Наради з особистою конференцією та аудіонаради

Нарада з особистою конференцією включає аудіочастину й онлайн-частину. Запустіть аудіочастину, і на вашому вебсайті Webex буде автоматично створено онлайн-частину. Якщо ви приєдналися до аудіочастини наради й вам потрібно надати учасникам наради спільний доступ до презентації, документа або програми, можна розпочати онлайн-частину наради, до якої зможуть приєднатися учасники, водночас беручи участь у аудіочастині наради. Організатору потрібно налаштувати PIN-код аудіо й зберегти його, перш ніж він зможе створювати дані облікового запису для нарад з особистою конференцією. Щоб почати нараду, організатор має ввести свій код доступу й PIN-код.

Можна створити й зберегти до трьох облікових записів номерів особистої конференції. Плануючи нараду з особистою конференцією, виберіть один із своїх облікових записів номерів особистої конференції, який використовуватиметься для аудіочастини наради з особистою конференцією. Можна також використовувати свій обліковий запис номеру особистої конференції, щоб розпочати миттєву аудіоконференцію з будь-якого телефону, не плануючи її попередньо. Для кожного облікового запису можна створити коди доступу організаторів і відвідувачів. Якщо для вашого вебсайту ввімкнено параметр виклику на міжнародний номер телефону системи, він також буде доступний для облікових записів номеру особистої конференції, які ви створюєте.

У вашому обліковому записі номеру особистої конференції також вказано код доступу організатора, який потрібно використовувати для запуску аудіочастини наради з особистою конференцією, а також коди доступу відвідувачів, які ті можуть використовувати для приєднання до аудіочастини наради.

Обліковий запис для особистих конференцій можна видалити в будь-який час.

Функція нарад з особистою конференцією доступна, лише якщо вебсайт підтримує можливості особистої конференції та якщо на вебсайті використовується аудіо Webex. Можна провести аудіоконференцію Webex на вимогу в будь-який час і в будь-якому місці. Окрім того, можна використовувати свій номер особистої конференції в разі планування звичайних нарад Webex.

Налаштуйте особисті облікові записи у Webex Meetings.

1

Перейдіть до розділу Мій Webex > Бажані параметри.

2

Біля розділу «Аудіо» виберіть Налаштувати.

Організатору потрібно налаштувати PIN-код аудіо й зберегти його, перш ніж він зможе створювати дані облікового запису для нарад з особистою конференцією.

3

У розділі «Особисті конференції» виберіть Створити обліковий запис.

Можна створити до трьох облікових записів для особистих конференцій.

Облікові записи для особистих конференцій включають код доступу й PIN-код організатора, які використовуються для запуску аудіочастини наради з особистою конференцією. Вони також включають код доступу відвідувачів, за яким можуть приєднатися інші. Щоб почати нараду, організатор має ввести свій код доступу й PIN-код.

Необхідно вибрати один зі своїх облікових записів для особистих конференцій під час планування наради з особистою конференцією. Можна також використовувати один із цих облікових записів, щоб розпочати миттєву нараду з особистою конференцією з будь-якого телефону, не плануючи її попередньо.

Обліковий запис для особистих конференцій можна видалити в будь-який час.

4

Натисніть Зберегти.

Заплануйте нараду зі свого вебсайту Webex.

1

На панелі переміщень ліворуч на своєму вебсайті Cisco Webex виберіть Наради, потім клацніть Запланувати .

2

Для параметра Тип наради виберіть Особиста конференція Webex.

3

Заповніть решту інформації, необхідної для наради, і клацніть Запланувати.

  • Якщо службу Webex інтегровано з Outlook, вона надає основні параметри планування наради. Деякі параметри, доступні на вашому вебсайті Webex, можуть бути недоступні в інтеграції Webex в Outlook.

  • Інтеграція Webex в Outlook не підтримує всі параметри повторення, доступні в Microsoft Outlook.

  • Час початку для будь-яких запрошень на нараду, надісланих із Microsoft Outlook, відображається в часовому поясі, встановленому на комп’ютері, і може не збігатися з бажаними параметрами часового поясу, заданими на вашому вебсайті Webex.

1

Щоб запланувати нараду з особистою конференцією, виконайте одну з перелічених далі дій.

