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リーガルホールドのコンプライアンスデータを管理します
訴訟中は、Webex アプリ、ミーティング、Webex Calling データの両方を一定期間保存する必要がある場合があります。この期間は、あなたのリテンションポリシーよりも長いかもしれません。リーガルホールドを使用して、関連情報がリテンションポリシーによって削除されないようにすることができます。
リーガルホールドについて
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リーガルホールドはコントロールハブのプロパックの一部です。 詳細については、コントロールハブのプロパックを参照してください。
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データを保持するために法的ホールドの対象にできるのは、コンプライアンス担当者のみです。 Control Hubのリーガルホールドにアクセスするには、ユーザーにコンプライアンス責任者の役割を割り当てる必要があります。 コンプライアンス責任者の役割の詳細については、「Control Hub でのアカウント役割の割り当て」を参照してください。
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コンプライアンス担当者は、組織内のユーザーのみを法定保留にし、組織が所有する Webex アプリスペースと会議のコンテンツを法的に保留にすることしかできません。
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法的問題が進行中の場合は、法的問題に関係するユーザーとのすべてのスペースと会議が保持されます。 スペースや会議のコンテンツこれらのユーザーが属するコンテンツは保持されます。これには、ユーザーが退出するスペース、 参加または作成した新しいスペース、ユーザーがスペースにコンテンツを投稿したことがない場合や、 ユーザーが参加した会議の記録も含まれます。 Webex は、ユーザーが組織を離れたり削除されたりした後も、最長 13 か月間、ユーザーのコンテンツ(Webex アプリ、ミーティング、およびWebex Calling)とそのIDを保存します。
保持されるコンテンツの種類には、次のものが含まれます。
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スペースコンテンツ — メッセージ、ファイル、ホワイトボードのコンテンツ。
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会議の内容—録音
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通話内容—通話詳細記録(CDR)
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問題が公開されても、その件に関する情報は保持されません。
- アクティブユーザーのコンテンツを法的に保留することができます。 削除されたユーザーのコンテンツを法的に保留することはできません。
- リーガルホールド下のユーザーが録音を削除し、その後削除された場合、 その記録は Webex から完全に削除され、コンプライアンス担当者が取り戻すことはできません。
- 組織が複数の会議サイトに分かれている場合、リーガルホールド機能を使用するには、コンプライアンス機能を有効にする必要があります(シスコのアカウントチームに連絡してください)。 この機能を有効にして、管理者が法的に保留にされると、コンプライアンス機能を有効にした後に記録された会議のみが保存され、電子情報開示で利用できるようになります。
- Webex Assistant政府機関向けのWebexではまだ利用できないため、Control Hubは会議の記録と関連メタデータの法定保留のみをサポートしています。
- Webex は、削除されたユーザーの名前と ID を 13 か月間法的に保留します。 13か月を過ぎると、アクティブな間に法的に保留にしたとしても 、そのユーザーのコンプライアンスレポートや電子情報開示レポートを生成することはできません。 詳細については、 Webex プライバシーデータシートを参照してください。
リーガルホールドの問題を作成してください
コンプライアンス責任者は、訴訟に備えてユーザーのデータを保持する案件をリーガルホールドに設定できます。
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コンプライアンス責任者の役割を持つフル管理者の場合は、「」に進んでください。
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「法的事項」を選択し、「案件の作成」をクリックします。
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法的事項の名前を入力し、 オプションで法的事項の説明を入力します。 |
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CSVテンプレートをダウンロードして、カストディアンのユーザーのメールアドレスをCSVファイルに追加します。 |
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[ファイルを選択] をクリックして、作成したCSVファイルをアップロードします。 |
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[保存] をクリックします。 |
次にすべきこと
検索バーを使用して特定の法的事項を表示したり、フィルターアイコンを使用して検索結果を絞り込んだりできます。
リーガルホールドの問題を管理します
コンプライアンス担当者は、 CSVファイルを使用して、法的事項からカストディアンを追加、削除、またはエクスポートできます。
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コンプライアンス責任者の役割を持つフル管理者の場合は、「」に進んでください。
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「法的事項」を選択し、 管理したい問題に移動します。 |
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クリック |
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法的事項にカストディアンを追加または削除します。
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CSVテンプレートをダウンロードして、詳細を入力します。 |
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「ファイルを選択」をクリックして、更新したCSVファイルをアップロードします。 |
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[保存] をクリックします。 |
問題をリーガルホールドから解除します
コンプライアンス責任者は、法的訴訟が完了したら、法的事項を報告することができます。 問題が公開されると、その件で保持されているすべてのデータは、組織の保存ポリシーに基づいて公開または削除されます。
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コンプライアンス責任者の役割を持つフル管理者の場合は、「」に進んでください。
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「法的事項」を選択し、 公開したい事項に進みます。 |
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クリック |
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[続行] をクリックして確定します。 または、削除したい事項を選択し、右側のペインに移動して、「 リリース」をクリックすることもできます。 |
リーガルホールドの件を削除してください
コンプライアンス担当者は、誤って作成した法的事項を削除できます。 案件が削除されると、その件で保持されているすべてのデータが、 組織の保存ポリシーに基づいて公開または削除されます。 削除できるのは、現在進行中の法的事項だけです。
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コンプライアンス責任者の役割を持つフル管理者の場合は、「」に進んでください。
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「法的事項」を選択し、 削除したい事項に移動します。 |
| 3 |
クリック |
| 4 |
[続行] をクリックして確定します。 または、削除したい項目を選択し、右側のペインに移動して、[削除] をクリックすることもできます。 |
カストディアンのリストをエクスポートします。
問題を削除します。