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Les administrateurs du site peuvent ajuster les files d'attente WebACD afin de maximiser l'efficacité des agents. Webex for Government ne prend pas en charge les files d'attente WebACD.
Créer une nouvelle file d'attente
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Dans la liste déroulante Créer une nouvelle file d'attente pour, choisissez Webex Support ou Webex Meetings, puis sélectionnez Créer. |
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Sélectionnez l'onglet Configuration, saisissez les informations requises, puis cliquez sur Suivant. |
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Dans l'onglet Utilisateurs, saisissez les informations requises, puis cliquez sur Suivant. |
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Dans l'onglet Formulaire d'inscription, saisissez les informations requises, puis cliquez sur Suivant. |
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Dans l'onglet Entry Link, sélectionnez un bouton pour afficher quand la file d'attente est ouverte et un bouton pour afficher quand elle est fermée. |
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Sélectionnez Suivant en bas de page ou sélectionnez l'onglet Règles. |
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Si vous souhaitez définir des règles, sélectionnez Oui. Sinon, sélectionnez Non, peut-être plus tard, puis sélectionnez Terminer. |
Options de l'onglet Configuration
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Option |
Description |
|---|---|
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Informations sur la file d'attente |
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Service |
WebACD affiche le nom du service Webex du site. |
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Nom |
Entrez un nom descriptif pour cette file d'attente. Ce nom apparaît dans la liste des files d'attente. |
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Description |
Entrez une brève description de la file d'attente. |
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Paramètres de file d'attente |
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Caractéristiques |
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Pendant que le client attend. |
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Heures d' ouverture |
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Ouvert |
La file d'attente est préréglée pour accepter les demandes 24 heures sur 24. |
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Ouvert le |
Si l'option « Permettez-moi de spécifier les heures » est sélectionnée, les administrateurs du site peuvent sélectionner des jours et des heures d'ouverture spécifiques. |
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Fuseau horaire de file |
Les messages de chat utilisent ce fuseau horaire pour l'horodatage. |
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Demande de distribution |
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Demande de distribution |
Tout le monde : aucun ordre prédéfini pour prendre les appels La plus inactive : la personne dont la période d'inactivité est la plus longue reçoit la demande suivante Round Robin : Les appels sont distribués aux utilisateurs sur la base d'un ordre prédéfini. |
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Seuil d'escalade |
Pour tous les types de files d'attente :
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Options |
Cochez la case : « Autoriser les utilisateurs à choisir des clients spécifiques dans la file d'attente », pour permettre à tous les agents de sélectionner un appelant en particulier dans une liste de clients en attente. |
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Notification d'attente |
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Seuil d'attente |
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Options de notification |
Envoyer un e-mail à : Entrez les adresses e-mail qui recevront une notification par e-mail. Pour gagner du temps, cliquez sur le bouton Liste des utilisateurs et sélectionnez les adresses dans une liste. |
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Seuil pour laisser un message |
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Formulaire de message |
Sélectionnez le formulaire que les clients utiliseront pour laisser un message. |
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Seuil d'attente |
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Options de notification |
Envoyer un e-mail à : Entrez les adresses e-mail pour être avertie lorsqu'un client envoie un formulaire e-mail. Pour gagner du temps, cliquez sur le bouton Liste des utilisateurs et sélectionnez les adresses dans une liste. |
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Transfert de formulaires |
Envoyez les formulaires remplis à : Entrez les adresses e-mail qui recevront une notification par e-mail. Pour gagner du temps, cliquez sur le bouton Liste des utilisateurs et sélectionnez les adresses dans une liste. |
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Seuil d'arrêt |
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Seuil d'indisponibilité |
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Options de l' onglet Utilisateurs
Ajoutez et supprimez des utilisateurs de la liste des agents affectés à cette file d'attente.
