samtal väntar.
  • Om du har aktiverat samtalskoppling kommer dessa inställningar för samtalskoppling att åsidosätta de röstbrevlådeinställningar som du har konfigurerat.
1

Logga in på User Hub och klicka sedan på Inställningar > Samtal > Röstbrevlåda.

2

Gå till Skicka samtal till röstbrevlåda och välj bland följande alternativ:

  • Skicka alla samtal till röstbrevlåda – det här alternativet vidarebefordrar alla samtal till röstbrevlåda.

  • Skicka samtal till röstbrevlådan när linjen är upptagen – Det här alternativet vidarebefordrar samtal till röstbrevlådan när du redan är i ett samtal. Du kan välja att ställa in antingen en standardhälsning eller en anpassad hälsning som spelas upp när linjen är upptagen.

    För att ställa in standardhälsningen väljer du alternativet Standardmeddelande vid upptaget .

    Om du vill ställa in en egen anpassad hälsningsfras väljer du alternativet Anpassat meddelande och klickar på Överför fil för att ladda upp din ljudfil (WAV) eller klickar på Spela in meddelande för att spela in meddelandet.

  • Skicka samtal till röstbrevlådan när ingen svarar – Med det här alternativet vidarebefordras inkommande samtal till röstbrevlådan efter ett visst antal ringningar. Välj antalet ringsignaler innan hälsningsfrasen spelas upp i listrutan. Du kan välja att ställa in antingen en standardhälsning eller en anpassad hälsning som ska spelas upp när ingen besvarar samtalet.

    För att ställa in standardhälsningen väljer du alternativet Standardmeddelande när inget svar .

    Om du vill ställa in en egen anpassad hälsning väljer du alternativet Anpassat meddelande och klickar på Ladda upp fil för att ladda upp din ljudfil (WAV) eller klickar på Spela in meddelande för att spela in meddelandet.

Skicka samtal till röstbrevlådans inställningsskärm

När du har överfört filen eller spelat in hälsningsfrasen kan du ändra den genom att välja Ersätt fil eller spela in en annan hälsningsfras. Inspelning av en ny hälsningsfras eller överföring av en ny fil åsidosätter den tidigare hälsningsfrasen.

Ljudfilen (WAV) måste vara 8 kHz, 8-bitars mono, CCITT µ-law, 2 MB max, .wav-filformat. Den maximala filstorleken är 960 kB för 90 sekunders uppspelning.

Du kan även spela in hälsningsfraserna genom att ringa röstportalen *62 från dina Cisco IP-telefoner eller Webex-appen.

Om du väljer Skicka alla samtal till röstbrevlåda kan du inte välja de två andra alternativen. Du kan välja att direkt till röstbrevlådan med båda Skicka samtal till röstbrevlådan när linjen är upptagen och Skicka samtal till röstbrevlåda när inga svarsalternativ har valts tillsammans.

3

Klicka på Spara.

Spara röstbrevlåda- och faxmeddelanden

Du kan välja var du vill lagra dina röst- och faxmeddelanden – i User Hub eller till en angiven e-postadress som en .tiff-fil.

1

Logga in på User Hub och klicka sedan på Inställningar > Samtal > Röstbrevlåda.

2

Gå till Meddelandelagring och välj var du vill lagra dina meddelanden:

  • Använd en intern postlåda – med det här alternativet kan du komma åt röstbrevlådan från din telefon eller från User Hub. Välj Använd telefonens nya meddelandeindikator för att aktivera indikatorn för väntande meddelande för din skrivbordstelefon.

    Den interna postlådan har följande lagringsbegränsningar:

    • Gräns på tio minuter för ett enskilt meddelande.

    • Gräns på 100 minuter för hela postlådan.

  • Använd extern postlåda – med det här alternativet kan du ange e-postadressen som du vill skicka alla röstmeddelanden till. Om det här alternativet är valt transkriberas inte röstmeddelanden och de kan inte vara tillgängliga från din telefon, skrivbordsappen eller användarportalen.
3

Klicka på Spara.

Inställning för meddelandelagring

Nästa steg

Om din plats har avskrift av röstbrevlåda aktiverad måste alternativet Använd intern postlåda och E-posta en kopia av röstbrevlådemeddelandet väljas för att du ska få avskrifter av röstbrevlådan. Mer information finns i avsnittet Konfigurera avskrift av röstbrevlåda .

Aktivera aviseringar via röstbrevlåda

Du kan ställa in ett e-post-ID för att få aviseringar när ett nytt röstmeddelande tas emot.
1

Logga in på User Hub och klicka sedan på Inställningar > Samtal > Röstbrevlåda.

2

Gå till Aviseringar och aktivera Ta emot aviseringar om röstmeddelanden.

3

Välj något av följande alternativ:

  • För att få e-postaviseringar väljer du E-post och anger e-postadressen som du vill skicka aviseringar till.
  • För att ta emot aviseringar om textmeddelanden väljer du Textmeddelande och anger telefonnumret och väljer tjänsteleverantören.

