Zodra u uw vergadering hebt gepland, verzendt het systeem automatisch een e-mail naar de personen die u hebt uitgenodigd om hen dit te laten weten. Als u de uitnodiging wijzigt of annuleert, stuurt het systeem iedereen automatisch een nieuwe e-mail zodat ze up-to-date zijn.

1

Meld u aan bij uw Cisco Webex-site en selecteer Plannen om de pagina Een vergadering plannen te openen.

2

(Optioneel) Als u vergaderingssjablonen hebtopgeslagen, kunt u er een selecteren uit de Vergaderingssjablonen.

3

Selecteer een Vergaderingstype in de vervolgkeuzelijst.

Vergaderingstypen zijn standaard of aangepaste sets vergaderingsfuncties die beschikbaar zijn op uw site. Er kan een of meerdere vergaderingstypen aan uw account zijn gekoppeld.

4

Voer een naam in voor de vergadering in Vergaderonderwerp, voeg het wachtwoord toe of wijzig het en selecteer de Datum en tijd voor uw vergadering.

5

Stel de vergadering zo in dat deze wordt herhaald door het selectievakje Herhaling in te stellen.

U kunt plannen dat uw vergadering dagelijks, tweewekelijks, maandelijks of maandelijks wordt gehouden.

6

Voer in het gedeelte Deelnemers het e-mailadres in van de personen die u uitnodigt. In het veld Deelnemers worden mensen uitgenodigd die u onlangs hebt uitgenodigd, bestaande accounts op uw Webex-site, uw distributielijst met contactpersonen en uw bedrijfsadresboek.

7

(Optioneel) Als u een deelnemer wilt opgeven als een cohost, selecteert u naast hun naam.

8

Als uw sitebeheerder Traceercodes heeft ingeschakeld, klikt u op Traceercode bewerken om de vereiste gegevens op te geven.


 
U kunt alle traceercodegegevens van uw sitebeheerderkrijgen.
9

Selecteer Geavanceerde opties tonen voor meeropties.

U kunt de volgende opties instellen voor uw Cisco Webex-site:

  • In Opties vooraudioverbinding:

    • Type audioverbinding- Kies een van de volgende opties:

      • Webex-audio: bevat inroep-, teruggesprek- en computeraudio-opties. De telefoonopties kunnen onder andere gratis en wereldwijde in belnummers omvatten, evenals de mogelijkheid de tonen voor binnenkomst en vertrek in te stellen.

        Alleen VoIPgebruiken: beperkt alle deelnemers tot het gebruik van computeraudio.

        Andere teleconferentie –Hiermee kunt u teleconferentiegegevens van derden invoeren.


         
        Gebruikers die liever niet-geïntegreerde audio-teleconferenties gebruiken, kunnen dit doen voor Cisco Webex, de Webex-app en vergaderingen waar videoapparaat is ingeschakeld door hun servicewebsite. Als u deze functie wilt gebruiken voor de Webex-app, moet uw site worden beheerd in of gekoppeld aan Webex Control Hub.
      • Gratis nummerweergeven— Geeft een gratis nummer weer voor uw gasten om in te bellen via hun telefoon.

      • Internationale in belnummer weergeven voor deelnemers: geeft een nummer weer voor uw gasten omin te bellen voor het land van uw keuze.

        Klik op de vervolgkeuzepijl naast Teleconferentielocatie gebruiken om het land te selecteren.

    • Toon voor deelnemen en verlaten - Selecteer een toon die u wilt horen wanneer een deelnemer zich bij devergadering voegt of deze verlaat.


       
      Wanneer deelnemers webex-audio gebruiken met de functie Naam aankondigen, kunnen deelnemers die de optie Computer gebruiken voor audio selecteren, hun naam niet opnemen en aankondigen.
    • Deelnemersdempen: u kunt kiezen uit de volgende opties:

      • De host en cohosts toestaan het dempen van deelnemers op te geven (modus voor dempen beperkt)

        —Hosts en cohosts kunnen het dempen van deelnemers rechtstreeks aansturen zonder een verzoek voor dempen op te sturen. Dit is beschikbaar in 41.2 en latere Webex-sites.
      • Deelnemers toestaan om het dempen van zichzelf op te heffen in de vergadering

        —Als u ervoor hebt gekozen om deelnemers te dempen wanneer ze deelnemen aan de vergadering, selecteert u deze optie om het dempen van deelnemers tijdens de vergadering op te geven.

