Ajouter et gérer des appareils Hot Desk uniquement

Prérequis

Limites d'intégration

Avant de commencer à intégrer des appareils en tant que hot desk uniquement, passez en revue les exigences suivantes :

Il doit s'agir d'un appareil de la série 8800 (y compris le 8875) ou de la série 9800.
La localisation doit être activée pourWebex Calling.
Disponible uniquement lorsque la Webex Calling localisation est configurée avec :
- Numéro principal du lieu.
- Numéro de rappel d'urgence de localisation (pour être rappelée en cas d'appel d'urgence).

Support des appareils pour les appels d'urgence

Les appareils Hot Desk uniquement prennent en charge les appels vers des numéros d'urgence définis par région en mode natif. Les appels d'urgence depuis des appareils réservés au hot desk n'obligent pas personne à lancer une session de hot desk sur l'appareil avant d'appeler.

Utilisation des licences

Les appareils intégrés uniquement en tant que hot desk reçoivent une licence gratuite pour hot desk uniquement. Pour qu'un utilisateur puisse se connecter à n'importe quel appareil Hot Desk, il doit disposer d'une Webex Calling licence.

Profil de l'hôte

Lors de l'ajout initial, un appareil réservé au hot desk apparaît en tant qu'appareil hôte. L'appareil hôte du hot desk uniquement :

Affiche un code QR pour permettre à un invité de se connecter.
Affiche le nom de l'espace de travail comme nom d'affichage sur l'écran du téléphone.
Ne prend pas en charge les appels entrants. En mode hôte, l'appareil ne peut passer que des appels d'urgence.
L'espace de travail n'aura pas de numéro de téléphone. Les appels sortants composés manuellement ne sont autorisés que vers les numéros d'urgence régionaux (par exemple, 911, 112, 999 000). Le numéro de rappel d'urgence est renseigné à partir de l'ECBN par défaut de localisation.

Configuration de l'appareil hôte

Sur les appareils hôtes du hot desk uniquement, la plupart des paramètres de l'appareil continuent d'être utilisés, y compris l' arrière-plan, le rétroéclairage, le CDP, l'ICE, les minuteries interchiffres et le mode PoE. Certaines configurations sont toutefois redéfinies selon la logique suivante :

L'historique des appels est réduit à zéro.
Aucun contact n'est obligatoire.
Le nom d'affichage indique le nom de l'espace de travail.
L'étiquette de ligne personnalisée est obligée de devenir Ligne.
La configuration des touches de ligne, sauf la première, est forcée de se fermer (aucune configuration de numérotation abrégée n'est autorisée).
Les touches programmables sont obligées de passer au blanc.

Profil d'une invitée

Lorsqu'un utilisateur se connecte en tant qu'invité sur un appareil réservé au hot desk, le téléphone se comporte de la même manière que lorsqu'il se connecte à un appareil compatible avec le hot desking sur n'importe quel autre espace de travail. L'utilisateur peut passer et recevoir des appels avec le numéro de téléphone qu'il a configuré.

Ajouter un appareil réservé au hot desk (depuis Appareils)

1	Depuis Control Hub, https://admin.webex.com, allez sur Appareils, puis cliquez sur Ajouter un appareil.
2	Sélectionnez Ajouter un téléphone avec accès direct uniquement dans la liste déroulante. Cette option n'apparaît que si l'organisation possède une Webex Calling licence.
3	Sélectionnez un type d'appareil réservé au hot desk.
4	Entrez le nom de l'espace de travail. Il apparaît comme nom d'affichage en haut de l'écran du téléphone.
5	Sélectionnez un lieu. La liste des sites est limitée aux Webex Calling sites. Les sites doivent disposer d'un numéro de rappel d'urgence et d'un numéro principal configuré au niveau de la succursale pour les rapports CDR.
6	Sélectionnez le modèle de l'appareil.
7	Choisissez de configurer l'appareil par code d'activation ou adresse MAC. Si vous sélectionnez le code d'activation, celui-ci est généré et peut être partagé avec la personne qui configure l'appareil ou saisi vous-même lorsque l'appareil vous le demande. Une fois l' appareil activé, vous pouvez le trouver et le configurer dans Workspaces ou Devices. Le code ne peut être utilisé que pour activer les téléphones IP Cisco et a une date d'expiration. Si vous sélectionnez Adresse MAC, saisissez l'adresse MAC du téléphone IP que vous souhaitez ajouter.
8	Cliquez sur Enregistrer.

