Una volta pianificata la riunione, il sistema invia automaticamente un messaggio e-mail alle persone invitate per far loro sapere. Se si modifica l'invito o lo si annulla, il sistema invia automaticamente a tutti un nuovo messaggio e-mail in modo che rimangano aggiornati.

La preassegnazione tramite un file CSV è disponibile sui siti WBS41.2 e versioni successive.

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Accedere al sito Cisco Webex e selezionare Pianifica per aprire la pagina Pianifica riunione.

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(Opzionale) Se sono stati salvati modelli di riunione , è possibileselezionarne uno da Modelli riunione .

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Selezionare un Tipo di riunione dall'elenco a discesa.

I tipi di riunione sono serie predefinite o personalizzate di funzioni di riunione disponibili per il sito. L'account può avere uno o più tipi di riunione associati.

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Inserire un nome per la riunione in Argomento riunione , aggiungere o modificare la password e selezionare Data e ora per la riunione.

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Impostare la riunione in modo che si ripeta selezionando la casella di controllo Ricorrenza.

È possibile pianificare la riunione in modo che sia giornaliera, due volte a settimana, mensilmente e così via.

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Nella sezione Partecipanti, inserire l'indirizzo e-mail delle persone invitate. Il campo Partecipanti suggerisce le persone recentemente invitate, gli account esistenti sul sito Webex, gli account lista di distribuzione e l'azienda rubrica.

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(Opzionale) Per specificare un partecipante come co-ospite, selezionare accanto al relativo nome.

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Se l'amministratore del sito ha abilitato i codici di verifica, fare clic su Modifica codice di verifica per inserire le informazioni richieste.


 
È possibile ottenere tutte le informazioni dei codici di verifica dall'amministratore del sito.
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Per ulteriori opzioni, selezionare Mostra opzioni avanzate.

È possibile impostare le seguenti opzioni per il Cisco Webex sito:

  • In Opzioni di connessioneaudio:

    • Tipo di connessioneaudio: scegliere una delle seguenti opzioni:

      • audio Webexcomputer: include le opzioni di chiamata in ingresso, chiamata in ingresso, chiamata in ingresso e audio del computer. Le opzioni telefoniche possono includere numeri di chiamata in ingresso gratuiti e globali nonché la possibilità di impostare i toni di entrata e uscita.

        Usa VoIPaccesso—Limita tutti i partecipanti all'uso dell'audio del computer.

        Altra teleconferenza:consente di inserire le informazioni della teleconferenza di terze parti.


         
        Gli utenti che preferiscono utilizzare la teleconferenza audio non integrata possono farlo per Cisco Webex, app Webex e riunioni abilitate per dispositivi video supportate dal proprio sito di servizio. Per utilizzare questa funzione per l'app Webex, il sito deve essere gestito o collegato a Webex Control Hub.
      • Visualizza numero gratuito: visualizza un numero gratuito che gli ospiti possonoutilizzare per accedere dal proprio telefono.

      • Visualizza numero di chiamata in ingresso globale partecipanti: visualizza un numero che gli ospiti possono utilizzare per chiamareper il paese scelto.

        Fare clic sulla freccia dell'elenco a discesa accanto a Usa postazione di teleconferenza per selezionare il paese.

    • Segnale acustico di entrata euscita: selezionare un segnale acustico quando un partecipante si unisce o abbandona la riunione.


       
      Quando si audio Webex con la funzione Annuncia nome, i partecipanti che selezionano l'opzione Usa computer per audio non possono registrare e annunciare i relativi nomi.
    • Disattiva audio partecipanti—Scegliere una delle seguenti opzioni:

      • Consenti all'ospite e al co-ospite di riattivare l'audio dei partecipanti (modalità a audio con moderatore)

        —Gli ospiti e i co-ospiti possono riattivare direttamente l'audio dei partecipanti senza inviare una richiesta di riattivazione dell'audio. Questa opzione è disponibile nei siti Webex versione 41.2 e successive.
      • Consenti ai partecipanti di attivare il proprio audio nella riunione

        —Se si è scelto di disattivare l'audio dei partecipanti quando si uniscono alla riunione, selezionare questa opzione per consentire loro di riattivare il proprio audio durante la riunione.

