Una vez planificada la reunión, el sistema envía automáticamente un correo electrónico a las personas invitadas para que se las envíe. Si la cambia o la cancela, el sistema envía automáticamente un nuevo correo electrónico a todos para que permanezcan actualizados.

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Inicie sesión en su sitio de Cisco Webex y seleccione Planificar para abrir la página Planificar una reunión.

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(Opcional) Si guardó plantillas dereunión, puede seleccionar una de las plantillas dereunión.

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Seleccione un Tipo de reunión de la lista desplegable.

Los tipos de reunión son conjuntos predeterminados o personalizados de características de reunión disponibles para su sitio. Su cuenta puede tener uno o varios tipos de reuniones asociados.

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Introduzca un nombre para la reunión en Tema de la reunión , agregue o cambie la contraseña y seleccione la Fecha y hora de su reunión.

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Establezca la reunión para que se repita marcando la casilla de verificación Repetición.

Puede planificar su reunión para que se haga diariamente, cada dos semanas, mensualmente, entre otras.

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En la sección Asistentes, introduzca la dirección de correo electrónico de las personas que está invitando. El campo Asistentes sugiere a las personas a las que ha invitado recientemente, las cuentas existentes en su sitio de Webex, su lista de distribución de contactos y la libreta de direcciones de su empresa.

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(Opcional) Para especificar un asistente como organizador, seleccione junto a su nombre.

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Si el administrador del sitio habilitó Códigos de seguimiento, haga clic en Editar código de seguimiento para introducir la información requerida.


 
Puede obtener toda la información del código de seguimiento del administrador delsitio.
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Para obtener más opciones, seleccione Mostrar opcionesavanzadas.

Puede definir las siguientes opciones para su sitio de Cisco Webex:

  • En Opciones de conexión deaudio:

    • Tipo de conexiónde audio: elija una de las siguientes opciones:

      • Audio deWebex: incluye opciones de audio para la computadora, la detección de llamadas y la llamada entrante. Las opciones telefónicas pueden incluir números de llamada entrante globales y gratuitos, así como la capacidad de establecer tonos de entrada y salida.

        Utilizar Solo VoIP:limita el número de asistentes al uso del audio de la computadora.

        Otra teleconferencia:le permite introducir información de la teleconferencia de terceros.


         
        Los usuarios que prefieran utilizar audioconferencias no integradas pueden hacerlo para Cisco Webex, la aplicación Webex y las reuniones habilitadas para dispositivos de vídeo compatibles con su sitio de servicios. Para usar esta característica para la aplicación Webex, su sitio debe administrarse en ovincularse a Webex Control Hub.
      • Mostrar números de teléfono gratuitos: muestra un número gratuito para que losinvitados llamen desde sus teléfonos.

      • Mostrar número de llamada entrante global a los asistentes: muestra un número para que los invitados llamenpara el país de su elección.

        Haga clic en la flecha desplegable situada junto a Usar ubicación de audio conferencia para seleccionar el país.

    • Tono de entrada ysalida: seleccione un tono para escuchar cuando un asistente entre o salga de la reunión.


       
      Al usar audio de Webex con la característica Anunciar nombre, los asistentes que seleccionen la opción Usar la computadora para el audio no podrán grabar ni anunciar sus nombres.
    • Silenciar a losasistentes: elija una de las siguientes opciones:

      • Permitir al host y a los cohostes activar el sonido de los participantes (modo moderado sin silenciar)

        : los organizadores y los organizadores pueden activar el sonido de los participantes directamente sin enviar una solicitud para activar el sonido. Esto está disponible en sitios de Webex 41.2 y versiones posteriores.
      • Permitir que los asistentes cancelen su silencio en la reunión

        Si ha elegido silenciar a los asistentes cuando entren en la reunión, seleccione esta opción para permitirles que se silencien por sí mismos durante la reunión.

         
        Si desea que solo el organizador o el co-organizador puedan activar el sonido de los asistentes, deje esta opción desmarcada.
      • Siempre silenciar a los asistentes cuando entren a la reunión

        : silencia automáticamente a los asistentes cuando se unen a la reunión. Los asistentes pueden levantar la mano si desean hablar durante una reunión. Para obtener más información, consulte Ver a los participantes de la reunión con la mano levantada en Cisco Webex Meetings y Events.
  • En Agenda , introduzca el contexto o los detalles que desea que losasistentes tengan acerca de la próxima reunión.

  • En Opciones deplanificación, puede realizar las siguientes acciones:

    • Cohost: convertir automáticamente a la primera persona en entrar a la reunión en ser el cohost, si

      • tienen una cuenta de administrador en el sitio,

      • o si están entrar desde un dispositivo de vídeo Cisco autenticado dentro de su organización.

    • Grabaciónautomática: inicie la grabación automáticamente cuando se inicie la reunión.

    • Excluircontraseña: excluya la contraseña de la invitación por correo electrónico, por seguridad adicional.

