Choisir un niveau de sécurité pour une session de formation

Vous assurez la sécurité de votre session de formation en procédant de l'une des manières suivantes :

  • Exiger un mot de passe : La plupart des sites Webex Training exigent que vous spécifiez un mot de passe pour toutes les sessions que vous organisez. Les invités doivent fournir ce mot de passe pour rejoindre la session.

  • Spécifier une session de formation non listée : Vous pouvez spécifier que la session n'est pas listée. Une Session de formation non listée n’apparaît pas dans le Session de formation calendrier des s. Pour rejoindre une session de formation non listée, les participants doivent entrer le numéro de session qui lui est propre.

  • Demander aux invités de se connecter avec authentification unique SSO avant de rejoindre cette session : Vous pouvez limiter les invités à ceux qui ont été invités directement par l'organisateur, empêchant ainsi à d'autres personnes de rejoindre la session à partir d'un transfert d'invitation.

  • Limiter la session aux participants invités uniquement (les options d'inscription seront désactivées) : Vous pouvez restreindre la session aux personnes invitées uniquement. Les invités ne peuvent pas faire suivre l’invitation.

  • Exclure le mot de passe de la session des courriers électroniques d'invitation : Vous pouvez empêcher que le mot de passe n’apparaisse dans le courrier électronique d’invitation que votre Webex site Web de formation envoie automatiquement aux invités.

  • Demander aux invités de se connecter : Vous pouvez exiger que les invités aient un compte utilisateur sur votre site Web de formation Webex. Ainsi, les invités doivent se connecter à votre site avant de pouvoir participer à la session.

  • Demander aux invités de s'inscrire à la session de formation : Vous pouvez demander à chaque invité de remplir une demande d’inscription qui contient son nom, son adresse électronique et d’autres informations, puis de vous envoyer la demande. Vous pouvez alors accepter ou rejeter chaque demande d’inscription.

  • Restreindre l'accès à la session de formation : Une fois que tous les participants ont rejoint la session de formation, vous pouvez empêcher d'autres personnes de la rejoindre en restreignant l'accès à la session de formation.

    Choisir un niveau de sécurité adapté à l'objet de la session de formation. Par exemple, si vous programmez une session pour discuter du pique-nique de la société, un mot de passe est probablement spécifié pour cette session. Si vous programmez une session où vous discuterez de données financières confidentielles, il est possible que cette session soit non listée. Il est également conseillé de verrouiller l’accès à ce type de session une fois que tous les invités l'ont rejointe.

Configurer un sujet et un mot de passe

Lorsque vous programmez une session de formation, vous configurez le sujet et le mot de passe. Vous pouvez modifier le sujet et le mot de passe sur la page Modifier une session de formation programmée.

Un mot de passe session de formation doit compter entre 4 et 16 caractères. Un mot de passe ne peut pas contenir les caractères suivants : \ ` " / & < > = [ ] et ne peut pas être votre nom d'utilisateur, le nom de l'organisateur, le nom du sujet ou le nom du site.

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Sur la page Programmer une session de formation ou Modifier une session de formation programmée, allez à la section Informations sur la session et son accès.

Si vous programmez la Session de formation pour quelqu’un d’autre, sélectionnez la personne à partir du programme Programmer pour Liste déroulante.

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Spécifier un sujet pour la session de formation dans la boîte Sujet.

Vous pouvez saisir un mot de passe dans le champ Définir le mot de passe de la session.

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Spécifiez vos options, puis sélectionnez Programmer ou Mettre à jour .

Spécifier si une session de formation est listée ou non listée

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Sur la page Programmer une session de formation ou Modifier une session de formation programmée, allez à la section Informations sur la session et son accès.

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Au dessous de Cette session de formation est ,sélectionnez l’une des options suivantes :

Option Description
Listée pour tous Le Webex Session de formation apparaît à la fois dans la liste des sessions et dans le calendrier Session de formation à toute personne qui visite votre site Web de formation Webex.
Listée pour les utilisateurs autorisés uniquement

La session de formation :

  • S'affiche sur la liste des sessions et sur le calendrier des sessions de formation.

  • Apparaît uniquement pour les utilisateurs qui ont des comptes utilisateur et qui se sont connectés à votre site Web de formation Webex.
Non listé

  • L Session de formation’affiche pas sur la liste des sessions ou sur Session de formation calendrier.

  • Une session de formation non listée empêche quiconque de visualiser les informations sur la session, telles que son organisateur, le sujet et l'heure de démarrage. Ceci empêche l'accès non autorisé à la session.

  • Pour rejoindre une session de formation non listée, les participants doivent saisir un numéro de session unique.

