Toimintatila on joustava puhelujen reititysmääritys, joka määrittää, miten puhelut käsitellään eri aikoina ja eri tilanteissa. Esimerkiksi:

1. Päivätila- Normaali työaikainen reititys.

2. Yötila- Puhelujen käsittely työajan jälkeen

3. Loma-/erikoissulkemistila - Reititys viikonloppuisin tai pyhäpäivinä.

Toimintatilatyypit:

Seuraavat toimintatilat on suunniteltu vastaamaan erityisiin aikataulu- ja toimintavaatimuksiin:

• Ajastettu tila:

  • Samat kellonajat joka päivä

  • Eri kellonajat joka päivä

  • Lomakohtainen reititys

• Ei-aikataulutettu tila - Vakiotoiminta ilman erityisiä aikarajoituksia. Jos asiakkaalle on määritetty aikataulu, ei-aikataulutettu tila aktivoituu aikataulun mukaisten tuntien ulkopuolella.

Edut

Toimintatapoihin perustuva puhelujen reititys tarjoaa seuraavat ominaisuudet, joilla parannetaan puhelujen hallinnan tehokkuutta ja varmistetaan saumaton asiakaskokemus:

• Joustavuus: Mukauta puhelujen reititys vastaamaan yrityksesi tarpeita.

• Tehokkuus: Ohjaa puhelut automaattisesti oikealle osastolle.

• Ammattitaito: Varmista, että puhelut käsitellään aina asianmukaisesti.

Toimintatilojen määrittäminen

Toimintatilan luominen:

1. Kirjaudu sisään osoitteessa Control Hub.

2. Siirry osoitteeseen Kutsuminen > Ominaisuudet > Toimintatila.

3. Napsauta Add new.

4. Valitse Organisaatio tai Sijainti -taso tilan luomiseksi.

   Jos valitset Sijainti, etsi tai valitse sijainti luettelosta.

5. Kirjoita tilan nimi ja napsauta Seuraava.

6. Jos toimintatila sisältää aikataulun, kytke päälle Määritä aikataulu ja valitse aikataulutyyppi luettelosta.

   • Aikataulutus: Samat tunnit joka päivä - Valitse tämä vaihtoehto pudotusvalikosta ja rastita ruutu maanantaista perjantaihin tai la ja su. Määritä aikaväli ja valitse tarvittaessa Koko päivä .

   • Ajoitus eri tunteina joka päivä - Valitse tämä vaihtoehto pudotusvalikosta ja rastita viikonpäivien vieressä oleva ruutu. Määritä aikaväli ja valitse tarvittaessa Koko päivä .

   • Schedule as Holiday - Valitse tämä vaihtoehto avattavasta luettelosta ja anna loman nimi, toistuvuus ja kesto. Valitse Koko päivä tarvittaessa.

   Kun siirrytään toistuvuuteen Vuosittain, keston alku- ja loppupäivämäärä on sama ja kaikki päivät -vaihtoehto on oletusarvoisesti päällä.

   Valitse Seuraava. Uusi loma tallennetaan taulukkoon. Voit lisätä useita lomamerkintöjä napsauttamalla Add new holiday. Vie hiiren kurssi lomapäivän päälle ja napsauta muokataksesi lomaa tai poistaaksesi sen.

7. Napsauta Next. Näyttöön tulee Kohteen edelleenlähetys -sivu. Kirjoita määränpää ja ruksaa tarvittaessa ruutu lähetä vastaajaan . Tai valitse Älä lähetä eteenpäin ja napsauta Seuraava.

8. Tarkista uuden toimintatilan asetukset.

   Aikataulutyypin toimintatilaa ei voi muuttaa, kun tila on luotu.

9. Napsauta Luo.

Sijainnin hallintarajoitukset

Sijaintitason ylläpitäjät voivat luoda, päivittää ja poistaa sijaintinsa tiloja.

Toimintatapaan perustuvan edelleenlähetyksen määrittäminen ominaisuuksille

Tiloihin perustuva puhelujen reititys otetaan käyttöön määrittämällä tilat sellaiselle toiminnolle kuin Call Queue (puhelujono), johon liittyy numero, jonka puhelujen reititystä on muutettava.

Tilapohjaisen reitityksen ominaisuuksien määrittäminen:

1. Kirjaudu sisään osoitteessa Control Hub.

2. Siirry osoitteeseen Soittaminen > Puhelujonot.

3. Valitse puhelujono luettelosta ja napsauta Soitonsiirto.

4. Vaihda Soitonsiirto ja valitse Välitä puhelut tilojen mukaan.

5. Valitse olemassa oleva tila.

6. Jos tila on ajastettu, oletusarvoisesti valittuna on Normaali toiminta -vaihtoehto.

7. Valitse vaihtoehto: oletuspuhelinnumero, eri puhelinnumero tai älä lähetä eteenpäin. Määritä kohde, jos valitset jonkin muun vaihtoehdon kuin älä lähetä eteenpäin. Vaihda tarvittaessa lähetä vastaajaan .

