Annonce de fin de prise en charge

Le client réceptionniste est retiré et le 8 juillet 2024 est la fin de l’assistance. Tous les utilisateurs existants du client Réceptionniste peuvent migrer vers la console opératrice Webex. Cependant, vous pouvez continuer à utiliser le client Réceptionniste jusqu'à la fin de la durée de l'abonnement. Cisco ne publiera aucune nouvelle fonctionnalité pour le client Réceptionniste à moins que Cisco ne considère un problème comme étant de gravité 1 ou comme des vulnérabilités critiques de sécurité. Si vous choisissez de continuer à utiliser le client Réceptionniste, assurez-vous de planifier la migration vers la console opératrice Webex avant la fin de votre contrat actuel.

Pour plus de détails, voir FAQ sur le retrait du client Webex Receptionist et Commencer avec la console opératrice.

Se connecter au tableau de bord

Accéder à la réceptionniste à partir du User Hub. Une fois connecté, les panneaux d’affichage du tableau de bord vous permettent :

  • d’afficher les messages globaux, les paramètres de l’application et les informations relatives à votre compte utilisateur et à l’état des appels.

  • d’afficher et modifier vos paramètres actuels.

  • d’afficher et gérer les appels en cours à partir de la console d’appels.

  • Créer et gérer des contacts.

  • Surveiller et gérer les appels en file d’attente à partir du panneau des appels en file d’attente.

Avant de commencer

Vous avez besoin d’un téléphone de bureau ou de l’application Webex pour passer et/ou recevoir des appels.

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Connectez-vous à User Hub, puis cliquez sur Paramètres > Calling > Paramètres d’appel > Console logicielle réceptionniste > Lancer le client réceptionniste

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Choisissez l’option de connexion Cisco.

Ce qu’il faut faire ensuite

Regardez cette vidéo pour savoir comment se connecter à Receptionist et avoir un aperçu du portail.

Gérer vos contacts

Vous pouvez créer et gérer des contacts dans le système Réceptioniste pour appeler facilement des numéros enregistrés. Une fois que vous avez créé un contact, vous pouvez le mettre à jour, le supprimer, le surveiller de manière statique (si vous surveillez les mêmes contacts tous les jours), le surveiller de manière dynamique (pour afficher les contacts sélectionnés en fonction des besoins) et ajouter une note au contact.

Le nombre maximum de contacts que vous pouvez surveiller de manière statique est de 200. Le nombre maximum de contacts pouvant être surveillés dynamiquement est de 100.

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Dans le panneau des contacts, sélectionnez l’onglet Personnel.

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Cliquez sur l’icône Modifier pour ajouter, modifier ou supprimer un contact personnel.

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Pour ajouter une note à un contact, sélectionnez le contact et cliquez sur Notes.

Passer un appel

Il existe plusieurs façons de passer des appels avec votre client Réceptionniste. Vous pouvez composer un numéro, utiliser l’option de recomposition ou sélectionner le contact que vous souhaitez appeler.
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Dans le panneau de la console d’appel, utilisez le numéroteur ou cliquez sur Recomposer.

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Dans le panneau des contacts, sélectionnez un contact à appeler.

À partir de ce panneau, vous pouvez également choisir d’afficher l’historique des appels ou de rechercher un contact spécifique.

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Cliquez sur APPELER.

Organiser une conférence téléphonique

Avant de commencer

Accédez au service Receptionniste à partir du Portail des utilisateurs du service d’appel. Pour savoir comment se connecter, consultez la section Se connecter au tableau de bord.

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En cours de communication, passez un deuxième appel (à partir du numéroteur ou du panneau des contacts.

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Une fois l'appel connecté, cliquez sur CONF.

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(Facultatif) Pour supprimer un appel spécifique de la conférence, passez la souris sur l’appel que vous souhaitez supprimer, puis cliquez sur Fin.

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(Facultatif) Pour quitter l'appel, cliquez sur Quitter la conférence.

Si vous êtes l'initiateur de la conférence, l'appel prendra fin pour tous les participants, sauf s'il s'agit d'un appel à 3 interlocuteurs, les 2 autres interlocuteurs reviendront à un appel direct. Si vous participez à la conférence, les autres parties seront connectées si vous quittez la conférence.

Vous pouvez démarrer une conférence téléphonique avec deux appels déjà en cours en sélectionnant l’un des appels, puis en passant la souris sur l’appel à ajouter et en cliquant sur Conférence.

