Gli amministratori dei siti possono ottimizzare le code WebACD al fine di massimizzare l'efficienza dell'agente. Webex per il Settore pubblico non supporta code WebACD.
Creazione di una nuova coda
1 | Accedere ad Amministrazione sito Webex e andare a . |
2 | Dall'elenco a discesa Crea una nuova coda per, scegliere Webex Support o Webex Meetings, quindi selezionare Crea. |
3 | Selezionare la scheda Configurazione, inserire le informazioni richieste, quindi fare clic su Avanti. |
4 | Nella scheda Users (Utenti) inserire le informazioni richieste, quindi fare clic su Next (Avanti). |
5 | Nella scheda Modulo di accesso, inserire le informazioni richieste, quindi fare clic su Avanti. |
6 | Nella scheda Collegamento di accesso, selezionare un pulsante da visualizzare quando la coda è aperta e un pulsante da visualizzare quando la coda è chiusa. |
7 | Selezionare Avanti in fondo alla pagina oppure sulla scheda Regole. |
8 | Se si desidera impostare le regole, selezionare Sì. Altrimenti, selezionare No, in un secondo tempo, quindi selezionare Fine. |
Opzioni della scheda Configurazione
Opzione | Descrizione |
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Informazioni coda |
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Servizio |
WebACD visualizza il nome del servizio Webex del sito. |
Nome |
Immettere un nome che descriva la coda. Tale nome verrà visualizzato nell'elenco di code. |
Descrizione |
Immettere una breve descrizione della coda. |
Impostazioni coda |
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Funzionalità |
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Mentre il cliente è in attesa |
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Orario di utilizzo |
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Apri |
La coda è preconfigurata per ricevere richieste 24 ore su 24. |
Aperto alle |
Se si sceglie l'opzione "Fammi specificare gli orari", gli amministratori dei siti possono selezionare giorni e orari di utilizzo specifici. |
Fuso orario coda |
I messaggi chat utilizzano questo fuso orario per gli indicatori di data/ora. |
Distribuzione richiesta |
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Distribuzione richiesta |
Tutti: assenza di un ordine predefinito per la risposta alle chiamate Maggiore inattività: la persona con il periodo di inattività più lungo riceve la richiesta successiva Round Robin: le chiamate vengono distribuite agli utenti in base a un ordine predefinito. |
Soglia di escalation |
Per tutti i tipi di coda:
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Opzioni |
Selezionare la casella di controllo: "Consenti agli utenti di scegliere clienti specifici in coda" per permettere a qualsiasi agente di selezionare un chiamante particolare dall'elenco dei clienti in attesa. |
Notifica attesa |
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Soglia di attesa |
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Opzioni di notifica |
Invia e-mail a: Inserire gli indirizzi e-mail che riceveranno una notifica e-mail. Per risparmiare tempo, selezionare il pulsante Elenco utenti, quindi selezionare gli indirizzi da un elenco. |
Soglia Lascia un messaggio |
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Modulo Lascia un messaggio |
Selezionare il modulo che i clienti utilizzeranno per lasciare un messaggio. |
Soglia di attesa |
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Opzioni di notifica |
Invia e-mail a: Inserire gli indirizzi e-mail a cui deve essere inviata una notifica quando un cliente invia un modulo e-mail. Per risparmiare tempo, selezionare il pulsante Elenco utenti, quindi selezionare gli indirizzi da un elenco. |
Inoltro moduli |
Invia moduli compilati a: Inserire gli indirizzi e-mail che riceveranno una notifica e-mail. Per risparmiare tempo, selezionare il pulsante Elenco utenti, quindi selezionare gli indirizzi da un elenco. |
Soglia di arresto |
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Soglia di non disponibilità |
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Opzioni della scheda Utenti
Aggiungere e rimuovere gli utenti dall'elenco di agenti assegnati a questa coda.
