Organiser et planifier une session de formation Webex

Choisissez le niveau de sécurité d'une séance d'entraînement

Vous assurez la sécurité de votre séance d'entraînement en procédant de l'une des manières suivantes :

Exiger un mot de passe : la plupart des sites de formation Webex exigent que vous indiquiez un mot de passe pour chaque session que vous organisez. Les participants doivent fournir ce mot de passe pour rejoindre la session.
Spécifiez une session d'entraînement non répertoriée : vous pouvez spécifier que la session n'est pas répertoriée. Une séance d'entraînement non répertoriée n'apparaît pas sur le calendrier des séances d'entraînement. Pour participer à une session de formation non répertoriée, les participants doivent fournir un numéro de session unique.
Exiger des participants qu'ils se connectent à l'aide d'une authentification unique avant de rejoindre cette session : vous pouvez limiter les participants aux personnes qui ont été directement invitées, en empêchant les autres personnes de participer à cette session en raison d'une invitation transférée.
Restreindre la session aux personnes invitées uniquement (les options d'inscription seront désactivées) : vous pouvez limiter la session aux participants invités uniquement. Les participants ne peuvent pas transmettre l'invitation.
Exclure le mot de passe de la session des invitations par e-mail : vous pouvez empêcher que le mot de passe apparaisse dans les invitations que votre site de formation Webex envoie automatiquement aux participants.
Obliger les participants à se connecter : vous pouvez exiger que les participants possèdent un compte utilisateur sur votre site de formation Webex. Les participants doivent donc se connecter à votre site pour pouvoir assister à la session.
Obliger les participants à s'inscrire à la session de formation : vous pouvez demander à chaque participant de remplir une demande d'inscription en indiquant son nom, son adresse e-mail et d'autres informations, puis de vous envoyer la demande. Vous pouvez ensuite accepter ou rejeter chaque demande d'inscription.
Restreindre l'accès à la session de formation : une fois que tous les participants ont rejoint une session de formation, vous pouvez empêcher d'autres participants d'y participer en restreignant l'accès à la session de formation.

Choisissez un niveau de sécurité en fonction de l'objectif de la séance d'entraînement. Par exemple, si vous planifiez une séance pour discuter de votre pique-nique d'entreprise, vous pouvez probablement spécifier simplement un mot de passe pour la session. Si vous planifiez une session au cours de laquelle vous discutez de données financières sensibles, vous pouvez spécifier que la session n'est pas répertoriée. Vous pouvez également choisir de restreindre l'accès à la session une fois que tous les participants l'ont rejointe.

Configurer un nom de sujet et un mot de passe

Lorsque vous planifiez une session de formation, vous définissez le nom du sujet et le mot de passe. Vous pouvez modifier le nom et le mot de passe du sujet sur la page Modifier la session d'entraînement programmée.

Le mot de passe d'une session d'entraînement doit contenir un minimum de 4 caractères, et un maximum de 16 caractères. Un mot de passe ne peut pas contenir les caractères suivants : \ `"/& < > = [], et ne peut pas être votre nom d'utilisateur, le nom de l'hôte, le nom du sujet ou le nom du site.

1	Sur la page Planifier une séance d'entraînement ou Modifier une séance d'entraînement programmée, accédez à Session et informations d'accès. Si vous planifiez la séance de formation pour le compte de quelqu'un d'autre, sélectionnez cette personne dans le calendrier de la liste déroulante.
2	Spécifiez le sujet de la session de formation dans la zone Thème. Vous pouvez saisir un mot de passe dans le champ Définir le mot de passe de session.
3	Spécifiez vos options, puis sélectionnez Planifier ou Mettre à jour.

Précisez si une session d'entraînement est répertoriée ou non répertoriée

Sur la page Planifier une séance d'entraînement ou Modifier une séance d'entraînement programmée, accédez à Session et informations d'accès.