    • Reuniónpública: listada en el calendario público. Esta opción debe estar activada por el administrador del sitio.

    • Entrar antes que elorganizador: marque la casilla para permitir a los asistentes que entren en la reunión antes de que usted inicie la reunión. Elija permitir que los asistentes entren 0 a 15 minutos antes de que comience la reunión. Si esta opción aparece atenuada, no está disponible para su sitio.

    • Sesiones de breakout: seleccione Activar sesiones de breakout si desea que la característica de sesiones de breakout esté habilitadacuando se inicie la reunión.

      Puede preasignr participantes a sesiones debreakout.

    • Soloinvitados: marque esta opción para restringir el acceso a la reunión a los asistentes invitados.

    • Reuniones desbloqueadas:elija lo que sucede cuando los invitados entren a las reuniones desbloqueadas. Los invitados son personas que no tienen cuentas en su sitio de Webex, personas con cuentas que no han iniciado sesión en su sitio, sistemas de vídeo externos no registrados en su sitio o personas que se unen solo mediante el teléfono.

      • Los invitados pueden entrar a la reunión: seleccione Permitir a los invitados entrar a la reunión sin necesidad de tener una cuenta en el sitioo iniciar sesión.

      • Los invitados esperan en la sala de recepción hasta que el anfitrión los admita: seleccione colocar a los invitados en la sala de recepciónautomáticamente cuando intentan entrar.

      • Los invitados no pueden entrar a la reunión: seleccione esta opción si sólo desea que entren los asistentes que tienen cuentas en el sitio de Webex y que han iniciado sesiónen sus cuentas. Los asistentes deben agregar un número de teléfono y un PIN de audio a sus preferencias antes de entrar desde dispositivos de audio. Esto proporciona una mayor seguridad.

    • Bloqueo automático: marque la casilla para bloquear su reunión automáticamente una vez que se inicie y, a continuación, elija cuántos minutos desea antesde que se bloquee la reunión.

    • Registro:seleccione Requerir registro de asistentes para requerir a los asistentes que se registren y reciban la aprobación del organizador antes de asistir a la reunión. Seleccione la información detallada de registro que requiere que proporcionen los asistentes. Cada asistente que se registre deberá proporcionar dicha información.

      Para aceptar automáticamente las solicitudes de registro, marque Aceptar de forma automática todas las solicitudes deregistro. No seleccione esta opción si prefiere aceptar o rechazar el registro de un asistente manualmente.

    • Audio delasistente: los asistentes pueden conectarse al audio antes de la hora de inicio.

    • Presentadorasistente: el primer asistente que entre en la reunión será el presentador.

    • Aviso decorreo electrónico: seleccione enviar un aviso de correo electrónico 10 a 50 minutos antes del inicio de la reunión.

    • Opciones de la reunión: seleccione Editar opciones de la reunión y seleccione las opciones que desea que tenganlos participantes cuando comience la reunión.

    • Privilegios de asistente: seleccione Editar privilegios de asistente y seleccione los privilegios que desea que tengan los asistentes cuando comience la reunión.

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Para guardar esta configuración como plantilla para su uso futuro, haga clic en Guardar como plantilla.

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Para iniciar la reunión inmediatamente, haga clic en Iniciar; si va a la reunión más tarde, haga clic en Planificar .

Mostrar más la función Planificar una reunión

Para las reuniones planificadas, puede agregar la reunión a su calendario abriendo la reunión desde Reuniones > Añadir a mi Añadir a mi calendariocalendario. Esta opción aparece junto al nombre de la reunión:

Detalles de reunión

Se descarga un archivo de iCalender (.ics). Seleccione el archivo .ics y acepte la reunión. Para invitar a otros a su reunión, envíe el archivo .ics como archivo adjunto de correo electrónico.

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Desde su sitio de Cisco Webex, seleccione Reunión > Planificar para ir a la página Planificar una reunión.

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Si ha guardado antes las plantillas de reunión, puede seleccionar una de las plantillas de reunión.

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Seleccione un Tipo de reunión de la lista desplegable, si su cuenta tiene más de uno asociado. Los tipos de reuniones son conjuntos predeterminados o personalizados de características de reunión disponibles para su sitio.

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Introduzca un nombre para la reunión en Tema de la reunión , agregue o cambie la contraseña , si es necesario, y seleccione la fecha y hora de la reunión.

5

Establezca la reunión para que se repita marcando la casilla de verificación Repetición. Puede planificar su reunión para que se haga diariamente, cada dos semanas, mensualmente, entre otras.

6

En la sección Asistentes, introduzca la dirección de correo electrónico de las personas que está invitando. El campo Asistentes sugiere a las personas a las que ha invitado anteriormente, a las cuentas existentes en su sitio de Cisco Webex y a los contactos de su libreta de direcciones. Si la persona tiene una cuenta de administrador en su sitio de , puede convertirla en un anfitrión alternativo haciendo clic junto a su nombre.

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Si el administrador del sitio ha habilitado códigos de seguimiento, haga clic en Editar código de seguimiento para introducir la información necesaria.


