Toimintatila on joustava puheluiden reititysmääritys, joka määrittää, miten puheluita käsitellään eri aikoina ja tilanteissa. Esimerkiksi:

1. Päivätila- Normaali aukioloaikareititys

2. Yötila- Puheluiden käsittely työajan ulkopuolella

3. Holiday/Special Sulkemistila - Reititys viikonloppuisin tai pyhäpäivinä

Toimintatilatyypit:

Seuraavat toimintatilat on suunniteltu vastaamaan tiettyihin aikataulutus- ja toimintavaatimuksiin:

• Ajoitettu tila:

  • Samat tunnit joka päivä

  • Eri kellonajat joka päivä

  • Lomakohtainen reititys

• Ei-aikataulutettu tila– Normaali toiminta ilman erityisiä aikarajoituksia. Jos asiakkaalle on määritetty aikataulu, aikatauluttamaton tila aktivoituu aikataulun ulkopuolisten tuntien ulkopuolella.

Edut

Tilapohjainen puheluiden reititys tarjoaa seuraavat ominaisuudet puheluiden hallinnan tehokkuuden parantamiseksi ja saumattoman asiakaskokemuksen varmistamiseksi:

• Joustavuus: Mukauta puheluiden reititystä vastaamaan yrityksesi tarpeita.

• Tehokkuus: Ohjaa puhelut automaattisesti oikealle osastolle.

• Ammattimaisuus: Varmista, että puhelut käsitellään aina asianmukaisesti.

Toimintatilojen asettaminen

Toimintatilan luominen:

1. Kirjaudu sisään Control Hubiin.

2. Siirry kohtaan Soittaminen > Ominaisuudet > Käyttötila.

3. Napsauta Lisää uusi.

4. Luo tila valitsemalla joko Organisaatio tai Sijainti.

   Jos valitset Sijainti, hae tai valitse sijainti luettelosta.

5. Anna tilan nimi ja napsauta Seuraava.

6. Jos toimintatila sisältää aikataulun, kytke päälle Määritä aikataulu ja valitse aikataulutyyppi luettelosta.

   • Aikatauluta samaan aikaan joka päivä - Valitse tämä vaihtoehto avattavasta luettelosta ja valitse ruutu kohdan maanantai-perjantai tai lauantai vieressä & Aurinko. Määritä aikaväli ja valitse Koko päivä, jos sovellettavissa.

   • Aikatauluta eri kellonaikoina joka päivä - Valitse tämä vaihtoehto alasvetovalikosta ja valitse viikonpäivien vieressä oleva ruutu. Määritä aikaväli ja valitse Koko päivä, jos sovellettavissa.

   • Aikatauluta lomaksi - Valitse tämä vaihtoehto avattavasta luettelosta ja anna loman nimi, toistuminen ja kesto. Valitse Koko päivä, jos sovellettavissa.

   Kun vaihdetaan toistuvuuteen Vuosittainen, keston alkamis- ja päättymispäivämäärät ovat samat ja Koko päivä -vaihtokytkin on oletusarvoisesti käytössä.

   Valitse Seuraava. Uusi loma tallennetaan pöytään. Voit lisätä useita lomamerkintöjä napsauttamalla Lisää uusi loma. Vie hiiri loman päälle ja napsauta muokataksesi lomaa tai poistaaksesi sen.

7. Napsauta Seuraava. Välityskohdesivu tulee näkyviin. Syötä kohde ja valitse ruutu Lähetä vastaajaan, jos se on sovellettavissa. Tai valitse Älä lähetä edelleen ja napsauta Seuraava.

8. Tarkista uuden käyttötilan asetukset.

   Aikataulutyypin toimintatilaa ei voi muuttaa tilan luomisen jälkeen.

9. Napsauta Luo.

Sijainnin hallinnan rajoitukset

Sijaintitason ylläpitäjät voivat luoda, päivittää ja poistaa sijaintinsa tiloja.

Tilaan perustuvan edelleenlähetyksen määrittäminen ominaisuuksille

Tiloihin perustuva puheluiden reititys otetaan käyttöön määrittämällä tilat ominaisuudelle, kuten Puhelujonolle, johon liittyy numero, jonka puheluiden reititystä on muokattava.

Tilapohjaisen reitityksen ominaisuuksien määrittäminen:

1. Kirjaudu sisään Control Hubiin.

2. Siirry kohtaan Soittaminen > Puhelujonot.

3. Valitse puhelujono luettelosta ja napsauta Soitonsiirto.

4. Vaihda Soitonsiirto ja valitse Soitonsiirto tilan mukaan.

5. Valitse olemassa oleva tila.

6. Jos tila on ajastettu, Normaali toiminta -kytkin on oletusarvoisesti valittuna.

7. Valitse vaihtoehto: oletuspuhelinnumero, eri puhelinnumerotai älä lähetä edelleen. Määritä kohde, jos valitset jonkin muun vaihtoehdon kuin Älä lähetä edelleen. Lähetä vastaajaan-painikkeen painaminen/poistaminen, jos sovellettavissa.