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Option |
Description |
|---|---|
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Rechercher |
Pour localiser un utilisateur en particulier, saisissez son adresse e-mail ou son nom (ou une partie du nom) dans la case. Les résultats apparaissent dans la zone Résultats de recherche. Les administrateurs du site peuvent également effectuer des recherches par adresse e-mail. |
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Tout afficher |
Pour afficher les noms de tous les utilisateurs, cliquez sur Tout afficher. |
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Attribuer > |
Dans la zone Résultats de recherche, sélectionnez un nom, puis sélectionnez Attribuer > pour ajouter cet utilisateur à la liste des utilisateurs affectés à cette file d'attente. Utilisez Ctrl + Select pour sélectionner plusieurs noms à la fois. |
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< Supprimer |
Dans la zone Attribué à la file d'attente, sélectionnez un nom et sélectionnez < Supprimer pour retirer cet utilisateur de la liste des agents affectés à cette file d'attente. Utilisez Ctrl + Select pour sélectionner plusieurs noms à la fois. |
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Tout sélectionner |
Pour sélectionner tous les utilisateurs, gagnez du temps en cochant la case Tout sélectionner. |
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Définir une autre option |
Pour affecter automatiquement tous les utilisateurs à cette file d'attente, cochez la case Attribuer automatiquement tous les utilisateurs à cette file d'attente. |
Options de l'onglet du formulaire d'inscription
Planifiez à l'avance et sélectionnez les champs avec soin.
Les champs sélectionnés ou ajoutés dans l'onglet Formulaire de saisie apparaissent sur les formulaires que les clients soumettent lorsqu'ils demandent de l'aide. WebACD propose les champs suivants dans l'onglet Formulaire d'inscription :
-
Prénom
-
Nom de famille
-
Adresse e-mail
-
Numéro de téléphone
WebACD demande au client de fournir ses prénom, nom de famille et adresse e-mail. Les administrateurs du site disposent peut-être déjà de ces informations (et d'autres informations) concernant un client qui sont enregistrées dans un profil. Si ces informations concernant le client sont fournies dans le code HTML envoyé au serveur, ces champs n'ont pas à être affichés et le client n'aura pas à les remplir. Fournissez les bons paramètres à WebACD.
Les administrateurs du site utiliseront également ces noms de champs ultérieurement, si des règles de routage des demandes sont définies. Définissez des règles pour acheminer les demandes vers des agents spécifiques en fonction des informations fournies par le client sur ce formulaire. Plus tard, créez des rapports pour suivre les problèmes signalés par les clients et les réponses des membres de votre organisation d'assistance.
Exemple : votre groupe de soutien vient en aide aux clients de Bay City Software. Vous gérez les appels généraux concernant la connexion, les problèmes liés aux comptes, etc. Le groupe répond également aux questions concernant les trois services de la version entreprise de la suite logicielle :
-
Ressources humaines
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Finances
-
Recherche
Les administrateurs du site peuvent ajouter des champs au formulaire de saisie pour aider le client à préciser son problème. Sélectionnez la manière dont WebACD affiche ces choix aux clients :
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Dans une zone de texte
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Sous forme de cases à cocher
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En tant que boutons d'option
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Dans une liste déroulante
Options de l'onglet Lien d'entrée
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Option |
Description |
|---|---|
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Bouton de sélection pour afficher quand la file d'attente est ouverte |
Sélectionnez le style de bouton utilisé pour le lien vers l'assistance sur la page Web lorsque la file d'attente est ouverte. |
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Bouton de sélection pour afficher la fermeture de la file d'attente |
Sélectionnez le style de bouton utilisé pour le lien vers l'assistance sur la page Web lorsque la file d'attente est fermée. |
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Code HTML |
Copiez et collez ce code sur le site web. Ce code inclut les images sélectionnées pour les boutons. Pour utiliser des boutons portant le logo ou la marque d'une entreprise, les administrateurs du site peuvent remplacer les références des fichiers images dans le code HTML par les noms des images téléchargées. |
Options de l' onglet Règles
Les administrateurs du site peuvent affecter des agents pour répondre à des questions concernant un service ou un ensemble de fonctionnalités en particulier. Par exemple, une équipe d'assistance répond à des questions sur les sujets suivants :
-
Problèmes généraux liés au compte
-
Service des ressources humaines
-
Service financier
Les administrateurs du site peuvent affecter tous les agents à la gestion des problèmes généraux liés aux comptes, des agents sélectionnés pour répondre aux questions concernant un service des ressources humaines, un autre groupe pour traiter les questions concernant un service financier, etc. Des règles peuvent être définies pour acheminer les demandes des clients vers les agents ou les files d'attente les plus appropriés.