En dessous de cette session d'entraînement, sélectionnez l'une des options suivantes :

Option

Description

Listée pour tous

La session de formation Webex figure à la fois sur la liste des sessions et sur le calendrier des sessions de formation pour tous ceux qui consultent votre site de formation Webex.

Réservé aux utilisateurs autorisés

La séance d'entraînement :

Apparaît sur la liste des sessions et sur le calendrier des séances d'entraînement.
S'affiche uniquement pour les utilisateurs qui possèdent un compte utilisateur et qui se sont connectés à votre site de formation Webex.

Non répertoriée

La séance d'entraînement n'apparaît pas dans la liste des séances ni dans le calendrier des séances d'entraînement.
Une séance d'entraînement non répertoriée empêche quiconque de consulter les informations la concernant, telles que son hôte, son sujet et son heure de début. Cela permet d'empêcher tout accès non autorisé à la session.
Pour participer à une session de formation non répertoriée, le participant doit fournir un numéro de session unique.
Si vous invitez un participant à une session de formation non répertoriée, il reçoit :
- Un e-mail d'invitation contenant des instructions complètes pour rejoindre la session de formation, y compris le numéro de la session de formation.
- Une URL qui renvoie directement à une page Web sur laquelle les participants peuvent participer à la session de formation.

Sélectionnez Programmer ou Mettre à jour.

Organisez une grande session de formation réunissant plus de 500 participants

Vous pouvez organiser une session de formation de grande envergure en accueillant plus de 500 participants. Cependant, si vous choisissez cette option, certaines fonctionnalités de Webex Training sont limitées ou ne sont pas prises en charge. Il s'agit notamment de :

Les fonctionnalités de vidéo multipoint, de chat privé et de repérage visuel du locuteur actif ne sont pas disponibles.
Les participants ne peuvent pas envoyer de vidéos et voir les noms des autres participants.
Chaque session en petits groupes et chaque ordinateur Hands-On Lab peuvent accueillir un maximum de 100 participants.

Vous ne pouvez pas modifier cette option en cours de session.

1	Sur la page Planifier une séance d'entraînement ou Modifier une séance d'entraînement programmée, accédez à Session et informations d'accès.
2	Cochez la case Cette session accueillera plus de 500 participants. Un message s'affiche, décrivant les limites de cette option.
3	Sélectionnez OK. Si vous planifiez fréquemment de grandes sessions d'entraînement, sélectionnez Enregistrer en tant que modèle en bas de page.
4	Si vous avez fini de spécifier les options, sélectionnez Programmer ou Mettre à jour.

Ajouter une catégorie

Ce qui suit inclut des instructions pour ajouter une catégorie lorsque vous planifiez une séance d'entraînement. Vous pouvez également ajouter une catégorie une fois qu'une séance d'entraînement a été programmée.

Avant de commencer

Pour que les catégories soient disponibles, l'administrateur de votre site doit activer cette fonctionnalité.

1	Sur la page Planifier une séance d'entraînement ou Modifier une séance d'entraînement programmée, accédez à Session et informations d'accès.
2	Sélectionnez une catégorie.
3	Pour ajouter une catégorie : Cliquez sur Ajouter une nouvelle catégorie. Entrez un nom et, éventuellement, une description. Pour le statut de catégorie, choisissez si vous voulez que la catégorie soit publique (répertoriée) ou privée (Non répertoriée). Cliquez sur Créer.
4	Si vous avez fini de spécifier les options, sélectionnez Programmer ou Mettre à jour.

Copier les informations d'une autre session

Vous pouvez copier des informations de session spécifiques provenant d'autres sessions en direct que vous avez programmées ou de sessions programmées en votre nom. Certaines informations de planification varient d'une session à l'autre et ne peuvent donc pas être copiées dans le planificateur, notamment :

Date, heure et récurrence (sauf la durée, le fuseau horaire et les options d'inscription avant l'hôte)
Listes des participants et des présentateurs invités (sauf le nombre estimé de participants et de présentateurs)
Données d'inscription des participants inscrits
Informations pratiques sur le laboratoire et réservation
Supports de cours et tests

1	Sur la page Planifier une séance d'entraînement ou Modifier une séance d'entraînement programmée, accédez aux informations de session et sélectionnez Copier depuis.
2	Sélectionnez la session à partir de laquelle vous souhaitez copier les informations de session et sélectionnez OK.