  • Виберіть Нові елементи > Нарада або зустріч або в календарі Microsoft Outlook виберіть Створити нараду або Створити зустріч.
  • Виберіть значок планування на панелі інструментів підвищення продуктивності Webex.
  • Виберіть Запланувати нараду > Запланувати нараду з особистою конференцією або Запланувати аудіонараду на панелі інструментів Microsoft Outlook.

Перш ніж ви матимете змогу ввести загальну інформацію про нараду, слід задати налаштування Webex.

2

На нараді або зустрічі Outlook уведіть загальну інформацію про нараду.

  1. Уведіть тему наради в полі Тема.

  2. У списках Час початку і Час завершення задайте час початку й завершення наради.

  3. (Необов’язково.) Щоб задати шаблон повторення для наради, натисніть Повторення, а потім виберіть параметри повторення. Інформацію про відмінності шаблонів повторення Webex і Microsoft Outlook див. в статті Обмеження шаблонів повторення для інтеграції Cisco Webex в Outlook.

  4. (Необов’язково.) Задайте будь-які інші параметри, наприклад сповіщення про нараду.

3

Уведіть імена або адреси електронної пошти запрошених гостей у полі Кому.

Якщо під час планування наради вибрано параметр «Зустріч», виберіть Помічник із планування, щоб відобразити поле Кому.

4

Виберіть Додати нараду з особистою конференцією.

Цей крок не є обов’язковим, якщо під час виконання кроку 1 вибрано параметр «Запланувати нараду з особистою конференцією».

5

Якщо необхідно, уведіть запитувану інформацію про нараду з особистою конференцією.

6

Якщо необхідно, на вкладці «Аудіо й відстежування» в налаштуваннях Webex виберіть тип підключення до аудіо й інші необхідні параметри.

7

(Необов’язково.) Виберіть вкладку «Ресурси», щоб додати альтернативних організаторів.

Альтернативний організатор — це користувач, який має дозвіл розпочинати й проводити нараду, коли ви не можете її відвідати. Додаткову інформацію див. в статті Додавання альтернативних організаторів для запланованих нарад і нарад в особистій кімнаті.

8

Виберіть ОК.

9

Виберіть Надіслати, щоб надіслати гостям запрошення на нараду.

Налаштуйте нараду з особистою конференцією за допомогою інтеграції Webex в Outlook для Mac.

1

Виконайте одну з перелічених далі дій.

  • На панелі інструментів Mac виберіть значок кульки Webex і натисніть Запланувати нараду з особистою конференцією.

  • В Outlook виберіть значок кульки Webex і натисніть Запланувати нараду з особистою конференцією.

2

Уведіть загальну інформацію про нараду.

  1. Уведіть тему наради в полі Тема.

  2. У списках Час початку і Час завершення задайте час початку й завершення наради.

  3. Щоб задати шаблон повторення для наради, натисніть Повторення, а потім виберіть параметри повторення. Додаткову інформацію див. в статті Обмеження щодо шаблонів повторення для інтеграції Webex в Outlook.

  4. (Необов’язково.) Задайте інші параметри, які надає Microsoft Outlook, наприклад сповіщення про нараду.

3

Уведіть імена або адреси електронної пошти запрошених гостей у полі Кому.

Якщо під час планування наради вибрано параметр «Зустріч», виберіть Запросити відвідувачів, щоб відобразити поле Кому.

4

Виберіть Додати нараду з особистою конференцією.

5

Якщо необхідно, уведіть запитувану інформацію про нараду з особистою конференцією.

6

Задайте налаштування наради з особистою конференцією.

  1. (Необов’язково.) Введіть пароль наради для запрошених гостей Webex. Якщо на вашому вебсайті пароль наради є обов’язковим, поруч із відповідним полем відображається зірочка.

  2. (Необов’язково.) Зі списку запрошених гостей виберіть альтернативних організаторів для наради. Додаткову інформацію див. в статті Додавання альтернативних організаторів для запланованих нарад і нарад в особистій кімнаті.

  3. Виберіть, яке підключення до аудіо використовувати.

7

Виберіть Надіслати, щоб надіслати гостям запрошення на нараду.

1

Щоб запланувати нараду з особистою конференцією, виконайте описані далі дії.