         
        Se si desidera che solo l'organizzatore o il co-organizzatore possa riattivare l'audio dei partecipanti, lasciare questa opzione deselezionata.
      • Disattiva sempre l'audio dei partecipanti quando accedono alla riunione

        —Disattiva automaticamente l'audio dei partecipanti quando si uniscono alla riunione. I partecipanti possono alzare la mano se desiderano parlare durante una riunione. Per ulteriori informazioni, vedere Visualizzazione dei partecipanti alla riunione con la mano alzata nella Cisco Webex Meetings ed Events.
  • In Agenda, inserire il contesto o i dettagli che si desidera visualizzare ai partecipanti sulla riunionefutura.

  • In Opzioni dipianificazione, è possibile effettuare le seguenti operazioni:

    • Cohost— Eseguire automaticamente la prima persona ad accedere alla riunione come proprio organizzatore, se

      • dispongono di account organizzatore sul sito,

      • o se stanno effettuando l'accesso da un dispositivo video Cisco autenticato all'interno della propria organizzazione.

    • Registrazioneautomatica: avvia automaticamente la registrazione all'inizio della riunione.

    • Escludipassword: esclude la password dall'invito e-mail, per maggiore sicurezza.

    • Riunionepubblica: elencata sul calendario pubblico. Questa opzione deve essere abilitata dall'amministratore del sito.

    • Partecipa primadell'organizzatore: selezionare la casella per consentire ai partecipanti di unirsi alla riunione prima dell'inizio della riunione. Scegliere questa opzione per consentire ai partecipanti di unirsi da 0 a 15 minuti prima dell'inizio della riunione. Se questa opzione appare disattivata, non è disponibile per il sito.

    • Sessioni breakout—Selezionare Abilita sessioni breakout se si desidera che la funzione delle sessioni breakout sia abilitata all'inizio della riunione.

      È possibile preassegnare i partecipanti alle sessioniremote.

    • Soloinvitati: selezionare questa opzione per limitare l'accesso alla riunione ai partecipanti invitati.

    • Riunionisbloccate: scegliere cosa accade quando gli ospiti accendono alle riunioni sbloccate. Gli ospiti sono persone che non dispongono di account sul sito Webex, persone con account che non hanno eseguito l'accesso al sito, sistemi video esterni non registrati sul sito o persone che a partecipare solo per telefono.

      • Gli ospiti possono accedere allariunione: selezionare consenti agli ospiti di partecipare alla riunione senza richiedere un account sul sito o accedere.

      • Gli ospiti attendono nell'elenco di ingresso virtuale finché non vengono ammetteti dall'organizzatore: selezionare questa opzione per inserire automaticamente gli ospiti nell'ingresso virtualequando tentano di accedere.

      • Gli ospiti non possono accedere alla riunione: selezionare questa opzione se si desidera solo i partecipanti in dispongono di account sul sito Webex e che hanno eseguito l'accesso al relativo account perl'accesso. I partecipanti devono aggiungere un numero di telefono e un PIN audio alle preferenze prima di accedere da dispositivi audio. In questo modo, si fornisce una maggiore sicurezza.

    • Blocco automatico: selezionare la casella per bloccare automaticamente la riunione una volta avviata, quindi scegliere quanti minuti si desidera prima chela riunione si blocchi.

    • Iscrizione—Selezionare Richiedi registrazione partecipante richiedere ai partecipanti di iscriversi e ricevere l'approvazione dell'organizzatore prima di partecipare alla riunione. Selezionare le informazioni dettagliate sull'iscrizione che i partecipanti devono fornire. Ciascun partecipante che si iregistra deve fornire tale informazione. Per ulteriori informazioni, vedere Richiesta ai partecipanti di iscriversi per una riunione Webex.

      Per accettare automaticamente le richieste di iscrizione, selezionare Accetta automaticamente tutte le richieste diiscrizione. Non selezionare questa opzione se si preferisce accettare o rifiutare manualmente l'iscrizione di un partecipante.