Spécifiez les codes de suivi pour une session planifiée

L'administrateur de votre site peut spécifier les options de code de suivi qui apparaissent sur la page Schedule Training. Les codes de suivi peuvent identifier votre département, votre projet ou toute autre information que votre organisation souhaite associer à vos sessions de formation. Les codes de suivi peuvent être facultatifs ou obligatoires, selon la manière dont l'administrateur de votre site les a configurés.

1	Sur la page Planifier une séance d'entraînement ou Modifier une séance d'entraînement programmée, accédez à Codes de suivi, puis sélectionnez un code dans la case de gauche. Si l'administrateur de votre site vous demande de sélectionner un code dans une liste prédéfinie, une liste de codes apparaît.
2	Effectuez l'une des opérations suivantes : Si une liste de codes apparaît dans la case de droite, sélectionnez-en un dans la liste. Tapez un code dans la case de droite.
3	Répétez l'opération pour chaque étiquette de code de suivi.
4	Sélectionnez Programmer ou Mettre à jour. Si l'administrateur de votre site a indiqué que les mêmes options de code de suivi apparaissent dans votre profil utilisateur, vous pouvez modifier votre profil utilisateur pour spécifier des codes de suivi. Les codes apparaissent ensuite automatiquement sur la page Planifier une séance d'entraînement.

Organisez une audioconférence pour une session programmée

Les options d'audioconférence peuvent varier en fonction des options utilisées par votre organisation.

Sur la page Planifier une séance d'entraînement ou Modifier une séance d'entraînement programmée, accédez aux paramètres de l'audioconférence.

Sélectionnez l'une des options suivantes :

Webex Audio : indique que la session inclut une conférence audio intégrée. Vous pouvez choisir les options suivantes :
- Afficher le numéro gratuit : si votre site Webex Training propose une audioconférence téléphonique gratuite, un numéro gratuit et un numéro gratuit sont disponibles. Pour les téléconférences téléphoniques gratuites, votre organisation prend en charge les frais des appels ; sinon, les participants assument les frais de leurs appels.
- Afficher le lien des restrictions de numérotation gratuite : sélectionnez cette option pour afficher la liste des restrictions d' appel par pays (Lisez les restrictions d'accès aux numéros gratuits Webex).
- Afficher les numéros d'appel mondiaux : Cette option fournit une liste de numéros, tels que des numéros gratuits ou locaux, que les participants d'autres pays peuvent appeler pour participer à la conférence audio.
- Activez l'authentification CLI par téléconférence lorsque les participants appellent : la CLI (identification de la ligne de l'appelant) est une forme d'identification de l'appelant, un service téléphonique intelligent qui envoie le numéro de téléphone de l'appelant avant que vous ne répondiez à l'appel. Tout appelant possédant un compte sur le site hôte peut être authentifié et inscrit à la bonne téléconférence sans avoir à saisir de numéro de session de formation.
- Désactiver le son des participants à l'entrée : sélectionnez cette option si vous voulez que le son des participants soit désactivé lorsqu'ils entrent dans la session de formation. Cela permettra d'éviter toute interruption, surtout si la séance d'entraînement est en cours.
- Tonalité d'entrée et de sortie : sélectionnez l'alerte sonore ou l'annonce, le cas échéant, que vous souhaitez que tous les participants entendent lorsqu'un participant rejoint ou quitte la session.
L'audioconférence Webex prend en charge jusqu'à 125 appelants.
Autre service de téléconférence :
- Spécifie que la session inclut une téléconférence proposée par un autre service.
- Entrez les instructions pour participer à la téléconférence. Ils apparaissent sur la page d'informations sur la session, dans les invitations par e-mail et lors de la session de formation.
Utiliser la VoIP uniquement : indique que les participants utilisent des ordinateurs dotés d'une capacité audio pour communiquer sur Internet.
Aucune : précise qu'aucune audioconférence n'est nécessaire pour la session.