Deux types de règles peuvent être définis :
-
Règles de routage : règles d'acheminement des demandes vers des agents spécifiques
-
Règles d'allocation : règles d'acheminement des demandes vers d'autres files d'attente
Les règles de routage et les règles d'allocation s'excluent mutuellement ; c'est-à-dire que si une règle de routage est définie pour une file d'attente, aucune règle d'allocation ne peut être définie pour la même file d'attente.
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Option |
Description |
|---|---|
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Oui |
Pour les nouvelles files d'attente, sélectionnez Oui pour ajouter une ou plusieurs règles. |
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Non |
Pour les nouvelles files d'attente, sélectionnez Non si vous ne voulez pas définir de règles maintenant. |
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Créer une nouvelle règle |
Pour les files d'attente existantes, sélectionnez Créer une nouvelle règle pour ajouter une nouvelle règle. |
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Modifier la règle |
Pour les files d'attente existantes, sélectionnez Modifier la règle pour modifier une règle existante. |
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Créer une règle d'allocation |
Sélectionnez cette option pour ajouter une nouvelle règle d'allocation. |
Utiliser les règles de routage
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Dans la colonne Nom de la file d'attente, sélectionnez le lien correspondant à la file d'attente pour laquelle vous souhaitez créer des règles de routage. |
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Sélectionnez l'onglet Règles, puis sélectionnez Créer une nouvelle règle, ou sélectionnez une règle dans une file d'attente existante pour la modifier. |
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Créez une déclaration « SI ». |
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Pour ajouter d'autres relevés « SI », cliquez sur le bouton Plus et sur la procédure de configuration. |
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Configurez l'instruction « ALORS attribuer à ».
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Pour créer une déclaration « ELSE IF », cliquez sur le bouton Ajouter la condition ELSE IF, et sélectionnez les conditions et les autres éléments comme vous l'avez fait pour les déclarations « SI ». |
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Configurez tous les relevés et conditions, puis sélectionnez Enregistrer. WebACD fournit la dernière instruction « Else », qui s'applique à tous les agents affectés à la file d'attente. |
Utilisez les règles d'allocation
Les règles d'attribution répartissent automatiquement les demandes des clients dans des files d'attente
spécifiques. Les files d'attente spécifiées pour la réception de ces demandes sont
appelées files secondaires
.
Vous pouvez utiliser les champs de l'onglet Règles pour acheminer les demandes des clients vers des files d'attente secondaires spécifiques.
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Dans la colonne Nom de la file d'attente, sélectionnez le lien correspondant à la file d'attente pour laquelle vous souhaitez utiliser les règles d'allocation. |
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Sélectionnez l'onglet Règles. |
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Sélectionnez Créer une nouvelle règle d'allocation ou sélectionnez Modifier pour modifier une règle d'allocation existante. |
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(Facultatif) Cochez la case sous Préférence de réallocation si vous souhaitez que les demandes d'une sous-file soient réallouées à une autre si la sous-file d' origine n'est pas disponible. |
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(Facultatif) Entrez le nombre en minutes qu'une demande peut attendre dans une sous-file d'attente, avant d'être réaffectée à une autre . |
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Spécifiez l'attribution des demandes aux files d'attente disponibles.
