Ennen kuin aloitat

  • Järjestelmänvalvojan on otettava äänipostiasetukset käyttöön, jotta voit käyttää ja määrittää niitä. Jos et löydä vastaajan asetuksia, tarkista asia järjestelmänvalvojalta.
  • Soitusvaihtoehto User Hubissa

    Voit määrittää kaikki puhepostiasetukset User Hubista navigoimalla osoitteeseen Asetukset > Soitot > Vastaaja.

    Calling -vaihtoehto on käytettävissä vain käyttäjille, joilla on Webex Calling -lisenssi. Jos et näe Calling -vaihtoehtoa, sinulla ei ole Webex Calling -lisenssiä.

    Jos haluat selvittää, mikä soittopalvelu on käytössäsi, voit tarkistaa sen Webex-sovelluksesta. Lisätietoja on osoitteessa Selvitä, mikä soittopalvelu sinulla on.

  • Äänipostin edelleenlähetys

    Kun järjestelmänvalvojasi on ottanut tämän asetuksen käyttöön, voit välittää ääniviestejä toisen käyttäjän numeroon tai liittymään. Kun toiminto on poistettu käytöstä, et voi lähettää ääniviestejä eteenpäin, käyttää ulkoista postilaatikkoa tai lähettää kopiota ääniviestistä tiettyyn sähköpostiosoitteeseen.

  • Ääniviestin poistaminen

    Järjestelmänvalvoja voi asettaa ääniviestien vanhentumisajan (1-180 päivää) ja vanhentuneiden viestien poistamisen ehdot.

    Kun järjestelmänvalvoja on määrittänyt asetukset, yli 180 päivää vanhat ääniviestit arkistoidaan automaattisesti. Jos haluat käyttää arkistoituja ääniviestejä, ota yhteys järjestelmänvalvojaan.

    Jos järjestelmänvalvoja ei ole määrittänyt asetuksia, viestit on poistettava manuaalisesti.

  • Äänipuhelimen salasana tai PIN-koodi

    Järjestelmänvalvoja voi määrittää salasanan vaihtamisen välisten päivien vähimmäismäärän (1-7) ja salasanan voimassaoloajan (15-180 päivää). Jos järjestelmänvalvoja ei ole määrittänyt asetuksia, salasanasi ei vanhene koskaan.

    Voit nollata vastaajakoodin User Hubista, katso lisätietoja osoitteesta Set or reset your voicemail PIN . Jos haluat kuunnella ääniviestejäsi User Hubista, katso Kuuntele ääniviestejäsi.

Jos asetusten määrittämisessä ilmenee ongelmia, ota yhteys järjestelmänvalvojaan. Järjestelmänvalvojasi voi myös määrittää kaikki puhepostiasetukset puolestasi.

Ota puheposti käyttöön

Jos haluat vastaanottaa ääniviestejä ja faksiviestejä ja määrittää erilaisia äänipostiasetuksia, kuten puhelujen lähettämisen äänipostiin, ilmoitusten ottamisen käyttöön ja viestien tallentamisen määrityksen, sinun on ensin otettava äänipostin kytkentä käyttöön.

1

Kirjaudu sisään Käyttäjäkeskukseen ja valitse sitten Asetukset > Soittaminen > Vastaaja.

2

Siirry osoitteeseen Voicemail ja kytke kytkin päälle.

Mitä tehdä seuraavaksi

Kun ääniviestin kytkentä on käytössä, voit määrittää erilaisia ääniviestiasetuksia.

Puhelujen lähettäminen vastaajaan tervehdyksin

Voit määrittää, milloin haluat lähettää soittajat vastaajaan. Voit esimerkiksi lähettää kaikki puhelut vastaajaan, kun tiedät, että olet poissa toimistosta etkä vastaa puheluihin.

Voit asettaa vastaajan tervehdyksen, joka on viesti, jonka soittajat kuulevat, kun he soittavat vastaajasi. Äänipostiviestin tervehdyksiä on kahdenlaisia: Varattu ja Ei vastausta. Varattu -tervehdys soitetaan, kun sinulla on toinen puhelu eikä puhelu odota, ja Ei vastausta -tervehdys soitetaan, kun et vastaa puheluun.

  • Saapuvia puheluita ei ohjata vastaajaan, kun olet ottanut käyttöön puhelujen odotus.
  • Jos sinulla on käytössäsi soitonsiirto, nämä soitonsiirtoasetukset ohittavat määrittämäsi puhepostiasetukset.
1

Kirjaudu sisään Käyttäjäkeskukseen ja valitse sitten Asetukset > Soittaminen > Vastaaja.

2

Siirry osoitteeseen Lähetä puhelut vastaajaan ja valitse seuraavista vaihtoehdoista:

  • Send all calls to voicemail- Tämä vaihtoehto ohjaa kaikki puhelut vastaajaan.

  • Lähetä puhelut vastaajaan, kun linja on varattu- Tämä vaihtoehto ohjaa puhelut vastaajaan, kun olet jo puhelun aikana. Voit määrittää joko oletustervehdyksen tai mukautetun tervehdyksen soitettavaksi, kun linja on varattu.

