Zodra u uw vergadering hebt gepland, wordt er automatisch een e-mail naar de uitgenodigde personen gestuurd om hen dit te laten weten. Als u de uitnodiging wijzigt of annuleert, stuurt het systeem iedereen automatisch een nieuwe e-mail zodat ze up-to-date zijn.

1

Meld u aan bij uw Cisco Webex-site en selecteer Plannen om de pagina Een vergadering plannen te openen.

2

(Optioneel) Als u vergaderingssjablonen hebtopgeslagen, kunt u er een selecteren uit de Vergaderingssjablonen.

3

Selecteer een Vergaderingstype in het vervolgkeuzelijst.

Vergaderingstypen zijn standaard of aangepaste sets vergaderingsfuncties die beschikbaar zijn op uw site. Er kan een of meerdere vergaderingstypen aan uw account zijn gekoppeld.

4

Voer een naam in voor de vergadering in Vergaderonderwerp, voeg het wachtwoord toe of wijzig het en selecteer de Datum en tijd voor uw vergadering.

5

Stel de vergadering zo in dat deze wordt herhaald door het selectievakje Herhaling in te stellen.

U kunt plannen dat uw vergadering dagelijks, tweewekelijks, maandelijks of met een andere naam wordt gehouden.

6

Voer in het gedeelte Deelnemers het e-mailadres in van de personen die u uitnodigt. In het veld Deelnemers worden personen voor wie u onlangs een uitnodiging hebt gedaan, een bestaand account op uw Webex-site, distributielijst contactpersonen en uw adresboek.

7

(Optioneel) Als u een deelnemer wilt opgeven als een cohost, selecteert u naast hun naam.

8

Als uw sitebeheerder Traceercodes heeft ingeschakeld, klikt u op Traceercode bewerken om de vereiste gegevens in te voeren.


 
U kunt alle traceercodegegevens van uw sitebeheerderkrijgen.
9

Selecteer Geavanceerde opties tonen voor meeropties.

U kunt de volgende opties instellen voor uw Cisco Webex website:

  • In Opties vooraudioverbinding:

    • Typeaudioverbinding - Kies een van de volgende opties:

      • Webex-audio: bevat inroep-, teruggesprek en computeraudio-opties. De telefoonopties kunnen onder andere gratis en wereldwijde in belnummers omvatten, evenals de mogelijkheid de tonen voor binnenkomst en vertrek in te stellen.

        Alleen VoIPgebruiken: beperkt alle deelnemers tot het gebruik van computeraudio.

        Andere teleconferentie –Hiermee kunt u teleconferentiegegevens van derden invoeren.


         
        Gebruikers die liever niet-geïntegreerde audio-teleconferenties gebruiken, kunnen dit doen voor vergaderingen Cisco Webex, Webex Teams en vergaderingen met ingeschakeld videoapparaat door hun -servicesite. Als u deze functie wilt gebruiken voor Webex Teams, moet uw site worden beheerd in of gekoppeld aan Webex Control Hub.
      • Gratis nummerweergeven— Geeft een gratis nummer weer voor uw gasten om in te bellen via hun telefoon.

      • E internationaal inbelnummer aan deelnemers weergeven: geeft een nummer weer voor uw gastenom in te bellen voor het land van uw keuze.

        Klik op de vervolgkeuzepijl naast Teleconferentielocatie gebruiken om het land te selecteren.

    • Toon voor deelnemen en verlaten - Selecteer een toon die u wilt horen wanneer een deelnemer zich bij devergadering voegt of deze verlaat.


       
      Wanneer Webex-audio met de functie Naam aankondigen gebruikt, kunnen deelnemers die de optie Computer gebruiken voor audio selecteren, hun naam niet opnemen en aankondigen.
    • Deelnemers dempen

      —U kunt kiezen uit de volgende opties:
      • Deelnemers toestaan het dempen van hun geluid in de vergadering op te geven

        —Als u ervoor hebt gekozen om deelnemers te dempen wanneer ze deelnemen aan de vergadering, selecteert u deze optie om het dempen van deelnemers tijdens de vergadering op te geven.

