Avant de commencer

  • Votre administrateur doit avoir activé les paramètres de la messagerie vocale pour que vous puissiez y accéder et les configurer. Si vous ne trouvez aucun paramètre de messagerie vocale, renseignez-vous auprès de votre administrateur.
  • Option d’appel dans User Hub

    Vous pouvez configurer tous les paramètres de messagerie vocale à partir du User Hub en accédant à Paramètres > Appel > Messagerie vocale.

    L’option Calling est disponible uniquement pour les utilisateurs disposant d’une licence Webex Calling. Si vous ne voyez pas l’option Calling , cela signifie que vous n’avez pas la licence Webex Calling.

    Si vous souhaitez savoir avec quel service d’appel vous êtes configuré, vous pouvez vérifier à partir de l’application Webex. Pour plus de détails, reportez-vous à la section Découvrir le service d’appel dont vous disposez.

  • Forwarding de la messagerie vocale

    Lorsque votre administrateur a activé ce paramètre, vous pouvez transférer les messages vocaux vers le numéro ou le poste d'un autre utilisateur. Lorsque cette option est désactivée, vous ne pouvez pas transférer les messages vocaux, utiliser une boîte aux lettres externe ou envoyer une copie du message vocal à une adresse électronique spécifiée.

  • Suppression de la messagerie vocale

    Votre administrateur peut définir la période d'expiration des messages vocaux (1 à 180 jours) et les conditions de suppression des messages qui ont expiré.

    Lorsque votre administrateur a configuré les paramètres, les messages vocaux de plus de 180 jours sont archivés automatiquement. Si vous avez besoin d'accéder aux messages vocaux archivés, contactez votre administrateur.

    Si l'administrateur n'a pas configuré les paramètres, vous devez supprimer les messages manuellement.

  • Code ou code PIN de la messagerie vocale

    Votre administrateur peut définir le nombre minimum de jours (1 à 7) entre les modifications du code d'accès et la période d'expiration du code d'accès (15 à 180 jours). Si l'administrateur n'a pas configuré les paramètres, votre code d'accès n'expire jamais.

    Vous pouvez réinitialiser votre code d’accès de messagerie vocale à partir du User Hub, voir Configurer ou réinitialiser votre code PIN de messagerie vocale pour plus d’informations. Pour écouter vos messages vocaux à partir de User Hub, voir Écouter vos messages vocaux.

Si vous trouvez des problèmes lors de la configuration des paramètres, contactez votre administrateur. Votre administrateur peut également configurer tous les paramètres de la messagerie vocale à votre place.

Activer la messagerie vocale

Pour recevoir des messages vocaux et des télécopies et configurer divers paramètres de messagerie vocale tels que l’envoi d’appels vers la messagerie vocale, l’activation de la notification et la configuration du stockage des messages, vous devez d’abord activer le commutateur de messagerie vocale.

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Connectez-vous à User Hub, puis cliquez sur Paramètres > Appel > Messagerie vocale.

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Allez à la section Messagerie vocale et activez le bouton à bascule.

Que faire ensuite

Une fois que le commutateur de la messagerie vocale est activé, vous pouvez configurer différents paramètres de messagerie vocale.

Envoyer les appels vers la messagerie vocale avec des messages d’accueil

Vous pouvez définir l’heure à laquelle vous souhaitez envoyer les appelants vers votre messagerie vocale. Par exemple, vous pouvez envoyer tous les appels vers la messagerie vocale lorsque vous savez que vous allez être au bureau et que vous ne prendrez pas d’appels téléphoniques.

Vous pouvez configurer un message d'accueil de messagerie vocale, qui est le message que vos appelants entendent lorsqu'ils atteignent votre messagerie vocale. Il existe deux types de messages d’accueil : Occupé et Aucune réponse. Le message d'accueil Occupé est diffusé lorsque vous êtes sur un autre appel et que vous n'avez pas d'appel en attente, et le message d'accueil Sans réponse est diffusé lorsque vous ne répondez pas à l'appel.

  • Les appels entrants ne sont pas dirigés vers la messagerie vocale lorsque vous avez activé l’appel en attente.
  • Si le renvoi d’appel est activé, les paramètres du renvoi d’appel remplacent les paramètres de la messagerie vocale que vous avez configurés.
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Connectez-vous à User Hub, puis cliquez sur Paramètres > Appel > Messagerie vocale.

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Allez dans Envoyer les appels vers la messagerie vocale et choisissez l'une des options suivantes :

  • Envoyer tous les appels vers la messagerie vocale—Cette option transfère tous les appels vers la messagerie vocale.