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Règles et options
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Option |
Description |
|---|---|
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Règles de routage |
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Créer un lien vers une règle d'allocation |
Sélectionnez pour modifier l'affichage de l'onglet Règles afin de définir les règles d'allocation. |
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IF |
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liste déroulante (mot ou phrase) |
Sélectionnez le mot ou la phrase dans les noms de champs affichés sur le formulaire de saisie (par exemple, prénom, nom de famille, numéro de téléphone et tous les champs que vous avez créés) |
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liste déroulante (état) |
Sélectionnez une condition (par exemple, contient, est inférieur ou supérieur à) |
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champ de texte |
Entrez du texte pour compléter la déclaration « SI » |
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Icône Plus |
Cliquez sur le bouton Ajouter pour ajouter d'autres relevés « SI ». La première instruction « true » If est exécutée. |
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Icône en forme de moins |
Cliquez sur le bouton Supprimer pour supprimer la mention « SI ». |
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PUIS attribuez à |
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CSR sélectionné dans la liste déroulante |
Pour l'attribuer à un agent en particulier, saisissez son adresse e-mail ou cliquez sur le bouton Carnet d'adresses pour trouver l'adresse |
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File d'attente sélectionnée dans la liste déroulante |
Pour attribuer à tous les agents de la file d'attente, sélectionnez File d'attente dans la liste déroulante |
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Bouton Carnet d'adresses |
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Ajouter AUTRE SI c'est la condition |
Créez une instruction « ELSE IF » en sélectionnant le bouton de condition Ajouter ELSE IF. Sélectionnez les conditions et les autres éléments, comme vous l'avez fait pour les déclarations « SI » |
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Règles d'allocation |
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Créer un lien vers une règle de routage |
Sélectionnez pour modifier l'affichage de l'onglet Règles afin de configurer les règles de routage. |
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Préférence de réaffectation |
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Case à cocher |
Cocher cette case permet de déplacer les demandes vers d'autres files d'attente spécifiées dans la règle d'allocation si la sous-file actuelle n'est pas disponible |
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temps d'attente |
La saisie d'un temps d'attente permet de réaffecter une demande à une autre sous-file d'attente si le temps d'attente pour répondre à la demande dépasse l'intervalle de temps spécifié. |
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Nom de la file d'attente |
Fournit une liste des files d'attente disponibles pour recevoir les demandes |
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Spécifiez une règle d'allocation |
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Allocation (%) |
Entrez un pourcentage (jusqu'à 100 %) de demandes pouvant être attribuées à la file d'attente désignée. Vous pouvez allouer 100 % à une file d'attente ou répartir l' allocation sur deux files d'attente ou plus. |
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Total |
Une règle d'allocation ne doit pas totaliser plus ou moins 100 % |
Sélectionnez les options de file d'attente
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Option |
Description |
|---|---|
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File d'attente |
Sélectionnez la file d'attente pour acheminer les clients |
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Agents |
Sélectionnez le nombre d'agents dans la file |
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Description |
Répertorie la description de la file d'attente |
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Service |
Répertorie la file d'attente du support Webex |
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Bouton de sélection |
Sélectionnez pour sélectionner la file d'attente que vous avez choisie |
Options de routage par des tiers
Le déclencheur de routage doit être configuré pour votre site Webex afin de permettre le routage des variables par des tiers.
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Option |
Description |
|---|---|
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Activer le routage par des tiers |
Vérifiez si vous autorisez le routage des variables par des tiers plutôt que le routage WebACD. |
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Afficher toutes les variables |
Cliquez sur ce lien pour ouvrir une fenêtre contenant la liste des variables et les descriptions du formulaire d'inscription. |
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URL de routage |
Répertorie l'URL permettant de déclencher le routage. |
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URL d'annulation du routage |
Répertorie l'URL permettant d'annuler le déclencheur de routage. |
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Seuil pour laisser un message |
Permet à l'utilisateur de définir le délai d'attente d'un CSR jusqu'à ce que le formulaire de laisser un message soit affiché. |
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Envoyer un e-mail de notification en cas d'erreur de routage aux destinataires suivants |
Assurez-vous d'activer la notification par e-mail en cas d'erreur de routage. Si cette option est activée, saisissez les adresses e-mail des destinataires en les séparant par des points-virgules (;). |
Modifier une file d'attente
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Dans la colonne Nom de la file d'attente, sélectionnez le lien correspondant à la file d'attente que vous souhaitez modifier. |
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Dans l'onglet Configuration, apportez vos modifications, puis cliquez sur Enregistrer. |
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Sélectionnez l'onglet Utilisateurs, apportez vos modifications, puis cliquez sur Enregistrer. |
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Sélectionnez l'onglet Formulaire de participation, apportez vos modifications, puis cliquez sur Enregistrer. |
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Sélectionnez l'onglet Lien d'entrée, apportez vos modifications, puis cliquez sur Enregistrer. |
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Sélectionnez l'onglet Règles, apportez vos modifications, puis cliquez sur Enregistrer. |
Ajouter de nouveaux champs au formulaire d'inscription
Vous pouvez personnaliser le formulaire d'inscription pour qu'il contienne exactement les informations dont vous avez besoin. Vous pouvez demander aux clients de fournir des informations sur le ou les problèmes rencontrés dans votre produit ou service. Vous acheminez les formulaires de message vers la personne la mieux équipée pour prendre l'appel.