8. Napsauta Tallenna. Uusi tila näkyy soitonsiirtoluettelossa.

   Valitse normaali toiminta vaihtaa.

9. Voit lisätä uusia toimintatiloja valitsemalla Add operating mode .

10. Valitse muokataksesi tilaa tai poistaaksesi sen.

Sijainnin hallintarajoitukset

Sijainnin ylläpitäjiin sovelletaan seuraavia rajoituksia:

• Sijainnin ylläpitäjä voi hallinnoida sijaintinsa ominaisuuksien tiloja, mukaan lukien katselu, määrittäminen, muokkaaminen ja määrityksen poistaminen.

• Customer Experience Essentials -palvelun, automaattisten avustajien, puhelujonojen ja kutsuryhmien nykyinen massahallinta ei tue puhelunsiirtoa.

Tilanhallintaominaisuuksien osoittaminen käyttäjälle

• Valtuutettu käyttäjä voi hallita sellaisten numeroiden puhelujen reititystä, jotka on määritetty hallittuun ominaisuuteen, kuten Call Queue, jos forward calls by modes -vaihtoehto on otettu käyttöön kyseisessä ominaisuudessa.

• Jos järjestelmänvalvoja poistaa myöhemmin puhelujen välittämisen tilojen avulla hallinnoidusta ominaisuudesta joko poistamalla puhelujen välittämisen kokonaan käytöstä tai siirtymällä toiseen puhelujen välittämisen tilaan, kuten valikoivaan puhelujen välittämiseen, ominaisuus pysyy luettelossa, mutta se merkitään tilapohjaisen välittämisen olevan poistettu käytöstä.

• Ominaisuudet esitetään käyttäjälle tilanhallintaa varten User Hubissa ja tuetuissa MPP- ja PhoneOS-laitteissa samassa järjestyksessä kuin ne on määritetty.

  Käyttäjien on järjestettävä hallitut ominaisuudet uudelleen manuaalisesti poistamalla ja lisäämällä ominaisuuksia Control Hubin kautta tai korvaamalla hallittujen ominaisuuksien luettelo massahallinnan avulla.

• Vain luettelon viisi ensimmäistä ominaisuutta ovat käytettävissä MPP- ja PhoneOS-laitteiden käyttäjähallinnassa, kun taas kaikki ominaisuudet ovat käytettävissä User Hubin käyttäjähallinnassa.

Käyttäjän tilakytkimen käyttöoikeuksien asettaminen:

1. Kirjaudu sisään osoitteessa Control Hub.

2. Siirry osoitteeseen Users ja valitse käyttäjä.

3. Napsauta Calling ja valitse Mode Management kohdassa Call handling.

4. Etsi ominaisuuksia nimen, numeron tai laajennuksen perusteella lisätäksesi ne ja antaaksesi käyttäjälle mahdollisuuden hallita määritettyjen ominaisuuksien tilapohjaista edelleenlähetystä.

5. Valitse poistaaksesi ominaisuuden tai valitse Poista kaikki poistaaksesi kaikki määritetyn käyttäjän ominaisuudet.
6. Uudet ominaisuudet näkyvät luettelossa. Käytä ominaisuuksien suodattamiseen.

Suorita irtotilan vaihto

Järjestelmänvalvoja tai toimistopäällikkö voi valita useita toimintoja tai osastoja suorittaakseen irto- tai eräkytkennän. Tämä soveltaa samaa toimintatilaa kaikkiin valittuihin ominaisuuksiin.

1. Napsauta > Soita > Ominaisuudet.
2. Valitse ominaisuudet ja napsauta Vaihtotila.
3. Valitse yhteinen tila, jonka haluat vaihtaa valituille ominaisuuksille.

   Eräkytkentätilassa voit palata normaalitilaan vain manuaalisesti.

4. Napsauta Vaihda tilaa.

Käyttäjän määrittämien laitteiden käyttöönottotilan hallinta

Voit käyttää oletusasettelua:

1. Kirjaudu sisään osoitteessa Control Hub.

2. Siirry osoitteeseen Soittaminen > Palveluasetukset > Linjanäppäinmallit.

3. Valitse Nollaa linjanäppäinmalli , jos haluat palauttaa vastaavien laitteiden kokoonpanot oletusmalleihinsa. Tämä ohittaa myös kaikki mukautetut linjanäppäinasetukset.

4. Syötä sijainnit ja laitteet. Valitse Tarkenna hakua tunnisteiden mukaan tai Tarkenna hakua neuvojen mukaan hakeaksesi näillä menetelmillä. Rastita laatikot tarpeen mukaan.

   

5. Napsauta Next. Valittujen laitteiden kokoonpanoasettelu asetetaan oletusasetteluun , kun sitä on sovellettu. Muutokset tulevat voimaan, kun laitteet on synkronoitu.