Opzione | Descrizione |
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Cerca | Per individuare un utente particolare, digitarne l'indirizzo e-mail o il nome (o parte del nome) nella casella. I risultati vengono visualizzati nella casella Risultati della ricerca. Gli amministratori dei siti possono effettuare la ricerca anche per indirizzo e-mail. |
Mostra tutti | Per visualizzare i nomi di tutti gli utenti, selezionare Mostra tutto. |
Assegna > | Nella casella Risultati ricerca, selezionare un nome, quindi selezionare Assegna > per aggiungere l'utente all'elenco di utenti assegnati a questa coda. Utilizzare Ctrl + clic per selezionare più nomi contemporaneamente. |
< Rimuovi | Nella casella Assegnati alla coda, selezionare un nome, quindi selezionare < Rimuovi per rimuovere l'utente dall'elenco di agenti assegnati a questa coda. Utilizzare Ctrl + clic per selezionare più nomi contemporaneamente. |
Seleziona tutto | Per selezionare tutti gli utenti, è possibile risparmiare tempo selezionando la casella di controllo Seleziona tutto. |
Imposta altra opzione | Per assegnare automaticamente tutti gli utenti alla coda, selezionare la casella di controllo Assegna automaticamente tutti gli utenti a questa coda. |
Opzioni della scheda Modulo di accesso
Pianificare queste operazioni e selezionare i campi con cura. |
I campi selezionati o aggiunti nella scheda Modulo di accesso vengono visualizzati sui moduli inviati dai clienti quando richiedono assistenza. WebACD fornisce nella casella Modulo di accesso i campi seguenti:
Nome
Cognome
Indirizzo e-mail
Numero di telefono
WebACD richiede che il cliente fornisca nome, cognome e indirizzo e-mail. Gli amministratori dei siti potrebbero già disporre di queste informazioni (e altri dettagli) su un cliente memorizzato in un profilo. Se queste informazioni sul cliente vengono fornite nell'HTML inviato al server, questi campi non devono essere visualizzati e il cliente non dovrà compilarli. Fornire i parametri corretti a WebACD.
Gli amministratori dei siti utilizzano anche questi nomi di campo in un secondo tempo, se vengono impostate le regole per le richieste di indirizzamento. Impostare regole per instradare richieste ad agenti specifici basate sulle informazioni fornite dal cliente in questo modulo. Successivamente, creare report per tenere traccia dei problemi segnalati dai clienti e delle risposte fornite dai membri della propria organizzazione di supporto.
Esempio: il proprio gruppo di supporto assiste i clienti di Bay City Software. Vengono gestite le chiamate generiche relative alla procedura di accesso, a problemi con gli account, ecc. Il gruppo si occupa anche delle domande sui tre servizi della versione per le imprese della suite di software:
Risorse umane
Finanza
Ricerca
Gli amministratori dei siti possono aggiungere campi al modulo di accesso che aiutano il cliente a limitare il problema. Selezionare il modo in cui WebACD visualizza queste scelte ai clienti:
in una casella di testo
sotto forma di caselle di controllo
sotto forma di pulsanti di opzione
in un elenco a discesa
Opzioni della scheda Collegamento di accesso
Opzione | Descrizione |
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Seleziona il pulsante da mostrare all'apertura della coda | Selezionare lo stile del pulsante utilizzato per il collegamento al supporto dalla pagina Web quando la coda è aperta. |
Seleziona il pulsante da mostrare alla chiusura della coda | Selezionare lo stile del pulsante utilizzato per il collegamento al supporto dalla pagina Web quando la coda è chiusa. |
Codice HTML | Copiare e incollare questo codice sul sito Web. Questo codice include le immagini selezionate per i pulsanti. Per utilizzare i pulsanti con il logo o il branding di un'azienda, gli amministratori dei siti possono sostituire i riferimenti di file immagine nel codice HTML utilizzando i nomi delle immagini caricate. |
Opzioni nella scheda Regole
Gli amministratori dei siti possono assegnare agli agenti l'incarico di rispondere a domande relative a un servizio o a un insieme di funzioni particolari. Ad esempio, è possibile assegnare a un team di supporto l'incarico di rispondere alle domande relative ai seguenti argomenti:
Problemi generali dell'account
Servizio risorse umane
Servizio finanziario
Gli amministratori dei siti possono assegnare a tutti gli agenti la gestione di problemi generali dell'account, ad agenti selezionati quella delle domande sul servizio risorse umane, a un altro gruppo quella delle domande sul servizio finanziario, ecc. È possibile impostare regole per indirizzare le richieste dei clienti alle code o agli agenti più appropriati.