    • Audiopartecipante— I partecipanti possono connettersi all'audio prima dell'ora di inizio.

    • Relatore partecipante—Il primo partecipante ad accedere sarà il relatore.

    • Promemoriae-mail: scegliere di inviare un promemoria e-mail 10-50 minuti prima dell'inizio della riunione.

    • Opzioni della riunione: selezionare Modifica opzioni riunione e selezionare le opzioni che si desidera chei partecipanti devono utilizzare per all'inizio della riunione.

    • Privilegi partecipanti: selezionare Modifica privilegi partecipante e selezionare i privilegi che si desidera impostare per i partecipantiall'inizio della riunione.

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Per salvare queste impostazioni come modello per usi futuri, fare clic su Salva comemodello.

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Per avviare la riunione immediatamente, fare clic su Avvia ; se la riunione è pianificata in un secondomomento, fare clic su Pianifica .

Ulteriori informazioni sulla pianificazione di una riunione

Per le riunioni pianificate, è possibile aggiungere la riunione al calendario aprendo la riunione dalla > Aggiungi al calendario Aggiungi al calendario. Questa opzione viene visualizzata accanto al nome della riunione:

Dettagli riunione

Scarica un file iCalender (.ics). Selezionare il file .ics e accettare la riunione. Per invitare altre persone alla riunione, inviare il file .ics come allegato e-mail.

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Dal sito Cisco Webex, selezionare Riunione > Pianifica per andare alla pagina Pianifica una riunione.

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Se i modelli di riunione sono stati salvati in precedenza, è possibile selezionarne uno da Modelli riunioni.

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Selezionare un tipo di riunione dall'elenco a discesa, se sono associati più account. I tipi di riunione sono le serie predefinite o personalizzate di funzioni di riunione disponibili per il sito.

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Inserire un nome per la riunione in Argomento riunione , aggiungere o modificare la password, se necessario, e selezionare la Data e l'ora della riunione.

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Impostare la riunione in modo che si ripeta selezionando la casella di controllo Ricorrenza. È possibile pianificare la riunione in modo che sia giornaliera, due volte a settimana, mensilmente e così via.

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Nella sezione Partecipanti, inserire l'indirizzo e-mail delle persone invitate. Il campo Partecipanti suggerisce le persone invitate in precedenza, gli account esistenti sul sito Cisco Webex utente e i contatti nell'rubrica. Se la persona dispone di account organizzatore sul proprio sito, è possibile impostare questa persona come organizzatore alternativo facendo clic accanto al relativo nome.

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Se l'amministratore del sito ha abilitato i codici di verifica, fare clic su Modifica codice di verifica per inserire le informazioni richieste.


 

È possibile ottenere tutte le informazioni dei codici di verifica dall'amministratore del sito .

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Per altre opzioni, selezionare Mostra opzioni avanzate .

Le Cisco Webex del sito di amministrazione possono essere impostate in modo da includere:

  • In Opzioni di connessione audio:

    • Tipo di connessione audio: scegliere una delle seguenti opzioni:

      • audio Webex computer: include le opzioni di chiamata in ingresso, chiamata in ingresso, chiamata in ingresso e audio del computer. Le opzioni telefoniche possono includere numeri di chiamata in ingresso gratuiti e globali nonché la possibilità di impostare i toni di entrata e uscita.

        Usa VoIP accesso—Limita tutti i partecipanti all'uso dell'audio del computer.

        Altra teleconferenza: consente di inserire le informazioni della teleconferenza di terze parti.


         

        Gli utenti che preferiscono utilizzare la teleconferenza audio non integrata possono farlo per l'app Webex e le riunioni abilitate per dispositivi video supportate dal proprio sito di servizio. Per utilizzare questa funzione per l'app Webex, il sito deve essere gestito o collegato a Webex Control Hub.

      • Visualizza numero gratuito: visualizza un numero gratuito che gli ospiti possono utilizzare per accedere dal proprio telefono.