    Om du vill få aviseringar via sms ska du kontakta din leverantör av trådlöst nätverk angående deras process för e-post till sms.

Aviseringsinställningar för röstbrevlåda
4

Om du vill skicka en röstbrevlåda till en e-postadress med bifogat meddelande går du till Ytterligare inställningar, aktiverar E-posta en kopia av röstbrevlådemeddelandet och anger e-postadressen som transkriptionerna ska skickas till.

Det här alternativet är eventuellt inte tillgängligt om röstbrevlådan är inaktiverad.

Ytterligare inställningar för röstbrevlåda
5

Klicka på Spara.

Nästa steg

Om din plats har avskrift av röstbrevlåda aktiverad måste alternativet Använd intern postlåda och E-posta en kopia av röstbrevlådemeddelandet väljas för att du ska få avskrifter av röstbrevlådan. Om du behöver hjälp, se avsnittet Konfigurera avskrift av röstbrevlåda .

Konfigurera avskrift av röstbrevlåda

Med röstbrevlådeavskrift kan du få ett e-postmeddelande med röstbrevlådeavskriften i brödtexten i e-postmeddelandet och .wav-filen som en röstbrevlådebilaga. Du kan även se transkriptionen av röstbrevlådan i Webex-appen.

Innan du börjar

  • De språk som stöds är:

    • Engelska
    • Tyska
    • Spanska
    • Franska

  • Administratören måste aktivera transkribering av röstbrevlåda för din plats.

1

Logga in på User Hub och klicka sedan på Inställningar > Samtal > Röstbrevlåda.

2

Gå till Meddelandelagring och välj Använd intern postlåda.

Lagring av meddelanden i en intern postlåda
3

Gå till Ytterligare inställningar och aktivera E-posta en kopia av röstbrevlådemeddelandet och ange e-postadressen som transkriptionerna ska skickas till.

Det här alternativet är eventuellt inte tillgängligt om röstbrevlådan är inaktiverad.

Ytterligare inställningar för röstbrevlåda
4

Klicka på Spara.

Du kan använda följande bild som en användbar bild av en e-postavisering för avskrift av röstbrevlåda.

E-postavisering som visar mottagen röstbrevlåda med avskrift

Orsaker till varför transkribering av röstbrevlåda inte är tillgänglig

Systemet producerar inte en avskrift om avskriftens övergripande kvalitet eller noggrannhet är dålig. Det kan hända om ljudkvaliteten var dålig på grund av följande begränsningar:

  • Brusig bakgrund

  • Dålig audibility

  • Språkord som inte stöds finns i ljudet

    Avskrift av röstbrevlåda är endast tillgängligt för röstmeddelanden som lämnas på de språk som stöds.

  • Tung belastning

Begränsningar med röstbrevlådeavskrift

  • När du vidarebefordrar eller svarar på ett röstmeddelande från röstportalen transkriberas inte röstmeddelandet.

  • När du skapar en röstbrevlåda och skickar till en annan användare från röstportalen transkriberas inte röstbrevlådan.

Tillåt att uppringare överförs från din hälsningsfras till röstbrevlådan

Du kan tillåta att uppringare trycker på 0 och överförs till ett annat telefonnummer, som du själv väljer, när de når din hälsningsfras till röstbrevlådan.

Om den här funktionen är aktiverad ska du se till att spela in din hälsning till röstbrevlådan med lämplig vägledning för den som ringer. Till exempel "För att nå min assistent trycker du på 0".

1

Logga in på User Hub och klicka sedan på Inställningar > Samtal > Röstbrevlåda.

2

Gå till Ytterligare inställningar och aktivera Överför på ”0” till ett annat telefonnummer och ange telefonnumret som uppringare ska överföras till.

3

Klicka på Spara.

Inställning för att överföra röstbrevlådan till ett annat telefonnummer när du trycker på 0

Konfigurera för att ta emot faxmeddelanden

Med faxmeddelanden kan du ta emot direktinkommande fax från röstbrevlådetjänsten.

Fax lagras i ett delat lagringsutrymme tillsammans med röstmeddelanden. Lagringskapaciteten är 100 minuters röstbrevlåda eller 1 000 sidor med faxmeddelanden. Se till att fördela utrymme för nya faxmeddelanden och arkivera på ett klokt sätt.

Innan du börjar

Alternativet faxmeddelanden visas endast om din administratör har aktiverat funktionen åt dig.

1

Logga in på User Hub och klicka sedan på Inställningar > Samtal > Röstbrevlåda.

2

Gå till Faxmeddelanden och aktivera växlingsknappen.

Om faxmeddelanden har aktiverats av administratören är växlingsknappen aktiverad som standard.

Ditt faxnummer och din anknytning visas.

3

Klicka på Spara.