         
        Als u wilt dat alleen de host of de co-host het dempen van deelnemers kan dempen, laat u deze optie uitgeschakeld.
      • Deelnemers altijd dempen wanneer ze deelnemen aan de vergadering

        —Deelnemers worden automatisch gedempt wanneer ze deelnemen aan de vergadering. Deelnemers kunnen hun hand op steekt als ze tijdens een vergadering willen spreken. Zie Deelnemers aan een vergadering weergeven met de hand omhoog in Cisco Webex Meetings en Events voor meerinformatie.
  • Voer in Agenda de context of gegevens in die uw deelnemers over de komende vergadering moetenhebben.

  • In Planningsopties kunt u het volgende doen:

    • Cohost: maak automatisch de eerste persoon die aan de vergadering deelt als cohost, als

      • hebben ze een hostaccount op de site,

      • of als ze deelnemen via een geverifieerd Cisco-videoapparaat binnen uw organisatie.

    • Automatisch opnemen— Automatisch beginnen met opnemen wanneer de vergadering start.

    • Wachtwoord uitsluiten — Voor extra beveiliging sluit u het wachtwoord niet in dee-mailuitnodiging uit.

    • Openbare vergadering- Weergegeven in openbare agenda. Deze optie moet zijn ingeschakeld door uw sitebeheerder.

    • Deelnemen vóór host- Vóór de host het vakje in om deelnemers toe te staan deel te nemen aan de vergadering voordat u de vergadering start. Kies of deelnemers 0-15 minuten voor de vergadering mogen deelnemen. Als deze optie grijs wordt weergegeven, is deze niet beschikbaar voor uw site.

    • Deelsessies— Schakel Deelsessies inschakelen in als u de deelsessiefunctie wilt inschakelen wanneer de vergadering start.

      U kunt deelnemers vooraf toewijzen aan deelsessies.

    • Alleenuitgenodigd: hiermee kunt u de toegang tot de vergadering beperken tot uitgenodigde deelnemers.

    • Ontgrendelde vergaderingen: kies wat er gebeurt wanneer gasten deelnemen aan ontgrendelde vergaderingen. Gasten zijn personen die geen account voor uw Webex-site hebben, personen met accounts die niet zijn aangemeld bij uw site, externe videosystemen die niet zijn geregistreerd op uw site of mensen die alleen via de telefoon deelnemen.

      • Gasten kunnen deelnemen aan de vergadering — Selecteer Gasten toestaan deel te nemen aan uw vergadering zonder dat ze een account op uw site nodig hebbenof zich aanmelden.

      • Gasten wachten in de lobby totdat de host hen toelaat: selecteer deze optie om automatisch gasten in de lobby te plaatsen wanneerze proberen deel te nemen.

      • Gasten kunnen niet deelnemen aan de vergadering - Selecteer of u alleen wilt dat deelnemers met accounts op uw Webex-site en die zijn aangemeld bijhun account, deelnemen. Deelnemers moeten een telefoonnummer en audiopin code toevoegen aan hun voorkeuren voordat ze kunnen deelnemen vanaf audioapparaten. Dit biedt betere beveiliging.

    • Automatisch vergrendelen — Vink het selectievakje aan om uw vergadering automatisch na het begin te vergrendelen en kies vervolgens hoeveel minuten u wilt voordat uwvergadering wordt vergrendeld.

    • Registratie:selecteer Registratie verplichten deelnemerregistratie deelnemers te verplichten zich te registreren en toestemming te krijgen van de host voordat ze aan de vergadering deelnemen. Selecteer de gedetailleerde registratiegegevens die deelnemers moeten verstrekken. Iedere deelnemer die zich registreert, moet die informatie verstrekken.

      Als u de registratieverzoeken automatisch wilt accepteren, schakelt u het selectievakje Automatisch alle registratieverzoeken accepterenin. Schakel deze optie niet in als u de registratie van een deelnemer handmatig wilt accepteren of afwijzen.

    • Audio van deelnemers:deelnemers kunnen vóór de begintijd verbinding maken met audio.

    • Presentator deelnemer: de eerstedeelnemer die deel neemt, zal de presentator zijn.