Vous souhaitez voir comment cela s’est passé ? Regardez cette démonstration vidé o sur la façon de passer une conférence téléphonique avec Receptionist.

Répondre à un appel

Dans le panneau de la console, cliquez sur Répondre.

Réponse automatique aux appels dans le client réceptionniste

Appels sortants

Pour les appels sortants, l'appel initial vers le téléphone du client réceptionniste reçoit automatiquement une réponse et l'appel sortant est passé vers la destination.

Cela supprime la nécessité pour un réceptionniste de répondre à l'appel initial avant que l'appel sortant ne soit passé.

  1. Utilisez le numéroteur ou sélectionnez le contact, pour appeler la personne que vous souhaitez.

  2. Cliquez sur Composer pour passer l'appel.

    • L'appel initial à la réception reçoit automatiquement une réponse et l'appel est passé au numéro de destination ou au poste.

Appels entrants

Pour les appels entrants vers le réceptionniste, le bouton de réponse automatique est exposé dans le client réceptionniste. Vous pouvez activer ou désactiver ce bouton.

Le bouton de réponse automatique active ou désactive la réponse automatique pour les appels passés au client réceptionniste.

  • DÉSACTIVÉ (valeur par défaut) : vous devez répondre manuellement à chaque appel entrant.

  • ACTIVÉ - Les appels entrants vers le réceptionniste reçoivent une réponse automatique.

Mettre un appel actif en attente

Le client Réceptionniste vous permet de gérer plusieurs appels simultanément. Vous pouvez mettre un appel en cours en attente. Vous pouvez également répondre à un appel entrant, tout en étant en communication, et votre premier appel est automatiquement mis en attente.

  1. Dans le panneau de la console, pendant un appel actif, cliquez sur METTRE EN ATTENTE sur l’appel que vous voulez mettre en attente.

  2. Cliquez sur Répondre pour reprendre l’appel.

Vous pouvez gérer plusieurs appels à partir de la console d’appel. Si vous êtes en communication et que vous recevez un nouvel appel, cliquez sur Répondre pour prendre le nouvel appel. Votre premier appel est automatiquement mis en attente.

Transférer un appel

Pendant un appel, vous pouvez transférer l’appel à un autre utilisateur en l’annonçant d’abord (transfert consulté) ou en effectuant le transfert sans annonce (transfert aveugle).
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Pendant un appel actif, utilisez le numéroteur ou sélectionnez le contact, pour appeler la personne à laquelle vous souhaitez transférer l’appel.

Votre premier appel est automatiquement mis en attente.

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(Facultatif) Annoncez l’appel.

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Pour transférer l’appel sans annonce (transfert aveugle), cliquez sur Transférer après avoir composé le numéro de la destination du transfert.

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Passez la souris sur l’appel actif, puis cliquez sur Transférer.

Contrôler les appels en file d’attente

Avant de commencer

Accédez au service Receptionniste à partir du Portail des utilisateurs du service d’appel. Pour savoir comment se connecter, consultez la section Se connecter au tableau de bord.

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Dans le panneau Appels en attente, sélectionnez les files d’attente que vous voulez surveiller.

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Sélectionnez Options > Edit Queue Favorites Dialog.

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Sélectionnez la file d'attente que vous souhaitez surveiller.

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Cliquez sur Enregistrer.

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Pour prendre un appel en attente dans la file d’attente, passez la souris sur l’appel dans le panneau Appels en attente et cliquez sur le panneau, puis cliquez sur Récupérer.

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Pour afficher et classer par ordre de priorité les appels dans une file d’attente, passez la souris sur l’appel dans le panneau Appels en attente et cliquez sur Réorganiser.

L’appel est déplacé vers le début de la file d’attente.

Vous souhaitez voir comment cela s’est passé ? Regardez cette vidéo de démonstration sur la façon de surveiller les appels dans une file d’attente dans Réceptionniste.

Transférer un appel directement vers la messagerie vocale

Avant de commencer

Accédez au service Receptionniste à partir du Portail des utilisateurs du service d’appel. Pour savoir comment se connecter, consultez la section Se connecter au tableau de bord.

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En cours d’appel, utilisez le numéroteur pour appeler la personne à qui vous souhaitez transférer l’appel ou cliquez sur le contact.

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Dans le panneau des contacts, sélectionnez le contact de destination.

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Passez la souris sur le contact et cliquez sur MV.

Cette option n’est disponible que si le contact a une messagerie vocale affectée et activée.