  • У календарі Lotus Notes виберіть Schedule a Meeting (Запланувати нараду).
  • Виберіть значок планування на панелі інструментів підвищення продуктивності Webex.
Буде відображено вкладку «Новий запис календаря».
2

Виберіть Додати нараду з особистою конференцією або Додати аудіонараду.

3

Якщо необхідно, уведіть запитувану інформацію про нараду з особистою конференцією.

4

Уведіть загальну інформацію про нараду.

  1. Уведіть тему наради.

  2. Задайте час початку й завершення наради.

  3. (Необов’язково.) Щоб задати шаблон повторення для наради, натисніть Повторити, а потім виберіть параметри повторення. Додаткову інформацію див. в статті Вибір шаблону повторення для наради.

  4. (Необов’язково.) Задайте інші параметри, які надає Lotus Notes, наприклад сповіщення про нараду.

5

Щоб запросити користувачів на нараду, виберіть значок адресної книги й на панелі Запрошені гості виберіть імена запрошених гостей або введіть їх вручну.

Будь-які відвідувачі, яких ви запрошуєте за допомогою інтеграції Webex у Lotus Notes, не відображатимуться в списку відвідувачів наради на вашому вебсайті Webex.

Додаткову інформацію про запрошення відвідувачів у Lotus Notes див. в довідці Lotus Notes.

6

Обробіть запрошення.

  • Виберіть Зберегти й надіслати запрошення, щоб надіслати запрошення відвідувачам.
  • Натисніть кнопку Зберегти як чернетку і запросіть відвідувачів на заплановану нараду пізніше.

Після планування наради можна змінити будь-які її налаштування.

Інструменти підвищення продуктивності Webex додають заплановану нараду до календаря Lotus Notes і загальнодоступного календаря на вашому вебсайті Webex.

За допомогою параметрів повторення Lotus Notes можна задати шаблон повторення наради. Наприклад, можна вказати, що нарада повторюватиметься щосереди о 14:00 до певної дати. Інтеграція WebEx у Lotus Notes дозволяє запланувати нараду на кожен день, заданий у шаблоні повторення.

Однак залежно від служби, яку ви використовуєте, деякі параметри повторення Lotus Notes можуть не підтримуватися. Додаткову інформацію див. в статті Обмеження щодо шаблонів повторення в інтеграції Webex для Lotus Notes.

1

Якщо нараду заплановано за допомогою інтеграції WebEx у Lotus Notes, відкрийте запис календаря в календарі Lotus Notes.



З’явиться діалогове вікно «Параметри повторення».
2

Задайте параметри повторення в діалоговому вікні й натисніть ОК.

У таблиці нижче описано відмінності шаблонів повторення Webex і Lotus Notes.

Таблиця 1. Webex Meetings

Тип

Параметр Lotus Notes

Перетворено на параметр наради Webex

Weekly

Один раз на 1–8 тижнів у: [понеділок, вівторок, середу, четвер, п’ятницю, суботу, неділю]

Для Meeting Center:

один раз на 1–8 тижнів у: [понеділок, вівторок, середу, четвер, п’ятницю, суботу, неділю]

Для подій Event Center і навчальних сеансів Training Center:

щотижня у: [понеділок, вівторок, середу, четвер, п’ятницю, суботу, неділю]

Якщо запланувати нараду, яка повторюється один раз на X тижнів, де X більше 1, в Lotus Notes, то цю нараду буде заплановано в Lotus Notes як ви вказали, але на вашому вебсайті Webex ця нарада відображатиметься як щотижнева.

Monthly

Відлік із кінця місяця

Не підтримується

Yearly

Один раз на 1–10 років

Щороку.

Якщо запланувати нараду, яка повторюється один раз на X років, де X більше 1, в Lotus Notes, то цю нараду буде заплановано в Lotus Notes як ви вказали, але на вашому вебсайті Webex ця нарада відображатиметься як щорічна.

Custom

Користувацькі налаштування

Не підтримується

End date

Почати з дати до дати

Якщо період перевищує один рік, він перетворюється на один рік.

Почати з дати, продовжувати X разів

Якщо період перевищує один рік, він перетворюється на один рік.