    Voit asettaa oletustervehdyksen valitsemalla vaihtoehdon Oletusviesti, kun varattu .

    Jos haluat asettaa oman henkilökohtaisen tervehdyksen, valitse Mukautettu viesti ja lataa äänitiedosto (WAV) napsauttamalla Lataa tiedosto tai nauhoita viesti napsauttamalla Äänitä viesti .

  • Lähetä puhelut vastaajaan, kun kukaan ei vastaa- Tällä valinnalla ohjataan saapuvat puhelut vastaajaan tietyn soittomäärän jälkeen. Valitse avattavasta luettelosta soittojen määrä ennen tervehdyksen toistamista. Voit määrittää joko oletustervehdyksen tai mukautetun tervehdyksen toistettavaksi, kun kukaan ei vastaa puheluun.

    Voit asettaa oletustervehdyksen valitsemalla vaihtoehdon Oletusviesti, kun ei vastausta .

    Jos haluat asettaa oman henkilökohtaisen tervehdyksen, valitse Mukautettu viesti ja lataa äänitiedosto (WAV) napsauttamalla Lataa tiedosto tai nauhoita viesti napsauttamalla Nauhoita viesti .

Kun olet ladannut tiedoston tai nauhoittanut tervehdyksen, voit muuttaa sitä valitsemalla Korvaa tiedosto tai nauhoittamalla toisen tervehdyksen. Uuden tervehdyksen nauhoittaminen tai uuden tiedoston lataaminen kumoaa edellisen tervehdyksen.

Äänitiedoston (WAV) on oltava 8 kHz, 8-bittinen mono, CCITT µ-law, enintään 2 Mt, .wav-tiedostomuoto. Tiedoston enimmäiskoko on 960 kilotavua 90 sekunnin toistoa varten.

Voit myös nauhoittaa tervehdykset valitsemalla ääniportaalin *62 Cisco IP -puhelimista tai Webex-sovelluksesta.

Jos valitset Lähetä kaikki puhelut vastaajaan, et voi valita kahta muuta vaihtoehtoa. Voit ohjata puhelun vastaajaan, kun molemmat vaihtoehdot Lähetä puhelut vastaajaan, kun linja on varattu ja Lähetä puhelut vastaajaan, kun kukaan ei vastaa on valittu yhdessä.

3

Napsauta Tallenna.

Tallenna ääniviestit ja faksiviestit

Voit valita, minne haluat tallentaa vastaajaviestit ja faksiviestit: User Hubiin tai määritettyyn sähköpostiosoitteeseen .tiff-tiedostona.

1

Kirjaudu sisään Käyttäjäkeskukseen ja valitse sitten Asetukset > Soittaminen > Vastaaja.

2

Siirry osoitteeseen Viestien tallennus ja valitse, mihin haluat tallentaa viestit:

  • Käytä sisäistä postilaatikkoa- Tämän vaihtoehdon avulla voit käyttää vastaajapalvelua puhelimestasi tai User Hubista. Valitse Käytä puhelimen uuden viestin ilmaisinta ottaaksesi käyttöön pöytäpuhelimen viestin odotusilmaisimen.
    Sisäisellä postilaatikolla on seuraavat tallennusrajoitukset:

    • Yhden viestin 10 minuutin rajoitus

    • Postilaatikon kokonaisraja 100 minuuttia

  • Käytä ulkoista postilaatikkoa-Valinnalla voit syöttää sähköpostiosoitteen, johon haluat lähettää kaikki ääniviestit. Jos tämä vaihtoehto on valittuna, ääniviestejä ei kirjoiteta puhtaaksi, eikä niihin pääse käsiksi puhelimesta, työpöytäsovelluksesta tai käyttäjäportaalista.
3

Napsauta Tallenna.

Mitä tehdä seuraavaksi

Jos sijaintisi on ottanut ääniviestien transkription käyttöön, vaihtoehto Käytä sisäistä postilaatikkoa ja Lähetä kopio ääniviestistä sähköpostitse on valittava, jotta voit vastaanottaa ääniviestien transkriptioita. Lisätietoja on kohdassa Set up voicemail transcription .

Ota ääniviesti-ilmoitukset käyttöön

Voit määrittää sähköpostitunnuksen, jonka avulla saat ilmoituksia, kun uusi vastaaja on vastaanotettu.
1

Kirjaudu sisään Käyttäjäkeskukseen ja valitse sitten Asetukset > Soittaminen > Vastaaja.

2

Siirry osoitteeseen Ilmoitukset ja kytke päälle Vastaanota vastaajan ilmoituksia.

3

Valitse jokin seuraavista vaihtoehdoista:

  • Jos haluat vastaanottaa sähköposti-ilmoituksia, valitse Email ja anna sähköpostiosoite, johon ilmoitukset lähetetään.
  • Jos haluat vastaanottaa tekstiviesti-ilmoituksia, valitse Tekstiviesti ja anna puhelinnumero ja valitse palveluntarjoaja.

