Pianificazione e partecipazione alle riunioni con lo Strumento di pianificazione Webex per Microsoft Outlook

Aggiungi il componente aggiuntivo Strumento di pianificazione Webex da Microsoft AppSource

Se disponi di un account Microsoft 365 e il tuo amministratore non ha installato il componente aggiuntivo Strumento di pianificazione Webex, puoi installare l'app direttamente.

1	Vai a Microsoft AppSource.
2	Cerca il `Webex Scheduler` componente aggiuntivo.
3	Seleziona Scaricalo ora e segui le istruzioni visualizzate sullo schermo. Dopo aver aggiunto l'app, segui le istruzioni in Imposta sito Webex in Outlook.

Imposta il tuo sito Webex in Outlook

Prima di pianificare una riunione utilizzando lo Strumento di pianificazione Webex, devi specificare il sito Webex da utilizzare con l'account.

Se stai utilizzando Outlook per desktop, nel gruppo Cisco Webex sulla barra multifunzione, seleziona Aggiungi riunione Webex.

Se si utilizza Outlook su Web, selezionare Nuovo evento > Strumento di pianificazione Cisco Webex Webex Scheduler > Aggiungi riunione Webex.

Per visualizzare questa opzione, tu o il tuo amministratore dovete avere aggiunto il componente aggiuntivo Strumento di pianificazione Webex e l'amministratore del tuo sito Webex deve aver configurato lo Strumento di pianificazione Webex per Microsoft 365.

Viene visualizzata la schermata Benvenuto.

Seleziona Introduzione.

Seleziona o inserisci l'URL del sito Webex che desideri utilizzare, nel formato company, e seleziona Avanti.

Se viene visualizzato un messaggio che richiede di autorizzare la visualizzazione delle Preferenze Webex in una nuova finestra, seleziona Consenti.

La schermata Accedi viene visualizzata in una nuova finestra del browser. Inserisci il tuo indirizzo e-mail Microsoft 365 e seleziona Avanti.

Inserisci la tua password Microsoft 365 e seleziona Accedi.

Se viene visualizzato il messaggio Restare connesso?, seleziona Sì per ridurre il numero di accessi necessari.

Pianificare una riunione da Outlook

Dopo aver impostato il sito Webex, è possibile aggiungere una riunione Webex a qualsiasi appuntamento creato in Outlook.

Crea un appuntamento in Outlook.

Inserire il nome dell'appuntamento, la posizione e gli orari di inizio e fine.

Se si desidera che l'appuntamento si ripeta, effettuare una delle seguenti operazioni:

Nell'app desktop, selezionare Ricorre nella barra multifunzione e selezionare la frequenza con cui si desidera che l'appuntamento si ripeta e quando si desidera che termini.
Nell'app Web, fare clic elenco a discesa nel campo Ripetere e selezionare la frequenza con cui si desidera che la riunione si ripeta e quando si desidera che termini.

Per invitare altri, effettuare una delle seguenti operazioni:

Nell'app desktop, selezionare Invita i partecipanti e quindi digitare uno o più indirizzi e-mail nel campo Required casella.
Nell'app Web, digitare uno o più indirizzi e-mail nel campo Invita i partecipanti campo.

Se si utilizza Outlook per desktop, nel file Cisco Webex gruppo sulla barra multifunzione in Outlook, selezionare Aggiungere Webex .

Se si utilizza Outlook sul Web, selezionare il Strumento di pianificazione Cisco Webex e dall'elenco a elenco a discesa, selezionare Aggiungere Webex .

Dopo alcuni istanti, un collegamento alla riunione viene aggiunto al campo Posizione e i dettagli della riunione vengono aggiunti al corpo dell'appuntamento.

Se si verifica un errore dopo aver aggiunto una riunione a Webex Meetings, è possibile visualizzare i dettagli dell'errore sopra il corpo dell'appuntamento.

(Opzionale) Modificare le opzioni della riunione, ad esempio aggiungere un organizzatore o un coorganizzatore organizzatore alternativo . È inoltre possibile impostare il tono di entrata e di uscita, modificare la password della riunione o aggiungere un codice di verifica.

Se stai utilizzando Outlook per desktop, nel gruppo Cisco Webex sulla barra multifunzione in Outlook, seleziona Preferenze Webex.
Se si utilizza Outlook su Web, selezionare lo strumento di pianificazione Cisco Webex > Preferenze Webex.

Seleziona Aggiorna riunione quando hai terminato la modifica delle opzioni della riunione.

Selezionare Invia.

L'appuntamento mostra i dettagli della riunione, incluso un collegamento per partecipare alla riunione. È possibile copiare il collegamento e condividerlo con altri utenti.

Operazioni successive

A seconda delle impostazioni del sito, potrebbe essere possibile integrare il calendario Microsoft 365 con il sito Webex . Si potrà accedere alle riunioni Webex pianificate in Microsoft 365 a partire da Riunioni .

Avviare o partecipare a una riunione

È utile avviare o partecipare a una riunione pianificata utilizzando lo strumento di pianificazione Webex in Microsoft Outlook.