8. Napsauta Tallenna. Uusi tila näkyy soitonsiirtoluettelossa.

   Valitse normaalin toiminnan vaihtokytkin.

9. Lisää tiloja napsauttamalla Lisää käyttötila.

10. Valitse muokataksesi tilaa tai poistaaksesi sen.

Sijainnin hallinnan rajoitukset

Seuraavat rajoitukset koskevat sijainnin ylläpitäjiä:

• Sijainnin ylläpitäjä voi hallita sijainnissaan olevien ominaisuuksien tiloja, mukaan lukien katselu, määrittäminen, muokkaaminen ja määrityksen poistaminen.

• Asiakaskokemuksen perusominaisuuksien, automaattisten puhelinvaihtajien, puhelujonojen ja hakuryhmien nykyinen joukkohallinta ei tue puhelunsiirtoa.

Tilanhallintaoikeuksien määrittäminen käyttäjälle

• Valtuutettu käyttäjä voi hallita sellaisten numeroiden puheluiden reititystä, jotka on määritetty hallittuun ominaisuuteen, kuten puhelujonoon, jos puheluiden siirto tilan mukaan -vaihtoehto on käytössä kyseisessä ominaisuudessa.

• Jos järjestelmänvalvoja myöhemmin poistaa puheluiden siirron tilan mukaan käytöstä hallitussa ominaisuudessa joko poistamalla soitonsiirron kokonaan käytöstä tai vaihtamalla toiseen soitonsiirtotilaan, kuten valikoivaan soitonsiirtoon, ominaisuus pysyy luettelossa, mutta se merkitään tilaan perustuvan edelleenlähetyksen poistamiseksi käytöstä.

• Ominaisuudet näytetään käyttäjälle tilan hallintaa varten käyttäjäkeskuksessa ja tuetuissa MPP- ja PhoneOS-laitteissa samassa järjestyksessä kuin ne on määritetty.

  Käyttäjien on järjestettävä hallitut ominaisuudet manuaalisesti uudelleen poistamalla ja lisäämällä ominaisuuksia uudelleen Control Hubin kautta tai korvaamalla hallittujen ominaisuuksien luettelo joukkohallinnan avulla.

• Vain luettelon viisi ensimmäistä ominaisuutta ovat käytettävissä käyttäjähallinnassa MPP- ja PhoneOS-laitteissa, kun taas kaikki ominaisuudet ovat käytettävissä käyttäjähallinnassa käyttäjäkeskuksessa.

Käyttäjän tilakytkimen oikeuksien määrittäminen:

1. Kirjaudu sisään Control Hubiin.

2. Siirry kohtaan Käyttäjät ja valitse käyttäjä.

3. Napsauta Soitto ja valitse Tilanhallinta kohdasta Puheluiden käsittely.

4. Hae ominaisuuksia nimen, numeron tai alanumeron perusteella lisätäksesi ne ja antaaksesi käyttäjän hallita määritettyjen ominaisuuksien tilaperusteista edelleenlähetystä.

5. Napsauta poistaaksesi ominaisuuden tai napsauta Poista kaikki poistaaksesi kaikki ominaisuudet tietyltä käyttäjältä.
6. Uudet ominaisuudet näkyvät listassa. Käytä -merkkiä suodattaaksesi ominaisuuksia.

Suorita joukkotilan vaihto

Ylläpitäjä tai toimistopäällikkö voi valita useita ominaisuuksia tai osastoja joukko- tai erätilan vaihtamista varten. Tämä käyttää samaa sovellettavaa tilaa kaikkiin valittuihin ominaisuuksiin.

1. Klikkaa > Soittaminen > Ominaisuudet.
2. Valitse ominaisuudet ja napsauta Vaihda tilaa.
3. Valitse yleinen tila, johon haluat vaihtaa valituille ominaisuuksille.

   Erävaihtotilassa voit palata normaaliin vain manuaalisesti.

4. Napsauta Vaihda tilaa.

Käyttäjän määrittämien laitteiden valmistelutilan hallinta

Oletusasettelun käyttäminen:

1. Kirjaudu sisään Control Hubiin.

2. Siirry kohtaan Soittaminen > Palvelun asetukset > Rivinäppäinmallit.

3. Valitse Palauta linjanäppäinmalli palauttaaksesi vastaavien laitteiden määritykset oletusmalleihinsa. Tämä ohittaa myös kaikki mukautetut linjanäppäinasetukset.

4. Syötä sijainnit ja laitteet. Valitse Tarkenna hakua tunnisteiden mukaan tai Tarkenna hakua ilmoitusten mukaan hakeaksesi näillä menetelmillä. Valitse ruudut tarpeen mukaan.

   

5. Napsauta Seuraava. Valittujen laitteiden kokoonpanoasetteluksi asetetaan oletusasettelu käyttöönoton jälkeen. Muutokset tulevat voimaan, kun laitteet on synkronoitu.

