Ennen kuin aloitat

  • Järjestelmänvalvojan on täytynyt ottaa vastaaja-asetukset käyttöön, jotta voit käyttää ja määrittää niitä. Jos et löydä vastaaja-asetuksia, ota yhteyttä järjestelmänvalvojaan.
  • Soittovaihtoehto käyttäjäkeskuksessa

    Voit määrittää kaikki vastaajaviestin asetukset käyttäjäkeskuksesta siirtymällä kohtaan Asetukset > Soittaminen > Vastaajaviesti.

    Soitto -vaihtoehto on käytettävissä vain käyttäjille, joilla on Webex Calling -lisenssi. Jos et näe Soitto -vaihtoehtoa, sinulla ei ole Webex Calling -lisenssiä.

    Jos haluat selvittää, mikä puhelupalvelu sinulla on käytössä, voit tarkistaa sen Webex-sovelluksesta. Lisätietoja on kohdassa Selvitä, mikä puhelupalvelu sinulla on.

  • Vastaajan edelleenlähetys

    Kun järjestelmänvalvoja on ottanut tämän asetuksen käyttöön, voit välittää ääniviestejä toisen käyttäjän numeroon tai alanumeroon. Kun tämä on poistettu käytöstä, et voi lähettää ääniviestejä edelleen, käyttää ulkoista postilaatikkoa tai lähettää ääniviestin kopiota määritettyyn sähköpostiosoitteeseen.

  • Vastaajaviestin poistaminen

    Järjestelmänvalvoja voi asettaa ääniviestien vanhenemisajan (1–180 päivää) ja vanhentuneiden viestien poistamisehdot.

    Kun järjestelmänvalvoja on määrittänyt asetukset, yli 180 päivää vanhat ääniviestit arkistoidaan automaattisesti. Jos tarvitset pääsyn arkistoituihin ääniviesteihin, ota yhteyttä järjestelmänvalvojaan.

    Jos järjestelmänvalvoja ei ole määrittänyt asetuksia, sinun on poistettava viestit manuaalisesti.

  • Vastaajan salasana tai PIN-koodi

    Järjestelmänvalvoja voi asettaa salasanan muutosten välisen vähimmäisajan (1–7 päivää) ja salasanan vanhenemisjakson (15–180 päivää). Jos järjestelmänvalvoja ei ole määrittänyt asetuksia, salasanasi ei koskaan vanhene.

    Voit nollata vastaajaviestin salasanasi käyttäjäkeskuksesta. Lisätietoja on kohdassa Vastaajaviestin PIN-koodin asettaminen tai nollaaminen. Jos haluat kuunnella ääniviestejäsi käyttäjäkeskuksesta, katso Kuuntele ääniviestejäsi.

Jos asetusten määrittämisessä ilmenee ongelmia, ota yhteyttä järjestelmänvalvojaan. Järjestelmänvalvojasi voi myös määrittää kaikki vastaajaviestin asetukset puolestasi.

Aiheeseen liittyviä artikkeleita

Ota vastaaja käyttöön

Jotta voit vastaanottaa vastaajaan ja fakseja sekä määrittää erilaisia vastaajaan liittyviä asetuksia, kuten puheluiden lähettämisen vastaajaan, ilmoitusten käyttöönoton ja viestien tallennuksen asettamisen, sinun on ensin otettava vastaajaan kytkettävä toiminto käyttöön.

1

Kirjaudu sisään Käyttäjäkeskukseenja napsauta sitten Asetukset > Soittaminen > Vastaajaviesti.

2

Siirry kohtaan Vastaajaviesti ja kytke kytkin päälle.

Näyttö, jossa näkyy painike, jolla voi ottaa käyttöön yksilölliset vastaaja- ja faksiasetukset

Mitä tehdä seuraavaksi

Kun vastaajaviestin vaihto on käytössä, voit määrittää erilaisia vastaajaviestin asetuksia.

Lähetä puhelut vastaajaan tervehdysten kera

Voit asettaa, milloin haluat ohjata soittajat vastaajaan. Voit esimerkiksi haluta ohjata kaikki puhelut vastaajaan, kun tiedät olevasi poissa toimistolta etkä vastaa puheluihin.