    • E-mailherinnering : kies ervoor om 10-50 minuten voor het begin van de vergadering een e-mailherinneringte verzenden.

    • Vergaderopties- Selecteer Vergaderingsopties bewerken en selecteer de opties die u deelnemers wilt bieden wanneer de vergadering begint.

    • Deelnemersrechten : selecteer Bewerken deelnemersrechten en selecteer de rechten die u deelnemers wilt gevenwanneer de vergadering begint.

10

Om deze instellingen voor toekomstig gebruik op te slaan als sjabloon, klikt u op Opslaan als sjabloon.

11

Als u uw vergadering direct wilt starten, klikt u op Starten . Als u later vergadert, klikt u opPlannen.

Een vergadering plannen. Meer informatie

Voor geplande vergaderingen kunt u de vergadering toevoegen aan uw agenda door de vergadering te openen vanuit Vergaderingen > Toevoegen aan mijn agendaToevoegen aan mijn agenda. Deze optie verschijnt naast de naam van de vergadering:

Vergaderdetails

Een iCalender-bestand (.ics) wordt gedownload. Selecteer het ICS-bestand en accepteer de vergadering. Als u anderen wilt uitnodigen voor uw vergadering, verzendt u het ICS-bestand als een e-mailbijlage.

1

Selecteer Vanaf uw Cisco Webex-site Vergadering plannen > om naar de pagina Een vergadering plannen te gaan.

2

Als u al eerder vergaderingssjablonen hebt opgeslagen, kunt u er een selecteren in de Vergaderingssjablonen.

3

Selecteer een vergaderingstype in het vervolgkeuzelijst als er meer dan een aan uw account is gekoppeld. Vergaderingstypen zijn de standaard of aangepaste sets vergaderingsfuncties die beschikbaar zijn op uw site.

4

Voer een naam in voor de vergadering in Vergaderonderwerp, voeg indien nodig het wachtwoord toe of wijzig het en selecteer de Datum en tijd voor uw vergadering.

5

Stel de vergadering zo in dat deze wordt herhaald door het selectievakje Herhaling in te stellen. U kunt plannen dat uw vergadering dagelijks, tweewekelijks, maandelijks of met een andere naam wordt gehouden.

6

Voer in het gedeelte Deelnemers het e-mailadres in van de personen die u uitnodigt. In het veld Deelnemers worden mensen voor wie u hebt uitgenodigd, bestaande accounts op uw Cisco Webex-site en contactpersonen in uw adresboek. Als de persoon een e-hostaccount uw -site heeft, kunt u deze persoon aan als alternatieve host aan de hand van deze persoon door naast zijn of haar naam te klikken.

7

Als uw sitebeheerder Traceercodes heeft ingeschakeld, klikt u op Traceercode bewerken om de vereiste gegevens in te voeren.


 

U kunt alle traceercodegegevens van uw sitebeheerderkrijgen.

8

Voor andere opties selecteert u Geavanceerde opties tonen.

De Cisco Webex siteopties kunnen worden ingesteld met de volgende gegevens:

  • In Opties vooraudioverbinding:

    • Typeaudioverbinding - Kies een van de volgende opties:

      • Webex-audio: bevat inroep-, teruggesprek en computeraudio-opties. De telefoonopties kunnen onder andere gratis en wereldwijde in belnummers omvatten, evenals de mogelijkheid de tonen voor binnenkomst en vertrek in te stellen.

        Alleen VoIPgebruiken: beperkt alle deelnemers tot het gebruik van computeraudio.

        Andere teleconferentie –Hiermee kunt u teleconferentiegegevens van derden invoeren.


         

        Gebruikers die liever niet-geïntegreerde audioconferenties gebruiken, kunnen dit doen voor vergaderingen Webex Teams vergaderingen waar videoapparaat en video zijn ingeschakeld die door hun servicewebsite worden ondersteund. Als u deze functie wilt gebruiken voor Webex Teams, moet uw site worden beheerd in of gekoppeld aan Webex Control Hub.

      • Gratis nummerweergeven— Geeft een gratis nummer weer voor uw gasten om in te bellen via hun telefoon.