Specify Exceptions

Не переносити

Не підтримується

Перенести на п’ятницю

Не підтримується

Перенести на понеділок

Не підтримується

Перенести на найближчий робочий день

Не підтримується

Видалити

Не підтримується

Таблиця 2. Наради з особистою конференцією Webex

Тип

Параметр Lotus Notes

Перетворено на параметр наради з особистою конференцією Webex

Daily

Один раз на 1–31 день

Щодня

Monthly

Один раз на 1–12 місяців 1–31 числа

Щомісяця на [1-й, 2-й, 3-й, 4-й, останній день], [Пн, Вт, Ср, Чт, Пт, Сб й Нд]

Відлік із кінця місяця

Не підтримується

Один раз на 1–12 місяців на [1-й, 2-й, 3-й, 4-й, останній день] [Пн, Вт, Ср, Чт, Пт, Сб й Нд]

Щотижня у [Пн, Вт, Ср, Чт, Пт, Сб, Нд]

Yearly

Один раз на 1–10 років

Не підтримується

Custom

Користувацькі налаштування

Не підтримується

End date

Почати з дати до дати

Якщо період перевищує один рік, він перетворюється на один рік.

Почати з дати, продовжувати X разів

Якщо період перевищує один рік, він перетворюється на один рік.

Specify Exceptions

Не переносити

Не підтримується

Перенести на п’ятницю

Не підтримується

Перенести на понеділок

Не підтримується

Перенести на найближчий робочий день

Не підтримується

Видалити

Не підтримується


У разі зміни або видалення повторюваної наради в Lotus Notes зверніть увагу на наведену далі інформацію.

  • Під час змінення повторюваної наради, наприклад для перенесення дати або змінення параметрів наради, зміни, внесені до одного екземпляра наради, необхідно застосувати до всіх її екземплярів, щоб ці зміни набрали чинності на вебсайті Webex. Якщо застосувати зміни лише до одного екземпляра, оновлення буде виконано в Lotus Notes, але не в календарі на вашому вебсайті.

  • Якщо скасувати один екземпляр повторюваної наради, його буде видалено з Lotus Notes, але він залишиться у вашому календарі. Необхідно видалити всі екземпляри повторюваної наради в Lotus Notes, щоб її можна було видалити з календаря.

Наради з особистою конференцією та аудіонаради не починаються автоматично в запланований час. Спочатку слід запустити аудіочастину наради, а потім запустити онлайн-частину.


Якщо підвищити пріоритет наради з особистою конференцією до онлайн-наради, лише перші 25 учасників зможуть приєднатися до онлайн-частини наради.

1

Почніть аудіочастину наради, зателефонувавши за номером, указаним в електронному запрошенні або на сторінці інформації про нараду з особистою конференцією.

Ця кнопка доступна, лише якщо аудіочастину наради з особистою конференцією вже розпочато.

2

Дотримуйтеся звукових підказок і введіть код доступу організатора й PIN-код аудіо.

Організатору потрібно налаштувати PIN-код аудіо й зберегти його, перш ніж він зможе створювати дані облікового запису для нарад з особистою конференцією.

3

Почніть онлайн-частину наради,

  1. Перейдіть за посиланням в електронному запрошенні, щоб переглянути сторінку інформації про нараду з особистою конференцією, або перейдіть на цю сторінку через свій вебсайт Webex.

  2. Щоб почати нараду, організатор має ввести свій код доступу й PIN-код.

  3. На сторінці інформації про нараду з особистою конференцією натисніть Почати.

Для облікового запису на вебсайті Webex можна налаштувати вказані далі бажані параметри.

1

Перейдіть до розділу Мій Webex > Бажані параметри.

2

Виберіть Розгорнути все, щоб розгорнути всі розділи, або виберіть окремий розділ, щоб розгорнути його.

3

Задайте бажані параметри в кожному розділі.

  • Загальне. Налаштуйте часовий пояс, мову й регіональні параметри, які використовуватимуться для вебсторінок на вебсайті Webex. Можна також вибрати сторінку за замовчуванням для кожної вкладки.

  • Налаштування «Розпочати нараду». Налаштуйте параметри за замовчуванням для миттєвих нарад, які ви починаєте за допомогою функції Розпочати нараду. Можна вибрати тип наради за замовчуванням, шаблон наради, пароль і параметри підключення до аудіо. Залежно від налаштувань вебсайту можна також вибрати, чи будуть проводитися ваші миттєві наради в особистій кімнаті.

