Voordat u begint

  • Uw beheerder moet de voicemailinstellingen hebben ingeschakeld zodat u deze kunt openen en configureren. Als u geen voicemailinstellingen vindt, neemt u contact op met uw beheerder.
  • Beloptie in User Hub

    U kunt alle voicemailinstellingen configureren vanuit de User Hub door te navigeren naar Instellingen > Bellen > Voicemail.

    De optie Bellen is alleen beschikbaar voor gebruikers met de Webex Calling-licentie. Als u de optie Bellen niet ziet, betekent dit dat u niet over de Webex Calling-licentie beschikt.

    Als u wilt weten met welke belservice u bent ingesteld, kunt u dit controleren via de Webex-app. Raadpleeg Ontdek welke belservice u hebt voor meer informatie.

  • Voicemails doorsturen

    Wanneer uw beheerder deze instelling heeft ingeschakeld, kunt u spraakberichten doorsturen naar het nummer of toestel van een andere gebruiker. Als deze optie is uitgeschakeld, kunt u spraakberichten niet doorsturen, geen extern postvak gebruiken of een kopie van het spraakbericht naar een opgegeven e-mailadres verzenden.

  • Voicemail verwijderen

    Uw beheerder kan de verloopperiode voor spraakberichten (1-180 dagen) en de voorwaarden voor het verwijderen van verlopen berichten instellen.

    Wanneer uw beheerder de instellingen heeft geconfigureerd, worden spraakberichten van meer dan 180 dagen oud automatisch gearchiveerd. Neem contact op met uw beheerder als u toegang nodig hebt tot gearchiveerde spraakberichten.

    Als de beheerder de instellingen niet heeft geconfigureerd, moet u de berichten handmatig verwijderen.

  • Toegangscode of pincode voor voicemail

    Uw beheerder kan het minimumaantal dagen (1-7) instellen tussen de wijzigingen in de toegangscode en de vervalperiode van de toegangscode (15-180 dagen). Als de beheerder de instellingen niet heeft geconfigureerd, verloopt uw toegangscode nooit.

    U kunt uw toegangscode voor voicemail opnieuw instellen via de User Hub. Zie Uw voicemailpincode instellen of opnieuw instellen voor meer informatie. Zie Uw spraakberichten beluisteren om uw spraakberichten vanuit User Hub te beluisteren.

Neem contact op met uw beheerder als u problemen ondervindt bij het configureren van de instellingen. Uw beheerder kan ook alle voicemailinstellingen namens u configureren.

Voicemail inschakelen

Als u voicemail- en faxberichten wilt ontvangen en verschillende voicemailinstellingen wilt configureren, zoals het verzenden van gesprekken naar voicemail, het inschakelen van meldingen en het instellen van berichtopslag, moet u eerst de voicemailschakelaar inschakelen.

1

Meld u aan bij Gebruikershub en klik vervolgens op Instellingen > Bellen > Voicemail.

2

Ga naar het gedeelte Voicemail en schakel de schakelaar in.

De volgende stappen

Zodra de voicemailschakelaar is ingeschakeld, kunt u verschillende voicemailinstellingen configureren.

Gesprekken naar voicemail verzenden met begroetingen

U kunt instellen wanneer u bellers naar uw voicemail wilt verzenden. Het is bijvoorbeeld mogelijk dat u alle gesprekken naar voicemail wilt doorsturen wanneer u weet dat u niet op kantoor bent en geen telefoongesprekken aanroept.

U kunt een voicemailbegroeting instellen. Dit is het bericht dat uw bellers horen wanneer ze uw voicemail bereiken. Er zijn twee typen voicemailbegroetingen - Bezet en Geen antwoord. De begroeting bij bezet wordt afgespeeld wanneer u in gesprek bent en geen gesprek in de wacht hebt staan, en de begroeting bij geen antwoord wordt afgespeeld wanneer u het gesprek niet beantwoordt.

  • De inkomende gesprekken worden niet naar de voicemail geleid wanneer u het wachtende gesprek hebt ingeschakeld.
  • Als u gesprek doorschakelen hebt ingeschakeld, overschrijven deze instellingen voor gesprek doorschakelen de instellingen voor voicemail die u hebt geconfigureerd.
1

Meld u aan bij Gebruikershub en klik vervolgens op Instellingen > Bellen > Voicemail.

2

Ga naar Gesprekken naar voicemail verzenden en kies uit de volgende opties:

  • Alle gesprekken naar voicemail verzenden: met deze optie worden alle gesprekken doorgeschakeld naar voicemail.

