O nadcházejících změnách uchovávání dat

Společnost Webex odstraňuje možnost uchovávat data zpráv po neomezenou dobu. V současné době nemáme výchozí dobu uchovávání dat. Pokud jste tedy nenastavili zásady uchovávání dat, společnost Webex si ponechává uživatelem vytvořený obsah po neomezenou dobu.

Toto uchovávání se týká jak nových, tak i historických dat. Například pokud jsou zásady uchovávání nastaveny na 360 dní a vstoupí v platnost 31. ledna 2023, bude záznam schůzky vygenerovaný do 5. února 2022. Podobně, s dobou uchovávání nastavenou na 360 dní, je záznam ze schůze vygenerovaný 1. října 2022 smazán do 26. září 2023.

Zavedením výchozího období uchovávání dat vám pomáháme spravovat životní cyklus obsahu vytvořeného uživatelem, snižujeme objemy dat a umožňujeme vám plnit požadavky na shodu s předpisy a regulační normy.

Tato změna se týká uživatelsky generovaného obsahu pro všechny firemní zákazníky společnosti Webex.

Tato změna se vás netýká, pokud jste již definovali zásady uchovávání. Vaše období uchovávání dat zůstává stejné.

Změny období uchovávání dat a data

Tabulka 1. Změny zásad uchovávání dat Webex a příslušná data pro zákazníky s balíčkem Pro Pack

Typ dat

Pro Pack?

Aktuální výchozí doba uchovávání dat

Nové výchozí období uchovávání dat

Datum změny

Webex Space – zprávy, soubory, bílé tabule

Bez balíčku Pro Pack

Časově neomezené

360 dnů

8. března 2023

S balíčkem Pro Pack

Časově neomezené

1095 dní

31.března 2023

Webex Meetings – nahrávky, přepisy, uložené chaty během schůzek

Bez balíčku Pro Pack

Časově neomezené

360 dnů

8. března 2023

S balíčkem Pro Pack

Časově neomezené

1095 dní

31.března 2023

Zásady uchovávání dat pro chaty během schůzky se vztahují pouze na uložené chaty během schůzky. Chaty ze schůzky můžete ukládat, pouze pokud jste na platformě pro schůzky Webex Suite.

Zásady uchovávání se nevztahují na chaty, které probíhají v skupinových sezeních. Pro offline kopie chatů můžete použít rozhraní Webex API.

Nové změny uživatelského rozhraní

Postupně zavádíme nové změny uživatelského rozhraní. To znamená, že některé organizace mohou v Control Hubu stále vidět staré uživatelské rozhraní a jiné mohou vidět nové.
1

Přihlaste se k Centru řízení.

2

Přejít na Management > Nastavení organizace > Nastavení.

3

Přejděte do sekce Zásady uchovávání dat.

4

Definujte zásady uchovávání zpráv kliknutím na Aktualizovat zásady.

  1. V části Přímé zprávy:

    • Vyberte Výchozí nebo nastavte Vlastní dobu uchování.

  2. V části Skupinové zprávy:

    • Vyberte Výchozí nebo nastavte Vlastní dobu uchování.

  3. Klikněte na možnost Uložit.

Minimální hodnoty jsou 1 den, 1 měsíc nebo 1 rok. Maximální hodnoty jsou 360 dní, 12 měsíců nebo 1 rok. Tyto hodnoty určují, jak dlouho Webex uchovává uživatelsky generované zprávy, soubory a bílé tabule. Pro přímé a skupinové zprávy můžete nastavit různé nebo stejné hodnoty.

5

Definujte zásady uchovávání dat pro Schůzky kliknutím na Aktualizovat zásady.

  1. V části Zásady uchovávání:

    • Zvolte 360 dní nebo nastavte Vlastní dobu uchování.

  2. V části Smazaná nahrávka:

    • Zvolte Okamžitě smazat nebo Dodržovat zásady uchovávání.

  3. Klikněte na možnost Uložit.

Minimální hodnota je 7 dní a maximální hodnota je 360 dní. Tato hodnota určuje, jak dlouho Webex uchovává nahrávky, přepisy a sestřihy z vašich schůzek.

6

Definujte zásady uchovávání informací pro kontaktní centrum kliknutím na Aktualizovat zásady.

  • Vyberte Výchozí nebo nastavte Vlastní dobu uchování.

  1. Klikněte na možnost Uložit.

Výchozí hodnota je 1095 dní. Minimální hodnota je 1 den a maximální hodnota je 3600 dní. Tato hodnota určuje, jak dlouho Webex uchovává hlasové nahrávky kontaktního centra.

Povolení funkcí umělé inteligence může omezit přístup k hlasovým přepisům a navíc může uplatňovat zásady uchovávání na hlasové nahrávky kontaktního centra.

Co byste měli udělat, abyste se na tuto změnu připravili

Pokud nic neuděláte, nastavíme pro vás novou výchozí dobu uchovávání k výše uvedenému datu.

Pokud nechcete uchovávat data vytvářená uživateli nebo vás nezajímá, jak s těmito daty nakládáme, nemusíte dělat nic. Data přestaneme uchovávat na dobu nekonečnou. Namísto toho je vymažeme po uplynutí nového výchozího období uchovávání.

Pokud chcete spravovat obsah služby Webex vytvořený uživatelem, máte následující možnosti:

  • Změňte období uchovávání dat vaší organizace prostřednictvím prostředí Control Hub:

    Tabulka 2. Volby doby uchovávání dat
    Typ datMáte balíček Pro-Pack?MinimálněMaximálněVýchozí

    Webex Space – zprávy, soubory, bílé tabule

    		Ne1 den360 dnů360 dnů
    Ano1 den3 600 dnů1095 dní

    Webex Meetings – nahrávky, přepisy, chaty během schůzek

    		Ne7 dnů360 dnů360 dnů
    Ano7 dnů3 600 dnů1095 dní
  • Pokud chcete uchovávat data déle, než to umožňují nové limity, zvažte přechod na balíček Pro Pack.
  • Potřebujete-li zajistit shodu s předpisy, zvažte využití služby eDiscovery pro správu dat.
  • Zvažte integraci s nástroji pro archivaci dat, pokud chcete převést uživatelsky generovaný obsah služby Webex na „offline“ kopii.
  • Přihlaste se k odběru našeho článku o uchovávání údajů, který vás upozorní na tuto změnu.
  • V případě potřeby kontaktujte zástupce účtu Cisco.