Voordat u begint

  • Uw beheerder moet de voicemailinstellingen voor u hebben ingeschakeld, zodat u deze kunt openen en configureren. Als u geen voicemailinstellingen kunt vinden, neem dan contact op met uw beheerder.
  • Optie aanroepen in Gebruikershub

    U kunt alle voicemailinstellingen configureren vanuit de gebruikershub door naar Instellingen te gaan > Bellen > Voicemail.

    De optie Bellen is alleen beschikbaar voor gebruikers met een Webex Calling-licentie. Als u de optie Bellen niet ziet, betekent dit dat u geen Webex Calling-licentie hebt.

    Als u wilt weten welke belservice u hebt ingesteld, kunt u dit controleren via de Webex-app. Voor meer informatie, zie Zoek uit welke beldienst u hebt.

  • Voicemails doorsturen

    Wanneer uw beheerder deze instelling heeft ingeschakeld, kunt u spraakberichten doorsturen naar het nummer of toestelnummer van een andere gebruiker. Als deze optie is uitgeschakeld, kunt u geen spraakberichten doorsturen, een externe mailbox gebruiken of een kopie van het spraakbericht naar een opgegeven e-mailadres sturen.

  • Voicemail verwijderen

    Uw beheerder kan de vervalperiode voor spraakberichten instellen (1-180 dagen) en de voorwaarden voor het verwijderen van verlopen berichten.

    Zodra uw beheerder de instellingen heeft geconfigureerd, worden spraakberichten die ouder zijn dan 180 dagen automatisch gearchiveerd. Als u toegang nodig hebt tot gearchiveerde spraakberichten, neem dan contact op met uw beheerder.

    Als de beheerder de instellingen niet heeft geconfigureerd, moet u de berichten handmatig verwijderen.

  • Voicemail-toegangscode of pincode

    Uw beheerder kan het minimale aantal dagen (1-7) tussen de wijzigingen van de toegangscode en de vervalperiode van de toegangscode (15-180 dagen) instellen. Als de beheerder de instellingen niet heeft geconfigureerd, verloopt uw toegangscode nooit.

    U kunt uw voicemail-toegangscode opnieuw instellen via de gebruikershub. Zie Uw voicemail-PIN instellen of opnieuw instellen voor meer informatie. Voor het beluisteren van uw voicemailberichten vanuit User Hub, zie Luister naar uw voicemailberichten.

Als u problemen ondervindt bij het configureren van de instellingen, neem dan contact op met uw beheerder. Uw beheerder kan ook alle voicemailinstellingen voor u configureren.

Gerelateerde artikelen

Voicemail inschakelen

Om voicemail- en faxberichten te kunnen ontvangen en verschillende voicemailinstellingen te configureren, zoals het doorsturen van oproepen naar voicemail, het inschakelen van meldingen en het instellen van berichtenopslag, moet u eerst de voicemailschakelaar inschakelen.

1

Meld u aan bij Gebruikershuben klik vervolgens op Instellingen > Bellen > Voicemail.

2

Ga naar het gedeelte Voicemail en zet de schakelaar aan.

Scherm met de knop 'Toggle on' om individuele voicemail- en faxinstellingen in te schakelen

De volgende stappen

Zodra de voicemailschakelaar is ingeschakeld, kunt u verschillende voicemailinstellingen configureren.

Gesprekken met begroetingen naar voicemail doorsturen

U kunt instellen wanneer u bellers naar uw voicemail wilt doorsturen. Het is bijvoorbeeld mogelijk dat u alle gesprekken naar voicemail wilt doorsturen wanneer u weet dat u niet op kantoor bent en geen telefoongesprekken aanroept.

U kunt een voicemailbegroeting instellen. Dit is het bericht dat bellers horen wanneer ze uw voicemail bereiken. Er zijn twee typen voicemailbegroetingen - Bezet en Geen antwoord. De begroeting 'Bezet' wordt afgespeeld wanneer u in gesprek bent en er geen wachtende oproep is. De begroeting 'Geen antwoord' wordt afgespeeld wanneer u de oproep niet beantwoordt.

  • De inkomende oproepen worden niet doorgestuurd naar voicemail als u de oproep in wachthebt ingeschakeld.
  • Als u gesprek doorschakelen hebt ingeschakeld, overschrijven deze instellingen voor gesprek doorschakelen de instellingen voor voicemail die u hebt geconfigureerd.

1

Meld u aan bij Gebruikershuben klik vervolgens op Instellingen > Bellen > Voicemail.

2

Ga naar Gesprekken doorsturen naar voicemail en kies uit de volgende opties:

  • Stuur alle oproepen naar voicemail—Met deze optie worden alle oproepen doorgestuurd naar voicemail.

  • Stuur oproepen door naar voicemail als de lijn bezet is—Met deze optie worden oproepen doorgestuurd naar voicemail als u al in gesprek bent. U kunt ervoor kiezen om een standaardbegroeting in te stellen of een aangepaste begroeting die wordt afgespeeld wanneer de lijn bezet is.