Sélectionnez Programmer ou Mettre à jour.

Une fois la séance d'entraînement programmée, les instructions pour participer à la conférence audio apparaissent automatiquement.

Sur la page d'informations sur la session de votre site, que les participants peuvent consulter avant que vous ne commenciez la session de formation
Dans les e-mails d'invitation, si vous invitez des participants en utilisant les options de la page Planifier une formation
Dans l'onglet Info, qui apparaît dans le visualiseur de contenu de la fenêtre Session d'entraînement

Spécifiez les options de date et d'heure

Vous pouvez spécifier la date et l'heure de début, l'occurrence et la durée estimée d'une séance d'entraînement programmée. Vous pouvez également déterminer si vous souhaitez autoriser les participants à participer à la session de formation et à l'audioconférence avant l'heure de début, et combien de minutes à l'avance.

Option	Description
Heure de début	Sélectionnez la date et l'heure auxquelles vous souhaitez que la séance d'entraînement ait lieu.
Les participants peuvent participer ___ minutes avant l'heure de début	Autorisez les participants à rejoindre la session de formation quelques minutes avant le début de celle-ci. Si vous désactivez cette case à cocher, commencez la session de formation avant que les participants puissent y participer.
Les participants peuvent également se connecter au son Webex	Autorisez les participants à participer à l'audioconférence avant le début de la session de formation. Cette option n'est disponible que si vous autorisez les participants à rejoindre la session de formation avant son début.
Cours en une seule session	Un cours qui comprend une seule séance d'entraînement et qui n'a lieu qu'une seule fois. Il n'y a pas de schéma récurrent.
Cours récurrent en une seule séance	Un cours qui comprend une seule séance d'entraînement et qui se répète régulièrement. Les participants ne s'inscrivent qu'à une seule session. Les options de récurrence incluent : Tous les jours : Un cours qui se répète tous les jours selon les conditions suivantes : Tous les ___ jours : sélectionnez cette option pour programmer une séance d'entraînement tous les jours spécifiés. Tous les jours de la semaine : sélectionnez cette option pour programmer des séances d'entraînement du lundi au vendredi. Hebdomadaire : cochez la case correspondant aux jours de la semaine où la séance d'entraînement a lieu chaque semaine. Mensuel : Un cours qui se répète tous les mois selon les conditions suivantes : Jour ___ de chaque ___ mois : indiquez le jour du mois et le nombre de mois pendant lesquels la séance d'entraînement aura lieu. [quel] [jour] de tous les ___ mois : choisissez le jour du mois et indiquez le nombre de mois pendant lesquels aura lieu la séance d'entraînement. Les options de fin incluent : Fin : choisissez la date du dernier entraînement. Après : précisez le nombre de séances d'entraînement, après quoi il n'y aura plus de séances d'entraînement supplémentaires.
Cours en plusieurs sessions	Un cours qui comprend plusieurs sessions de formation, c'est-à-dire une série de sessions qui s'étendent sur des jours, des semaines, des mois, etc. Les participants s'inscrivent une seule fois pour une série complète de sessions. Les options de récurrence incluent : Tous les jours : Un cours qui se répète tous les jours selon les conditions suivantes : Tous les ___ jours : sélectionnez cette option pour programmer une séance d'entraînement tous les jours spécifiés. Tous les jours de la semaine : sélectionnez cette option pour programmer des séances d'entraînement du lundi au vendredi. Hebdomadaire : cochez la case correspondant aux jours de la semaine où la séance d'entraînement a lieu chaque semaine. Mensuel : Un cours qui se répète tous les mois selon les conditions suivantes : Jour ___ de chaque ___ mois : indiquez le jour du mois et le nombre de mois pendant lesquels la séance d'entraînement aura lieu. [quel] [jour] de tous les ___ mois : choisissez le jour du mois et indiquez le nombre de mois pendant lesquels aura lieu la séance d'entraînement. Les options de fin incluent : Fin : choisissez la date du dernier entraînement. Après : précisez le nombre de séances d'entraînement, après quoi il n'y aura plus de séances d'entraînement supplémentaires.
Planifiez des sessions irrégulières	Un cours en une seule session qui est proposé à plusieurs dates de façon irrégulière. Les participants ne s'inscrivent qu'à une seule session. Chaque session peut être modifiée indépendamment. Irrégulièrement : Un cours qui se répète de façon irrégulière selon les conditions suivantes : Session 1 : Choisissez la date et l'heure du premier entraînement. Ajouter une autre session : sélectionnez le lien, puis choisissez la date et l'heure des prochaines séances d'entraînement.
Fuseaux horaires des sessions de planification	Sélectionnez le fuseau horaire dans lequel l'heure de la séance d'entraînement apparaît dans la liste des séances et dans le calendrier des entraînements.
Durée estimée	Sélectionnez la durée estimée de la séance d'entraînement. La durée estimée est fournie à des fins de planification. La séance d'entraînement ne se termine pas automatiquement une fois la durée spécifiée écoulée.

