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Un commentaire ?Après avoir ajouté des sessions à votre événement, rendez-vous sur la page Sessions pour modifier les informations relatives aux sessions, les participants aux sessions, les parcours, le statut d'enregistrement (si vous utilisez l'enregistrement de session sur place), la fonction de l'agenda à laquelle appartient la session (si vous utilisez une application événementielle), et plus encore.
Cet article explique comment utiliser la page Sessions avant et pendant votre événement pour accéder aux sessions de votre événement Webex, les modifier et les gérer.
Aperçu de la page des sessions
Pour ouvrir la page Sessions, cliquez sur Sessions dans la barre de navigation de votre événement. La page Sessions affiche la liste des sessions avec des colonnes d'informations pour chacune :
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Nom/Lieu - Cette colonne indique le nom de la session et son lieu associé.
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Date/Heure - Cette colonne indique la date et l'heure de début prévues de la session.
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Pistes - Cette colonne indique les pistes attribuées à la session. Les pistes classent les sessions par catégorie, et lorsqu'elles sont associées à des groupes, vous pouvez limiter l'accès aux sessions à certains groupes de participants.
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Agenda - Lorsque l'application Event est active, cette colonne indique le nom de la fonction Agenda à laquelle la session a été ajoutée.
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État de l'enregistrement - Lorsque Onsite est actif, cette colonne indique si la session est inactive, ouverte ou fermée pour l'enregistrement.
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Présence - Lorsque Onsite est actif et que vous utilisez l'enregistrement des sessions sur site, cette colonne indique le nombre de participants enregistrés à la session. Cliquez sur l'icône d'information (i) à côté du décompte des présences pour en savoir plus sur les présences :
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Enregistrement à toute heure - Si le départ est obligatoire pour la session, cela indique le nombre total de participants qui se sont enregistrés. Les arrivées multiples effectuées par le même participant sont considérées comme des départs séparés.
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Départ - Si le départ est obligatoire pour la session, cela indique le nombre total de participants qui ont quitté la session. Les départs multiples effectués par le même participant sont considérés comme des départs séparés.
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Actuellement enregistrée - Le nombre de participants actuellement enregistrés pour la session.
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Si le départ est obligatoire pour cette session, cela indique le nombre total d'arrivées moins le nombre total de départs.
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Si la session autorise plusieurs enregistrements, cela compte à chaque fois qu'un participant s'enregistre à la session, même s'il s'enregistre plusieurs fois.
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Capacité - Si le lieu attribué à la session dispose d'une capacité de localisation et que vous cochez la case « Utiliser la limite de capacité de localisation » dans le mode « Modifier la session », cela indique la capacité de la session telle que définie par son emplacement.
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Capacité restante - Si le lieu attribué à la session dispose d'une capacité d'accueil et que vous cochez la case « Utiliser la limite de capacité de localisation » dans le mode Modifier la session, cela indique la capacité de la session moins le nombre de participants actuellement enregistrés.
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En savoir plus sur la configuration des sessions pour l'enregistrement des sessions.
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Statut Simulive - Lorsque l'application Event est activée et que Onsite est inactif, cette colonne indique le statut de Simulive si vous utilisez Webex Events Simulive avec une session : planifiée, démarrée, terminée et échouée.
Gérer les sessions
Cliquez sur une session dans la liste pour ouvrir le mode Modifier la session et y apporter des modifications. Notre article sur l'ajout de sessions à votre événement contient des informations complètes sur chaque champ et chaque paramètre.
La liste des sessions contient des outils qui vous aident à trier, à filtrer et à rechercher des sessions spécifiques :
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Utilisez le filtre Toutes les sessions pour restreindre la liste aux sessions qui ont un certain statut d'enregistrement, un lieu, un suivi ou une fonction d'agenda.
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Utilisez la barre de recherche pour rechercher les sessions par leur nom.
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Utilisez le cluster à six points pour glisser-déposer les sessions qui se déroulent en même temps, dans l'ordre de votre choix.
Gérer les sessions individuelles
Cliquez sur l'icône Paramètres () à côté d'une session pour ouvrir le menu des paramètres de la session.
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Activer l'enregistrement de session - Lorsque Onsite est actif lors de votre événement, cette option vous permet d'activer l'enregistrement de session pour la session. En sélectionnant cette option, le statut d'enregistrement de la session passe à « Ouvert ». Lorsqu'une session est ouverte, deux nouvelles options s'offrent à vous :
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Désactiver l'enregistrement des sessions - Sélectionnez cette option pour faire passer le statut de l'enregistrement des sessions à « Inactif ».