         
        Als u wilt dat alleen de host of de co-host het dempen van deelnemers kan dempen, laat u deze optie uitgeschakeld.
      • Deelnemers altijd dempen wanneer ze deelnemen aan de vergadering

        —Deelnemers worden automatisch gedempt wanneer ze deelnemen aan de vergadering. Deelnemers kunnen hun hand op steekt als ze tijdens een vergadering willen spreken. Zie Deelnemers aan vergaderingen weergeven met de hand omhoog in Cisco Webex Meetings en Events voor meerinformatie.
  • Voer in Agenda de context of gegevens in die uw deelnemers over de komende vergadering moetenhebben.

  • In Planningsopties kunt u het volgende doen:

    • Cohost: maak automatisch de eerste persoon die aan de vergadering deelt als cohost, als

      • hebben ze een hostaccount op de site,

      • of als ze deelnemen vanaf een geverifieerd Cisco-videoapparaat binnen uw organisatie.

    • Automatisch opnemen- Automatisch beginnen met opnemen wanneer de vergadering start.

    • Wachtwoord uitsluiten — Voor extra beveiliging sluit u het wachtwoord niet in dee-mailuitnodiging uit.

    • Openbare vergadering- Weergegeven in openbare agenda. Deze optie moet zijn ingeschakeld door uw sitebeheerder.

    • Deelnemen vóór host - Vóór de host het selectievakje in om deelnemers toe te staan deel tenemen aan de vergadering voordat u de vergadering start. Kies of deelnemers 0-15 minuten voor de vergadering mogen deelnemen. Als deze optie grijs wordt weergegeven, is deze niet beschikbaar voor uw site.

    • Deelsessies— Schakel Deelsessies inschakelen in als u de deelsessiefunctie wilt inschakelen wanneer de vergadering start.

      U kunt deelnemers vooraf toewijzen aan deelsessies.

    • Alleenuitgenodigd: hiermee kunt u de toegang tot de vergadering beperken tot uitgenodigde deelnemers.

    • Ontgrendelde vergaderingen: kies wat er gebeurt wanneer gasten deelnemen aan ontgrendelde vergaderingen. Gasten zijn personen die geen account voor uw Webex-site hebben, personen met accounts die niet zijn aangemeld bij uw site, externe videosystemen die niet zijn geregistreerd op uw site of mensen die alleen via de telefoon deelnemen.

      • Gasten kunnen deelnemen aan de vergadering — Selecteer Gasten toestaan deel te nemen aan uw vergadering zonder dat ze een account op uw site nodig hebbenof zich aanmelden.

      • Gasten wachten in de lobby totdat de host hen toelaat: selecteer deze optie om automatisch gasten in de lobby te plaatsen wanneerze proberen deel te nemen.

      • Gasten kunnen niet deelnemen aan de vergadering - Selecteer of u alleen wilt dat deelnemers met accounts op uw Webex-site en die zijn aangemeld bijhun account, deelnemen. Deelnemers moeten een telefoonnummer en audiopin code toevoegen aan hun voorkeuren voordat ze kunnen deelnemen vanaf audioapparaten. Dit biedt betere beveiliging.

    • Automatisch vergrendelen - Selecteer het selectievakje om uw vergadering automatisch na het starten te vergrendelen en kies vervolgens hoeveel minuten u wilt voordat uwvergadering wordt vergrendeld.

    • Registratie : selecteer Deelnemerregistratie vereisen om ervoor te kiezen dat deelnemers zich moeten registreren en goedkeuring moeten ontvangen voordat ze aande vergadering kunnen deelnemen. Selecteer de gedetailleerde registratiegegevens die deelnemers moeten verstrekken. Iedere deelnemer die zich registreert, moet die informatie verstrekken.

      Als u de registratieverzoeken automatisch wilt accepteren, schakelt u het selectievakje Automatisch alle registratieverzoeken accepterenin. Schakel deze optie niet in als u de registratie van een deelnemer handmatig wilt accepteren of afwijzen.