Si vous invitez un participant à une session de formation, celui-ci reçoit un e-mail d'invitation qui indique l'heure de début et la durée estimée de la formation.

Si vous invitez des participants à une session de formation, leurs e-mails d'invitation indiquent l'heure de début de la session dans le fuseau horaire que vous avez indiqué. Toutefois, si les participants résident dans un autre fuseau horaire, ils peuvent consulter l'heure de début dans leur fuseau horaire, dans la liste des sessions sur la page Live Sessions.

Planifier l'heure, l'occurrence et la durée d'une séance d'entraînement

1	Sur la page Planifier une séance d'entraînement ou Modifier une séance d'entraînement programmée, faites défiler la page jusqu'à Date et heure.
2	Dans les listes d'heures de début, sélectionnez la date à laquelle vous souhaitez que la séance d'entraînement commence.
3	Indiquez si vous souhaitez autoriser les participants à participer à la session de formation avant l'heure de début prévue. Si c'est le cas, sélectionnez le nombre de minutes dans la liste.
4	Indiquez si les participants peuvent également participer à la conférence audio plus tôt.
5	Dans Occurrence, sélectionnez l'une des options suivantes : Cours en une seule session Cours récurrent en une seule séance Cours en plusieurs sessions Planifiez des sessions irrégulières
6	Si vous planifiez un cours récurrent en une seule session ou un cours en plusieurs sessions, procédez comme suit : Sélectionnez l'un des modèles de récurrence suivants : Quotidien : sélectionnez la session qui doit avoir lieu soit tous les jours de la semaine, soit tous les jours de la semaine. Hebdomadaire : cochez la case correspondant aux jours de la semaine où se déroule la session. Mensuelle : sélectionnez la session qui doit avoir lieu soit à une certaine date (par exemple, le 5 de chaque mois), soit un certain jour (par exemple, le deuxième mardi de chaque mois), et le schéma de récurrence mensuel (par exemple, 1 = tous les mois, 2 = tous les deux mois, etc.). Sélectionnez la date de fin qui doit avoir lieu soit à une date précise, soit après un certain nombre de sessions.
7	Si vous planifiez un cours à sessions irrégulières, procédez comme suit : Sélectionnez la date de la première séance. Sélectionnez Ajouter une autre session, sélectionnez la date de la deuxième session et recommencez pour toutes les sessions supplémentaires.
8	(Facultatif) Dans la liste des fuseaux horaires, sélectionnez un autre fuseau horaire. Dans la liste des fuseaux horaires, le fuseau horaire que vous avez indiqué dans votre profil utilisateur est sélectionné par défaut.
9	Dans les listes de durée estimée, sélectionnez les heures et les minutes pendant lesquelles vous pensez que la séance d'entraînement se poursuit.
10	Si vous avez fini de spécifier les options sur la page Planifier une séance d'entraînement ou Modifier une séance d'entraînement programmée, sélectionnez Planifier ou Mettre à jour, respectivement.