È possibile impostare due tipi di regole:
Regole di indirizzamento: regole per l'indirizzamento delle richieste ad agenti specifici
Regole di allocazione: regole per l'indirizzamento delle richieste ad altre code
Le regole di inoltro e le regole di allocazione si escludono a vicenda; ciò significa che se è impostata una regola di inoltro per una coda, non è possibile impostare una regola di allocazione per la stessa coda.
Opzione | Descrizione |
---|---|
Sì | Per le nuove code, selezionare Sì per aggiungere una o più regole. |
No | Per le nuove code, selezionare No se non si desidera impostare le regole ora. |
Crea nuova regola | Per le code esistenti, selezionare Crea nuova regola per aggiungere una nuova regola. |
Modifica regola | Per le code esistenti, selezionare Modifica regola per modificare una regola esistente. |
Crea regola di allocazione | Selezionare questa opzione per aggiungere una nuova regola di allocazione. |
Utilizzo delle regole di instradamento
1 | Accedere ad Amministrazione sito Webex e andare a . |
2 | Nella colonna Nome della coda, selezionare il collegamento per la coda per la quale si desidera creare le regole di instradamento. |
3 | Selezionare la scheda Regole, quindi selezionare Crea nuova regola o selezionare una regola da modificare da una coda esistente. |
4 | Impostare un'istruzione "IF". |
5 | Per aggiungere altre istruzioni “IF”, fate clic sul pulsante Più e sulla procedura di configurazione. |
6 | Impostazione di un'istruzione "THEN assign to".
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7 | Per impostare un'istruzione "ELSE IF", fare clic sul pulsante Aggiungi condizione ELSE IF e selezionare le condizioni e gli altri elementi come per le istruzioni "IF". |
8 | Impostare tutte le affermazioni e le condizioni, quindi selezionare Salva. WebACD fornisce l'istruzione finale "Else" che si applica a tutti gli agenti assegnati alla coda. |
Utilizzo delle regole di allocazione
Le regole di allocazione distribuiscono automaticamente le richieste dei clienti nelle code specificate. Le code specificate per la ricezione di tali richieste sono denominate code secondarie.
È possibile utilizzare i campi della scheda Regole per inoltrare le richieste dei clienti a particolari code secondarie.
1 | Accedere ad Amministrazione sito Webex e andare a . |
2 | Nella colonna Nome della coda, selezionare il collegamento per la coda per la quale si desidera creare le regole di allocazione. |
3 | Selezionare la scheda Regole. |
4 | Selezionare Crea nuova regola di allocazione o Modifica per modificare una regola di allocazione esistente. |
5 | (Opzionale) Se si desidera che le richieste inviate a una coda secondaria vengano riallocate in un'altra nel caso in cui quella originaria non fosse disponibile, selezionare la casella di controllo in Preferenze di riallocazione. |
6 | (Opzionale) Inserire il numero in minuti di attesa massima di una richiesta in una coda secondaria prima che venga riallocata a un'altra coda secondaria. |
7 | Specificare l'allocazione delle richieste alle code disponibili.
