Configurer les règles d’approbation des inscriptions

Si vous exigez une approbation pour les demandes d'inscription, configurez des règles pour automatiquement approuver ou refuser les inscriptions en utilisant des chaines de caractères logiques. Par exemple, vous pouvez exiger que le nom de l'entreprise d'un l'invité contienne le mot Webex.

Avant de commencer

Vous ne pouvez pas modifier les règles d'approbation après qu'un événement ait été associé à un programme.

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Connectez-vous à votre site Webex et sélectionnez « Webex Events » (classique).
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Sélectionnez Programmer un événement, puis allez dans la section Invités et Inscription.
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Dans Approbation requise, sélectionnez Oui.
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Cliquez sur Configurer les règles d’approbation.
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Configurer vos paramètres.
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Lorsque vous avez terminé de configurer une règle, cliquez sur Ajouter la règle.
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Lorsque vous avez terminé d’ajouter des règles, cliquez sur Enregistrer.

Personnaliser le formulaire d’inscription

Vous pouvez personnaliser le formulaire d’inscription en ajoutant ou en modifiant les questions. Après avoir ajouté une option personnalisée au formulaire d’inscription, vous pouvez le modifier à tout moment.

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Connectez-vous à votre site Webex et sélectionnez « Webex Events » (classique).
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Sélectionnez Programmer un événement , allez à la sectionInvités &inscription et sélectionnez le lien dans Formulaire d'inscription.
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Sous Questions standard, cochez les questions que vous souhaitez afficher sur le formulaire d'inscription soit obligatoire ou facultative.
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Sous Mes questions personnalisées, sélectionnez une option pour créer une question personnalisée.
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Pour sélectionner les questions que vous avez déjà enregistrées, cliquez sur Mes questions d’inscription.
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Changez l'ordre des questions, si nécessaire, et sélectionnez Enregistrer.

Afficher les notes et les noms des sociétés dans la liste des Invités

Au cours de l'événement, la liste des invités peut afficher ces deux types d'informations à côté du nom de chaque invité :

  • Les noms des sociétés qui sont basés sur les réponses de l'invité à la question « Société » sur le formulaire d'inscription.

  • Les meilleurs scores basés sur les réponses des invités aux questions du formulaire d'inscription.

    Vous pouvez trier la Liste des invités par les points ou rechercher le nom d'une société pour décider quels sont les invités à qui donner la priorité au cours de l'événement.

Si vous voulez afficher les meilleurs scores et les noms de sociétés sur la liste des invités, effectuez les procédures suivantes sur le formulaire d’inscription :

  • Sous Questions standard , spécifiez que la Société est obligatoire.

  • Utilisez l'option des meilleurs points dans les fenêtres Ajouter des cases à cocher , Ajouter des boutons d'options , ou Ajouter des listes drop-down. Spécifiez que toutes les questions avec des scores attribués sont obligatoires.

  • Pour afficher les meilleurs scores et les noms des sociétés, vous pouvez également attendre deux minutes après le démarrage d'un événement requis par l'inscription, puis donner le rôle de panéliste à un invité. Ensuite, attribuez-les le rôle d'animateur et réattribuez-les en tant qu'invités. Dans le panneau Participants, cliquez sur Afficher tous les invités... , puis cliquez sur Actualiser dans la fenêtre qui s'ouvre. À partir de là, vous pouvez décider d'Afficher les meilleurs scores et Afficher les noms des sociétés.

Approuver ou rejeter des demandes d’inscription

Si vous avez exigé une approbation des demandes d’inscription lors de la programmation ou de la modification d’un événement, vous devez passer en revue et approuver/rejeter manuellement les demandes.

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Connectez-vous à votre site Webex et sélectionnez « Webex Events » (classique).
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Sélectionnez Événements du site et recherchez votre événement.


 

Pour spécifier que les invités recevront des messages de statut d'inscription une fois que vous traiterez leur demande, faites-le sur la page Programmer un événement ou Edition d'un événement.
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Sélectionnez Demandes en attente. Vous pouvez également accéder aux demandes approuvées et rejetées à partir de cette page.
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(Facultatif) Pour voir les détails de chaque inscription, cliquez sur le lien correspondant au nom de la personne inscrite.
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Sélectionnez Approuvée ou Rejetée pour chaque personne inscrite ou sélectionnez l'option d'accepter, rejeter, ou placer toutes les demandes en attente.
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Sélectionnez Mettre à jour.

Le message envoyé aux personnes dont l’inscription est approuvée contient l'ID d’inscription, le mot de passe éventuel de l’événement, le numéro d’événement et un lien sur lequel elles peuvent cliquer pour rejoindre l’événement.

Envoyer des courriers électroniques de rappel aux inscrits

Vous pouvez envoyer des courriers électroniques de rappel aux invités dont l'inscription a été approuvée.

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Connectez-vous à votre site Webex et sélectionnez « Webex Events » (classique).
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Sélectionnez Site Events.
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Recherchez l’événement pour lequel vous souhaitez envoyer un rappel, puis cliquez sur le lien se trouvant sous le symbole Demandes approuvées.
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Sur la page qui s'affiche, sélectionnez Envoyer un courrier électronique puis confirmez.

Lors de la programmation ou de la modification d’un événement, vous pouvez spécifier que les participants dont l’inscription a été approuvée reçoivent automatiquement un rappel électronique aux date et heure que vous spécifiez.