  • Si vous invitez un participant à une session de formation non listée, celui-ci reçoit :

    • Un message électronique d'invitation comprenant les instructions complètes pour rejoindre la session de formation, y compris le numéro de la session de formation.

    • L'URL qui conduit directement à une page Web sur laquelle l'invité peut rejoindre la session de formation.
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Cliquez sur Programmer ou Mettre à jour.

Configurer une grande session de formation avec plus de 500 invités

Vous pouvez configurer une grande réunion Session de formation en permettant à plus de 500 invités. Cependant, si vous choisissez cette option, certaines fonctionnalités de Webex Training sont limitées ou ne sont pas prises en charge. Elles comprennent :

  • Les fonctions d’indication visuelle pour la vidéo multipoint, le chat privé et l’talker actif ne sont pas disponibles.

  • Les invités ne peuvent pas envoyer une vidéo et voir le nom des autres invités.

  • Chaque session scindée et ordinateur de laboratoire supportent un maximum de 100 invités.

Vous ne pouvez pas modifier cette option en cours de session.

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Sur la page Programmer une session de formation ou Modifier une session de formation programmée, allez à la section Informations sur la session et son accès.

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Cochez la case Cette session aura plus de 500 invités.

Un message apparaît, décrivant les limitations de cette option.

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Sélectionnez OK.

Si vous programmez de grandes sessions de formation fréquemment, sélectionnez Enregistrer en tant que modèle en bas de la page.

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Lorsque vous avez spécifié les options, cliquez sur Programmer ou Mettre à jour.

Ajouter une catégorie

La section suivante inclut les instructions pour ajouter une catégorie lorsque vous programmez une session de formation. Vous pouvez également ajouter une catégorie après la programmation d'une session de formation.

Avant de commencer

Pour rendre les catégories disponibles, l'administrateur de votre site doit activer cette fonctionnalité.
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Sur la page Programmer une session de formation ou Modifier une session de formation programmée, allez à la section Informations sur la session et son accès.

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Sélectionner une catégorie.

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Pour ajouter une catégorie :

  1. Cliquez sur Ajouter une catégorie.

  2. Entrez un nom et facultativement, une description.

  3. Pour Statut de la catégorie, sélectionnez si vous souhaitez que la catégorie soit publique (Listée) ou privée (Non listée).

  4. Cliquez sur Créer.

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Lorsque vous avez spécifié les options, cliquez sur Programmer ou Mettre à jour.

Copier les informations de session à partir d'une autre session

Vous pouvez copier des informations de session spécifiques à partir d’autres sessions en direct que vous avez programmées, ou à partir des sessions qui ont été programmées à votre place. Certaines informations de programmation varient de session en session et ne peuvent donc pas être copiées dans le programmant :

  • La date, l’heure et la récurrence (à l’exception de la durée, du fuseau horaire et des options de connexion avant l’utilisateur)

  • Les listes des invités et des animateurs (à l’exception du nombre estimé d’invités et d’animateurs)

  • Les données d’inscription des invités inscrits

  • Les informations et réservations du laboratoire

  • Les supports de cours et les tests

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Sur la page Programmer une session de formation ou Modifier une session de formation programmée, allez sur Informations sur la session et l'accès et cliquez sur Copier de.

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Sélectionnez la session à partir de laquelle vous souhaitez copier les informations de session et cliquez sur OK.

Indiquer des codes de suivi pour une session programmée

Votre administrateur de site peut spécifier les options de code de suivi qui apparaissent sur la page Programmer une formation. Les codes de suivi peuvent identifier un service, un projet ou d’autres informations que votre organisme souhaite associer à vos sessions de formation. Les codes de suivi peuvent être facultatifs ou obligatoires, en fonction de la configuration choisie par l’administrateur de votre site.

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Sur la page Programmer une session de formation ou Modifier une session de formation programmée, allez à la section Codes de suivi, puis sélectionnez un code dans la zone de gauche.

Si l’administrateur de votre site vous demande de sélectionner un code dans une liste prédéfinie, une liste de codes apparaît.

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Effectuez l'une des actions suivantes :

  • Si une liste de codes s'affiche dans la boite sur la droite, sélectionnez un code dans la liste.

  • Tapez un code dans la boite sur la droite.

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Répétez cette action pour chaque code de suivi.

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Cliquez sur Programmer ou Mettre à jour.

Si l’administrateur de votre site spécifie que les mêmes options de code de suivi apparaissent dans votre Profil d’utilisateur, vous pouvez modifier votre Profil d’utilisateur pour spécifier les Codes de suivi. Les codes apparaîtront automatiquement sur la page Programmer une session de formation.