  • Gesprekken naar voicemail verzenden wanneer de lijn bezet is: met deze optie worden gesprekken doorgeschakeld naar voicemail wanneer u al in gesprek bent. U kunt ervoor kiezen een standaardbegroeting of een aangepaste begroeting in te stellen om af te spelen wanneer de lijn bezet is.

    Als u de standaardbegroeting wilt instellen, selecteert u de optie Standaardbericht bij bezet .

    Als u uw eigen aangepaste persoonlijke begroeting wilt instellen, selecteert u de optie Aangepast bericht en klikt u op Bestand uploaden om uw audiobestand (WAV) te uploaden of klikt u op Bericht opnemen om het bericht op te nemen.

  • Gesprekken naar voicemail verzenden wanneer niemand opneemt: met deze optie worden inkomende gesprekken doorgeschakeld naar voicemail na een opgegeven aantal keren overgaan. Kies in de vervolgkeuzelijst het aantal keren overgaan voordat u de begroeting afspeelt. U kunt ervoor kiezen een standaardbegroeting of een aangepaste begroeting in te stellen om af te spelen wanneer niemand het gesprek beantwoordt.

    Als u de standaardbegroeting wilt instellen, selecteert u de optie Standaardbericht wanneer geen antwoord .

    Als u uw eigen aangepaste persoonlijke begroeting wilt instellen, selecteert u de optie Aangepast bericht en klikt u op Bestand uploaden om uw audiobestand (WAV) te uploaden of klikt u op Bericht opnemen om het bericht op te nemen.

Nadat u het bestand hebt geüpload of de begroeting hebt opgenomen, kunt u deze wijzigen door Bestand vervangen te selecteren of een andere begroeting op te nemen. Als u een nieuwe begroeting opneemt of een nieuw bestand uploadt, wordt de vorige begroeting genegeerd.

Het audiobestand (WAV) moet 8Khz, 8-bits mono, CCITT µ-law, maximaal 2 MB, .wav-bestandsindeling zijn. De maximale bestandsgrootte is 960 KB voor 90 seconden afspelen.

U kunt de begroetingen ook opnemen door de spraakportal *62 te kiezen vanaf uw Cisco IP-telefoon of Webex-app.

Als u Alle gesprekken naar voicemail verzenden selecteert, kunt u de andere twee opties niet selecteren. U kunt ervoor kiezen om direct naar voicemail te gaan met zowel Gesprekken naar voicemail verzenden als de lijn bezet is en Gesprekken doorsturen naar voicemail wanneer er niemand opties voor antwoorden samen zijn geselecteerd.

3

Klik op Opslaan.

Uw voicemail- en faxberichten opslaan

U kunt kiezen waar u uw voicemail- en faxberichten wilt opslaan: in de User Hub of op een opgegeven e-mailadres als een .tiff-bestand.

1

Meld u aan bij Gebruikershub en klik vervolgens op Instellingen > Bellen > Voicemail.

2

Ga naar Berichtopslag en selecteer waar u uw berichten wilt opslaan:

  • Intern postvak gebruiken: met deze optie hebt u toegang tot de voicemail vanaf uw telefoon of via de User Hub. Selecteer De nieuwe berichtindicator van de telefoon gebruiken om de indicator voor wachtend bericht voor uw bureautelefoon in te schakelen.
    Het interne postvak heeft de volgende opslagbeperkingen:

    • Limiet voor één bericht: 10 minuten

    • Totale limiet voor het postvak: 100 minuten

  • Extern postvak gebruiken: met deze optie kunt u het e-mailadres invoeren waarnaar u alle voicemails wilt verzenden. Als deze optie is geselecteerd, worden spraakberichten niet getranscribeerd en kunnen ze niet toegankelijk zijn vanaf uw telefoon, bureaublad-app en de gebruikersportal.
3

Klik op Opslaan.

De volgende stappen

Als voicemailtranscriptie is ingeschakeld op uw locatie, moet de optie Intern postvak gebruiken en E-mail een kopie van het voicemailbericht zijn geselecteerd zodat u voicemailtranscripties kunt ontvangen. Zie het gedeelte Voicemailtranscriptie instellen voor meer informatie.

Voicemailmeldingen inschakelen

U kunt een e-mail-id instellen om meldingen te ontvangen wanneer een nieuwe voicemail wordt ontvangen.
1

Meld u aan bij Gebruikershub en klik vervolgens op Instellingen > Bellen > Voicemail.

2

Ga naar Meldingen en schakel Voicemailmeldingen ontvangen in.

3

Kies een van de volgende opties:

  • Als u e-mailmeldingen wilt ontvangen, selecteert u E-mail en voert u het e-mailadres in waarnaar u meldingen wilt verzenden.
  • Als u tekstberichtmeldingen wilt ontvangen, selecteert u Tekstbericht , voert u het telefoonnummer in en kiest u de serviceprovider.