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Dans la colonne Nom de la file d'attente, sélectionnez la file d'attente pour laquelle vous souhaitez modifier le formulaire d'inscription. |
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Sélectionnez l'onglet Formulaire d'inscription. |
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Pour ajouter un nouveau champ, sélectionnez Ajouter. |
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Spécifiez le type de champ et les autres paramètres, puis sélectionnez Enregistrer. |
Réorganiser les champs du formulaire d'inscription
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Dans la colonne Nom de la file d'attente, sélectionnez le lien correspondant à la file d'attente que vous souhaitez mettre à jour. |
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Sélectionnez l'onglet Formulaire d'inscription. |
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Sélectionnez Modifier l'ordre. |
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Sur la page Ordre de modification, sélectionnez le champ que vous souhaitez déplacer. |
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Utilisez les flèches pour déplacer le champ vers le haut ou vers le bas. |
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Sélectionnez Enregistrer. |
À propos de la file d'attente personnelle
Chaque agent a sa propre file d'attente. Un agent peut donner à un client l'URL de cette file d'attente personnelle afin de suivre les problèmes non résolus. La file d'attente personnelle possède les fonctionnalités suivantes :
-
Toutes les files d'attente personnelles partagent le même formulaire d'inscription.
-
Les modifications apportées à ce formulaire d'inscription concernent tous les agents.
-
Comme pour les autres formulaires d'inscription, les administrateurs du site peuvent ajouter et supprimer des champs dans le formulaire personnel d'inscription à la file d'attente.
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L'administrateur et l'agent ne peuvent pas supprimer la file d'attente personnelle. Il apparaît toujours sur la liste des files d'attente.
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WebACD Inbox crée dynamiquement une URL unique pour la file d'attente personnelle de chaque agent.
Modifier la file d'attente personnelle
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Dans la colonne Nom de la file d'attente, sélectionnez File d'attente personnelle. |
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Dans l'onglet Configuration, apportez vos modifications, puis sélectionnez Enregistrer. |
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Sélectionnez l'onglet Formulaire d'inscription. |
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Dans l'onglet Formulaire de participation, apportez vos modifications, puis sélectionnez Enregistrer. |
Options de l'onglet Configuration (file d'attente personnelle)
Les administrateurs du site ne peuvent pas modifier les options suivantes :
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Nom de la file d'attente : Le nom est « File d'attente personnelle ».
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Description de la file d'attente : La description est « File d'attente personnelle ».
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Heures de début et de fin : Cette file d'attente est disponible 24 heures sur 24 (de 7 h 30 à 7 h 30).
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Fuseau horaire : le fuseau horaire est l'heure normale du Pacifique.
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Option |
Description |
|---|---|
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Paramètres de file d'attente | |
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Caractéristiques |
« VoIP : WebACD revoit la configuration et sélectionne la VoIP si cette option s'applique. Téléphonie : WebACD revoit la configuration et sélectionne la VoIP si cette option s'applique
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Heures d' ouverture | |
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Ouvert |
La file d'attente est préréglée pour accepter les demandes 24 heures sur 24. |
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Ouvert le |
Si l'option « Permettez-moi de spécifier les heures » est sélectionnée, les administrateurs du site peuvent sélectionner des jours et des heures d'ouverture spécifiques. |
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Fuseau horaire de file |
Les messages de chat utilisent ce fuseau horaire pour les horodatages. |
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Seuil pour laisser un message | |
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Formulaire de message |
Sélectionnez le formulaire que les clients utiliseront pour laisser un message à votre équipe. |
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Seuil d'attente |
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Options de notification |
Envoyer un e-mail à : Entrez les adresses e-mail pour recevoir des notifications lorsqu'un client envoie un formulaire e-mail. Pour gagner du temps, cliquez sur le bouton Liste des utilisateurs et sélectionnez les adresses dans une liste. |
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Transfert de formulaires |
Entrez les adresses e-mail des personnes qui recevront une notification par e-mail. Pour gagner du temps, cliquez sur le bouton Liste des utilisateurs et sélectionnez les adresses dans une liste. |
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Seuil d'arrêt |
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Seuil d'indisponibilité |
Les administrateurs du site peuvent modifier le statut d'indisponibilité de l'utilisateur si aucune réponse n'est reçue dans les délais impartis. |