 

Puede obtener toda la información del código de seguimiento del administrador del sitio.

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Para otras opciones, seleccione Mostrar opciones avanzadas.

Las opciones de su sitio de Cisco Webex pueden configurarse para incluir:

  • En Opciones de conexión de audio:

    • Tipo de conexión de audio: elija una de las siguientes opciones:

      • Audio de Webex: incluye opciones de audio para la computadora, la detección de llamadas y la llamada entrante. Las opciones telefónicas pueden incluir números de llamada entrante globales y gratuitos, así como la capacidad de establecer tonos de entrada y salida.

        Utilizar Solo VoIP: limita el número de asistentes al uso del audio de la computadora.

        Otra teleconferencia: le permite introducir información de la teleconferencia de terceros.


         

        Los usuarios que prefieran utilizar audioconferencias no integradas pueden hacerlo para las reuniones habilitadas para la aplicación de Webex y para dispositivos de vídeo compatibles con su sitio de servicios. Para utilizar esta característica para la aplicación Webex, su sitio debe administrarse en o vincularse a Webex Control Hub.

      • Mostrar números de teléfono gratuitos: muestra un número gratuito para que los invitados llamen desde sus teléfonos.

      • Mostrar números de llamada entrante globales a los asistentes: muestra un número para que los invitados llamen para el país de su elección.

        Haga clic en la flecha desplegable junto a Usar ubicación de audio conferencia para seleccionar el país.

    • Tono de entrada y salida: seleccione un tono para escuchar cuando un invitado entre o salga de la reunión.


       

      Cuando se utiliza la opción de audio de Webex, si se selecciona la característica Anunciar nombre, quienes entren mediante la opción Usar la computadora para el audio no disponen de la opción de grabar y anunciar su nombre.

  • En Agenda , introduzca cualquier contexto o información detallada que desee que los asistentes tengan acerca de la próxima reunión.

  • En Opciones de planificación, puede realizar las siguientes acciones:

    • Requerir cuenta: marque Requerir que los asistentes tengan una cuenta en este sitio a fin de entrar a esta reunión si desea que entren los asistentes que tienen cuentas en su sitio de Webex y que han iniciado sesión en su cuenta. Los asistentes deben agregar un número de teléfono y un PIN de audio a sus preferencias antes de entrar desde dispositivos de audio. Esto proporciona una mayor seguridad.

    • Host alternativo: permita que cualquier persona que tiene una cuenta de host en este sitio o cualquier persona que entre desde un dispositivo de vídeo Cisco autenticado en esta organización pueda organizar mi reunión.

    • Grabación automática: inicie la grabación automáticamente cuando se inicie la reunión.

    • Excluir contraseña: excluya la contraseña de la invitación por correo electrónico, para mayor seguridad.

    • Reunión pública: listada en el calendario público. Esta opción debe estar activada por el administrador del sitio.

    • Entrar antes que el organizador: marque la casilla para permitir a los asistentes que entren en la reunión antes de que usted inicie la reunión. Elija permitir que los asistentes entren 0 a 15 minutos antes de que comience la reunión.

    • Registro: seleccione Requerir registro de asistentes para requerir a los asistentes que se registren y reciban la aprobación del organizador antes de asistir a la reunión. Seleccione la información detallada de registro que requiere que proporcionen los asistentes. Cada asistente que se registre deberá proporcionar dicha información.

      Si desea aceptar las solicitudes de inscripción automáticamente, marque Aceptar automáticamente todas las solicitudes de inscripción. No seleccione esta opción si desea aceptar o rechazar el registro de un asistente manualmente.

    • Audio del asistente: los asistentes pueden conectarse al audio antes de la hora de inicio.

    • Presentador asistente: el primer asistente que entre en la reunión será el presentador.

    • Aviso de correo electrónico: seleccione enviar un aviso de correo electrónico 10 a 50 minutos antes del inicio de la reunión.

    • Opciones de la reunión: seleccione Editar opciones de la reunión y seleccione las opciones que desea que tengan los participantes cuando comience la reunión.

    • Privilegios de asistente: seleccione Editar privilegios de asistente y seleccione los privilegios que desea que tengan los asistentes cuando comience la reunión.

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Si desea guardar esta configuración para utilizarla como plantilla en el futuro, haga clic en Guardar como plantilla . De lo contrario, haga clic en Iniciar para iniciar la reunión inmediatamente, o haga clic en Planificar si va a reunirse más tarde.

Mostrar más la función Planificar una reunión

Para las reuniones planificadas, puede agregar la reunión a su calendario abriendo la reunión desde Reuniones > Añadir a mi Añadir a mi calendariocalendario. Esta opción aparece junto al nombre de la reunión:

Detalles de reunión

Se descarga un archivo de iCalender (.ics). Seleccione el archivo .ics y acepte la reunión. Para invitar a otros a su reunión, envíe el archivo .ics como archivo adjunto de correo electrónico.