Voit asettaa vastaajaviestin tervehdyksen, joka on viesti, jonka soittajat kuulevat, kun he saavuttavat vastaajaviestisi. Vastaajaan lähetettäviä tervehdyksiä on kahdenlaisia: Varattu ja Ei vastausta. Varattu-tervehdys toistetaan, kun sinulla on toinen puhelu puhumassa eikä sinulla ole jonossa olevaa puhelua, ja Ei vastausta -tervehdys toistetaan, kun et vastaa puheluun.

  • Saapuvia puheluita ei ohjata vastaajaan, kun olet ottanut käyttöön puhelun odotustoiminnon.
  • Jos soitonsiirto on käytössä, kyseiset soitonsiirtoasetukset ohittavat määrittämäsi vastaajaviestin asetukset.

1

Kirjaudu sisään Käyttäjäkeskukseenja napsauta sitten Asetukset > Soittaminen > Vastaajaviesti.

2

Siirry kohtaan Lähetä puhelut vastaajaan ja valitse seuraavista vaihtoehdoista:

  • Lähetä kaikki puhelut vastaajaan— Tämä vaihtoehto siirtää kaikki puhelut vastaajaan.

  • Lähetä puhelut vastaajaan, kun linja on varattu— Tämä asetus siirtää puhelut vastaajaan, kun sinulla on jo puhelu meneillään. Voit valita joko oletustervehdyksen tai mukautetun tervehdyksen, joka toistetaan linjan ollessa varattu.

    Voit asettaa oletustervehdyksen valitsemalla Oletusviesti varattuna -vaihtoehdon.

    Voit asettaa oman mukautetun tervehdyksen valitsemalla Mukautettu viesti -vaihtoehdon ja napsauttamalla Lähetä tiedosto ladataksesi äänitiedostosi (WAV) tai napsauttamalla Tallenna viesti -painiketta tallentaaksesi viestin.

  • Lähetä puhelut vastaajaan, kun kukaan ei vastaa— Tämä asetus siirtää saapuvat puhelut vastaajaan tietyn soittokertojen määrän jälkeen. Valitse avattavasta luettelosta soittokertojen määrä ennen tervehdyksen toistamista. Voit valita joko oletustervehdyksen tai mukautetun tervehdyksen, joka toistetaan, kun kukaan ei vastaa puheluun.

    Voit asettaa oletustervehdyksen valitsemalla Oletusviesti, kun ei vastausta -vaihtoehdon.

    Voit asettaa oman mukautetun tervehdyksen valitsemalla Mukautettu viesti -vaihtoehdon ja napsauttamalla Lähetä tiedosto ladataksesi äänitiedostosi (WAV) tai napsauttamalla Tallenna viesti tallentaaksesi viestin.

Lähetä puhelut vastaajaan -asetusten näyttö

Kun olet ladannut tiedoston tai tallentanut tervehdyksen, voit muuttaa sitä valitsemalla Korvaa tiedosto tai tallentamalla toisen tervehdyksen. Uuden tervehdyksen tallentaminen tai uuden tiedoston lataaminen ohittaa edellisen tervehdyksen.

Äänitiedoston (WAV) on oltava 8 kHz:n, 8-bittisen mono, CCITT µ-law, kooltaan enintään 2 Mt ja tiedostomuodon .wav. Tiedoston enimmäiskoko on 960 kt 90 sekunnin toistolle.

Voit myös tallentaa tervehdykset soittamalla ääniportaaliin *62 Cisco IP -puhelimistasi tai Webex-sovelluksesta.

Jos valitset Lähetä kaikki puhelut vastaajaan, et voi valita kahta muuta vaihtoehtoa. Voit valita puheluiden ohjaamisen vastaajaan valitsemalla sekä vaihtoehdot Lähetä puhelut vastaajaan, kun linja on varattu että Lähetä puhelut vastaajaan, kun kukaan ei vastaa ovat valittuina yhdessä.

3

Napsauta Tallenna.

Tallenna vastaajaviestisi ja faksiviestisi

Voit valita, minne haluat tallentaa vastaajaviestisi ja faksiviestisi – käyttäjäkeskukseen tai määritettyyn sähköpostiosoitteeseen .tiff-tiedostona.