Configurer une conférence audio pour une session programmée

Les options d'audioconférence peuvent varier selon les options utilisées par votre entreprise.

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Sur la page Programmer une session de formation ou Modifier une session de formation programmée, allez à la section Paramètres de conférence audio.

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Choisissez l'une des options suivantes :

  • Audio Webex : Indique que la session comprend une conférence audio intégrée. Vous pouvez choisir les options suivantes :

    • Afficher le numéro gratuit : Si votre site Webex Training fournit un service de conférence audio gratuit, un numéro gratuit et un numéro payant sont disponibles. Si votre session comporte une téléconférence par connexion gratuite, c’est votre entreprise qui prend en charge les frais d’appel ; sinon, les participants prennent en charge leurs propres frais d’appel.

    • Afficher le lien des restrictions d'appel gratuit : Sélectionner cette option pour afficher la liste des restrictions d’appel par pays ( www.webex.com/pdf/tollfree_restrictions.pdf).

    • Afficher les numéros d'appel internationaux : Cette option fournit une liste de numéros, tels que les numéros gratuits ou locaux, que les invités situés dans d’autres pays peuvent appeler pour rejoindre la conférence audio.

    • Activer l'authentification CLI de la téléconférence lorsque les participants appellent : CLI (identification de la ligne de l’appelant) est une forme d’ID de l’appelant, un service de téléphonie intelligent qui envoie le numéro de téléphone de l’appelant avant de répondre à l’appel. Tout appelant ayant un compte de site d’organisateur peut être authentifié et placé dans la téléconférence appropriée sans avoir à saisir un numéro de session de formation.

    • Couper le son des invités à leur arrivée : Sélectionnez si vous souhaitez que l’audio des invités soit coupé lorsqu’ils entrent dans l’Session de formation. Ceci peut empêcher les interruptions, plus précisément si la session de formation est en cours.

    • Tonalité d'entrée et de sortie : Sélectionnez l’alerte sonore ou l’annonce, s’il y a lieu, que vous aimeriez que tous les participants entendent quand un invité rejoint ou quitte la session.

    La Conférence Audio Webex prend en charge jusqu’à 125 appelants.

  • Autre service de téléconférence :

    • Spécifie que la réunion comprend une téléconférence fournie par un autre prestataire de service.

    • Entrer les instructions pour rejoindre la téléconférence. Celles-ci s'affichent sur la page Informations sur la session, dans les courriers électroniques d'invitation et dans la session de formation.

  • Utiliser VoIP uniquement : Indique que les participants utilisent des ordinateurs avec fonction audio pour communiquer via Internet.

  • Aucune : Indique qu'aucune conférence audio n'est nécessaire pour la session.

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Cliquez sur Programmer ou Mettre à jour.

Après avoir programmé la session de formation, des instructions pour rejoindre la conférence audio apparaissent automatiquement.

  • Sur la page Informations sur la session de votre site, que les participants peuvent voir avant de démarrer la session de formation

  • Dans les messages électroniques d’invitation, si vous invitez des participants à l’aide des options de la page Programmer une session de formation

  • Dans l'onglet Infos qui s'affiche dans la zone de présentation du contenu dans la fenêtre Session de formation

Spécifier les options de date et heure

Vous pouvez spécifier la date et l’heure de début, la occurrence et la durée estimée d’une Session de formation. Vous pouvez également déterminer, le cas échéant, le nombre de minutes d'avance, pour autoriser les invités à rejoindre la session de formation et la conférence audio avant l'heure de démarrage.

Option

Description

Heure de démarrage

Sélectionner la date et l’heure souhaitées pour la session de formation.

Les participants peuvent rejoindre la réunion ___ minutes avant l'heure de démarrage

Autoriser les invités à rejoindre la session de formation quelques minutes avant l’heure de début prévue.

Si vous décochez cette case, vous devez démarrer la session de formation avant que les invités ne la rejoignent.

Les invités peuvent également se connecter à l’audio De Webex

Autoriser les invités à rejoindre la conférence audio l’heure de Session de formation’heure de début.

Cette option est uniquement disponible si vous autorisez les invités à rejoindre la session de formation avant l'heure de démarrage.

Classe à session unique

Une classe composée d’une seule Session de formation n’a lieu qu’une seule fois—elle n’a pas de récurrence.

Classe récurrente à session unique

Une classe qui comprend une session de formation unique et qui se répète régulièrement.

Les invités s’inscrivent pour une session uniquement.

Les options de Récurrence comprennent :

  • Chaque jour : Une classe qui se répète quotidiennement en fonction des conditions suivantes :

    • Tous les ___ jours : Sélectionnez cette option pour programmer une session de formation se produisant chaque jour spécifié.