      • E internationaal inbelnummer aan deelnemers weergeven: geeft een nummer weer voor uw gastenom in te bellen voor het land van uw keuze.

        Klik op de vervolgkeuzepijl naast Teleconferentielocatie gebruiken om het land te selecteren.

    • Toon voor deelnemen en verlaten - Selecteer een toon om te horen wanneer een gast aan de vergadering deel gaat nemenof deze verlaat.


       

      Als de optie Webex-audio Naam aankondigen is geselecteerd, krijgen personen die deelnemen via de optie Computer gebruiken voor audio niet de optie om hun naam op te nemen en aan te kondigen.

  • Voer in Agenda de context of gegevens in die uw deelnemers over de komende vergadering moetenhebben.

  • In Planningsopties kunt u het volgende doen:

    • Account verplichten: controleer Deelnemers verplichten om een account te hebben op deze website om aan deze vergadering te kunnen deelnemen, als u alleen wilt dat deelnemers die accounts hebben op uwWebex-site en die zich bij hun account hebben aangemeld, kunnen deelnemen. Deelnemers moeten een telefoonnummer en audiopin code toevoegen aan hun voorkeuren voordat ze kunnen deelnemen vanaf audioapparaten. Dit biedt betere beveiliging.

    • Alternatieve host : laat iedereen met een hostaccount op deze site of iedereen die deel genomen heeft vanaf een geverifieerdCisco-videoapparaat in deze organisatie mijn vergadering hosten.

    • Automatisch opnemen— Automatisch beginnen met opnemen wanneer de vergadering start.

    • Wachtwoord uitsluiten — Voor extra beveiliging sluit u het wachtwoord niet in dee-mailuitnodiging uit.

    • Openbare vergadering- Weergegeven in openbare agenda. Deze optie moet zijn ingeschakeld door uw sitebeheerder.

    • Deelnemen vóór host- Vóór de host het vakje in om deelnemers toe te staan deel te nemen aan de vergadering voordat u de vergadering start. Kies of deelnemers 0-15 minuten voor de vergadering mogen deelnemen.

    • Registratie:selecteer Registratie verplichten deelnemerregistratie deelnemers te verplichten zich te registreren en toestemming te krijgen van de host voordat ze aan de vergadering deelnemen. Selecteer de gedetailleerde registratiegegevens die deelnemers moeten verstrekken. Iedere deelnemer die zich registreert, moet die informatie verstrekken.

      Als u automatisch registratieverzoeken wilt accepteren, schakelt u het selectievakje Automatisch alle registratieverzoeken accepterenin. Schakel deze optie niet in als u de registratie van een deelnemer handmatig wilt accepteren of afwijzen.

    • Audio van deelnemers:deelnemers kunnen vóór de begintijd verbinding maken met audio.

    • Presentator deelnemer: de eerstedeelnemer die deel neemt, zal de presentator zijn.

    • E-mailherinnering : kies ervoor om 10-50 minuten voor het begin van de vergadering een e-mailherinneringte verzenden.

    • Vergaderopties- Selecteer Vergaderingsopties bewerken en selecteer de opties die u deelnemers wilt bieden wanneer de vergadering begint.

    • Deelnemersrechten : selecteer Bewerken deelnemersrechten en selecteer de rechten die u deelnemers wilt gevenwanneer de vergadering begint.

9

Als u deze instellingen wilt opslaan om in de toekomst als sjabloon te gebruiken, klikt u op Opslaan als sjabloon. U kunt ook op Starten klikken om direct met de vergadering te beginnen of op Plannen als u later vergadert.

Een vergadering plannen. Meer informatie

Voor geplande vergaderingen kunt u de vergadering toevoegen aan uw agenda door de vergadering te openen vanuit Vergaderingen > Toevoegen aan mijn agendaToevoegen aan mijn agenda. Deze optie verschijnt naast de naam van de vergadering:

Vergaderdetails

Een iCalender-bestand (.ics) wordt gedownload. Selecteer het ICS-bestand en accepteer de vergadering. Als u anderen wilt uitnodigen voor uw vergadering, verzendt u het ICS-bestand als een e-mailbijlage.