Over aankomende wijzigingen voor het bewaren van gegevens

Webex gaat de optie verwijderen om berichtgegevens voor onbepaalde tijd te bewaren. Momenteel hebben we geen standaardbewaarperiode. Dit betekent dat als u geen bewaarbeleid hebt ingesteld, uw door gebruikers gegenereerde inhoud voor onbepaalde tijd in Webex wordt bewaard.

Deze bewaartermijn geldt zowel voor nieuwe als historische gegevens. Als het bewaarbeleid bijvoorbeeld is ingesteld op 360 dagen en ingaat op 31 januari 2023, wordt een vergaderopname die op of vóór 5 februari 2022 is gegenereerd, verwijderd. Als de bewaartermijn is ingesteld op 360 dagen, wordt een vergaderopname die is gegenereerd op 1 oktober 2022, uiterlijk op 26 september 2023 verwijderd.

Door een standaardbewaarperiode te introduceren, helpen we u de levenscyclus van uw door gebruikers gegenereerde inhoud te beheren, uw gegevensvoetafdruk te verkleinen en te garanderen dat u kunt voldoen aan de nalevings- en regelgevingsnormen.

Deze wijziging is van toepassing op door gebruikers gegenereerde inhoud voor alle Webex-bedrijfsklanten.

Deze wijziging is niet van invloed op u als u al een bewaarbeleid hebt gedefinieerd. Uw bewaarperiode blijft hetzelfde.

Wijzigingen in de bewaarperiode en datums

Tabel 1. Wijzigingen in het Webex-bewaarbeleid voor gegevens voor klanten van het Pro-pakket

Gegevenstype

Pro-pakket?

Huidige standaardbewaarperiode

Nieuwe standaardbewaarperiode

Wijzigingsdatum

Webex Space - Berichten, bestanden, whiteboards

Zonder Pro-pakket

Onbepaald

360 dagen

8 maart 2023

Met Pro-pakket

Onbepaald

1095 dagen

31e maart 2023

Webex Meetings: opnamen, transcripties en opgeslagen chats tijdens vergaderingen

Zonder Pro-pakket

Onbepaald

360 dagen

8 maart 2023

Met Pro-pakket

Onbepaald

1095 dagen

31e maart 2023

Het bewaarbeleid voor chats tijdens vergaderingen is alleen van toepassing op opgeslagen chats tijdens vergaderingen. U kunt chats tijdens vergaderingen alleen opslaan als u zich op het Webex Suite-vergaderingsplatform bevindt.

Het bewaarbeleid geldt niet voor chats die plaatsvinden in breakout-sessies. U kunt de Webex API gebruiken om offline kopieën van uw chats te maken.

Nieuwe UI-wijzigingen

We voeren de nieuwe wijzigingen in de gebruikersinterface geleidelijk door. Dit betekent dat sommige organisaties mogelijk nog de oude gebruikersinterface in Control Hub zien en andere de nieuwe gebruikersinterface.
1

Meld u aan Control Hub.

2

Ga naar Management > Organisatie-instellingen > Instellingen.

3

Blader naar het gedeelte Bewaarbeleid.

4

Definieer een Berichtenbewaarbeleid door te klikken op Beleid bijwerken.

  1. Onder Directe berichten:

    • Kies de Standaard of stel een Aangepaste bewaartermijn in.

  2. Onder Groepsberichten:

    • Kies de Standaard of stel een Aangepaste bewaartermijn in.

  3. Klik op Opslaan.

De minimumwaarden zijn 1 dag, 1 maand of 1 jaar. De maximumwaarden zijn 360 dagen, 12 maanden of 1 jaar. Deze waarden bepalen hoe lang Webex door gebruikers gegenereerde berichten, bestanden en whiteboards bewaart. U kunt voor respectievelijk directe en groepsberichten dezelfde of verschillende waarden instellen.

5

Definieer een Vergaderingen bewaarbeleid door te klikken op Beleid bijwerken.

  1. Onder Bewaarbeleid:

    • Kies 360 dagen of stel een Aangepaste bewaartermijn in.

  2. Onder Verwijderde opname:

    • Kies Onmiddellijk opschonen of Volg het bewaarbeleid.

  3. Klik op Opslaan.

De minimumwaarde is 7 dagen en de maximumwaarde is 360 dagen. Deze waarde bepaalt hoe lang Webex opnamen, transcripties en hoogtepunten van uw vergaderingen bewaart.

6

Definieer een Contact Center bewaarbeleid door te klikken op Beleid bijwerken.

  • Kies de Standaard of stel een Aangepaste bewaartermijn in.

  1. Klik op Opslaan.

De standaardwaarde is 1095 dagen. De minimumwaarde is 1 dag en de maximumwaarde is 3600 dagen. Deze waarde bepaalt hoe lang Webex spraakopnamen van Contact Center bewaart.

Het inschakelen van AI-functies kan de toegang tot spraaktranscripties beperken, en bovendien kunnen er bewaarbeleidsregels worden toegepast op spraakopnamen van het Contact Center.

Wat u moet doen om u voor te bereiden op deze wijziging

Als u niets doet, stellen we uw standaardbewaarperiode op de bovengenoemde datum in op de nieuwe standaardinstelling.

Als u geen door gebruikers gegenereerde gegevens wilt bewaren of het u niet uitmaakt hoe we met deze gegevens omgaan, hoeft u niets te doen. We bewaren de gegevens niet meer voor onbepaalde tijd. Na de nieuwe standaardbewaarperiode worden deze verwijderd.

Als u uw door gebruikers gegenereerde Webex-inhoud wilt beheren, zijn dit uw opties:

  • De bewaarperiode van uw organisatie wijzigen via Control Hub:

    Tabel 2. Bewaarperiodekeuzes
    GegevenstypeHebt u een Pro-pakket?MinimumMaximumStandaard

    Webex Space - Berichten, bestanden, whiteboards

    		Nee1 dag360 dagen360 dagen
    Ja1 dag3600 dagen1095 dagen

    Webex Meetings: opnamen, transcripties, chats tijdens vergaderingen

    		Nee7 dagen360 dagen360 dagen
    Ja7 dagen3600 dagen1095 dagen
  • Overweeg te upgraden naar het Pro-pakket als u gegevens langer wilt bewaren dan de nieuwe limieten.
  • Overweeg eDiscovery te gebruiken om gegevens te beheren voor naleving.
  • Overweeg te integreren met uw gegevensarchiveringstools als u door gebruikers gegenereerde Webex-inhoud in een offlinekopie wilt bewaren.
  • Abonneer u op ons artikel over gegevensbehoud om te worden geïnformeerd over wanneer deze wijziging plaatsvindt.
  • Neem indien nodig contact op met uw Cisco-accountvertegenwoordiger.