    • Chaque jour de la semaine : Sélectionnez cette option pour programmer des sessions de formation du lundi au Vendredi.

  • Hebdomadaire : Sélectionnez le ou les cases des jours de la semaine où la session de formation se produira chaque semaine.

  • Mensuel : Une classe qui se répète mensuellement en fonction des conditions suivantes :

    • Jour ___ de chaque ___ mois : Spécifiez le jour du mois et la fréquence de la session de formation.

    • [le] [jour] de chaque ___ mois : Choisissez le jour du mois et indiquez la fréquence de la session de formation.

Les options de Fin comprennent :

  • Fin : Choisissez la date pour la dernière session de formation.

  • Après : Indiquez le nombre de sessions de formation, après lequel il n'y aura aucune autre session de formation.

Cours à sessions multiples

Un cours composé de plusieurs sessions de formation—soit une série de sessions réparties sur plusieurs jours, semaines, mois, etc.

Les invités s’inscrivent une fois pour une séquence entière de sessions.

Les options de Récurrence comprennent :

  • Chaque jour : Une classe qui se répète quotidiennement en fonction des conditions suivantes :

    • Tous les ___ jours : Sélectionnez cette option pour programmer une session de formation se produisant chaque jour spécifié.

    • Chaque jour de la semaine : Sélectionnez cette option pour programmer des sessions de formation du lundi au Vendredi.

  • Hebdomadaire : Sélectionnez le ou les cases des jours de la semaine où la session de formation se produira chaque semaine.

  • Mensuel : Une classe qui se répète mensuellement en fonction des conditions suivantes :

    • Jour ___ de chaque ___ mois : Spécifiez le jour du mois et la fréquence de la session de formation.

    • [le] [jour] de chaque ___ mois : Choisissez le jour du mois et indiquez la fréquence de la session de formation.

Les options de Fin comprennent :

  • Fin : Choisissez la date pour la dernière session de formation.

  • Après : Indiquez le nombre de sessions de formation, après lequel il n'y aura aucune autre session de formation.

Programmer des sessions irrégulières

Cours à une seule session qui est proposé à plusieurs dates sur une base irrégulière.

Les invités s’inscrivent pour une session uniquement. Chaque session peut être modifiée indépendamment.

  • Irrégulièrement : Une classe qui se répète de façon non régulière en fonction des conditions suivantes :

    • Session 1 : Choisissez la date et l'heure pour la première session de formation.

    • Ajouter une autre session : Cliquez sur le lien puis choisissez la date et l’heure pour des sessions de formation supplémentaires.

Programmation des fuseaux horaires

Sélectionnez le fuseau horaire associé à l’heure de la session de formation dans la liste des sessions et dans le calendrier de formation.

Durée estimée

Sélectionner la durée estimée de la session de formation.

Cette durée estimée l’est à des fins de planification. La session de formation ne se termine pas automatiquement à la fin de la durée indiquée.

Si vous invitez un participant à une Session de formation, celui-ci reçoit une invitation par courrier électronique qui contient la durée prévue du Session de formation l’heure de début de l’Session de formation l’heure prévue.

Si vous invitez des invités à un événement, le message électronique d'invitation indique l'heure de début de la session de formation dans les fuseaux horaires spécifiés. Toutefois, si les invités se trouvent dans un fuseau horaire différent, ils peuvent consulter l'heure prévue dans leur fuseau horaire dans la liste des sessions sur la page Sessions en direct.

Programmer l'heure, l'occurrence et la durée d'une session de formation

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Sur la page Programmer une session de formation ou Modifier une session de formation programmée, allez à Dat et Heure.

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Dans les listes déroulantes Heure de démarrage, sélectionnez l'heure à laquelle vous souhaitez que la session démarre.

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Sélectionnez cette option si vous souhaitez permettre aux invités de participer à la session de formation avant son heure de début. Dans ce cas, précisez le nombre de minutes voulu dans la liste déroulante.

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Sélectionnez si les invités peuvent également rejoindre la conférence audio plus tôt.

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Dans la partie Occurrence, sélectionnez l’une des options suivantes :

  • Classe à session unique

  • Classe récurrente à session unique

  • Cours à sessions multiples

  • Programmer des sessions irrégulières

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Si vous sélectionnez une Session avec récurrence unique, ou un Cours à sessions multiples, effectuez les actions suivantes :

  • Sélectionnez l’une des options de Récurrence suivantes :

    • Chaque jour : Sélectionnez cette option pour que la session se produise chaque jour spécifié ou chaque jour de la semaine.