  • Envoyer les appels vers la messagerie vocale lorsque la ligne est occupée—Cette option transfère les appels vers la messagerie vocale lorsque vous êtes déjà en communication. Vous pouvez choisir de configurer un message d'accueil par défaut ou un message d'accueil personnalisé à lire lorsque la ligne est occupée.

    Pour définir le message d'accueil par défaut, sélectionnez l'option Message par défaut en cas de ligne occupée .

    Pour définir votre propre message d'accueil personnalisé, sélectionnez l'option Message personnalisé et cliquez sur Télécharger le fichier pour télécharger votre fichier audio (WAV) ou cliquez sur Enregistrer le message pour enregistrer le message.

  • Envoyer les appels vers la messagerie vocale lorsque personne ne répond—Cette option transfère les appels entrants vers la messagerie vocale après un nombre spécifié de sonneries. Dans la liste déroulante, choisissez le nombre de sonneries avant de diffuser le message d'accueil. Vous pouvez choisir de configurer un message d'accueil par défaut ou un message d'accueil personnalisé à lire lorsque personne ne répond à l'appel.

    Pour définir le message d'accueil par défaut, sélectionnez l'option Message par défaut en cas d'absence de réponse .

    Pour définir votre propre message d'accueil personnalisé, sélectionnez l'option Message personnalisé et cliquez sur le bouton Télécharger le fichier pour télécharger votre fichier audio (WAV) ou cliquez sur le bouton Enregistrer le message pour enregistrer le message.

Une fois que vous avez téléchargé le fichier ou enregistré le message d'accueil, vous pouvez le modifier en sélectionnant Remplacer le fichier ou en enregistrant un autre message d'accueil. L'enregistrement d'un nouveau message d'accueil ou le chargement d'un nouveau fichier remplace le message d'accueil précédent.

Le fichier audio (WAV) doit être 8Khz, 8 bits mono, CCITT µ-law, 2 Mo max, format de fichier .wav. La taille maximale du fichier est de 960 Ko pour 90 secondes de lecture.

Vous pouvez également enregistrer les messages d'accueil en composant le portail vocal *62 à partir de vos téléphones IP Cisco ou de Webex App.

Si vous sélectionnez Envoyer tous les appels vers la messagerie vocale, vous ne pouvez pas sélectionner les deux autres options. Vous pouvez choisir de diriger vers la messagerie vocale avec à la fois envoyer les appels vers la messagerie vocale lorsque la ligne est occupée et Envoyer les appels vers la messagerie vocale lorsqu’aucune option de réponse n’est sélectionnée ensemble.

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Stocker vos messages vocaux et vos télécopies

Vous pouvez choisir l’emplacement où vous souhaitez stocker vos messages vocaux et télécopies—dans le User Hub ou à une adresse électronique spécifiée sous forme de fichier .tiff.

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Connectez-vous à User Hub, puis cliquez sur Paramètres > Appel > Messagerie vocale.

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Allez dans Stockage des messages et sélectionnez l'emplacement où vous souhaitez stocker vos messages :

  • Utiliser la boîte aux lettres interne—Cette option vous permet d'accéder à la messagerie vocale à partir de votre téléphone ou du User Hub. Sélectionnez Utiliser le nouvel indicateur de message du téléphone pour activer l'indicateur de message en attente pour votre téléphone de bureau.
    La boîte aux lettres interne a les limites de stockage suivantes :

    • limite de 10 minutes par message

    • limite totale de la boîte aux lettres de 100 minutes

  • Utiliser une boîte aux lettres externe—Avec cette option, vous pouvez saisir l'adresse électronique à laquelle vous souhaitez envoyer tous les messages vocaux. Si cette option est sélectionnée, les messages vocaux ne sont pas transcrits et ne peuvent pas être accessibles à partir de votre téléphone, de l’application de bureau et du portail utilisateur.
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Que faire ensuite ?

Si la transcription de la messagerie vocale est activée sur votre site, l’option Utiliser la boîte aux lettres interne et Envoyer une copie du message vocal doit être sélectionnée pour que vous puissiez recevoir les transcriptions de la messagerie vocale. Pour plus d'informations, reportez-vous à la section Configurer la transcription de la messagerie vocale .

Activer les notifications de la messagerie vocale

Vous pouvez configurer un identifiant de courrier électronique pour recevoir des notifications lorsqu'un nouveau message vocal est reçu.
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Connectez-vous à User Hub, puis cliquez sur Paramètres > Appel > Messagerie vocale.

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Allez dans Notifications et activez Recevoir les notifications de la messagerie vocale.

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Choisissez parmi l'une des options suivantes :

  • Pour recevoir des notifications par courrier électronique, sélectionnez Courrier électronique et saisissez l'adresse électronique à laquelle envoyer les notifications.
  • Pour recevoir des notifications de messages texte, sélectionnez Message texte , saisissez le numéro de téléphone et choisissez le fournisseur de services.