Ajouter un appareil réservé au hot desk (depuis Workspaces)

1	Depuis Control Hub, https://admin.webex.com, accédez à Workspaces, puis cliquez sur Ajouter un espace de travail.
2	Entrez le nom d'un espace de travail et sélectionnez le type d'espace de travail dont il s'agit.
3	Sélectionnez un lieu et cliquez sur Suivant. Si la localisation n'est pas sélectionnée sur cet écran, elle sera requise plus tard dans les étapes.
4	Sélectionnez un type d'appareil et choisissez le modèle de l'appareil. Ensuite, sélectionnez la méthode d'activation et cliquez sur Suivant
5	Cliquez uniquement sur Hot Desk. Cette option n'utilise pas de numéro de téléphone ni de poste et, en mode hôte, elle ne permet de passer que des appels d'urgence. Si aucun lieu n'a été choisi auparavant, le sélecteur de position apparaît et le bouton Suivant est désactivé jusqu'à ce qu'un lieu soit sélectionné. Si un lieu a déjà été sélectionné, il doit répondre aux exigences relatives au hot desk uniquement. Sinon, les erreurs suivantes peuvent s'afficher : « Aucun numéro de rappel d'urgence n'est configuré pour cette succursale » « Aucun numéro de téléphone principal n'est configuré pour cette succursale »
6	La fenêtre Ajouter un espace de travail apparaît avec le code d'activation (si cette option est sélectionnée). Le code d'activation peut être partagé avec la personne qui configure l' appareil ou saisi vous-même lorsque l'appareil vous le demande. Une fois l'appareil activé, vous pouvez le trouver et le configurer dans les onglets Espaces de travail ou Appareils de Control Hub.

Appareils embarqués en vrac, uniquement sous forme d'appareils hot desk

Vous pouvez ajouter plusieurs téléphones Cisco, des téléphones de bureau Cisco et des appareils Room System en tant qu'appareils Hot Desk uniquement.

Pour regrouper les appareils embarqués en tant qu'appareils hot desk uniquement, procédez comme suit :

1	Depuis Control Hub, https://admin.webex.com, allez sur Appareils, puis cliquez sur le menu déroulant Ajouter un appareil.
2	Cliquez sur Ajouter un appareil.
3	Cliquez sur Plusieurs téléphones IP Cisco et choisissez Suivant.
4	Cliquez sur Modifier le fichier CSV pour les appareils Hot Desk uniquement. Utilisez les règles suivantes et appliquez-les à la feuille : La localisation est activée Webex Calling et son numéro principal et l'ECBN sont configurés. Le nom d'utilisateur/nom de l'espace de travail configure uniquement le nom de l' espace de travail du hot desk. Type = HOT_DESK_ONLY L'extension et le numéro de téléphone doivent être vides. Le type d'appareil doit être WEBEX_CALLING. Le modèle doit être compatible uniquement avec le hot desk (par exemple, un téléphone Cisco, un téléphone de bureau Cisco ou un appareil RoomOS). L'emplacement définit l'emplacement dans l'organisation de l'espace de travail réservé au hot desk à ajouter. Les colonnes de Webex Go doivent être vides pour les appareils Hot Desk uniquement, sinon une erreur se produira.
5	Faites glisser et déposez le fichier enregistré ou téléchargez-le dans la zone Charger des données CSV. Le gestionnaire de tâches s'exécute et affiche l'état de l'importation et les éventuelles erreurs.

Si l'une des valeurs n'est pas configurée correctement, l'appareil n'est pas ajouté et le statut de l'importation est affiché en conséquence. Reportez-vous aux règles définies à l'étape 4 pour corriger les éventuelles erreurs.

Afficher les appareils Hot Desk dans Control Hub

Vous pouvez filtrer votre affichage dans Control Hub pour rechercher les appareils Hot Desk uniquement et exclure tous les autres appareils.

Filtrer dans les espaces de travail

Depuis Control Hub, https://admin.webex.com, rendez-vous sur la page Workspace.
Cliquez sur Sélectionner les filtres > Appels et cochez l'option Hot Desk uniquement. Le filtre est appliqué à la liste et la colonne Calling affiche uniquement les espaces de travail du hot desk. La colonne Planification est également mise à jour pour afficher le hot desking. Les espaces de travail réservés aux hot desk ont un onglet de présentation. Les détails de l'espace de travail indiquent l'appareil et le hot desk uniquement en tant que service d'appel.