Spécifier les options de sécurité pour une séance d'entraînement

1	Sur la page Planifier une séance de formation ou Modifier une séance d'entraînement programmée, rendez-vous sur Participants > Sécurité.
2	Cochez la case Exclure le mot de passe des e-mails envoyés aux participants.
3	Cochez la case Exiger des participants qu'ils se connectent à l'aide de l'authentification unique avant de rejoindre cette session.
4	Cochez la case Restreindre la session aux personnes invitées uniquement (les options d'inscription seront désactivées).
5	Cliquez sur Enregistrer ou Mettre à jour.

Spécifiez une page Web de destination à la fin de la session

1	Sur la page Planifier un entraînement ou Modifier une séance d'entraînement programmée, rendez-vous jusqu'à Options de session.
2	Entrez l'adresse du site Web de destination (URL) dans le champ Adresse de destination (URL) après la session.
3	Sélectionnez Programmer ou Mettre à jour.

Créer un message ou un message d'accueil pour une séance d'entraînement programmée

1	Sur la page Planifier un entraînement ou Modifier une séance d'entraînement programmée, rendez-vous jusqu'à Options de session.
2	À côté de Message de bienvenue, sélectionnez Personnaliser le message d'accueil lorsqu'un participant rejoint le site.
3	(Facultatif) Cochez Afficher ce message lorsque les participants rejoignent la session.
4	Tapez un message ou un message d'accueil dans la zone Message. Un message ou un message d'accueil peut contenir 4 000 caractères maximum.
5	Sélectionnez OK.
6	Sélectionnez Programmer ou Mettre à jour. Les participants peuvent consulter le message ou le message d'accueil à tout moment pendant une session de formation, en sélectionnant Message de bienvenue dans le menu de la session.

Utilisez les modèles de planification

Lorsque vous planifiez une séance d'entraînement, vous pouvez enregistrer les paramètres des options de planification comme modèle pour une utilisation ultérieure. Certaines informations de planification varient d'une session à l'autre et ne peuvent donc pas être importées dans un modèle. Les options de planification suivantes ne sont pas transmises au modèle :

Date, heure et récurrence (sauf la durée, le fuseau horaire et les options d'inscription avant l'hôte)
Listes des participants et des présentateurs invités (sauf le nombre estimé de participants et de présentateurs)
Données d'inscription des participants inscrits
Informations pratiques sur le laboratoire et réservation
Supports de cours et tests

Lorsque vous choisissez un modèle, les champs d'options du planificateur sont remplis avec les valeurs du modèle choisi. Chaque modèle peut être mis à jour ou enregistré en tant que nouveau modèle sur votre site Webex Training.

1	Sur la page Planifier une séance d'entraînement ou Modifier une séance d'entraînement programmée, saisissez des données dans les champs d'options de planification ou modifiez les paramètres.
2	Sélectionnez Enregistrer en tant que modèle, en bas de la page.
3	Remplissez le champ Nom du modèle, ou changez le nom si vous modifiez un modèle existant.
4	Sélectionnez Enregistrer. La prochaine fois que vous programmerez une session, vous pourrez sélectionner votre modèle dans la liste des options définies à l'aide des modèles. Pour supprimer un modèle, sélectionnez Mon Webex > Mon profil > Modèles de planification. Sélectionnez le modèle et sélectionnez Supprimer.

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