    Om de standaardbegroeting in te stellen, selecteert u de optie Standaardbericht bij bezet.

    Om uw eigen persoonlijke begroeting in te stellen, selecteert u de optie Aangepast bericht en klikt u op Bestand uploaden om uw audiobestand (WAV) te uploaden of klikt u op Bericht opnemen om het bericht op te nemen.

  • Oproepen doorsturen naar voicemail als niemand antwoordt—Met deze optie worden inkomende oproepen na een bepaald aantal keren overgaan doorgestuurd naar voicemail. Selecteer in de vervolgkeuzelijst het aantal keren dat het apparaat moet overgaan voordat de begroeting wordt afgespeeld. U kunt ervoor kiezen om een standaardbegroeting in te stellen of een aangepaste begroeting die wordt afgespeeld wanneer niemand de oproep beantwoordt.

    Om de standaardbegroeting in te stellen, selecteert u de optie Standaardbericht bij geen antwoord.

    Om uw eigen persoonlijke begroeting in te stellen, selecteert u de optie Aangepast bericht en klikt u op Bestand uploaden om uw audiobestand (WAV) te uploaden of klikt u op Bericht opnemen om het bericht op te nemen.

Gesprekken doorsturen naar het scherm met voicemailinstellingen

Nadat u het bestand hebt geüpload of de begroeting hebt opgenomen, kunt u dit wijzigen door Bestand vervangen te selecteren of een andere begroeting op te nemen. Wanneer u een nieuwe begroeting opneemt of een nieuw bestand uploadt, wordt de vorige begroeting overschreven.

Het audiobestand (WAV) moet 8 kHz, 8-bits mono, CCITT µ-law, maximaal 2 MB en het bestandsformaat .wav hebben. De maximale bestandsgrootte bedraagt 960 KB voor 90 seconden afspelen.

U kunt de begroetingen ook opnemen door het Voice Portal te bellen *62 vanaf uw Cisco IP-telefoons of Webex-app.

Als u Alle oproepen naar voicemail sturenselecteert, kunt u de andere twee opties niet selecteren. U kunt ervoor kiezen om direct naar voicemail te gaan met zowel Gesprekken naar voicemail verzenden als de lijn bezet is en Gesprekken doorsturen naar voicemail wanneer er niemand opties voor antwoorden samen zijn geselecteerd.

3

Klik op Opslaan.

Sla uw voicemail- en faxberichten op

U kunt kiezen waar u uw voicemail- en faxberichten wilt opslaan: in de Gebruikershub of op een opgegeven e-mailadres als een .tiff-bestand.

1

Meld u aan bij Gebruikershuben klik vervolgens op Instellingen > Bellen > Voicemail.

2

Ga naar Berichtenopslag en selecteer waar u uw berichten wilt opslaan:

  • Interne mailbox gebruiken— Met deze optie kunt u de voicemail openen vanaf uw telefoon of vanuit de gebruikershub. Selecteer Gebruik de indicator voor nieuwe berichten van de telefoon om de indicator voor wachtende berichten voor uw bureautelefoon in te schakelen.

    Het interne postvak heeft de volgende opslagbeperkingen:

    • Limiet voor één bericht: 10 minuten

    • Totale limiet voor het postvak: 100 minuten

  • Externe mailbox gebruiken—Met deze optie kunt u het e-mailadres invoeren waarnaar u alle voicemailberichten wilt sturen. Als deze optie is geselecteerd, worden spraakberichten niet getranscribeerd en zijn ze niet toegankelijk via uw telefoon, desktop-app en de gebruikersportal.
3

Klik op Opslaan.

Berichtenopslaginstelling

De volgende stappen

Als voicemailtranscriptie is ingeschakeld voor uw locatie, moet u de opties Interne mailbox gebruiken en Een kopie van het voicemailbericht e-mailen selecteren om voicemailtranscripties te ontvangen. Voor meer informatie, zie de sectie Voicemailtranscriptie instellen.

Voicemailmeldingen inschakelen

U kunt een e-mailadres instellen om meldingen te ontvangen wanneer er een nieuw voicemailbericht wordt ontvangen.
1

Meld u aan bij Gebruikershuben klik vervolgens op Instellingen > Bellen > Voicemail.

2

Ga naar Meldingen en schakel Voicemailmeldingen ontvangenin.

3

Kies een van de volgende opties:

  • Om e-mailmeldingen te ontvangen, selecteert u E-mail en voert u het e-mailadres in waarnaar de meldingen moeten worden verzonden.
  • Om sms-meldingen te ontvangen, selecteert u Sms-bericht, voert u het telefoonnummer in en kiest u de serviceprovider.

    Als u meldingen via sms wilt ontvangen, neem dan contact op met uw mobiele provider voor informatie over de procedure voor e-mail-naar-sms.