Filtrer par appareils

Depuis Control Hub, https://admin.webex.com, rendez-vous sur la page Appareils.
Cliquez sur Sélectionner les filtres > Appels et cochez l'option Hot Desk uniquement. Le filtre est appliqué à la liste pour afficher les appareils et leurs espaces de travail. La sélection d'un appareil affiche ses informations ainsi que la carte de gestion de l'appareil pour expliquer ses fonctionnalités et ses limites.

Pendant une session active

Vous pouvez voir les appareils du hot desk qu'un utilisateur utilise activement.

Depuis Control Hub, https://admin.webex.com, allez sur Utilisateurs > Appareils.
Localisez l'appareil et passez la souris sur l'icône d'information. Un message indique qu'il s'agit d'un hot desk utilisé pendant une session active.

Modifier les licences de l'espace de travail vers ou depuis un espace de travail réservé à un hot desk

Lors de la conversion vers/depuis des espaces de travail réservés aux hot desk, les modifications de service suivantes sont autorisées :

Service d'accès direct à un espace de travail uniquement
De l'espace de travail au hot desk uniquement
Accès direct à un espace de travail professionnel

Pour modifier un service d'appel, procédez comme suit :

1	Depuis Control Hub, https://admin.webex.com, accédez à Workspaces.
2	Sélectionnez un appareil de l'espace de travail doté d'un téléphone compatible uniquement avec le hot desk et cliquez sur Modifier le service d' appel. La fenêtre Modifier l'espace de travail apparaît.
3	Choisissez le service d'appel que vous souhaitez pour l'espace de travail. Vous pouvez promouvoir l'espace de travail réservé au hot desk au rang d'espace de travail payant en sélectionnant Cisco Webex Calling. Ou rétrogradez l'espace de travail payant au rang d'espace de travail sous licence Hot Desk uniquement. Si vous passez à une licence payante, l'écran suivant présente les options d'abonnement parmi lesquelles choisir.

Modifier les informations d'un appareil de l'espace de travail

Vous pouvez modifier les informations d'un appareil de l'espace de travail dans Control Hub.

Pour modifier les informations d'un appareil de l'espace de travail, procédez comme suit :

Depuis Control Hub, https://admin.webex.com, accédez à Workspaces.
Sélectionnez un appareil de l'espace de travail doté d'un téléphone compatible uniquement avec le hot desk et cliquez sur Modifier les informations.

La fenêtre Modifier l'espace de travail apparaît et vous pouvez modifier le nom, le type, la capacité et l'avatar de l'espace de travail.
Cliquez sur Enregistrer.

Gérez les sessions de hot desking pour le compte des utilisateurs

Vous pouvez voir l'état actuel du hot desking des espaces de travail uniquement, des espaces de travail communs et des appareils de hot desking des espaces de travail professionnels dans Control Hub. Les administrateurs peuvent mettre fin à la session de bureau partagé de l' utilisateur sur l'appareil et modifier l'heure de fin de cette session.

Les types d'administrateurs suivants sont autorisés à apporter des modifications aux sessions de hot desking :

Administration complète
Administrateur de l'appareil
Administrateur des utilisateurs et des appareils
Administrateur de localisation

Pour gérer une session de hot desking, procédez comme suit :

1	Depuis Control Hub, https://admin.webex.com, accédez à Workspaces. La page d'aperçu affiche les appareils de l'espace de travail sélectionné, ainsi que les cartes d' appel et de planification. Sur la fiche d'utilisation en temps réel, l'état de l'appareil est affiché, ainsi que l'état de la réservation.
2	Lorsque l'appareil est en session de hot desk active, cliquez sur Mettre fin à la session de hot desk et confirmez l'action dans une nouvelle fenêtre.
3	Cliquez sur le menu déroulant pour modifier l'heure de fin de réservation.
4	Utilisez le sélecteur d'heure ou les flèches pour régler l'heure de fin de session. L'heure de fin de réservation ne peut pas dépasser minuit ou être fixée avant l'heure actuelle.
5	Cliquez sur Enregistrer.

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