Per avviare o partecipare a una riunione, effettuare una delle operazioni seguenti:

Selezionare il collegamento nell'invito di calendario in Outlook.
Accedere da un sistema o un'applicazione video inserendo l'indirizzo video nell'invito di calendario.
Accedere per telefono componendo il numero nell'invito di calendario.
Selezionare Accedi sul dispositivo video registrato su cloud . Il pulsante Accedi viene visualizzato 5 minuti prima dell'inizio della riunione.

Modificare una riunione

Dopo aver pianifica una riunione, utilizzare Outlook per modificarla in qualsiasi momento. Modificare i partecipanti e le informazioni sulla riunione, ad esempio data e ora, oppure modificare le opzioni della riunione, come il tipo di riunione o il modello di riunione.

Quando si modifica una riunione pianificata, viene inviato un invito e-mail aggiornato ai partecipanti e le informazioni sulla riunione sul sito Webex vengono aggiornate.

Nel calendario Outlook, modificare la riunione pianificata.

Modificare una delle seguenti opzioni:

Per aggiungere partecipanti, seleziona Richiesto.
Modificare l'oggetto, la posizione, la data, l'ora o la ricorrenza.

I dettagli della riunione Webex sono simili ai seguenti:

Modificare le opzioni della riunione Webex .

Se stai utilizzando Outlook per desktop, nel gruppo Cisco Webex sulla barra multifunzione in Outlook, seleziona Preferenze Webex.
Se si utilizza Outlook su Web, selezionare Strumento di pianificazione Cisco Webex > Preferenze Webex.

Selezionare Aggiornamento al termine della modifica delle opzioni della riunione, selezionare Invia aggiornamento .

Se si utilizza Outlook per Microsoft Exchange, non è necessario selezionare Aggiornamento . Le riunioni vengono aggiornate automaticamente quando si modificano i dettagli della riunione.

Rimuovere una riunione

Rimuovere le riunioni Webex dagli appuntamenti Outlook che non ne richiedono più o, se si desidera modificare il tipo di riunione Webex .

Nel calendario Outlook, aprire un appuntamento contenente una riunione Webex.

Apri Preferenze Webex :

Se stai utilizzando Outlook per desktop, nel gruppo Cisco Webex sulla barra multifunzione in Outlook, seleziona Preferenze Webex.
Se si utilizza Outlook per Web, selezionare Strumento di pianificazione Cisco Webex > Preferenze Webex.

Selezionare Rimuovere o Rimuovi riunione .

Modificare il tipo di riunione predefinito

È possibile modificare il tipo predefinito di riunione Webex da utilizzare quando si aggiunge una riunione a un appuntamento in Outlook:

Generare un collegamento monouso alla riunione —Ogni riunione ha un collegamento alla riunione e un indirizzo video univoci.
Collegamento Usare la sala riunioni personale —Tutte le riunioni utilizzano il collegamento alla sala riunioni personale come collegamento alla riunione e l'indirizzo video della sala riunioni personale come indirizzo video.

1	Se stai utilizzando Outlook per desktop, nel gruppo Cisco Webex sulla barra multifunzione in Outlook, seleziona Preferenze Webex. Se si utilizza Outlook su Web, selezionare Nuovo evento > Strumento di pianificazione Cisco Webex > Preferenze Webex.
2	Selezionare il tipo di riunione predefinito in Collegamento riunione Webex e selezionare Salva . La modifica si applica a tutte le riunioni Webex future aggiunte agli appuntamenti.

Modificare il sito Webex utilizzato in Outlook

Se sono presenti più sito Webex utilizzati per le riunioni, è possibile specificare il sito che si preferisce utilizzare quando si aggiunge una riunione Webex a un appuntamento in Outlook.

1	Se stai utilizzando Outlook per desktop, nel gruppo Cisco Webex sulla barra multifunzione in Outlook, seleziona Preferenze Webex. Se si utilizza Outlook su Web, selezionare Nuovo evento > Strumento di pianificazione Cisco Webex > Preferenze Webex.
2	Selezionare Modifica sito Webex .
3	Selezionare o immettere l' URL del sito Webex che si desidera utilizzare e selezionare Avanti .
4	Selezionare il tipo di riunione predefinito e selezionare Salva .

Rimuovere il componente aggiuntivo Strumento di pianificazione Webex

Se hai installato l'app personalmente e non desideri più pianificare riunioni con lo strumento di pianificazione Webex , puoi rimuovere l'app. Se l'amministratore ha installato l'app, contatta l'amministratore per rimuoverla.

1	Se si utilizza Outlook per desktop, selezionare Scarica i componenti aggiuntivi nel Componenti aggiuntivi nella barra multifunzione di Outlook. Se si utilizza Outlook sul Web, selezionare Altre opzioni > Scarica i componenti aggiuntivi .
2	Selezionare Componenti aggiuntivi personali nel Componenti aggiuntivi di Microsoft 365 finestra.
3	Individuare lo strumento di pianificazione Cisco Webex e selezionare > Rimuovi.