    Als u meldingen via tekst wilt ontvangen, neemt u contact op met uw draadloze provider voor het e-mailproces naar tekst.

4

Als u een voicemail wilt verzenden naar een e-mailadres met het bijgevoegde bericht, gaat u naar Aanvullende instellingen, schakelt u Een kopie van het voicemailbericht e-mailen in en voert u het e-mailadres in waarnaar u de omzettingen wilt verzenden.

Deze optie is mogelijk niet beschikbaar als voicemail doorsturen is uitgeschakeld.

5

Klik op Opslaan.

De volgende stappen

Als voicemailtranscriptie is ingeschakeld op uw locatie, moet de optie Intern postvak gebruiken en E-mail een kopie van het voicemailbericht zijn geselecteerd zodat u voicemailtranscripties kunt ontvangen. Zie het gedeelte Voicemailtranscriptie instellen voor hulp.

Voicemailtranscriptie instellen

Met voicemailtranscriptie kunt u een e-mail ontvangen met de voicemailtranscriptie in de hoofdtekst van de e-mail en het .wav-bestand als voicemailbijlage. U kunt ook de voicemailtranscriptie zien in de Webex-app.

Voordat u begint

  • De ondersteunde talen zijn:

    • Engels
    • Duits
    • Spaans
    • Frans

  • De beheerder moet voicemailtranscriptie inschakelen voor uw locatie.

1

Meld u aan bij Gebruikershub en klik vervolgens op Instellingen > Bellen > Voicemail.

2

Ga naar Berichtopslag en selecteer Intern postvak gebruiken.

3

Ga naar Aanvullende instellingen en schakel E-mail een kopie van het voicemailbericht in en voer het e-mailadres in waarnaar u de omzettingen wilt verzenden.

Deze optie is mogelijk niet beschikbaar als voicemail doorsturen is uitgeschakeld.

4

Klik op Opslaan.

U kunt de volgende afbeelding gebruiken als handige afbeelding van een e-mailmelding voor voicemailtranscriptie.

Er zijn redenen waarom voicemailtranscriptie niet beschikbaar is

Het systeem produceert geen transcriptie als de algehele kwaliteit of nauwkeurigheid van de transcriptie slecht is. Dit kan gebeuren als de audiokwaliteit slecht was als gevolg van de volgende beperkingen:

  • Lawaaierige achtergrond

  • Slechte audio

  • Niet-ondersteunde taalwoorden aanwezig in de audio

    Voicemailtranscriptie is alleen beschikbaar voor voicemails die in de ondersteunde talen worden achtergelaten.

  • Zwaar accent

Beperkingen met voicemailtranscriptie

  • Wanneer u een voicemail doorstuurt of beantwoordt vanuit de spraakportal, wordt de voicemail niet getranscribeerd.

  • Wanneer u een voicemail samenstelt en naar een andere gebruiker verzendt vanuit de spraakportal, wordt de voicemail niet getranscribeerd.

Beroepen toestaan door te sturen vanaf uw voicemail begroeting

U kunt beroepen toestaan op 0 te drukken en door te worden doorgeboekt naar een ander telefoonnummer naar keuze, wanneer ze uw voicemail begroeting bereiken.

Als deze functie is ingeschakeld, neem dan uw voicemail begroeting op met de juiste richtlijnen voor de beller. Bijvoorbeeld: 'Druk op 0 om mijn assistent te bereiken'.

1

Meld u aan bij Gebruikershub en klik vervolgens op Instellingen > Bellen > Voicemail.

2

Ga naar Aanvullende instellingen en schakel Doorverbinden op '0' in op een ander telefoonnummer en voer het telefoonnummer in waarnaar bellers moeten worden doorverbonden.

3

Klik op Opslaan.

Instellen om faxberichten te ontvangen

Met faxberichten kunt u directe inkomende faxen ontvangen van de voicemailservice.

Faxen worden samen met spraakberichten opgeslagen in een gedeelde opslagruimte. Opslagcapaciteit is 100 minuten aan voicemailberichten of 1000 pagina's met faxberichten. Zorg ervoor dat u ruimte toewijst voor nieuwe faxberichten en archiveer verstandig.

Voordat u begint

De optie voor faxberichten wordt alleen weergegeven als uw beheerder de functie voor u heeft ingeschakeld.

1

Meld u aan bij Gebruikershub en klik vervolgens op Instellingen > Bellen > Voicemail.

2

Ga naar Faxberichten en schakel de schakelaar in.

Als de beheerder faxberichten heeft ingeschakeld, is de schakelaar standaard ingeschakeld.

Uw faxnummer en toestel worden weergegeven.

3

Klik op Opslaan.