6. Valitse Palauta oletusasetukset.

Mukautetun asettelun käyttäminen:

1. Valitse käytä mukautettua asettelua -kuvake löytääksesi ja käyttääksesi mallia kaikkiin vastaaviin laitteisiin.

2. Syötä sijainnit ja laitteet. Valitse Tarkenna hakua avainsanojen mukaan tai Tarkenna hakua tiedotteiden mukaan hakeaksesi näillä menetelmillä. Valitse ruudut tarpeen mukaan.

   Jos oletusasettelu nykyisestä laiteasettelusta on valittuna, tilanhallinnan valintaruutu ei ole käytössä. Jos Kaikki on valittuna, tilanhallinnan valintaruutu on käytössä.

3. Napsauta Seuraava. Valittujen laitteiden kokoonpanoasetteluksi asetetaan mukautettu asettelu, kun se on otettu käyttöön. Muutokset tulevat voimaan, kun laitteet on synkronoitu.

4. Valitse Käytä mukautettua asettelua.

Mallin muokkaaminen:

1. Napsauta .

2. Rivinäppäinten määritykset ja niiden järjestys tulevat näkyviin. Laajenna kutakin avattavaa valikkoa valitaksesi rivinäppäinten määritykset.

3. Valitse Tilanhallinta ja napsauta Tallenna.

Tilanhallinnan määrittäminen laitteille yksitellen:

1. Siirry kohtaan Laitteet ja valitse laite.

2. Napsauta Hallitse -painiketta Määritä asettelu -kohdan vieressä.

3. Ohjelmoi linjanäppäimet ensisijaisille, jaetuille linjoille tai soittotoiminnoille ja tallenna muutokset ohittaaksesi nykyiset asetukset. Valitse Mukautettu asettelu. Valitse avattavasta luettelosta Tilanhallinta rivinäppäimille.

4. Valitse Esikatsele asettelua -ruutu nähdäksesi viivojen kokoonpanot esikatselutilassa. Näin ne näkyvät laitteella käyttöönoton jälkeen.

5. Napsauta Tallenna.

Rajoitukset

• Organisaatiotasoisia toimintatiloja voidaan määrittää enintään 100.

• Sijaintikohtaisia toimintatiloja voidaan määrittää enintään 100 sijaintikohtaista.

• Tuettuja loma-asetuksia on jopa 150.

• Laitemalleja 8831 ja 8832 ei tueta.

• Näppäinlaajennusmoduulia ei tueta.

• Tilanhallinnan riviavaimia ei tueta työtilalaitteissa.

Määritä tilaperusteinen edelleenlähetys sähköasentajan toimiston päälinjalle

Sähköasentajan toimiston päälinja on liitetty puhelujonoon, jossa on määritetty tilan mukainen edelleenlähetys.

1. Siirry kohtaan Palvelut > Soittaminen > Ominaisuudet ja valitse Puhelujono.

   

2. Ota kohdassa Soitonsiirto [käyttöön Puheluiden siirto tilan mukaan.

   

   Päivä-, lounas-, yö-, loma- ja viikonlopputilat lisätään peräkkäin. Koska päivä- ja lounastilan aikataulut ovat päällekkäisiä, lounastila on prioriteettiltaan korkeampi kuin päivätila.

   Päivätilassa ei ole määriteltyä edelleenlähetyskohdetta, joten puhelut reititetään puhelujonossa oleville asiakaspalvelijoille.

3. Määritä tilan hallintaohjelma.

   Siirry kohtaan Soittaminen > Käyttäjät ja valitse Tilanhallinta. Etsi ja valitse puhelujono (tai toiminnot, joiden numeron puheluiden reititystä on muutettava) ja napsauta sitten Tallenna.

   

4. Muokkaa laitteen linjanäppäinmallia.

   Jos laite on määritetty Tilanhallitsijalle, päivitä linjanäppäinmalli ja määritä Tilanhallitsija sopivalle ei-ensisijaiselle linjanäppäimelle.

   Voit tehdä tämän siirtymällä liitettyyn laitteeseen, valitsemalla Määritä asetteluja valitsemalla sitten Mukautettu asettelu -vaihtoehdon. Valitse aiemmin Tilanhallinnalla luomasi mukautettu malli ja napsauta Käytä.

   Vaihtoehtoisesti voit valita Tilan hallinta avattavasta luettelosta. Napsauta Tallenna ja Käytä määrityksiä, jotta muutokset tulevat voimaan.

   

Toimintatilojen muuttaminen pöytäpuhelimesta

Skenaario 1

Nykyinen käyttötila on asetettu arvoon Loma ja Viikonloppu. Sähköasentajan toimisto on kuitenkin palannut viikonlopulta etuajassa raskaan työmäärän vuoksi. Tämän seurauksena toimistopäällikkö on asettanut tilan päivätilaan.

Skenaario 2

Sähköasentajan toimiston työntekijät ovat vielä lounastauolla, koska työ kestää odotettua kauemmin. Siksi he haluavat pidentää sitä tunnilla. Toimistopäällikkö pidentää nykyistä lounastaukoa tunnilla.