    • Audio van deelnemers:deelnemers kunnen vóór de begintijd verbinding maken met audio.

    • Presentator deelnemer: de eerstedeelnemer die deel neemt, zal de presentator zijn.

    • E-mailherinnering : kies ervoor om 10-50 minuten voor het begin van de vergadering een e-mailherinneringte verzenden.

    • Vergaderopties- Selecteer Vergaderingsopties bewerken en selecteer de opties die u deelnemers wilt bieden wanneer de vergadering begint.

    • Deelnemersrechten: selecteer Deelnemersrechten bewerken en selecteer de rechten die u deelnemers wilt gevenwanneer de vergadering begint.

10

Om deze instellingen voor toekomstig gebruik op te slaan als sjabloon, klikt u op Opslaan als sjabloon.

11

Als u uw vergadering direct wilt starten, klikt u op Starten . Als u later vergadert, klikt u opPlannen.

Een vergadering plannen. Meer informatie

Voor geplande vergaderingen kunt u de vergadering toevoegen aan uw agenda door de vergadering te openen vanuit Vergaderingen > Toevoegen aan mijn agendaToevoegen aan mijn agenda. Deze optie verschijnt naast de naam van de vergadering:

Vergaderdetails

Een iCalender-bestand (.ics) wordt gedownload. Selecteer het ICS-bestand en accepteer de vergadering. Als u anderen wilt uitnodigen voor uw vergadering, verzendt u het ICS-bestand als een e-mailbijlage.

1

Selecteer vanaf uw Cisco Webex-site Vergadering > om naar de pagina Een vergadering plannen te gaan.

2

Als u al eerder vergaderingssjablonen hebt opgeslagen, kunt u er een selecteren in de Vergaderingssjablonen .

3

Selecteer een vergaderingstype in de vervolgkeuzelijst als er meer dan een aan uw account is gekoppeld. Vergaderingstypen zijn de standaard of aangepaste sets vergaderingsfuncties die beschikbaar zijn op uw site.

4

Voer een naam in voor de vergadering in Vergaderonderwerp, voeg indien nodig het wachtwoord toe of wijzig het en selecteer de Datum en tijd voor uw vergadering.

5

Stel de vergadering zo in dat deze wordt herhaald door het selectievakje Herhaling in te stellen. U kunt plannen dat uw vergadering dagelijks, tweewekelijks, maandelijks of maandelijks wordt gehouden.

6

Voer in het gedeelte Deelnemers het e-mailadres in van de personen die u uitnodigt. In het veld Deelnemers worden mensen voor wie u eerder hebt uitgenodigd, bestaande accounts op uw Cisco Webex-site en contactpersonen in uw adresboek uitgenodigd. Als de persoon een hostaccount heeft op uw -site, kunt u deze persoon aan als alternatieve host aanmaken door naast zijn of haar naam te klikken.

7

Als uw sitebeheerder Traceercodes heeft ingeschakeld, klikt u op Traceercode bewerken om de vereiste gegevens in te voeren.


 

U kunt alle traceercodegegevens van uw sitebeheerder krijgen.

8

Voor andere opties selecteert u Geavanceerde opties tonen .

De opties van uw Cisco Webex-site kunnen worden ingesteld met de volgende opties:

  • In Opties voor audioverbinding:

    • Type audioverbinding - Kies een van de volgende opties:

      • Webex-audio: bevat in call-in, terugroepen en audio-opties voor computer. De telefoonopties kunnen onder andere gratis en wereldwijde in belnummers omvatten, evenals de mogelijkheid de tonen voor binnenkomst en vertrek in te stellen.

        Alleen VoIP gebruiken: beperkt alle deelnemers tot het gebruik van computeraudio.

        Andere teleconferentie – Hiermee kunt u teleconferentiegegevens van derden invoeren.


         

        Gebruikers die liever niet-geïntegreerde audio-teleconferenties gebruiken, kunnen dat doen voor vergaderingen via de Webex-app die zijn ingeschakeld voor video en apparaten die worden ondersteund door de website van hun service. Als u deze functie wilt gebruiken voor de Webex-app, moet uw site worden beheerd in of gekoppeld aan Webex Control Hub.

      • Gratis nummer weergeven— Geeft een gratis nummer weer voor uw gasten om in te bellen via hun telefoon.