    • Hebdomadaire : Sélectionnez la ou les cases des jours de la semaine au cours desquels la session se produira chaque semaine.

    • Mensuel : Sélectionnez cette option pour que la session se produise à une certaine date (par exemple le 5 de chaque mois) ou un certain jour (par exemple le second mardi de chaque mois), ainsi que l’option de récurrence (par exemple 1 = tous les mois, 2 = tous les deux mois, etc.).

  • Sélectionnez la date de Fin pour qu’elle se produise un jour précis ou après un nombre défini de sessions.
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Si vous programmez un Cours à sessions irrégulières, procédez comme suit :

  • Sélectionnez la date de la première session.
  • Cliquez sur Ajouter une nouvelle session, sélectionnez la date de la deuxième session puis répétez l’opération pour toutes les sessions supplémentaires.
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(Facultatif) Dans la liste Fuseau horaire, sélectionnez un autre fuseau horaire.

Dans la liste déroulante Fuseau horaire, le fuseau horaire que vous avez indiqué dans votre profil utilisateur est sélectionné par défaut.

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Dans les listes déroulantes Durée estimée, sélectionnez la durée en heures et minutes que vous estimez pour la session de formation.

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Lorsque vous avez spécifié les options sur la page Programmer une session de formation ou Modifier une session de formation programmée, cliquez sur Programmer ou Mettre à jour, selon ce qui s'applique.

Spécifier les options de sécurité d’une session de formation

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Sur la page Programmer une session de formation ou Modifier une session de formation programmée, allez à Invités > Sécurité .

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Cochez la case Exclure le mot de passe des courriers électroniques envoyés aux invités.

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Cochez la case Demander aux invités de se authentification unique (SSO) avant de rejoindre cette session.

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Cochez la case Restreindre la session aux participants invités uniquement (les options d’inscription seront désactivées).

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Cliquez sur Enregistrer ou Mettre à jour .

Spécifier une page Web de destination après la fin de la session

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Sur la page Programmer une formation ou la page Modifier une session de formation programmée, allez dans Options de session.

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Saisissez l'adresse de destination d'un site Web (URL) dans la case Adresse de destination (URL) après la session.

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Cliquez sur Programmer ou Mettre à jour.

Créer un message ou un message d'accueil pour une session de formation programmée

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Sur la page Programmer une formation ou la page Modifier une session de formation programmée, allez dans Options de session.

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Face à Message de bienvenue, cliquez sur Personnaliser un message d’accueil lorsque l’invité se connecte.

3

(Facultatif) Cochez Afficher ce message lorsque les invités rejoignent la session.

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Saisissez un message ou un message d'accueil dans la case Message.

Un message ou un message d'accueil peut contenir au maximum 4000 caractères.

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Sélectionnez OK.

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Cliquez sur Programmer ou Mettre à jour.

Les invités peuvent à tout moment consulter le message ou le mot de bienvenue lors d'une session de formation en sélectionnant Message de bienvenue dans le menu Session.

Utilisation des modèles de programmation

Lors de la programmation d’une session de formation, vous pouvez enregistrer les paramètres d’options de programmation en tant que modèle pour utilisation ultérieure. Certaines informations de programmation varient d'une session à l'autre et ne peuvent donc pas être importées dans un modèle. Les options de programmation suivantes ne sont pas copiées dans le modèle :

  • La date, l’heure et la récurrence (à l’exception de la durée, du fuseau horaire et des options de connexion avant l’utilisateur)

  • Les listes des invités et des animateurs (à l’exception du nombre estimé d’invités et d’animateurs)

  • Les données d’inscription des invités inscrits

  • Les informations et réservations du laboratoire

  • Les supports de cours et les tests

    Lorsque vous choisissez un modèle, les champs d’options du programmateur sont remplis avec les valeurs du modèle choisi. Chaque modèle peut être mis à jour ou enregistré en tant que nouveau modèle sur votre Webex Training web.

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Sur la page Programmer une session de formation ou Modifier la session de formation, entrez les données dans les champs d’option de programmation ou modifiez les paramètres.

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Cliquez sur Enregistrer en tant que modèle, situé au bas de la page.

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Remplissez le champ Nom du modèle ou changez-le si vous modifiez un modèle existant.

4

Sélectionnez Enregistrer.

La prochaine fois que vous programmerez une session, vous pourrez sélectionnez votre modèle à partir de la liste déroulante Configurer les options en utilisant la liste des modèles.

Pour supprimer un modèle, sélectionnez Supprimer Mon Webex > Mon profil > Modèles de programmation. Sélectionnez le modèle et cliquez sur Supprimer.