  • Аудіо. Уведіть інформацію про свій номер телефону й інформацію про особисту конференцію.

    У розділі Мої номери телефону введіть номери телефону, а потім виберіть додаткові параметри.

    Автентифікація виклику на номер системи. Якщо цей параметр увімкнено для вашого вебсайту, він дає змогу здійснити виклик на номер системи наради, не вводячи номер наради. Якщо встановити прапорець цього параметра для номера телефону в бажаних параметрах, ваш обліковий запис буде зіставлено з цим номером телефону. Ця функція доступна лише для нарад з аудіо, для якого ввімкнено визначення номера абонента, що телефонує (CLI), або автоматичну ідентифікацію номера (ANI).

    Зворотний виклик. Якщо ваш вебсайт Webex підтримує службу зворотного виклику, цей параметр дає змогу отримувати виклик із наради для підключення до аудіо. Можна встановити прапорець цього параметра для будь-якого номера телефону в бажаних параметрах.

    PIN-код аудіо. PIN-код аудіо дозволяє заблокувати для інших можливість приєднуватися до наради за допомогою вашого номера телефону. Вам може бути відображено запит щодо введення PIN-коду аудіо, якщо ви здійснюєте виклик на номер системи наради. Налаштування вебсайту Webex можуть вимагати задати PIN-код аудіо, особливо якщо використовується параметр Автентифікація виклику на номер системи.

    У розділі Особисті конференції виберіть Створити обліковий запис, щоб налаштувати до трьох облікових записів для особистих конференцій.

    Облікові записи для особистих конференцій включають код доступу організатора, який можна використовувати для запуску аудіочастини наради з особистою конференцією. Вони також включають код доступу відвідувачів, за яким можуть приєднатися інші.

    Можна вибрати один зі своїх облікових записів для особистих конференцій під час планування наради з особистою конференцією. Можна також використовувати один із цих облікових записів, щоб розпочати миттєву нараду з особистою конференцією з будь-якого телефону, не плануючи її попередньо.

    Обліковий запис для особистих конференцій можна видалити в будь-який час.

  • Відеосистеми. Додайте адресу відео для систем відеоконференцій, які потрібно використовувати з Webex. Якщо цю функцію ввімкнено на вашому вебсайті, ви можете отримати виклик із наради на відеосистемі для підключення до аудіо й відео.

  • Моя особиста кімната. Уведіть унікальне ім’я та унікальну URL-адресу й скопіюйте її, щоб надати спільний доступ іншим користувачам. Залежно від налаштувань вебсайту можна також ввести іншу URL-адресу для особистої кімнати. Можна налаштувати параметри так, щоб автоматично блокувати кімнату за 5, 10, 15 або 20 хвилин після входу, а також отримувати сповіщення, коли хтось входить у хол вашої особистої кімнати, поки ви в ній відсутні.

  • Шаблони планування. Керуйте шаблонами планування, які дають змогу швидко планувати наради.

  • Параметри планування. Налаштуйте параметри видалення завершених нарад, тип наради за замовчуванням, сторінку швидкого початку й дозволу на планування.

  • Support Center. Задайте порядок вкладок, які відображаються на панелі «Підтримка».

4

Натисніть Зберегти, щоб зберегти внесені зміни.

Під час наради з особистою конференцією доступні перелічені далі команди клавіатури. У організатора є доступ до функцій, які недоступні відвідувачам.

Якщо почати онлайн-частину наради з особистою конференцією, команди телефонної клавіатури більше не доступні.

Таблиця 3. Організатор і відвідувачі
Щоб... Уведіть...
Почути всі команди клавіатури **
Вимкнути свій звук *6
Увімкнути звук *6
Відтворити кількість учасників *#
Таблиця 4. Лише організатори
Щоб... Уведіть...
Заблокувати нараду; не дозволяє іншим приєднатися *5
Розблокувати нараду *5
Надіслати нагадування електронною поштою *7
Дозволити учасникам продовжувати нараду без організатора *8 (потім завершіть виклик)
Вимкнути звук усіх відвідувачів ##
Увімкнути звук усіх відвідувачів 99