      • Internationale in belnummer weergeven voor deelnemers: geeft een nummer weer voor uw gasten om in te bellen voor het land van uw keuze.

        Klik op de vervolgkeuzepijl naast Teleconferentielocatie gebruiken om het land te selecteren.

    • Toon voor deelnemen en verlaten - Selecteer een toon om te horen wanneer een gast aan de vergadering deel gaat nemen of deze verlaat.


       

      Als de optie Webex-audio wordt gebruikt en de functie Naam aankondigen is geselecteerd, krijgen personen die deelnemen via de optie Computer gebruiken voor audio niet de optie om hun naam op te nemen en aan te kondigen.

  • Voer in Agenda de context of gegevens in die uw deelnemers over de komende vergadering moeten hebben.

  • In Planningsopties kunt u het volgende doen:

    • Account verplichten: controleer Deelnemers verplichten om een account te hebben op deze website om aan deze vergadering te kunnen deelnemen, als u alleen wilt dat deelnemers die accounts hebben op uw Webex-site en die zich bij hun account hebben aangemeld, kunnen deelnemen. Deelnemers moeten een telefoonnummer en audiopin code toevoegen aan hun voorkeuren voordat ze kunnen deelnemen vanaf audioapparaten. Dit biedt betere beveiliging.

    • Alternatieve host : iedereen met een hostaccount op deze site of iedereen die deel nemen vanaf een geverifieerd Cisco-videoapparaat in deze organisatie kan mijn vergadering hosten.

    • Automatisch opnemen - Automatisch beginnen met opnemen wanneer de vergadering start.

    • Wachtwoord uitsluiten - Voor extra beveiliging sluit u het wachtwoord niet in de e-mailuitnodiging uit.

    • Openbare vergadering - Weergegeven in openbare agenda. Deze optie moet zijn ingeschakeld door uw sitebeheerder.

    • Deelnemen vóór host - Vóór de host het vakje in om deelnemers toe te staan deel te nemen aan de vergadering voordat u de vergadering start. Kies of deelnemers 0-15 minuten voor de vergadering mogen deelnemen.

    • Registratie : selecteer Deelnemerregistratie vereisen om ervoor te kiezen dat deelnemers zich moeten registreren en toestemming moeten ontvangen voor de host voordat ze aan de vergadering deelnemen. Selecteer de gedetailleerde registratiegegevens die deelnemers moeten verstrekken. Iedere deelnemer die zich registreert, moet die informatie verstrekken.

      Als u automatisch registratieverzoeken wilt accepteren, schakelt u het selectievakje Automatisch alle registratieverzoeken accepteren in. Schakel deze optie niet in als u de registratie van een deelnemer handmatig wilt accepteren of afwijzen.

    • Audio van deelnemers: deelnemers kunnen vóór de begintijd verbinding maken met audio.

    • Presentator deelnemer: de eerste deelnemer die deel neemt, zal de presentator zijn.

    • E-mailherinnering : kies ervoor om 10-50 minuten voor het begin van de vergadering een e-mailherinnering te verzenden.

    • Vergaderopties - Selecteer Vergaderingsopties bewerken en selecteer de opties die u deelnemers wilt bieden wanneer de vergadering begint.

    • Deelnemersrechten: selecteer Deelnemersrechten bewerken en selecteer de rechten die u deelnemers wilt geven wanneer de vergadering begint.

9

Als u deze instellingen wilt opslaan om in de toekomst als sjabloon te gebruiken, klikt u op Opslaan als sjabloon . U kunt ook op Starten klikken om direct met de vergadering te beginnen of op Plannen als u later vergadert.

Een vergadering plannen. Meer informatie

Voor geplande vergaderingen kunt u de vergadering toevoegen aan uw agenda door de vergadering te openen vanuit Vergaderingen > Toevoegen aan mijn agenda Toevoegen aan mijn agenda. Deze optie verschijnt naast de naam van de vergadering:

Vergaderdetails

Een iCalender-bestand (.ics) wordt gedownload. Selecteer het ICS-bestand en accepteer de vergadering. Als u anderen wilt uitnodigen voor uw vergadering, verzendt u het ICS-bestand als een e-mailbijlage.