    Jos haluat vastaanottaa ilmoituksia tekstiviestillä, tarkista langattoman palvelun tarjoajaltasi, mikä on heidän sähköpostista tekstiviestiksi -prosessinsa.

4

Jos haluat lähettää ääniviestin sähköpostiosoitteeseen, johon viesti on liitetty, siirry osoitteeseen Lisäasetukset, kytke päälle Lähetä kopio ääniviestistä sähköpostitse ja syötä sähköpostiosoite, johon kopiot lähetetään.

Tämä vaihtoehto ei ehkä ole käytettävissä, jos äänipostin edelleenlähetys on poistettu käytöstä.

5

Napsauta Tallenna.

Mitä tehdä seuraavaksi

Jos sijaintisi on ottanut ääniviestien transkription käyttöön, vaihtoehto Käytä sisäistä postilaatikkoa ja Lähetä kopio ääniviestistä sähköpostitse on valittava, jotta voit vastaanottaa ääniviestien transkriptioita. Apua saat kohdasta Äänipostin transkription määrittäminen .

Määritä ääniviestin transkriptio

Ääniviestin transkription avulla voit saada sähköpostin, jossa ääniviestin transkriptio on sähköpostin rungossa ja .wav-tiedosto ääniviestin liitetiedostona. Näet myös -viestin transkription Webex App -sovelluksessa.

Ennen kuin aloitat

  • Tuetut kielet ovat:

    • Suomi
    • Saksa
    • Espanja
    • Ranska

  • Järjestelmänvalvojan on sallittava ääniviestien transkriptio sijaintisi osalta.

1

Kirjaudu sisään Käyttäjäkeskukseen ja valitse sitten Asetukset > Soittaminen > Vastaaja.

2

Siirry osoitteeseen Viestien tallennus ja valitse Käytä sisäistä postilaatikkoa.

3

Siirry osoitteeseen Lisäasetukset ja kytke päälle Lähetä kopio vastaajaviestistä sähköpostitse ja anna sähköpostiosoite, johon kopiot lähetetään.

Tämä vaihtoehto ei ehkä ole käytettävissä, jos äänipostin edelleenlähetys on poistettu käytöstä.

4

Napsauta Tallenna.

Voit käyttää seuraavaa kuvaa hyödyllisenä visuaalisena esityksenä sähköposti-ilmoituksesta ääniviestin transkriptiota varten.

Syyt siihen, miksi ääniviestin transkriptio ei ole käytettävissä

Järjestelmä ei tuota transkriptiota, jos transkriptin yleinen laatu tai tarkkuus on heikko. Näin voi käydä, jos äänenlaatu on huono seuraavista syistä:

  • Meluisa tausta

  • Huono kuuluvuus

  • Äänessä on tukemattomia kielisanoja

    Ääniviestien transkriptio on käytettävissä vain tuetuilla kielillä jätetyille ääniviesteille.

  • Raskas aksentti

Ääniviestin transkriptioon liittyvät rajoitukset

  • Kun lähetät ääniviestin eteenpäin tai vastaat siihen ääniportaalista, ääniviestiä ei kirjoiteta puhtaaksi.

  • Kun laadit ääniviestin ja lähetät sen toiselle käyttäjälle ääniportaalista, ääniviestiä ei kirjoiteta puhtaaksi.

Salli soittajien siirtyminen vastaajaan tervehdyksestäsi.

Voit sallia soittajien painaa 0-näppäintä ja siirtyä toiseen valitsemaasi puhelinnumeroon, kun he tulevat vastaajasi tervehdykseen.

Jos tämä toiminto on käytössä, muista nauhoittaa vastaajan tervehdys, jossa on soittajalle sopiva ohjeistus. Esimerkiksi: "Jos haluat tavoittaa avustajani, paina 0."

1

Kirjaudu sisään Käyttäjäkeskukseen ja valitse sitten Asetukset > Soittaminen > Vastaaja.

2

Siirry osoitteeseen Lisäasetukset ja kytke päälle Siirto '0' toiseen puhelinnumeroon, ja anna puhelinnumero, johon soittajat siirretään.

3

Napsauta Tallenna.

Määritä faksiviestien vastaanottaminen

Faksiviestien avulla voit vastaanottaa suoraan saapuvia fakseja vastaajapalvelusta.

Faksit tallennetaan jaettuun tallennustilaan yhdessä ääniviestien kanssa. Tallennuskapasiteetti on 100 minuuttia ääniviestejä tai 1000 sivua faksiviestejä. Varaa tilaa uusille faksiviesteille ja arkistoi ne viisaasti.

Ennen kuin aloitat

Faksiviestit-vaihtoehto tulee näkyviin vain, jos järjestelmänvalvoja on ottanut toiminnon käyttöön.

1

Kirjaudu sisään Käyttäjäkeskukseen ja valitse sitten Asetukset > Soittaminen > Vastaaja.

2

Siirry osoitteeseen Faksiviestit ja ota kytkin käyttöön.

Jos järjestelmänvalvoja on ottanut faksiviestit käyttöön, kytkentä on oletusarvoisesti päällä.

Näyttöön tulee faksinumerosi ja -liittymäsi.

3

Napsauta Tallenna.