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Opzioni regole
Opzione | Descrizione |
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Regole di indirizzamento |
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Collegamento Crea regola di allocazione |
Selezionare questa opzione per modificare la visualizzazione della scheda Regole e impostare le regole di allocazione. |
IF |
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elenco a discesa (parola o frase) |
Selezionare la parola o la frase dai nomi dei campi visualizzati nel modulo di accesso (come nome, cognome, numero di telefono e tutti i campi creati). |
elenco a discesa (condizione) |
Selezionare una condizione (per esempio contiene, minore di o maggiore di) |
campo di testo |
Immettere il testo per completare l'istruzione "IF" |
icona più |
Selezionare il pulsante Aggiungi per aggiungere altre istruzioni "IF". Viene eseguita la prima condizione che si verifica. |
icona meno |
Selezionare il pulsante Elimina per rimuovere un'istruzione "IF". |
THEN assign to |
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CSR selezionato nell'elenco a discesa |
Per effettuare l'assegnazione a un agente specifico, digitarne l'indirizzo e-mail oppure individuarlo nella rubrica selezionando il relativo pulsante |
Coda selezionata nell'elenco a discesa |
Per effettuare l'assegnazione a tutti gli agenti della coda, selezionare Coda dall'elenco a discesa |
Pulsante Rubrica |
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Aggiungi condizione ELSE IF |
Impostare un'istruzione "ELSE IF" selezionando il pulsante Aggiungi condizione ELSE IF. Selezionare le condizioni e gli altri elementi come per le istruzioni "IF" |
Regole di allocazione |
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Collegamento Crea regola di instradamento |
Selezionare questa opzione per modificare la visualizzazione della scheda Regole e impostare le regole di instradamento. |
Preferenza di riallocazione |
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Casella di controllo |
Selezionando questa casella di controllo, le richieste verranno spostate nelle code secondarie specificate nella regola di allocazione qualora la coda secondaria originaria non dovesse essere disponibile |
tempo di attesa |
Inserendo un tempo di attesa, la richiesta verrà riallocata a un'altra coda secondaria, nel caso in cui il tempo di risposta dovesse eccedere l'intervallo specificato. |
Nome coda |
Fornisce un elenco di code disponibili per la ricezione delle richieste |
Specificare una regola di allocazione |
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Allocazione (%) |
Inserire la percentuale (fino al 100%) di richieste che può essere allocata alla coda nominata. È possibile allocare il 100% a una coda o suddividere l'allocazione tra due o più code. |
Totale |
Il totale della regola di allocazione non deve essere né superiore né inferiore al 100% |
Opzioni Seleziona Coda
Opzione | Descrizione |
---|---|
Coda | Selezionare a quale coda indirizzare i clienti |
Agenti | Selezionare il numero di agenti della coda |
Descrizione | Elenca le descrizioni della coda |
Servizio | Elenca la coda Webex Support |
Pulsante Seleziona | Selezionare la coda scelta |
Opzioni per il reindirizzamento delle variabili di terze parti
Per abilitare l'indirizzamento di variabili di terze parti, è necessario fornire il trigger di indirizzamento per il sito WebEx.
Opzione | Descrizione |
---|---|
Abilita indirizzamento di terze parti | Selezionare per consentire l'uso dell'indirizzamento di variabili di terze parti anziché l'indirizzamento WebACD. |
Visualizza tutte le variabili | Selezionare questo collegamento per aprire una finestra contenente un elenco di variabili e descrizioni per il modulo di accesso. |
URL indirizzamento | Elenca l'URL per eseguire il trigger di indirizzamento. |
URL annullamento indirizzamento | Elenca l'URL per annullare il trigger di indirizzamento. |
Soglia Lascia un messaggio | Consente all'utente di definire il valore di timeout per l'attesa di un CSR prima che venga visualizzato un messaggio di abbandono dell'evento. |
Invia e-mail di notifica degli errori di indirizzamento ai seguenti destinatari | Selezionare per abilitare la notifica e-mail per errori di indirizzamento. Se abilitata, immettere gli indirizzi e-mail dei partecipanti, separati da punto e virgola (;). |
Modifica di una coda
1 | Accedere ad Amministrazione sito Webex e andare a . |
2 | Nella colonna Nome della coda, selezionare il collegamento per la coda che si desidera modificare. |
3 | Nella scheda Configurazione, apportare le modifiche necessarie, quindi fare clic su Salva. |
4 | Selezionare la scheda Utenti, apportare le modifiche e fare clic su Salva. |
5 | Selezionare la scheda Modulo di accesso, apportare le modifiche e fare clic su Salva. |
6 | Selezionare la scheda Collegamento alla voce, apportare le modifiche e fare clic su Salva. |
7 | Selezionare la scheda Regole, apportare le modifiche e fare clic su Salva. |
Aggiunta di nuovi campi al modulo di accesso
È possibile personalizzare il modulo di accesso per acquisire esattamente le informazioni necessarie. È possibile richiedere ai propri clienti di fornire dettagli relativi ai problemi o agli inconvenienti riscontrati nel prodotto o servizio. I moduli compilati verranno poi instradati alla persona più adatta a prendere la chiamata.