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Clôture de la session d'enregistrement - Sélectionnez cette option pour modifier le statut de l'enregistrement de la session en « Fermé ».
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Pour faire passer le statut d'enregistrement d'une session de « Fermé » à « Ouvert », cliquez sur la session dans la liste pour ouvrir le mode Modifier la session.
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Développez la section Enregistrement de la session et sélectionnez Ouvrir dans la liste déroulante du statut de l'enregistrement.
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Cliquez sur Enregistrer les modifications quand vous aurez terminé.
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Participants à la session - Sélectionnez cette option pour gérer la liste des participants qui ont inscrit la session dans leur agenda personnel. Lisez notre article sur la gestion des présences et les agendas prédéfinis pour plus d'informations.
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Gérer les titres - Sélectionnez cette option pour ajouter ou supprimer des titres de la session.
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Gérer l'agenda - Sélectionnez cette option pour attribuer la session à une fonction d'agenda de l'application Event.
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Télécharger les statistiques de la session - Sélectionnez cette option pour télécharger un résumé des participants à la session, y compris les informations de base sur les participants, les heures d'arrivée, les heures de départ et la durée pendant laquelle les participants ont participé à la session. Ces indicateurs sont particulièrement utiles si la session est éligible à l'attribution de crédits de formation continue.
N'oubliez pas que les mesures relatives à l'heure et à la durée de départ ne sont disponibles que lorsque vous avez besoin de partir pour la session. Pour savoir comment rendre obligatoire le check-out pour une session, lisez notre article Configurer les sessions pour l'enregistrement des sessions.
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Exporter - Sélectionnez cette option pour télécharger une feuille de calcul contenant les informations de session. Apportez des modifications à la feuille de calcul, puis importez-la pour mettre à jour la session sur la plateforme. Pour en savoir plus sur l'exportation et l'importation, lisez notre article sur l'exportation et l'importation de données dans Webex Events.
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Supprimer - Sélectionnez cette option pour supprimer complètement la session depuis la plateforme Webex Events. Cela supprime toutes les statistiques liées à la session, et une notification est envoyée à tous les participants qui ont défini un rappel pour cette session.
Gérez plusieurs sessions
Pour gérer plusieurs sessions à la fois, cochez les cases à côté des sessions que vous souhaitez gérer, ou cochez la case à côté de l'étiquette « Nom/Lieu » pour sélectionner toutes les sessions. Cliquez sur l'icône à trois points () à côté de la barre de recherche, puis sélectionnez l'une des options suivantes dans la liste déroulante :
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Activer l'enregistrement des sessions - Lorsque Onsite est actif, cette option vous permet d'activer l'enregistrement des sessions pour toutes les sessions sélectionnées.
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Désactiver l'enregistrement des sessions - Lorsque Onsite est actif, cette option vous permet de désactiver l'enregistrement des sessions pour toutes les sessions sélectionnées.
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Attribuer aux pistes - Sélectionnez cette option pour ajouter des pistes à plusieurs sessions. Cochez la case « Supprimer les titres existants » pour remplacer les assignations de pistes existantes par vos nouvelles sélections.
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Supprimer des titres - Sélectionnez cette option pour supprimer des titres des sessions sélectionnées.
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Attribuer à l'agenda - Sélectionnez cette option pour attribuer plusieurs sessions à une fonction Agenda de l'application Event.
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Télécharger les statistiques des sessions - Sélectionnez cette option pour télécharger un fichier .zip contenant les résumés de chaque session sélectionnée. Chaque résumé contient des informations sur la participation à la session, y compris des informations de base sur les participants, les heures d'arrivée, les heures de départ et la durée pendant laquelle les participants ont participé à la session (si le check-out est activé pour la session). Ces indicateurs sont particulièrement utiles si les sessions peuvent donner lieu à l'attribution de crédits de formation continue.
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Exporter - Sélectionnez cette option pour télécharger une feuille de calcul contenant les informations relatives à toutes les sessions sélectionnées. Apportez des modifications à la feuille de calcul, puis importez-la pour mettre à jour ces sessions sur la plateforme. Pour en savoir plus sur l'exportation et l'importation, lisez notre article sur l'exportation et l'importation de données dans Webex Events.
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Supprimer - Supprime les sessions sélectionnées, y compris les statistiques associées. Cela envoie une notification aux participants avec des rappels de session programmés pour ces sessions.
Maintenant, vous savez tout sur la gestion des sessions ! Ensuite, lisez notre article sur l'utilisation de widgets de contenu intégrables pour présenter les informations relatives aux sessions et plus encore sur un site Web externe.