1

Kirjaudu sisään Käyttäjäkeskukseenja napsauta sitten Asetukset > Soittaminen > Vastaajaviesti.

2

Siirry kohtaan Viestien tallennustila ja valitse, mihin haluat tallentaa viestisi:

  • Käytä sisäistä postilaatikkoa— Tämän asetuksen avulla voit käyttää vastaajaan lähetettyjä viestejä puhelimestasi tai käyttäjäkeskuksesta. Valitse Käytä puhelimen uusien viestien ilmaisinta ottaaksesi käyttöön odottavien viestien ilmaisimen pöytäpuhelimessasi.

    Sisäisellä postilaatikolla on seuraavat tallennusrajoitukset:

    • Yhden viestin kesto on 10 minuuttia

    • Postilaatikon kokonaiskesto on 100 minuuttia

  • Käytä ulkoista postilaatikkoa— Tällä vaihtoehdolla voit antaa sähköpostiosoitteen, johon haluat lähettää kaikki vastaajaviestit. Jos tämä vaihtoehto on valittuna, ääniviestejä ei litteroida, eikä niitä voi käyttää puhelimestasi, työpöytäsovelluksestasi tai käyttäjäportaalista.
3

Napsauta Tallenna.

Viestien tallennusasetus

Mitä tehdä seuraavaksi

Jos sijainnissasi on käytössä vastaajaviestien transkriptio, vaihtoehdot Käytä sisäistä postilaatikkoa ja Lähetä kopio vastaajaviestistä sähköpostitse on oltava valittuna, jotta voit vastaanottaa vastaajaviestien transkriptioita. Lisätietoja on osiossa Vastaajaviestien transkription määrittäminen.

Ota käyttöön vastaajaviestien ilmoitukset

Voit määrittää sähköpostiosoitteen, jotta saat ilmoituksia uuden vastaajaviestin saapumisesta.
1

Kirjaudu sisään Käyttäjäkeskukseenja napsauta sitten Asetukset > Soittaminen > Vastaajaviesti.

2

Siirry kohtaan Ilmoitukset ja ota käyttöön Vastaanota vastaajaviesti-ilmoituksia.

3

Valitse jokin seuraavista vaihtoehdoista:

  • Jos haluat vastaanottaa sähköposti-ilmoituksia, valitse Sähköposti ja anna sähköpostiosoite, johon ilmoitukset lähetetään.
  • Saadaksesi tekstiviesti-ilmoituksia, valitse Tekstiviesti ja anna puhelinnumero ja valitse palveluntarjoaja.

    Jos haluat vastaanottaa ilmoituksia tekstiviestitse, tarkista langattoman palveluntarjoajasi sähköpostin tekstiksi muuntamisprosessi.

Vastaajaviestien ilmoitusasetukset
4

Lähettääksesi vastaajaviestin sähköpostiosoitteeseen ja liittääksesi viestin siihen, siirry kohtaan Lisäasetukset, ota käyttöön Lähetä kopio vastaajaviestistä sähköpostitseja anna sähköpostiosoite, johon transkriptiot lähetetään.

Tämä vaihtoehto ei välttämättä ole käytettävissä, jos vastaajaviestien edelleenlähetys on poistettu käytöstä.

Lisävastaaja-asetukset
5

Napsauta Tallenna.

Mitä tehdä seuraavaksi

Jos sijainnissasi on käytössä vastaajaviestien transkriptio, vaihtoehdot Käytä sisäistä postilaatikkoa ja Lähetä kopio vastaajaviestistä sähköpostitse on oltava valittuna, jotta voit vastaanottaa vastaajaviestien transkriptioita. Katso ohjeita osiosta Vastaajaviestien transkription määrittäminen.

Määritä vastaajaviestien transkriptio

Vastaajaviestin transkription avulla voit vastaanottaa sähköpostin, jossa vastaajaviestin transkriptio on sähköpostin tekstissä ja .wav-tiedosto vastaajaviestin liitteenä. Voit myös nähdä vastaajaviestien transkription Webex-sovelluksessa.

Ennen kuin aloitat

  • Tuetut kielet ovat:

    • Englanti
    • Saksa
    • Espanja
    • Ranska

  • Ylläpitäjän on otettava käyttöön vastaajaviestien transkriptio sijainnissasi.