1 | Accedere ad Amministrazione sito Webex e andare a . |
2 | Nella colonna Nome coda, selezionare la coda per la quale si desidera modificare il modulo di accesso. |
3 | Selezionare la scheda Modulo di accesso. |
4 | Per aggiungere un nuovo campo, selezionare Aggiungi nuovo. |
5 | Specificare il tipo di campo e altre impostazioni, quindi selezionare Salva. |
Riorganizzazione dei campi del modulo di accesso
1 | Accedere ad Amministrazione sito Webex e andare a . |
2 | Nella colonna Nome della coda, selezionare il collegamento per la coda che si desidera aggiornare. |
3 | Selezionare la scheda Modulo di accesso. |
4 | Selezionare Modifica ordine. |
5 | Nella pagina Modifica ordine, selezionare un campo che si desidera spostare. |
6 | Utilizzare le frecce per spostare il campo in alto o in basso. |
7 | Selezionare Salva. |
Informazioni sulla coda personale
Ciascun agente dispone di una coda personale. Un agente può fornire al cliente l'URL della sua coda personale al fine di continuare a seguire gli inconvenienti irrisolti. La coda personale ha le seguenti caratteristiche:
Tutte le code personali condividono lo stesso modulo di accesso.
Le modifiche apportate al modulo di accesso incidono su tutti gli agenti.
Come per gli altri moduli di accesso, gli amministratori dei siti possono aggiungere e rimuovere campi dal modulo di accesso della coda personale.
L'amministratore e l'agente non possono eliminare la coda personale. Viene sempre visualizzata nell'elenco delle code.
La posta in arrivo di WebACD crea in modo dinamico un URL unico per la coda personale di ciascun agente.
Modifica della coda personale
1 | Accedere ad Amministrazione sito Webex e andare a . |
2 | Nella colonna Nome della coda, selezionare Coda personale. |
3 | Nella scheda Configurazione, apportare le modifiche necessarie, quindi selezionare Salva. |
4 | Selezionare la scheda Modulo di accesso. |
5 | Nella scheda Modulo di accesso, apportare le modifiche necessarie, quindi selezionare Salva. |
Opzioni della scheda Configurazione (coda personale)
Gli amministratori dei siti non possono modificare le seguenti opzioni:
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Opzione | Descrizione |
---|---|
Impostazioni coda | |
Funzionalità | "VoIP: WebACD esamina la configurazione e seleziona l'opzione VoIP laddove applicabile. Telefonia: WebACD esamina la configurazione e seleziona l'opzione VoIP laddove applicabile.
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Orario di utilizzo | |
Apri | La coda è preconfigurata per ricevere richieste 24 ore su 24. |
Aperto alle | Se si sceglie l'opzione "Fammi specificare gli orari", gli amministratori dei siti possono selezionare giorni e orari di utilizzo specifici. |
Fuso orario coda | I messaggi chat utilizzano questo fuso orario per gli indicatori di data/ora. |
Soglia Lascia un messaggio | |
Modulo Lascia un messaggio | Selezionare il modulo che verrà utilizzato dai clienti per lasciare un messaggio per il proprio team. |
Soglia di attesa |
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Opzioni di notifica | Invia e-mail a: Inserire gli indirizzi e-mail a cui deve essere inviata una notifica quando un cliente invia un modulo e-mail. Per risparmiare tempo, selezionare il pulsante Elenco utenti, quindi selezionare gli indirizzi da un elenco. |
Inoltro moduli | Inserire gli indirizzi e-mail di coloro che riceveranno una notifica e-mail. Per risparmiare tempo, selezionare il pulsante Elenco utenti, quindi selezionare gli indirizzi da un elenco. |
Soglia di arresto |
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Soglia di non disponibilità | Gli amministratori dei siti possono modificare lo stato dell'utente in Non disponibile nel caso in cui non si riceva risposta entro i tempi specificati. |