6. Valitse Palauta oletusasetuksiin.

Mukautetun asettelun käyttäminen:

1. Valitse apply custom layout -kuvake löytääksesi mallin ja soveltaaksesi sitä kaikkiin vastaaviin laitteisiin.

2. Syötä sijainnit ja laitteet. Valitse Refine search by tags tai refine search by advisories tehdäksesi hakuja näillä menetelmillä. Rastita laatikot tarpeen mukaan.

   Jos valittuna on oletusasettelu nykyisestä laiteasettelusta, tilanhallinta-valintaruutu on poistettu käytöstä. Jos valittuna on All , tilanhallinta-valintaruutu on käytössä.

3. Napsauta Next. Valittujen laitteiden kokoonpanoasettelu asetetaan osoitteeseen mukautettu asettelu , kun sitä on sovellettu. Muutokset tulevat voimaan, kun laitteet on synkronoitu.

4. Valitse Sovelletaan mukautettua asettelua.

Mallin muokkaaminen:

1. Napsauta .

2. Rivinäppäinten määritykset ja niiden järjestys tulevat näkyviin. Laajenna kutakin pudotusvalikkoa valitaksesi linjanäppäinten määritykset.

3. Valitse Mode Management ja napsauta Save.

Tilanhallinnan määrittäminen laitteille erikseen:

1. Siirry osoitteeseen Devices ja valitse laite.

2. Napsauta Configure Layout (Asettelun määrittäminen) -kohdan vieressä olevaa Manage (Hallitse ) -painiketta.

3. Ohjelmoi linjanäppäimille ensisijaiset, jaetut linjat tai soittotoiminnot ja tallenna muutokset nykyisten määritysten kumoamiseksi. Valitse Custom Layout. Valitse avattavan luettelon avulla Mode Management linjanäppäimille.

4. Valitse Esikatseluasettelu -ruutu, jos haluat tarkastella linjakokoonpanoja esikatselutilassa. Näin ne näkyvät laitteessa, kun ne on otettu käyttöön.

5. Napsauta Tallenna.

Rajoitukset

• Enintään 100 organisaatiotason toimintatilaa voidaan määrittää.

• Sijaintitasolla voidaan määrittää enintään 100 toimintatilaa sijaintia kohden.

• Tuetaan jopa 150 lomakokoonpanoa.

• 8831- ja 8832-laitemalleja ei tueta.

• Näppäinlaajennusmoduulia ei tueta.

• Tilanhallinnan linjanäppäimiä ei tueta työtilan laitteissa.

Määritä tilaan perustuva edelleenlähetys sähköasentajan toimiston päälinjalle.

Sähköasentajan toimiston päälinja on määritetty osoitteeseen Call Queue , jossa on määritetty tilapohjainen edelleenlähetys.

1. Siirry osoitteeseen Palvelut > Soittaminen > Ominaisuudet ja valitse Puhelujono.

   

2. Kohdassa Soitonsiirto, ota käyttöön Puhelujen välittäminen tilojen mukaan.

   

   Päivä-, lounas-, yö-, loma- ja viikonlopputilat lisätään peräkkäin. Koska päivätila ja lounastila ovat päällekkäisiä aikatauluja, lounastila priorisoidaan päivätilaa korkeammalle.

   Päivätilassa ei ole määritetty välityskohteita, joten puhelut ohjataan puhelujonossa oleville asiamiehille.

3. Määritä tilanvalvoja.

   Siirry osoitteeseen Soittaminen > Käyttäjät ja valitse Tilan hallinta. Etsi ja valitse puhelujono (tai ominaisuudet, joiden numeroa varten puhelujen reititystä on muutettava) ja napsauta sitten Tallenna.

   

4. Muokkaa laitteen linjanäppäinmallia.

   Jos laite on määritetty Tilanhallinta, päivitä linjanäppäinmalli ja määritä Tilanhallinta asianmukaiseen muuhun kuin ensisijaiseen linjanäppäimeen.

   Voit tehdä tämän avaamalla kyseisen laitteen, valitsemalla Configure Layout ja valitsemalla Custom Layout -vaihtoehdon. Valitse mukautettu malli, jonka olet aiemmin luonut Tilanhallinnan avulla, ja napsauta Käytä.

   Vaihtoehtoisesti voit valita avattavasta luettelosta Mode Management . Napsauta Tallenna ja Käytä kokoonpanoa, jotta muutokset tulevat voimaan.

   

Toimintatilojen muuttaminen pöytäpuhelimesta

Skenaario 1

Nykyinen toimintatila on asetettu Holiday ja Weekend. Suuren työmäärän vuoksi sähköasentaja on kuitenkin palannut ennenaikaisesti viikonlopulta. Tämän seurauksena toimistopäällikkö on asettanut tilaksi päivätilan.

Skenaario 2

Sähköasentajan toimiston työntekijät ovat vielä lounastauolla, sillä se kestää odotettua kauemmin. Siksi he haluavat pidentää sitä tunnilla. Toimistopäällikkö pidentää nykyistä lounastaukoa tunnilla.