Instellingen voor voicemailmeldingen
4

Om een voicemailbericht met het bijgevoegde bericht naar een e-mailadres te sturen, gaat u naar Extra instellingen, schakelt u Een kopie van het voicemailbericht e-mailenin en voert u het e-mailadres in waarnaar de transcripties moeten worden verzonden.

Deze optie is mogelijk niet beschikbaar als voicemail doorsturen is uitgeschakeld.

Extra voicemailinstellingen
5

Klik op Opslaan.

De volgende stappen

Als voicemailtranscriptie is ingeschakeld voor uw locatie, moet u de opties Interne mailbox gebruiken en Een kopie van het voicemailbericht e-mailen selecteren om voicemailtranscripties te ontvangen. Voor hulp, zie Voicemailtranscriptie instellen.

Voicemailtranscriptie instellen

Met voicemailtranscriptie ontvangt u een e-mail met de voicemailtranscriptie in de hoofdtekst van de e-mail en een .wav-bestand als voicemailbijlage. U kunt de voicemailtranscriptie ook bekijken in de Webex-app.

Voordat u begint

  • De ondersteunde talen zijn:

    • Engels
    • Duits
    • Spaans
    • Frans

  • De beheerder moet voicemailtranscriptie inschakelen voor uw locatie.

1

Meld u aan bij Gebruikershuben klik vervolgens op Instellingen > Bellen > Voicemail.

2

Ga naar Berichtenopslag en selecteer Interne mailbox gebruiken.

Berichtenopslag in interne mailbox
3

Ga naar Extra instellingen en schakel Een kopie van het voicemailbericht e-mailenin. Voer vervolgens het e-mailadres in waarnaar de transcripties moeten worden verzonden.

Deze optie is mogelijk niet beschikbaar als voicemail doorsturen is uitgeschakeld.

Extra voicemailinstellingen
4

Klik op Opslaan.

U kunt de volgende afbeelding gebruiken als een nuttig visueel voorbeeld van een e-mailmelding voor voicemailtranscriptie.

E-mailmelding waarin wordt weergegeven dat er een voicemail is ontvangen met transcriptie

Er zijn redenen waarom voicemailtranscriptie niet beschikbaar is

Het systeem genereert geen transcript als de algehele kwaliteit of nauwkeurigheid van het transcript slecht is. Dit kan gebeuren als de audiokwaliteit slecht is vanwege de volgende beperkingen:

  • Lawaaierige achtergrond

  • Slechte audio

  • Niet-ondersteunde taalwoorden aanwezig in de audio

    Voicemailtranscriptie is alleen beschikbaar voor voicemails in de ondersteunde talen.

  • Zwaar accent

Beperkingen bij voicemailtranscriptie

  • Wanneer u een voicemailbericht doorstuurt of beantwoordt via het spraakportaal, wordt het voicemailbericht niet getranscribeerd.

  • Wanneer u een voicemailbericht opstelt en vanuit het spraakportaal naar een andere gebruiker verstuurt, wordt het voicemailbericht niet getranscribeerd.

Beroepen toestaan door te sturen vanaf uw voicemail begroeting

U kunt beroepen toestaan op 0 te drukken en door te worden doorgeboekt naar een ander telefoonnummer naar keuze, wanneer ze uw voicemail begroeting bereiken.

Als deze functie is ingeschakeld, neem dan uw voicemail begroeting op met de juiste richtlijnen voor de beller. Bijvoorbeeld: 'Druk op 0 om mijn assistent te bereiken'.

1

Meld u aan bij Gebruikershuben klik vervolgens op Instellingen > Bellen > Voicemail.

2

Ga naar Extra instellingen en schakel Doorverbinden op '0' naar een ander telefoonnummerin en voer het telefoonnummer in waarnaar u de bellers wilt doorverbinden.

3

Klik op Opslaan.

Instellen om voicemail door te sturen naar een ander telefoonnummer bij het indrukken van 0

Instellen om faxberichten te ontvangen

Faxberichten Hiermee kunt u direct inkomende faxen van de voicemailservice ontvangen.

Faxberichten worden samen met spraakberichten in een gedeelde opslagruimte opgeslagen. Opslagcapaciteit is 100 minuten aan voicemailberichten of 1000 pagina's met faxberichten. Zorg ervoor dat u voldoende ruimte reserveert voor nieuwe faxberichten en archiveer deze verstandig.

Zie Faxberichtfunctie configureren voor Webex Calling-gebruikersvoor meer informatie over de faxberichtfunctie.

Voordat u begint

De optie Faxberichten wordt alleen weergegeven als uw beheerder de functie voor u heeft ingeschakeld.

1

Meld u aan bij Gebruikershuben klik vervolgens op Instellingen > Bellen > Voicemail.

2

Ga naar Faxberichten en zet de schakelaar aan.

Als Faxberichten door de beheerder is ingeschakeld, staat de schakelaar standaard aan.

Uw faxnummer en toestelnummer worden weergegeven.

3

Klik op Opslaan.