    Si vous souhaitez recevoir des notifications par texte, renseignez-vous auprès de votre fournisseur de services sans fil pour connaître leur processus de courrier électronique vers texte.

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Pour envoyer un message vocal à une adresse électronique contenant le message en pièce jointe, allez dans Paramètres supplémentaires, activez Envoyer une copie du message vocal par courrier électronique et saisissez l'adresse électronique à laquelle envoyer les transcriptions.

Cette option peut être indisponible si le forwarding de la messagerie vocale est désactivé.

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Que faire ensuite ?

Si la transcription de la messagerie vocale est activée sur votre site, les options Utiliser la boîte aux lettres interne et Envoyer une copie du message vocal doivent être sélectionnées pour que vous puissiez recevoir les transcriptions de la messagerie vocale. Pour obtenir de l’aide, voir la section Configurer la transcription de la messagerie vocale .

Configurer la transcription de la messagerie vocale

Avec la transcription de la messagerie vocale, vous pouvez recevoir un courrier électronique contenant la transcription de la messagerie vocale dans le corps du courrier électronique et le fichier .wav comme pièce jointe de la messagerie vocale. Vous pouvez également voir la transcription de la messagerie vocale dans l’application Webex.

Avant de commencer

  • Les langues prises en charge sont :

    • Anglais
    • Allemand
    • Espagnol
    • Français

  • L’administrateur doit activer la transcription de la messagerie vocale pour votre emplacement.

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Connectez-vous à User Hub, puis cliquez sur Paramètres > Appel > Messagerie vocale.

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Allez dans Stockage des messages et sélectionnez Utiliser la boîte aux lettres interne.

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Allez dans Paramètres supplémentaires et activez Envoyer une copie du message vocal par courrier électronique, puis saisissez l'adresse électronique à laquelle envoyer les transcriptions.

Cette option peut être indisponible si le forwarding de la messagerie vocale est désactivé.

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Vous pouvez utiliser l'image suivante comme visuel utile d'une notification par courrier électronique pour la transcription de la messagerie vocale.

Raisons pour lesquelles la transcription de la messagerie vocale n’est pas disponible

Le système ne produit pas de transcription si la qualité globale ou la précision de la transcription est médiocre. Cela peut se produire si la qualité audio était mauvaise en raison des contraintes suivantes :

  • Bruit de fond bruyant

  • Qualité d’audabilité médiocre

  • Mots de langue non pris en charge présents dans l'audio

    La transcription de la messagerie vocale n’est disponible que pour les messages vocaux laissés dans les langues prises en charge.

  • Forte accent

Limites avec la transcription de la messagerie vocale

  • Lorsque vous transférez ou répondez à un message vocal à partir du portail vocal, le message vocal n’est pas transcrit.

  • Lorsque vous composez une messagerie vocale et que vous l’envoyez à un autre utilisateur à partir du portail vocal, la messagerie vocale n’est pas transcrite.

Autoriser les appelants à transférer à partir de votre messagerie vocale de bienvenue

Vous pouvez autoriser les appelants à appuyer sur 0 et être transférés vers un autre numéro de téléphone de votre choix, lorsqu’ils arrivent à votre message d’accueil.

Si cette fonctionnalité est activée, assurez-vous d’enregistrer votre message d’accueil avec les instructions appropriées pour l’appelant. Par exemple, « Pour joindre mon assistant, appuyez sur 0. »

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Connectez-vous à User Hub, puis cliquez sur Paramètres > Appel > Messagerie vocale.

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Allez dans Paramètres supplémentaires et activez Transférer sur « 0 » vers un autre numéro de téléphone, puis saisissez le numéro de téléphone vers lequel les appelants doivent être transférés.

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Configurer pour recevoir des messages par télécopie

La messagerie par télécopie vous permet de recevoir des télécopies entrantes directes du service de messagerie vocale.

Les télécopies sont stockées dans une zone de stockage partagée avec les messages vocaux. La capacité de stockage est de 100 minutes de messagerie vocale, ou 1 000 pages de messages fax. Assurez-vous d’allouer de la place pour les nouveaux messages par télécopie et d’archiver judicieusement.

Avant de commencer

L'option de messagerie par télécopie s'affiche uniquement si votre administrateur a activé la fonctionnalité pour vous.

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Connectez-vous à User Hub, puis cliquez sur Paramètres > Appel > Messagerie vocale.

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Accédez à Messagerie par télécopie et activez le bouton à bascule.

Si la messagerie par télécopie est activée par l’administrateur, le commutateur est activé par défaut.

Votre numéro de fax et votre numéro de poste s’affichent.

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