      • Visualizza numero di chiamata in ingresso globale partecipanti: visualizza un numero che gli ospiti possono utilizzare per chiamare per il paese scelto.

        Fare clic sulla freccia dell'elenco a discesa accanto a Usa postazione di teleconferenza per selezionare il paese.

    • Segnale acustico di entrata e uscita: selezionare un segnale acustico quando un ospite si unisce o abbandona la riunione.


       

      Quando si utilizza l'opzione audio Webex audio, se è selezionata la funzione Annuncia nome, coloro che a partecipare utilizzando l'opzione Usa computer per audio non possono registrare e annunciare il relativo nome.

  • In Agenda , inserire qualsiasi contesto o dettagli che si desidera visualizzare ai partecipanti sulla riunione futura.

  • In Opzioni di pianificazione, è possibile effettuare le seguenti operazioni:

    • Richiedi account: selezionare Richiedi ai partecipanti un account su questo sito per unirsi a questa riunione se si desidera solo i partecipanti in grado di disporre di account sul sito Webex e che hanno eseguito l'accesso al proprio account per l'accesso. I partecipanti devono aggiungere un numero di telefono e un PIN audio alle preferenze prima di accedere da dispositivi audio. In questo modo, si fornisce una maggiore sicurezza.

    • Organizzatore alternativo: consente a chiunque account organizzatore organizzatore su questo sito o a chiunque controlli da un dispositivo video Cisco autenticato in questa organizzazione di ospitare la riunione.

    • Registrazione automatica: avvia automaticamente la registrazione all'inizio della riunione.

    • Escludi password: esclude la password dall'invito e-mail, per maggiore sicurezza.

    • Riunione pubblica: elencata sul calendario pubblico. Questa opzione deve essere abilitata dall'amministratore del sito.

    • Partecipa prima dell'organizzatore: selezionare la casella per consentire ai partecipanti di unirsi alla riunione prima dell'inizio della riunione. Scegliere questa opzione per consentire ai partecipanti di unirsi da 0 a 15 minuti prima dell'inizio della riunione.

    • Iscrizione—Selezionare Richiedi registrazione partecipante richiedere ai partecipanti di iscriversi e ricevere l'approvazione dell'organizzatore prima di partecipare alla riunione. Selezionare le informazioni dettagliate sull'iscrizione che i partecipanti devono fornire. Ciascun partecipante che si iregistra deve fornire tale informazione.

      Per accettare automaticamente le richieste di iscrizione, selezionare Accetta automaticamente tutte le richieste d'iscrizione. Non selezionare questa opzione se si desidera accettare o rifiutare manualmente l'iscrizione di un partecipante.

    • Audio partecipante— I partecipanti possono connettersi all'audio prima dell'ora di inizio.

    • Relatore partecipante —Il primo partecipante ad accedere sarà il relatore.

    • Promemoria e-mail: scegliere di inviare un promemoria e-mail 10-50 minuti prima dell'inizio della riunione.

    • Opzioni della riunione: selezionare Modifica opzioni riunione e selezionare le opzioni che si desidera che i partecipanti devono utilizzare per all'inizio della riunione.

    • Privilegi partecipanti: selezionare Modifica privilegi partecipante e selezionare i privilegi che si desidera impostare per i partecipanti all'inizio della riunione.

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Se si desidera salvare queste impostazioni per utilizzarle come modello in futuro, fare clic su Save as template (Salva come modello). Altrimenti, fare clic su Avvia per avviare la riunione immediatamente o fare clic su Pianifica se la riunione è pianificata in un secondo momento.

Ulteriori informazioni sulla pianificazione di una riunione

Per le riunioni pianificate, è possibile aggiungere la riunione al calendario aprendo la riunione dalla > Aggiungi al calendario Aggiungi al calendario. Questa opzione viene visualizzata accanto al nome della riunione:

Dettagli riunione

Scarica un file iCalender (.ics). Selezionare il file .ics e accettare la riunione. Per invitare altre persone alla riunione, inviare il file .ics come allegato e-mail.