1

Kirjaudu sisään Käyttäjäkeskukseenja napsauta sitten Asetukset > Soittaminen > Vastaajaviesti.

2

Siirry kohtaan Viestien tallennustila ja valitse Käytä sisäistä postilaatikkoa.

Viestien tallennus sisäiseen postilaatikkoon
3

Siirry kohtaan Lisäasetukset ja ota käyttöön Lähetä kopio vastaajaviestistä sähköpostitseja anna sähköpostiosoite, johon transkriptiot lähetetään.

Tämä vaihtoehto ei välttämättä ole käytettävissä, jos vastaajaviestien edelleenlähetys on poistettu käytöstä.

Lisävastaaja-asetukset
4

Napsauta Tallenna.

Voit käyttää seuraavaa kuvaa hyödyllisenä visualisointina sähköposti-ilmoituksesta vastaajaviestien transkriptiota varten.

Sähköposti-ilmoitus, joka näyttää vastaanotetun vastaajaviestin transkriptiolla

Syitä, miksi vastaajaviestien transkriptio ei ole käytettävissä

Järjestelmä ei tuota opintosuoritusotetta, jos sen yleinen laatu tai tarkkuus on heikko. Näin voi käydä, jos äänenlaatu on huono seuraavista syistä:

  • Meluisa tausta

  • Huono kuuluvuus

  • Äänitiedostossa on ei-tuettuja kieliä

    Vastaajaviestien transkriptio on käytettävissä vain tuetuilla kielillä lähetetyille vastaajaviesteille.

  • Voimakas aksentti

Vastaajaviestien transkription rajoitukset

  • Kun lähetät vastaajaviestin edelleen tai vastaat siihen vastaajaportaalin kautta, vastaajaviestiä ei litteroida.

  • Kun kirjoitat vastaajaviestin ja lähetät sen toiselle käyttäjälle ääniportaalin kautta, vastaajaviestiä ei litteroida.

Salli soittajien siirtyä vastaajaviestin tervehdyksestä

Voit sallia soittajien painaa 0, jolloin heidät siirretään valitsemaasi toiseen puhelinnumeroon, kun he saavat vastaajaviestisi tervehdyksen.

Jos tämä ominaisuus on käytössä, muista tallentaa vastaajatervehdys ja antaa soittajalle asianmukaiset ohjeet. Esimerkiksi ”Ota yhteyttä avustajaani painamalla 0.”

1

Kirjaudu sisään Käyttäjäkeskukseenja napsauta sitten Asetukset > Soittaminen > Vastaajaviesti.

2

Siirry kohtaan Lisäasetukset ja kytke päälle Siirrätoiseen puhelinnumeroon, jos arvo on '0', ja anna puhelinnumero, johon soittajat siirretään.

3

Napsauta Tallenna.

Asetus vastaajaviestin siirtämiseksi toiseen puhelinnumeroon painamalla 0

Faksiviestien vastaanottamisen määrittäminen

Faksiviestit -ominaisuuden avulla voit vastaanottaa suoraan saapuvia fakseja vastaajapalvelusta.

Faksit tallennetaan jaettuun tallennustilaan yhdessä ääniviestien kanssa. Tallennuskapasiteetti on 100 minuuttia vastaajaviestejä tai 1000 sivua fakseja. Muista varata tilaa uusille faksiviesteille ja arkistoida ne viisaasti.

Lisätietoja faksiviestitoiminnosta on kohdassa Faksiviestitoiminnon määrittäminen Webex-puheluiden käyttäjille.

Ennen kuin aloitat

Faksiviestit -vaihtoehto näkyy vain, jos järjestelmänvalvoja on ottanut ominaisuuden käyttöön puolestasi.

1

Kirjaudu sisään Käyttäjäkeskukseenja napsauta sitten Asetukset > Soittaminen > Vastaajaviesti.

2

Siirry kohtaan Faksiviestit ja kytke kytkin päälle.

Jos ylläpitäjä on ottanut Faksiviestit -toiminnon käyttöön, toiminto on oletusarvoisesti käytössä.

Faksinumerosi ja alanumerosi tulevat näkyviin.

3

Napsauta Tallenna.